Журнал учета заключенных договоров страхования (титульный лист)

Видео:Как заполнять отчет ЕФС-1 по новой форме 2024Скачать

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: порядок заполнения и образец книги учета

Ведение книги регистрации трудовых договоров, согласно пункту 7 «Путеводителя по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы», является необязательным условием для осуществления деятельности.

Книга учета трудовых договоров – это тетрадь, которая содержит в себе всю необходимую информацию о договорах, заключенных с сотрудниками предприятия. Вести документ можно как в бумажной, так и электронной форме.

Несмотря на то что журнал учета является необязательным документом, его создание может быть целесообразным на крупном предприятии, насчитывающем несколько десятков работников. Основными преимуществами создания книги регистрации являются:

1. Возможность отслеживания движения штата.
2. Составление статистических отчетов, так как книга учета содержит все основные данные заключенных трудовых договоров.
3. Отслеживание сроков действия трудовых отношений, например, срока срочного соглашения для недопущения трансформации в бессрочный.
4. Выдача справок о трудовой деятельности сотрудника для последующего трудоустройства.
5. Решение досудебных спорных вопросов между сотрудником и работодателем.

Таким образом, книга регистрации трудовых договоров является полезным дополнением на предприятии.

Журнал учета трудовых договоров

На законодательном уровне не установлена единая форма создания и написания журнала регистрации. Однако есть определенные стандартные правила для составления и ведения деловых бумаг.

Образец книги учета трудовых договоров можно посмотреть здесь.

Так, для создания книги учета может быть использована обычная тетрадь, при этом её обложка и бумага должны быть плотными, а листы разлинованы. Также можно приобрести готовую книгу с уже внесенными графами в канцелярском магазине.

Не запрещается вести и электронный журнал. Записи журнала как в бумажном, так и в электронном видах ведутся в форме таблицы для удобства использования и упорядочивания вносимой информации.

Требования к заполнению

Книга регистрации трудовых договоров, как и любая деловая бумага, должна начинаться с титульного листа. На нем должны быть отражены следующие основные сведения: наименование организации, название документа «Журнал (книга) учета (регистрации)» и дата открытия документа.

На обратной стороне титульного листа либо на следующей странице указываются данные ответственного за ведение документа сотрудника: фамилия и инициалы, занимаемая должность, а также основание для реализации полномочий, например, номер приказа.

Со следующей страницы начинается заполнение основной таблицы журнала. В ней может быть различное количество столбцов на усмотрение ответственного лица. Основными из них являются:

1. Номер регистрации договора.
2. Дата регистрации договора трудовых отношений.
3. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник предприятия.
4. Занимаемая работником должность.
5. Данные сотрудника – фамилия, имя, отчество. Не запрещается указывать фамилию и инициалы.
6. Информация о внесении корректировок в договор трудовых отношений.
7. Дополнительные примечания.

Также таблицу журнала можно дополнить следующими столбцами:

1. Дата расторжения договора (актуально при заключении срочных договоров).
2. Характер рабочих отношений – основное место работы или совместительство.
3. Дополнительные соглашения сторон трудовых отношений.

Все записи в журнале регистрации должны быть достоверными, а в случае допущения ошибки исправлены и закреплены подписью ответственного лица.

Запрещается использовать корректирующие средства для внесения исправлений, так как такое действие при решении спорных ситуаций может рассматриваться как подделка документа.

Помимо правил составления, ответственным лицом должны быть соблюдены основные условия ведения книги учета.

Так, все страницы документа в обязательном порядке должны иметь нумерацию и прошивку, а также быть опломбированными. На последней странице журнала регистрации должен быть приклеен лист бумаги, на котором прописывается количество прошитых листов, дата закрытия документа и подпись уполномоченного лица. Все это заверяется и скрепляется печатью предприятия.

Лицо, ответственное за ведение журнала

Ответственным лицом для ведения книги регистрации договоров, как правило, выбирается сотрудник кадрового отдела или менеджер по работе с персоналом.

https://www.youtube.com/watch?v=UpI6lEyTNsc

Для закрепления трудовой обязанности за выбранным сотрудником работодателю целесообразно внести дополнения в должностную инструкцию или трудовой договор работника.

Также данные ответственного за ведение журнала лица в обязательном порядке должны указываться непосредственно в самом документе регистрации.

Хранение журнала учета трудовых договоров

Как было сказано выше, ведение книги регистрации является добровольным решением руководителя. Однако если данный документ был создан и введен на предприятии, то должны соблюдаться сроки его хранения, согласно законодательству РФ.

Видео:Заключение и расторжение договоров страхования, оформляемых при заключении кредитных договоров.Скачать

Журнал регистрации трудовых договоров — скачать образец документа

Евгений Маляр

3 февраля 2021

# Бизнес-документация

Зачем нужен такой журнал и как его вести? Бесплатные бланки журналов регистраций.

Российским законодательством не предусмотрена обязательность ведения учёта всех заключённых предприятием трудовых соглашений, однако, как показывает практика, наличие исчерпывающей информации обо всех нанимавшихся (даже временно) сотрудниках бывает очень полезной.

Проверяющие органы не станут требовать предъявления такого журнала, но их могут заинтересовать какие-либо данные, найти которые будет намного легче и быстрее при наличии подобных систематизированных записей.

Как их правильно составлять? Строгих правил по этому поводу опять же нет, а есть рекомендации, выработанные на основе опыта и предлагающие наиболее рациональный способ.

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Ведение дополнительных записей, тем более необязательных, может показаться кадровому работнику занятием скучным и излишним, но ощущение порядка (называемое бухгалтерами «ажуром») с лихвой компенсирует эти мнимые неудобства.

Главное достоинства журнала (книги) регистрации трудовых договоров состоит в системности записей, позволяющей находить нужную информацию быстро и беспроблемно.

В противном случае поиск документа будет сопряжён с «перелопачиванием» гор папок и неоправданными потерями времени.

Надобность в выдаче какой-то справки давно уволившемуся работнику или ответе на запрос о периоде и характере занятости сотрудника может возникнуть внезапно, и как раз тогда, когда менеджер по персоналу особенно занят. А ещё бывает, что возникают споры между работодателем и наёмными работниками, и тогда промедление крайне нежелательно, особенно если дело может дойти до судебного разбирательства.

Таким образом, систематизация всех сведений о заключаемых на предприятии договорах представляется важной и нужной задачей.

Традиционно регистрация трудовых договоров, бессрочных и срочных, ведётся на бумаге, в отдельной, достаточно толстой тетради (желательно в твёрдом переплёте).

В настоящее время можно даже иногда приобрести готовые книги, производящиеся отдельными типографиями специально в помощь кадровикам.

При этом весьма полезным представляется параллельное ведение учёта в электронном виде, для чего очень удобны таблицы, составленные в Excel, хотя особо «продвинутые» кадровики могут использовать и другие инструменты.

• Листы бумажного варианта журнала следует пронумеровать, а саму книгу – прошить и опломбировать мастичной печатью, чтобы оставалась возможность контроля изъятия отдельных фрагментов текста.
• Титульный лист содержит название предприятия, наименование самой книги («Журнал регистрации трудовых договоров»), дату ведения документации и номер тома (их со временем может быть несколько).
• Первая внутренняя страница посвящена работнику, ответственному за ведение журнала, а если он меняется, то на ней делаются соответствующие дополнения в виде таблицы (ФИО, должность, приказ или распоряжении о возложении обязанностей).
• Исправление возможных ошибок производится аккуратным перечеркиванием и заверением исправлений (не замазывать корректором, маркером и т. п. – начальная запись должна легко прочитываться).

Начальник отдела кадров может скачать готовый образец, или оформить книгу по своему усмотрению.

Рекомендуемы графы журнала:

• Номер записи (по порядку);
• Дата регистрируемого трудового договора и его номер;
• Отдел или иное штатное подразделение, в которое был зачислен сотрудник;
• Характер занятости (временная, постоянная, по совместительству);
• Дополнительные соглашения;
• Примечания.

Данная система учёта трудовых отношений широко распространена, что на практике доказывает её эффективность. Она же рекомендована для электронной таблицы, дублирующей основной источник в компьютере. Скачать образец журнала регистрации договоров вы можете здесь:

Скачать образец .xls

Скачать образец .doc

Особенности ведения и хранения журнала регистрации трудовых договоров

Не исключено, что через какое-то время обязательность ведения этого вида кадрового учёта будет введена на законодательном уровне, и к этому нужно быть готовым. Пока же опытные кадровики рекомендуют придерживаться следующих правил:

• Нумерацию обнулять в начале года с указанием даты. Так будет легче искать, если в том возникнет надобность;
• За ошибки, допущенные в ведении журнала учёта трудовых договоров, применять санкции к сотрудникам отдела персонала не следует. По закону они могут обжаловать решения о штрафе в суде. Ведение этого журнала не входит в обязанности, указанные в должностной инструкции;
• Срок хранения книги регистрации — 75 лет;
• Изменения статуса срочных договоров находит отражение в журнале учёта;
• Книга заверяется руководителем, для чего используется задняя сторона обложки;
• После заполнения последней страницы журнал пломбируется и сдаётся в архив.

Видео:МСФО 17: Бухгалтерский учет договоров страхования. Часть 2Скачать

Основные страховые документы в 2021 году: договор, полис, сертификат и другие

Деятельность страховых компаний касается сферы оказания услуг по вопросам осуществления страховых сделок.  В процессе их осуществления страховщики  придерживаются строгой  отчетности и документации.

  Часть страховых документов установлена в виде образцов в законодательных актах, а другая часть  разрабатывается страховщиками самостоятельно, но в соответствии с действующими требованиями закона. Страховые документы являются неотъемлемым элементом договорных отношений в процессе осуществления страхования.

  От того, насколько правильно они заполнены, зависят результаты страховых возмещений и  деятельности самих компаний.

 Что такое страховые документы

Проведение страховых операций требует огромной работы с большим объемом документации. Единственным подходом для успешной реализации  такой деятельности является построение хорошо организованной системы документооборота и максимальной автоматизации процессов работы с документами.

https://www.youtube.com/watch?v=SpqhWm6HVRg

Страховые документы в страховании – это контракты, акты, договора, которые устанавливают взаимоотношения между участниками страховых сделок по разным направлениям.  Основой таких документов является роль страховщика в возмещении ущерба.

Определения страховых документов отражены в действующих нормативно-правовых актах:

• часть 2, глава 48 ГК РФ;
• ФЗ «Об организации страхового дела в Российской Федерации» № 4015-1 от 27.11.1992 (в действующей редакции);
• нормативные акты, издаваемые Федеральным органом власти по надзору за страховой деятельностью;
• документы РСА.

 Документы при заключении договора

При заключении договоров страхования существует перечень ряда сопроводительных документов, которые оформляются страховщиком при сделке и являются доказательством ее  действительности.

 Заявление на страхование

Заявление на  страхование  –  это письменное страховое предложение, содержащее информацию, относящуюся к страховщику и определяющую условия страховой  защиты. Оно  является  неотъемлемой  частью договора страхования, подписанного сторонами. Заявление обычно подается страхователем вместе с комплектом документов в страховую компанию.

Скачать образец заявления на страхование.

 Договор страхования

Страхование  представляет  собой договорное обязательство, по которому  страховщик делает определенное  предложение страхового продукта к застрахованному  в случае наступления  события в договоре страхования. Страховщик по договору должен выполнить  свое  обязательство, выплачивая компенсацию.

Договор страхования – это документ, представляющий собой соглашение между страховой компанией и застрахованным. В основе любого договора страхования лежит соглашение о страховании, в котором указываются покрываемые риски, пределы полиса и срок  его действия. Дополнительно во всех договорах страхования указываются:

• условия, которые являются требованиями страхователя, такие как уплата страхового взноса или сообщение об убытке;
• ограничения, которые определяют пределы полиса, такие как максимальная сумма, которую платит страховая компания;
• исключения, которые указывают, что не покрывается договором.

Договор страхования регулируется ГК РФ. По договору страхования страховщик обязуется в рамках своей деятельности предоставить определенную выгоду в случае несчастного случая, предусмотренного договором, а страхователь обязуется уплатить премию.

Страховщик обязан подтвердить заключение договора страховым документом.

Скачать образец договора страхования на примере имущественного варианта.

 Правила страхования и другие приложения

Под такими правилами следует понимать документ, который содержит данные по стандартным условиям страхования по данному продукту (типу страхования).

  Положения из этих правил не включаются в текст самого договора, но являются обязательными для исполнения сторонами.  В договоре должна быть прописана ссылка на действующие правила. А сами правила являются приложением к контракту.

  Соответственно, правила и текст договора не должны противоречить друг другу, а только взаимно дополнять.

Иногда среди других приложений к договору встречаются тарифы конкретной страховой организации на ведение различных операций.

Скачать образец правил страхования на примере РГС

 Страховой полис

Страховой полис – один из основных страховых документов. Он подтверждает  заключение договора страхования. Традиционно  выдается страховщиком страхователю. Существует минимальный набор данных, которые должны быть включены в него. К ним относятся: данные страхователя.

Для физических лиц: обычно требуется имя, адрес и номер паспорта. Если страхователь является юридическим лицом, страховщику обычно требуется больше данных. Они включают в себя название компании, адрес компании, ИНН, КПП, ОКВЭД основной деятельности. Другим необходимым элементом страхового полиса является период страхования, обычно 1 год.

Кроме того, страховая сумма должна быть размещена в полисе.

https://www.youtube.com/watch?v=e0aout08o8w

Важно отметить, что организация, выдающая полис, должна включать в этот документ информацию о типе страхования, а также общие условия страхования. Начало страхового покрытия обычно определяется с момента доставки полиса страхователю.

Основные  элементы страхового полиса:

• документальное подтверждение факта заключения соглашения между сторонами;
• факт доказательства согласия компании выплатить суммы возмещения при наступлении страхового случая;
• при некоторых формах страхования (страхование багажа) – это единственный документ, который подтверждает договоренность.

Основные  типы страховых  полисов:

• рейсовый: морской страховой полис, который выдается на один рейс;
• генеральный: осуществляет систематическое страхование разных партий однородного имущества (товаров) на одинаковых условиях в течение  установленного срока;
• смешанный предполагает наличие смешанных условий по страхованию.

Скачать образец страхового полиса

Страховой сертификат

Часто понятия «страховой полис» и «страховой сертификат» путают. Однако есть у них различия. Последний представляет собой только подтверждение наличия страхования.

 То есть сертификат является только приложением к полису.  Он состоит из двух частей: основные условия генерального полиса, информация о товарах с указанием страховой стоимости.

  Имеет юридическую силу только тогда, когда  за ним стоит оформленный полис.

 Анкета предстраховой экспертизы

Данный документ отражает итог проведения рискологической предстраховой экспертизы по объекту страхования.  Основное содержание касается вопросов, которые имеют  значение  для оценки факторов и степени риска возникновения страхового события.  По данным такой анкеты принимается решение об условиях  приема риска на страхование: величина тарифа, доптребования и т.д.

 Квитанция по форме А-7

Она относится к бланкам строгой отчетности, по которому страховщик без применения ККТ принимает денежную сумму от клиента.

Скачать образец квитанции по форме А-7

 Страховой случай

При наступлении страхового случая документы, которые должен оформить страховщик, установлены законодательно.  Ниже рассмотрены наиболее популярные  из них.

 Извещение о страховом случае

Данный документ направляется страхователем страховщику при наступлении события, похожего на страховой случай. Основные правила оформления:

• письменный вид;
• направляется в течение срока, установленного в договоре (3-5 дней);
• указываются данные страхователя, страхового полиса, дата и место события, его описание, причины и обстоятельства произошедшего, размер ущерба;
• страховщик на основе этого извещения фиксирует страховой случай и приступает к изучению материалов.

 Заявление о выплате возмещения

Заявление на получение компенсации является основным документом, на который опирается страховая компания при выплате сумм.

 Пострадавший, готовящий документ, должен включать как можно больше информации о понесенных им затратах и ​​общей сумме компенсации, которую он требует возместить.

 Конечно, сам факт включения этой информации не будет основанием для выплаты компенсации, все должно быть подкреплено приложением соответствующих документов к заявке.

Будет очень важно сослаться на соответствующие правовые положения. Благодаря этому письмо приобретает подлинность в отношении сумм испрашиваемой компенсации. Их количество должно быть адекватно потерям и подтверждено вложениями. Следует помнить, что в случае сильно завышенных сумм компенсации страховщик может считать их необоснованными и отказываться их выплачивать.

Необходимо будет предоставить основные сведения о пострадавшей стороне и виновнике, в том числе номер его полиса.

 Страховщик не будет выплачивать причитающуюся компенсацию без каких-либо доказательств расходов или ущерба здоровью.

 Чтобы оправдать это, надо приложить  соответствующую документацию, то есть счета за лечение, покупку лекарств, поездки в медицинские учреждения, покупку ортопедического оборудования и тому подобное.

 Страховой акт

Под ним понимают документ, в котором прописывается указание места, времени,  размер и причины нанесенного ущерба застрахованному имуществу  с учетом мнения экспертов.

https://www.youtube.com/watch?v=iurGewJFkfs

Основы заполнения:

• составляется страховой компанией при участии страхователя;
• является основанием для расчета сумм;
• возможно приложение заключений экспертов.

 Перестраховочный счет страховщика

Процедура перестрахования подразумевает систему страховых отношений, при которой  страхуется избыточный риск. Эта система подразумевает деление риска между несколькими страховщиками.

Перестрахование осуществляется на базе договора, который заключается между перестрахователем и перестраховщиком.

Понятие перестраховочного счета связано с «кассовым убытком», при котором перестрахователь вправе обратиться к перестраховщику с требованием выплаты ему страхового возмещения на счет, называемый перестраховочным.

Под данным документом понимают требование страховой компании   о возмещении ущерба к виновному лицу после осуществления страховых выплат  страхователю.

Данное направление является достаточно новым в законодательстве, поэтому четких разъяснений еще нет.

Дополнительные документы

Дополнительные документы – это сопроводительные варианты, которые могут потребоваться в процессе возмещения страховых выплат.

 Аддендум

Понятие происходит от английского  слова «addendum» (добавлять), означает дополнение, поправка, приложение к документу, в данном случае, страховому.  Является дополнением  к ранее заключенному договору, выполняемое в письменном варианте.  Как правило, в нем прописываются дополнения или изменения к основному контракту.

 Бордеро

Применительно к страхованию, этот документ означает перечень  страховых рисков или перестраховочных премий, который компания -перестрахователь передает перестраховщику.

Основное содержание:

• информация по заключенным договорам;
• принятые риски;
• страховые премии;
• договора, по которым прошли уже выплаты.

 Слип

Это документ, представляющий собой предложение по страхованию,  высылаемое перестрахователем потенциальному перестраховщику.

Основное содержание:

• наименование передающей компании;
• характеристика перестраховочного риска;
• страховая сумма;
• условия;
• ставка.

 Ковернот

Представляет собой свидетельство, которое выдается брокером страхователю. Оно подтверждает заключение договора по страхованию с указанием перечня страховщиков.  Оно показывает полноту и адреса размещения  риска страхователя, но не имеет юридической силы.

 Нотис

Понимается как уведомление страхователя со стороны морского страховщика с указанием суммы исчисления страховой премии. Выполняется в письменном виде.  Нотис выполняется накануне заключения самого договора.

 Журналы страховой компании (убытков и заключенных договоров)

В самой страховой компании применяются две формы журналов учета:

• убытков. Регистрируются все убытки компании по существующим правилам;
• заключенных договоров. Регистрируются все договора компании по существующим правилам.

Основные правила ведения журналов:

• возможно ведения в электронном виде на базе учетных записей;
• каждому событию, заносимому в журнал, присваивается номер.

Заключение

Таким образом, конкретный список документов регламентирован законодательно, а также внутренними распоряжениями самой страховой компании. Документы должны иметь унифицированную форму для того, чтобы быть более читаемыми и понимаемыми, для упрощения процесса проведения выплат по возмещениям при наступлении страховых случаев.  документов определяется целью их создания.

Видео:Договор СтрахованияСкачать

Как заполнять журнал учета трудовых договоров?

На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учета. При этом учитываются все данные, в том числе его создание и принятие.

Это касается и трудовых договоров, которые заключаются между работником и работодателем, ведь хранение и учет таких важных документов обязателен для каждой организации.

Обязательно ли его вести?

Важно понимать, что ведение такого журнала совсем не пустая трата времени, а необходимость:

• это гораздо удобнее, чем держать все оригиналы документов на столе;
• книга регистрации трудовых договоров может понадобиться, если возникнет конфликт между работником и работодателем;
• с помощью этих записей кадровый работник может быстро выдать любую требующуюся справку.

Некоторые ведут несколько таких учетных книг, например, отдельно для срочных договоров и для бессрочных.

Что говорит закон?

Обязанность ведения журнала регистрации трудовых договоров законом не установлена, однако общие правила документооборота устанавливают регистрацию всех документов, носящих справочный характер.

Кроме того, журнал учета упоминается в Перечне типовых управленческих документов:

Перечень типовых управленческих архивных документов

https://www.youtube.com/watch?v=kzwBO_k11Vo

К тому же, отсутствие такого документа может иметь для организации дополнительные проблемы с проверяющими органами.

Мнение кадровиков

Многие кадровые работники утверждают, что регистрация трудового договора в журнале гораздо удобнее, чем хранение всех этих документов под рукой.

С ним проще выдавать необходимые справки бывшим сотрудникам, и не нужно бояться проверок соответствующих органов.

К тому же, систематизация данных позволяет кадровикам вести постоянный учет работников.

Как лучше заполнять журнал регистрации и учета трудовых договоров?

Единая форма книги регистрации законом не установлена, поэтому это может быть обычная тетрадь.

Главное, ее обложка должна быть твердой, чтобы журнал мог храниться как можно дольше.

Наименование организации, название книги и дата начала ведения должны быть записаны на титульном листе. Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала.

Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.

Удобнее вносить информацию в таблицу, так как лица, заполняющие журнал, могут меняться.

Следует указать:

• порядковый номер;
• ФИО;
• должность ответственного лица;
• причину, по которой лицо ведет журнал;
• его личную подпись.

Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться.

Заполняют их следующим образом:

• 1 графа – номер регистрации трудового договора;
• 2 графа – дата заключения соглашения;
• 3 графа – номер самого трудового договора;
• 4 графа – ФИО сотрудника;
• 5 графа – должность или специальность;
• 6 графа – наименование отдела или структурного подразделения;
• 7 графа – срок действия трудового соглашения;
• 8 графа – характер работы (совместительство, основная работа и т. д.);
• 9 графа – дополнительные соглашения;
• 10 графа – примечания.

В книге можно сделать дополнительную графу, в которой будет ставиться подпись работника.

Она будет свидетельствовать о том, что работник получил свой экземпляр трудового договора на руки.

Бумажный вариант

Несмотря на современные компьютерные технологии, бумажные журналы до сих пор имеют больше преимуществ, чем электронные.

Основное преимущество — удобство хранения.

Этот документ должен быть заверен руководителем предприятия, прошит, пронумерован. Кроме того, он должен обязательно содержать все необходимые подписи работников.

Для сотрудников, которые работают по контракту, нужно обязательно сделать дополнительную колонку.

Электронная версия

Электронный журнал регистрации трудовых договоров считается самым удобным, но имеет и свои недостатки.

Например, в журнале такого формата невозможно поставить личную подпись. Именно поэтому, кадровики часто ведут два журнала, используя электронную версию как запасную.

Обычно ее ведут в MS Excel, что дает дополнительные возможности:

• конфиденциальность;
• контроль хранения документов;
• быстрое формирование копий справок и приказов;
• быстрый поиск необходимых документов.

Особенности ведения книги

Существуют определенные правила, которые необходимо придерживаться во время ведения журнала учета трудовых договоров:

• регистрацию можно каждый год начинать заново, особенно если документов очень много;
• если сотрудник во время ведения журнала допустил какую-то ошибку, никаких штрафов или взысканий для него не предусмотрено;
• книга регистрации должна храниться 75 лет;
• когда журнал закончен, его необходимо прошить, поставить пломбу и сдать в архив;
• в случае, когда срочные договора переходят в разряд постоянных, их необходимо перерегистрировать или сделать соответствующую отметку;
• подпись, которой руководитель заверяет журнал регистрации, ставиться на задней обложке.

Кто ведет?

Книга регистрации трудовых договоров – это подтверждение наличия важных документов.

https://www.youtube.com/watch?v=go4tFAHOluc

Согласно правилам, его обязан вести менеджер по персоналу или специалист кадрового отдела. Он же отвечает за правильное заполнение журнала и предоставление его в случае проверки.

Также под его ответственностью находятся и все оригиналы подписанных трудовых договоров.

Заводят этот документ согласно приказу руководства предприятия.

При этом приказ должен определять:

• порядок ведения журнала (электронный или бумажный варианты);
• лицо, несущее ответственность за его ведение;
• форму журнала регистрации трудовых договоров.

Пример заполнения

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров:

Образец журнала регистрации трудовых договоров

Бланк документа можно скачать тут:

Электронная версия журнала регистрации

Нумерация контрактов

Форма номера может быть произвольной.

Удобнее всего регистрировать трудовые договоры с указанием порядкового номера за текущий день.

К примеру, нумерация 13/02-6 означает, что договор был составлен 13 февраля и был шестым в этот день.

Внесение изменений

Вносить изменения в документ нельзя, вне  зависимости от формы журнала (электронная или бумажная).

Если кадровый работник допустил в журнале серьезную ошибку, нужно закрыть документ.

Для этого на последней странице следует указать причину закрытия журнала.

Кроме этого, следует доложить о проблеме руководителю организации. Открытие новой книги регистрации трудовых договоров оформляется приказом предприятия.

Что касается внесения дополнительных изменений, то они могут быть следующими:

• отстранение от должности;
• изменения условий работы;
• перевод сотрудника на другую должность или в другой отдел.

Для оформления таких моментов можно завести для каждого работника страницу, которая будет содержать дополнительные соглашения.

Если организация большая и сотрудников, соответственно, много, некоторые кадровики заводят для такого рода соглашений отдельный журнал.

Необходимо понимать, что ведение такой книги важно, в первую очередь, для самого предприятия и его сотрудников.

Благодаря журналу гораздо проще находить важные документы в архиве.

К тому же, этот документ является юридическим подтверждением всех существующих договоров и контрактов, которые заключает организация со своими работниками.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Видео:8.7. СтрахованиеСкачать

Журнал регистрации договоров ГПХ

Формат: 210 х 288 (вертикальный) 64 страницы, пронумерованы

Прошнурован, опломбирован

Обложка: золотистый картон Съемная обложка из прозрачного ПВХ Товар представлен на Портале поставщиков.
Для получения оферты обратитесь к менеджеру.

Журнал регистрации договоров гражданско-правового характера применяется для регистрации договоров, заключаемых между организацией и физическим/юридическим лицом.

Вид основного раздела журнала:

Под гражданско-правовым договором понимается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ). 

При оформлении гражданско-правовых отношений с гражданином, производящим какие-либо действия в интересах организации или индивидуального предпринимателя, широкое распространение получили договоры подряда, поручения и возмездного оказания услуг. 

Предметом таких договоров может являться выполнение определенного задания (заказа, поручения), то есть конкретного, конечного объема работ или услуг. Подрядные отношения регулируются гл. 37 ГК РФ, правоотношения, возникающие по договору поручения, — гл. 49 ГК РФ, а по договору возмездного оказания услуг — гл. 39, а также параграфом 1 гл. 37 ГК РФ в части, не противоречащей гл. 39 ГК РФ.

Гражданско-правовой договор имеет принципиальные отличия от трудового договора.

Перечислим главные из них:

• По договорам оказания услуг или выполнения работ исполнитель (подрядчик) обязан выполнить конкретное задание (задания) заказчика, которое известно еще в момент заключения договора (ст. 779, ст. 702 ГК РФ). По трудовому же договору работник должен работать по конкретной должности в соответствии со штатным расписанием, по определенной профессии, специальности и выполнять все поручения руководства по мере их поступления (ст. 57 ТК РФ). В трудовых отношениях работодателя интересует прежде всего сам процесс трудовой деятельности работника, а в гражданско-правовых — конкретный результат.
• Исполнители и подрядчики сами определяют порядок выполнения возложенных на них договором обязанностей и делают это за свой счет, если иное не установлено договором (ст. 704, ст. 783 ГК РФ). Работник же должен следовать установленным правилам внутреннего трудового распорядка, в том числе соблюдать режим рабочего времени. Кроме того, работодатель обязан обеспечить работника всем необходимым для выполнения трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ), выплачивать компенсацию за использование сотрудником в работе своего имущества (ст. 188 ТК РФ) и возмещать иные расходы персонала, понесенные в интересах работодателя (ст. 164 ТК РФ). 
• Трудовая функция всегда выполняется работником лично. Участвуя в гражданских правоотношениях, если запрет не установлен, исполнитель (подрядчик) может привлечь к исполнению своих обязанностей третьих лиц (ст. 313 ГК РФ).
• Исполнители и подрядчики получают не заработную плату, а предусмотренное договором вознаграждение, которое выплачивается не каждые полмесяца, как зарплата, а в порядке, установленном договором. 
• Исполнители и подрядчики обязаны в полном объеме возместить причиненные ими убытки (ст. 723, ст. 783 ГК РФ). По трудовому договору работник несет полную материальную ответственность лишь в случаях, предусмотренных ст. 243 ТК РФ.
• Если с физическим лицом заключен гражданско-правовой договор, то на него не распространяются гарантии, предусмотренные трудовым законодательством (отпуска, больничные и т.п.). 

Суды при рассмотрении вопроса об отграничении трудового договора от гражданско-правового руководствуются аналогичными критериями. Так, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 01.11.2006 N А33-4217/2006-Ф02-5620/06-С1 разъяснено, что основными признаками, позволяющими отграничить трудовой договор от гражданско-правового, являются:

• личностный признак (выполнение работы личным трудом и включение работника в производственную деятельность предприятия); 
• организационный признак (подчинение работника внутреннему трудовому распорядку; его составным элементом является выполнение в процессе труда распоряжений работодателя, за ненадлежащее выполнение которых работник может нести дисциплинарную ответственность);
• выполнение работ определенного рода, а не разового задания; 
• гарантия социальной защищенности.

Согласно ст. 11 ТК РФ трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, не распространяются на лиц, работающих на основании договоров гражданско-правового характера.

При этом в статье оговорено, что в тех случаях, когда судом установлено, что договором гражданско-правового характера фактически регулируются трудовые отношения между работником и работодателем, к таким отношениям применяются положения трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права.

https://www.youtube.com/watch?v=3VNdGsTmVuo

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Полезная информация:

Видео:Договор страхования: предмет, форма, условияСкачать

Журнал регистрации трудовых договоров: правила заполнения и ведения, образец

Отношения между работодателем и подчиненным регулируются трудовым договором. Изменение аспектов взаимодействия (уровня оплаты, условий работы) фиксируется посредством оформления дополнительных соглашений. Данные документы требуют контроля и систематического учета. С этой целью на предприятиях используют журналы регистрации.

Для чего нужен журнал регистрации трудовых договоров

Законом не обозначена обязательность регистрации соглашений с подчиненными об условиях труда. Однако ведение записей во многом упрощает работу специалистов кадрового отдела, особенно когда речь идет о крупных заводах с большой численностью работников.

В регистр вносятся основные сведения: Ф. И. О. служащего, должность, дата оформления. Этой информации достаточно для составления справок статистики или выписок работникам.

Кроме того, фиксирование сведений о заключенных соглашениях с подчиненными используется при решении споров в судебном порядке.

Учет дополнительных соглашений к трудовым договорам

Законодательством не обозначены жесткие требования в плане фиксирования дополнительных соглашений к контрактам с подчиненными. Книга учета принесет не меньше пользы, чем регистр трудовых договоров: систематическое внесение записей позволит в случае необходимости отследить измененные пункты в трудовом контракте каждого работника, подготовить запрашиваемые справки.

СОВЕТ! Удобно вести общую тетрадь регистрации контрактов с работающими и допсоглашений к ним. Такой учет не только избавит от необходимости заполнения двух книг, но и позволит увидеть полную картину трудовых отношений с каждым сотрудником.

Кто несет ответственность за ведение журнала договоров

Заполнение регистра является частью кадрового учета и возлагается на специалиста отдела кадров по назначению начальника. Данный работник несет ответственность за достоверность вносимых сведений и отвечает за сохранность книги.

ВАЖНО! Срок хранения регистра трудовых договоров в архиве законодательно не определен. Как правило, руководители организаций принимают к сведению требования ФАС: записи в таком случае хранятся в архиве 75 лет.

Правила ведения журнала

Журнал учета трудовых договоров ведется в произвольной форме. Документ представляет собой книгу или тетрадь, страницы которой расчерчены таблицей. Количество столбцов таблицы определяется индивидуально.

Несмотря на отсутствие четких требований к заполнению, при ведении регистра нужно соблюдать правила:

• Обложка – на титульном листе прописывается полное наименование организации, реквизиты, название регистра, дата его начала и окончания, срок хранения, должность и Ф. И. О. ответственного за ведение записей.
• Листы – нумеруются при заведении новой книги. На первой странице можно указать правила заполнения регистра или просто пропустить. На второй – перечень лиц, ведущих записи. Оформляется таблицей с указанием порядковых номеров, Ф. И. О. и должностей специалистов, периодов времени, причин поручения регистра, номера приказов о назначении и личных подписей. На последней странице делается запись, что журнал закрыт, опломбирован и передан на хранение в архив. Нужно указать количество заполненных страниц, количество внесенных документов, Ф. И. О. и должность ответственного, номер приказа о его назначении.
• Допустимо ежегодно заводить новую книгу для регистрации договоров и допсоглашений. Такой учет упростит статистическое наблюдение за движением кадров.

Информацию о контрактах с подчиненными вносят в таблицу, графы которой могут содержать следующие сведения:

1. Порядковый номер позиции.
2. Номер соглашения.
3. Дата оформления документа.
4. Дата получения контракта сотрудником.
5. Полное имя и фамилия подчинённого.
6. Номер и наименование структурного подразделения, в которое определен работник.
7. Должность нанятого.
8. Срок действия контракта.
9. Подпись работника.

Приведенный перечень и порядок расположения граф ориентировочный и определяется индивидуально. Часто в таблицу вносят столбцы, в которых регистрируются дополнительные соглашения или сведения о материальной ответственности лица.

СОВЕТ! Допустимо ведение учета договоров в электронном варианте.

https://www.youtube.com/watch?v=1VDLxUQCuY0

По сравнению с бумажными журналами, электронный учет обладает рядом преимуществ: обеспечивает лучшую сохранность данных, не требует архивного хранения, облегчает поиск нужной информации. Недостатками электронной формы журнала является невозможность получения подписей сотрудников, риск сбоя в работе компьютера.

Образец заполнения

Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров можно скачать по этой ссылке. Документ содержит таблицу, состоящую из десяти столбцов. Сведения из таблицы охватывают основную информацию из контрактов, а также данные о допсоглашениях.

Вам может быть интересно: Какую ответственность несет работодатель за прием на работу без трудового договора?

Распространенные ошибки при ведении журнала

Наиболее типичной ошибкой при заполнении книги учета контрактов с подчиненными является путаница в столбцах. Например, в первую графу, где нужно указать порядковый номер позиции, вписывают номер контракта. Описки, неправильно указанные даты и другие небольшие ошибки широко распространены.

ВАЖНО! Нельзя вносить в бланк правки. Если допущена ошибка, тетрадь закрывается. Перед сдачей в архив на последнем листе делается пометка, что книга регистрации закрыта по причине ошибочного заполнения.

При обнаружении ошибки допустимо перенести уже внесенную информацию в новую книгу учета, а испорченный регистр уничтожить.

Бланк для скачивания

Перейдя по ссылке, можно скачать бланк журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

💥 Видео

Ученический договор: экономим на страховых и снижаем налог на прибыльСкачать

30. Гражданское право. Договор страхованияСкачать

5. Оформление договоров страхования автмобиляСкачать

ДОГОВОРЫ: хранения/страхования/личного страхования/имущественного страхования/коммерческой концессииСкачать

Вебинар: "Кадровая отчетность в 2024 году"Скачать

4. Оформление договоров страхования заемщиковСкачать

Страхование ответственности | Договор страхованияСкачать

За год число заключенных договоров страхования выросло почти в два разаСкачать

СтрахованиеСкачать

Страховой договор. Страховой случай. Как возмещать ущерб?Скачать

(live-version) Данил Лаптев Импорт договоров страхования, автоматический расчет страховых тарифов..Скачать

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихСкачать