Книга (журнал) регистрации должностных инструкций

Видео:Заполнение журнала регистрации инструктажа на рабочем местеСкачать

Примерная форма журнала регистрации должностных инструкций (подготовлено экспертами компании

Законодательство предусматривает возможность самостоятельного формирования в компаниях подобного рода документов. Графы можно изменять по своему усмотрению. Главное, чтобы в реестре были указаны

• организация,
• ответственные лица,
• подписи тех, кому инструкции выдавались на руки.

Факт такого изменения должен быть отражен в учетной политике компании и прописан в соответствующих документах. Иначе организацию ждет, как минимум, административная ответственность.

Поэтому большинство компаний предпочитает пользоваться типовыми бланками, хотя они и не являются обязательными.

Некоторые, помимо информации о выдаче инструкций по охране труда, включают в журнал данные о выдаче инструкций по пожарной безопасности. Это довольно удобно: отдельный работник расписывается за выдачу сразу двух типов инструкций по безопасному нахождению на своем рабочем месте. Только такое изменение должно фиксироваться одним из приказов руководителя.

Движение ДИ, частично отражаемое в журнале, может выглядеть следующим образом:

• утверждение ДИ;
• передача ДИ в отдел кадров;
• передача в подразделение;
• ознакомление и выдача работнику.

Рекомендуем! Целесообразно издание краткой инструкции по ведению журнала, которая может быть включена в ДИ специалиста, ответственного за его ведение.

Обратите внимание! В журнале не фиксируются и не передаются в подразделения приказы об утверждении или изменении ДИ, за исключением случаев, когда они содержатся в тексте приказа. Ознакомление работника с ДИ может фиксироваться в отдельном журнале

Журнал учета ДИ для этого не предназначен, его назначение иное:

Ознакомление работника с ДИ может фиксироваться в отдельном журнале. Журнал учета ДИ для этого не предназначен, его назначение иное:

• упорядочение документооборота — возможность быстро определить место хранения ДИ, редакцию ДИ, действовавшую на определенную дату;
• удостоверение факта издания ДИ или внесения в нее изменений (в этом качестве он может быть использован как доказательство в суде, см. постановление 1-го ААС от 11.03.2012 № 01АП-7202/11);
• облегчение работы по сбору ДИ и составлению описи, например для сдачи на хранение в архив при ликвидации организации.

***

Итак, журнал учета ДИ целесообразно вести для оптимизации кадрового документооборота и фиксации факта издания и места хранения ДИ на период их использования в работе. В журнал включаются графы с учетом принятой системы документооборота в организации.

__________________________________________________________ (наименование юридического лица/Ф.И.О.

индивидуального предпринимателя, осуществляющего деятельность, связанную с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ) ПРИКАЗ N _____ о назначении лица, ответственного за ведение и хранение журнала регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ г.

_____________ «___»____________ ____ г. В связи с производственной необходимостью, руководствуясь п. 5 Правил ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 09.06.2010 N 419, приказываю: 1.

Назначить _________________________________ ответственным за ведение (Ф.И.О., должность работника) и хранение журнала регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ (далее — «Журнал»), в ________ __________________________________________________________________________, (наименование юридического лица/Ф.

И.О. индивидуального предпринимателя) при этом руководствоваться Правилами ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 04.11.2006 N 644. 2.

В таком документе приводится сводная информация обо всех утвержденных нормативных актах внутреннего значения, рассчитанных на неоднократное применение, которые устанавливают порядок управления работниками.

https://www.youtube.com/watch?v=SpqhWm6HVRg

Локальные нормативные акты (ЛНА), которые приводятся в соответствующем журнале, это:

• должностные инструкции (регламентируют круг обязанностей и компетенцию вопросов, решаемых сотрудниками);
• различные положения, например об оплате труда или о работе с персональными данными;
• коллективные договоры (выполняют функции координации трудовых отношений);
• правила трудового распорядка и другие.

По закону, работодатель обязан ознакомить сотрудников с ЛНА, юрисдикция которых затрагивает их деятельность, под роспись (ст. 22 и 68 ТК РФ). Речь идет как о действующих, так и о вновь принятых работниках.

Кроме этого, персонал должен знакомиться с ЛНА, регулирующими порядок обработки персональных данных в компании (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Обратите внимание, что ознакомление сотрудников с ЛНА представляет важность не только в связи с требованиями закона. Эта процедура юридически закрепляет обязанности работника, которые не зафиксированы четко в трудовом договоре, но имеют высокую значимость при выстраивании правоотношений между служащим и компанией

К примеру, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (локальные акты, типичные для большинства предприятий), компания не сможет предъявить ему претензии в случае утечки секретных данных за ее пределы. В свою очередь, если сотрудник подписал этот акт, компания сможет привлечь его к ответственности.

По закону, работодатель обязан ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором и иными нормативными актами, имеющими непосредственное отношение к его обязанностям, до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Однако ряд документов предлагается работнику в процессе трудовой деятельности. Это графики сменности (ст. 103 ТК РФ), приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст.

Статья 212 ТК РФ обязывает нанимателя разрабатывать правила, касающиеся охраны труда. Минтруд РФ, в свою очередь, разработал и утвердил Постановлением от 17.12.2002 № 80 рекомендации, которые определяют формы таких реестров, как:

• журнал регистрации выдачи инструкций;
• журнал их учета.

Полагающиеся к оформлению образцы закреплены в приложениях 9 и 10 рекомендаций. Они не проходили регистрацию в Минюсте, соответственно, не имеет обязательного характера. Однако в силу необходимости создавать безопасные условия работы в организации, а также наличия требования о предоставлении сотруднику бумаг под подпись, рекомендуем такие реестры оформлять.

Цель, в соответствии с которой применяется журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями), скачать который можно далее, — отразить в кадровых реестрах информацию об инструктаже работников о:

• дате постановки на учет;
• наименовании;
• дате утверждения работодателем;
• плановом сроке проверки;
• информации о работниках, ответственных за учет.

Журнал позволяет систематизировать сведения о том, кому и когда выданы бумаги. В случае несчастья на предприятии, связанного с нарушением трудовых процессов, ответственный за информирование работник может подвергнуться санкциям, вплоть до уголовных. При наличии подобной книги, руководитель минимизирует риски из-за возможных несчастных случаев.

Отраслевыми распорядительными актами утверждены разные форматы с учетом имеющейся специфики деятельности.

Трудовое законодательство РФ не содержит упоминания о должностной инструкции, что не мешает ее активному применению во многих организациях.

А так как указанный документ не имеет законодательной регламентации, отсутствуют, и правила ведения инструкций, в связи с чем у работодателей возникает множество вопросов, с которыми они обращаются в Федеральную службу по труду и занятости РФ.

Порядок ведения ДИ в рекомендательной форме освещен:

• Письмом Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0 о порядке создания инструкции;

Видео:Как правильно прошить и опечатать документСкачать

Журнал регистрации должностных инструкций образец скачать

Автор статьиВиктория Ананьина 3 минуты на чтение188 просмотров Регистрация каждого важного документа, в том числе кадрового, доказывает обстоятельства его формирование, принятие и ознакомления с ним работников.Присутствие учетной концепции, фиксирующие официальные указания, дает возможность:

1. Закреплять обязанность профессионалов отделов кадров за подсчет сотрудников с документом.
2. Передавать документацию в картотеки и формировать верное сохранение.
3. Осуществлять надзор ознакомления работников с документом.
4. Учитывать присутствие созданных Должностных инструкций.
5. Организовывать концепцию сохранения оригиналов и снимков в подразделениях компании.
6. Проводить контроль на их обновление.
7. Производить отслеживание в наличии актуальных и устаревших версий в случае нужности доработки инструкции.

Для того чтобы исполнять все

Образец журнала выдачи должностных инструкций

Бесплатная юридическая консультация: Вся Россия Разработка системы учета должностных инструкций (ДИ)– внутренний вопрос организации, поскольку этот документ не является обязательным.

Тот же подход сохраняется и к регистрации инструкций, оставляя право предприятию самому определять правила ведения их учета.

Регистрация любого документа, в том числе кадрового, подтверждает факт его создания, утверждения и ознакомления с ним сотрудников.

https://www.youtube.com/watch?v=j4i9nRAf2ao

Наличие учетной системы, регистрирующей должностные инструкции, позволяет: Учитывать наличие разработанных ДИ. Контролировать их обновление.

Отслеживать наличие актуальных и устаревших версий в случае необходимости доработки инструкции Осуществлять контроль ознакомления сотрудников с документом.

Журнал регистрации должностных инструкций и изменений к ним (приложение к Положению о должностных инструкциях в организации) (образец заполнения)

→ → → Тематика документа: Файл текстовой версии: 3,9 кб Сохранить документ: Приложение N 4 к Положению о должностных инструкциях в ООО «Альфа» ————————————————————————————————————————— ¦ N и дата ¦Наименование¦ В каком ¦ Дата ¦ Дата ¦ Места ¦Примечания¦ N и дата ¦ Дата ¦Примечания¦ ¦должностной¦ должности ¦ структурном ¦утверждения¦ознакомления¦нахождения¦ ¦изменений к¦ознакомления¦ ¦ ¦ инструкции¦ (категории)¦подразделении¦ ДИ ¦ ДИ ¦ копий ¦ ¦должностной¦ работника ¦ ¦ ¦ (ДИ) ¦ в ДИ ¦ применяется ¦ ¦ ¦ документа¦ ¦ инструкции¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ДИ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————+————+————-+————+————+———-+———-+————+————+———-+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————+————+————-+————+————+———-+———-+————+————+———-+ ¦ .

Учет должностных инструкций

Журнал регистрации должностных инструкций зачастую считается необязательным документом, не требующим особого внимания.

1. для чего нужен журнал учета выдачи должностных инструкций.
2. как оформить журнал ознакомления с должностными инструкциями;
3. как проходит разработка и учет должностных инструкций;

Образцы документов Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов Должностная инструкция относится к документам нормативной базы любой организации. Должностная

Профстандарты и должностные инструкции Раскрыть список рубрик Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку, чтобы быть в курсе всех изменений в бухгалтерском учете: Присоединяйтесь к нам в соц.

сетях: НДС, страховые взносы, УСН 6%, УСН 15%, ЕНВД, НДФЛ, пени Отправляем письма с главными обсуждениями недели > > 03 марта 2016 данного документа, ввиду отсутствия регулирующих НПА, может иметь в компаниях разную структуру.

Как он может выглядеть и где его скачать, расскажем в нашей статье. Данный документ используется кадровой службой предприятия для регистрации составленных и утвержденных должностных инструкций, а также учета поправок к ним. Использование такого документа, как должностная инструкция, законодательством РФ не регламентировано, так же как и журналов, ведущихся в целях их учета.

Пример заполнения журнала выдачи инструкций

10 Апреля 2017 в 15:43 В организациях существуют инструкции – должностные, по охране труда, по порядку организации и проведения массовых мероприятий и т.д.

Некоторые из них выдают работникам под роспись.

Для учета выдачи существует журнал выдачи инструкций работникам. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Книга учета используется в том случае, если работодатель выдает свои внутренние локальные нормативные акты непосредственно сотрудникам либо руководителю какого-то подразделения.

В качестве примерной формы можно использовать образец из Методических рекомендаций, утвержденных Минтрудом 13 мая 2004 года, а также Методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований охраны труда, одобренных Постановлением Минтруда России от 17.12.2002 № 80. Оба указанных нормативных

Инструкция: заполняем журнал выдачи инструкций

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

Журнал выдачи инструкций — это документ, в котором фиксируются, когда и кому из сотрудников организации выданы инструкции по охране труда. Узнайте, как правильно оформить и заполнить такой документ в 2021 году.

28 сентября 2021 Иванова Наталья Обеспечение безопасности труда, в соответствии со ст.

212 ТК РФ, является обязанностью работодателя.

https://www.youtube.com/watch?v=1pp-GmfcsNo

Журнал учета выдачи инструкций работникам является одним из элементов создания системы работы без рисков.

Статья 212 ТК РФ обязывает нанимателя разрабатывать правила, касающиеся охраны труда. Минтруд РФ, в свою очередь, разработал и утвердил Постановлением от 17.12.2002 № 80 рекомендации, которые определяют формы таких реестров, как:

1. журнал регистрации выдачи инструкций;
2. журнал их учета.

Полагающиеся к оформлению образцы закреплены в приложениях 9 и 10 рекомендаций.

Как вести журнал регистрации с должностными инструкциями в любой компании

Бесплатная юридическая консультация: Вся Россия Должностная инструкция определяет задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника.

Это документ, предназначенный для регулирования трудовых отношений в компании. За разработку должностных инструкций отвечает, как правило, юридическая или кадровая служба. Тем не менее, более эффективно поручить это руководителю подразделения, которому знакома специфика работы и организационные тонкости структурного подразделения.

Проект инструкции согласуется со специалистами по юридическим вопросам, кадровыми специалистами, представительным органом работников компании, после чего визируется всеми заинтересованными сотрудниками и руководителем.

Затем должностную инструкцию остается утвердить, ввести в действие и ознакомить с ней сотрудника.

Оптимально, когда все должностные инструкции подготавливаются в двух экземплярах.

Образец журнала регистрации должностных инструкций

Обратите внимание!

Журнал регистрации должностных инструкций (далее — ДИ) оформляется в виде прошнурованной и пронумерованной книги. На титульном листе указывается название: «Журнал учета должностных инструкций» или «Книга регистрации…», даты начала и окончания, должность и Ф.

И. О. лица, ответственного за ведение. В структуру журнала могут входить такие графы: Номер по порядку. Дата поступления документа. Наименование и реквизиты документа с указанием названия должности, к которой он относится (ДИ, изменение ДИ).

Место хранения: структурное подразделение, в котором по штатной структуре числятся штатные единицы по должности. Получил: подпись должностного лица, обязанного провести процедуру ознакомления с ДИ, выдать ее экземпляр сотруднику и определить на хранение экземпляр организации.

Выдал: подпись должностного лица отдела кадров,

Страна Советов

Подборка наиболее важных документов по запросу Журнал регистрации должностных инструкций (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2009) Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 07.10.

2014 по делу N А79-7460/2013 Требование: Об обязании передать документы и материальные ценности и о взыскании убытков, связанных с незаконным присвоением денежных средств.

Обстоятельства: Истец (вновь избранный генеральный директор ООО) утверждает, что ответчик (бывший генеральный директор ООО) в процессе исполнения возложенных на него обязанностей необоснованно расходовал средства ООО и уклоняется от передачи печати и всей документации ООО.

Возможно Вас так же заинтересует:

Видео:Заполнение журнала регистрации НС и ПВСкачать

Журнал ознакомления работников с должностными инструкциями

Описание трудовой функции работника является одним из обязательных условий трудового договора. Но для того чтобы требовать выполнения того или иного задания, сотрудник для начала должен быть ознакомлен с кругом своих обязанностей.

При этом, стоит учитывать, что во многих организациях перечень обязанностей отражается не только в соглашении о сотрудничестве, но и в должностной инструкции, ознакомление с которой также имеет определенные правила.

Нормы закона

Трудовое законодательство РФ не содержит упоминания о должностной инструкции, что не мешает ее активному применению во многих организациях.

А так как указанный документ не имеет законодательной регламентации, отсутствуют, и правила ведения инструкций, в связи с чем у работодателей возникает множество вопросов, с которыми они обращаются в Федеральную службу по труду и занятости РФ.

Порядок ведения ДИ в рекомендательной форме освещен:

В упомянутых нормах сказано, что работодатель имеет право по собственному разумению определять порядок формирования, утверждения и ознакомления с должностной инструкцией, конечно в рамках действующего законодательства.

https://www.youtube.com/watch?v=UpI6lEyTNsc

А так как большинство директоров и менеджеров по персоналу не горит желанием быть первопроходцами в кадровом делопроизводстве, принято использовать процедуры, сходные по смыслу либо же исходя из предыдущего опыта основанного, еще на нормативных актах постсоветского времени.

То есть для ознакомления с ДИ используется процесс, аналогичный с трудовым договором, который выражается не только в издании указанного документа в двух экземплярах и наличии подписи обеих сторон, но и в оформлении журнала, который фиксируется как факт создания самой инструкции, так и ознакомлении с ней работника, не говоря уж о получении им собственного экземпляра.

Что это за документ?

Журналом является формуляр в табличном варианте, который предназначен для внесения определенных данных, позволяющих систематизировать информацию и зафиксировать основные сведения — в частности, ту же дату создания инструкции, а также наименование должности, под которую упомянутый документ и разработан.

Также в журнале отражаются данные о работниках, которые при приеме знакомятся с ДИ и соответственно ставят свою подпись.

Естественно в журнале отражается и порядок внесения изменений в инструкции, а также, на основании какого документы они утверждены.

При этом в формуляре еще и указывается вид инструкции, то есть является ли она стандартной, разработанной под каждую должность, либо же именной в отношении конкретного работника, круг обязанностей которого расширяется в виду определенных обстоятельств, к примеру, длительной болезни основного труженика.

Нужен ли?

Следует отметить, что за отсутствие журнала ознакомления сотрудников с должностными инструкциями контролирующие органы при очередной проверке не накажут, учитывая, что его необходимость ведения законодательно не регламентирована.

И, тем не менее, журнал желательно оформить в связи с тем, что указанный документ решает несколько задач, а именно:

• позволяет обезопасить работодателя от претензий работника с обвинением в отсутствии данных о круге обязанностей;
• систематизирует информацию о распределении всех обязанностей меж принятыми в компанию работниками.

Журнал ознакомления с должностными инструкциями (образец 2020)

Большинство кадровых работников достаточно часто для систематизации той или иной информации используют табличный вариант, ведь они работают с достаточным количеством информации, которую поднимать ежедневно в разрезе отдельно взятого сотрудника затратно по времени.

Именно поэтому оформить журнал для них не составляет труда, учитывая, что понадобятся только базовые сведения.

Форма и структура

В частности, формуляр будет складываться из следующих сведений:

• порядковый номер;
• дата создания инструкции;
• дата утверждения ДИ;
• название, то есть инструкция либо же изменения в нее же;
• должность, под которую разработан документ;
• отдел, к которому должность относиться;
• дата внесения изменений;
• какие пункты были изменены либо же добавлены;
• Ф.И.О. сотрудника ознакомившегося с инструкцией;
• подпись работника.

Пример:

Кто вносит информацию?

Как правило, разработкой инструкций занимаются три работника, а именно юрист, менеджер по персоналу и специалист в узкой области, к примеру, тот же бухгалтер.

А вот последующим порядком оформления и ознакомления с ДИ занимается уже специалист из отдела кадров, который на основании приказа ответственен за ведение журнала от начала и до конца.

Как правильно заполнять?

Заполнение журнала не является особо сложной процедурой:

• При первоначальной разработке новой инструкции и ее утверждении соответствующие сведения указываются в журнале.
• Затем уже при приеме очередного сотрудника на определенную должность вносятся его данные, и ставится подпись об ознакомлении с инструкцией, конечно после получения экземпляра на руки.

Типовой бланк

Журнал ознакомления с должностными инструкциями, образец которого представлен ниже, заполнить совсем не сложно.

https://www.youtube.com/watch?v=OYX4YpugJOk

Журнал ознакомления с должностной инструкцией

Где и сколько хранится?

В рамках разъяснений Роструда инструкция может являться как самостоятельным документом, так и приложением к трудовому договору, который хранится на предприятии не менее 75 лет.

Соответственно если компании используют процедуру ведения журнала ознакомления с инструкциями по аналогии с соглашениями, указанный журнал в силу п.695 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 также должен храниться указанный период в архиве при отделе кадров.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Видео:Журнал регистрации инструктажей по вопросам пожарной безопасности Обязательный при проверках объектаСкачать

Образец журнала выдачи должностных инструкций — Юридический помощник

Формат: 210 х 288 (вертикальный) 64 страницы, пронумерованы

Прошнурован, опломбирован

Обложка: золотистый картон Съемная обложка из прозрачного ПВХ Товар представлен на Портале поставщиков. Для получения оферты обратитесь к менеджеру.

Журнал учета должностных инструкций — применяется для регистрации должностных инструкций и изменений к ним.

• Должностная инструкция — это документ, который призван четко определить место и назначение конкретной должности в компании, требования, выдвигаемые к кандидатам на данную должность, должностные обязанности сотрудника, занимающего данную должность, его права и ответственность. 
• Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Министерством труда РФ.
• Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации и объявляется работнику под роспись при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности.

Согласованную и утвержденную должностную инструкцию регистрируют и хранят в отделе кадров или соответствующем подразделении в соответствии с установленным порядком. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают копии, которые выдают работнику и начальнику структурного подразделения.  

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе.

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения.

Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

В журнал включены дополнительные материалы:

• Образец Положения о должностной инструкции.

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

https://www.youtube.com/watch?v=Xdr—oqMh7M

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Полезная информация:

Семинар по теме:

• Дмитрищук С. А. «Должностные инструкции»

Журнал учета должностных инструкций образец

Подборка наиболее важных документов по запросу Журнал регистрации должностных инструкций (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов . Журнал регистрации должностных инструкций

(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2009)

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Судебная практика . Журнал регистрации должностных инструкций

Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 07.10.2014 по делу N А79-7460/2013 Требование: Об обязании передать документы и материальные ценности и о взыскании убытков, связанных с незаконным присвоением денежных средств.

Обстоятельства: Истец (вновь избранный генеральный директор ООО) утверждает, что ответчик (бывший генеральный директор ООО) в процессе исполнения возложенных на него обязанностей необоснованно расходовал средства ООО и уклоняется от передачи печати и всей документации ООО.

Обстоятельства: Бывший директор не передал истребованные у него учредителем ООО печати, документы и имущество.

Журнал учета должностных инструкций

• Журнал учета должностных инструкций  — применяется для регистрации должностных инструкций и изменений к ним.
• Должностная инструкция — это документ, который призван четко определить место и назначение конкретной должности в компании, требования, выдвигаемые к кандидатам на данную должность, должностные обязанности сотрудника, занимающего данную должность, его права и ответственность.
• Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Министерством труда РФ.
• Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации и объявляется работнику под роспись при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности.

Согласованную и утвержденную должностную инструкцию регистрируют и хранят в отделе кадров или соответствующем подразделении в соответствии с установленным порядком. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают копии, которые выдают работнику и начальнику структурного подразделения.

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).

Регистрация — подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе.

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу . т.к. фиксирует факт его создания или получения.

Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

журнал регистрации должностных инструкций

К форме должностной инструкции предъявляются довольно строгие требования. В ней, как и в любом другом локальном акте, непременно должны присутствовать наименование организации, дата, подписи, печать.

https://www.youtube.com/watch?v=go4tFAHOluc

Все организационно-распорядительные документы организации, в том числе и должностная инструкция, должны соответствовать по форме требованиям уже упомянутого государственного стандарта по оформлению документов организаций — ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

1. Кроме текста, в состав обязательных реквизитов должностной инструкции входят:
2. 1) наименование организации
3. 2) наименование документа
4. 3) дата и номер документа
5. 4) заголовок к тексту (наименование должности)
6. 5) гриф утверждения
7. 6) подпись разработчика документа
8. 7) виза согласования
9. 8) отметка об ознакомлении работника с документом.

Наименование организации указывается в строгом соответствии с учредительными документами (уставом, Положением об организации). Произвольные сокращения в наименовании организации использовать запрещается.

В инструкции указывается, с какого числа она вступает в действие, т.е. дата утверждения. Поэтому дата вписывается уже после утверждения документа и должна совпадать с той, которую генеральный директор поставит на грифе утверждения.

Дату утверждения можно оформлять тремя способами:

1) цифровым — в последовательности: день, месяц, год: 10.09.2004

2) словесно-цифровым способом: 10 сентября 2004 г.

3) цифровым способом в обратной последовательности — год, месяц, число: 2004.09.10. Этот способ соответствует международному стандарту на оформление дат, но в России он используется редко. В оформлении документов предпочтительнее применять второй способ, поскольку словесно-цифровое написание сводит к минимуму возможность фальсификации дат.

Регистрационный номер инструкции зависит от того, под каким номером она зарегистрирована в специальном журнале.

Это может быть журнал регистрации (книга учета) должностных инструкций или журнал для регистрации всех нормативно-распорядительных документов организации.

Регистрационный номер необходим для учета инструкции и облегчения ее поиска в будущем. Он, как и дата, проставляется на инструкции уже после ее утверждения.

• В организации может применяться журнал для регистрации всех локальных документов:
• ¦ N ¦Наиме- ¦Дата ¦Фамилия, ¦Коли- ¦Коли- ¦Место ¦Отметка о ¦
• ¦до- ¦нование¦утверж-¦имя, ¦чество ¦чество ¦и срок¦ выданных ¦
• ¦ку- ¦доку- ¦дения ¦отчество,¦страниц¦экземп-¦хране-¦ копиях ¦
• ¦мен-¦мента ¦ ¦должность¦ ¦ляров ¦ния ¦документа ¦
• ¦та ¦ ¦ ¦разработ-¦ ¦ ¦ ¦ (дата, ¦

¦ ¦ ¦ ¦чика ¦ ¦ ¦ ¦ Ф.И.О. ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦должность)¦

Популярное по теме

Зарегистрируйтесь. чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Разработка и учет должностных инструкций на предприятии

Должностная инструкция относится к документам нормативной базы любой организации.

Несмотря на то, что законодательство не обязывает работодателя издавать должностные инструкции, этот документ важен в равной степени как для работодателя, так и для сотрудника.

Должностная инструкция определяет задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. Это документ, предназначенный для регулирования трудовых отношений в компании.

За разработку должностных инструкций отвечает, как правило, юридическая или кадровая служба. Тем не менее, более эффективно поручить это руководителю подразделения, которому знакома специфика работы и организационные тонкости структурного подразделения.

Проект инструкции согласуется со специалистами по юридическим вопросам, кадровыми специалистами, представительным органом работников компании, после чего визируется всеми заинтересованными сотрудниками и руководителем.

Затем должностную инструкцию остается утвердить, ввести в действие и ознакомить с ней сотрудника.

Оптимально, когда все должностные инструкции подготавливаются в двух экземплярах. Первый передается на руки сотруднику под расписку. Для фиксации этого факта в организации должен быть заведен журнал ознакомления с должностными инструкциями. Возможен вариант, когда отметка ставится в листе ознакомления, который подшивается к инструкции или в общем журнале ознакомления с локальными актами.

https://www.youtube.com/watch?v=t0s9v0t5lZk

Казалось бы, на этом процесс работы с документом заканчивается. Регистрация должностных инструкций, их учет и хранение почему-то отодвигается на второй план. Теме не менее, согласно Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

распорядительная и эксплуатационно-техническая документация, которой относится должностная инструкция, должна храниться по месту разработки и/или утверждения на протяжении 75 лет.

Даже в случае замены новой прежняя должностная инструкция должна храниться в организации три года.

Таким образом, этой частью работы с нормативной документацией не стоит пренебрегать. Если в организации налажено регулирование трудовых отношений с помощью такого удобного инструмента как должностные инструкции, то и хранение этих документов должно быть организовано на соответствующем уровне.

Видео:Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихСкачать

Срок хранения журналов инструктажей, инструкций и других документов по пожарной безопасности в организации

В процессе деятельности организаций любой организационно-правовой формы создаются и хранятся многочисленные документы: разрешения, договоры, декларации, отчеты и т.д.

Среди прочей документации в любой организации должны присутствовать документы попожарной безопасности: журналы, инструкции, программы, графики, планы, сроки хранения которых разнообразны и установлены законодательно.

Приказом от 20 декабря 2019 года № 236 Федерального архивного агентства утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

В зависимости от значимости документации сроки хранения документов могут быть следующие:

• временное хранение (от 1 года до 75 лет);
• со сроком хранения «Постоянно». В организациях указанные документы подлежат передаче на постоянное хранение в архивы после истечения сроков их временного хранения.Срок хранения документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет;
• со сроком хранения «До ликвидации организации». Документация хранится в организации до ее ликвидации. Документы могут быть подвергнуты экспертизе ценности с последующим включением в состав Архивного фонда РФ;
• со сроком хранения «До минования надобности» (не может быть менее 1 года);
• со сроком хранения с отметкой «ЭПК». Означает, что документы после истечения установленного срока хранения могут быть отобраны Экспертно-проверочной комиссией на постоянное хранение.

Документы и сроки их хранения

1. Паспорта безопасности объектов (территорий) с массовым пребыванием людей
   Срок хранения: 5 лет (после актуализации паспорта безопасности)
2. Паспорта безопасности объектов топливно-энергетического комплекса
   Срок хранения: 25 лет (после актуализации паспорта безопасности)
3. Журналы учета инструктажей по пожарной безопасности
   Срок хранения: 3 года
4. Журналы, книги учета:а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) Срок хранения: 45 летб) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране трудаСрок хранения: 5 лет
5. Журнал вводного инструктажа по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций
   Срок хранения: 3 года
6. Журналы инструктажа по антитеррористической защищенности и гражданской обороне
   Срок хранения: 3 года
7. Документы (планы, отчеты, инструкции, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации
   Срок хранения: 5 лет
8. Документы (акты, заключения, переписка) о пожарах
   Срок хранения: — 5 лет

   — с человеческими жертвами, при уничтожении документов в результате пожара — Постоянно

9. Списки противопожарного оборудования и инвентаря
   Срок хранения: 5 лет (после замены новыми)
10. Переписка о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря
    Срок хранения: 3 года
11. Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ
    Срок хранения: — 1 год (после закрытия нарядов-допусков)

    — при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет

12. Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ
    Срок хранения: — 1 год (после закрытия наряда-допуска)

    — при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет

13. Документы (журналы, реестры, базы данных) учета:регистрации показаний приборов измерения температуры и влажностиСрок хранения: 1 год

Ответственность за нарушение правил и условий хранения документов

Нарушение правил и условий хранения, несвоевременное уничтожение документов может повлечь за собой следующие виды ответственности:

• гражданско-правовую;
• административную;
• уголовную.

Ответственность может быть возложена как на юридических, так и на должностных лиц организаций, в первую очередь это руководитель организации или главный бухгалтер.

Другие граждане, виновные в нарушении законодательства в данной области, в соответствии со статьей 27 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», могут быть подвергнуты наказанию наравне с вышеперечисленными лицами.

https://www.youtube.com/watch?v=M2koRyMgSzg

Таким образом, несоблюдение порядка архивного хранения (неправомерное уничтожение документов, их утрата до истечения установленного срока хранения, несоблюдение требований к условиям хранения) может негативным образом сказаться на организациях и должностных лицах, на которых возложены обязанности по сохранению документации, вплоть до уголовного наказания.

🎥 Видео

Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить - Елена А. ПономареваСкачать

Про должностные инструкции - Елена А. ПономареваСкачать

Журнал регистрации инструктажа на рабочем местеСкачать

ДЕЗликбез. Как заполнять журнал учета текущих уборокСкачать

Шнуровка журнала с твердой обложкойСкачать

Как заполнить журнал регистрации вводного инструктажаСкачать

Заполнение журнала регистрации вводного инструктажа. Видеоинструкция по охране труда.Скачать

Как правильно подшивать журнал?Скачать

Как заполнять журнал вводного инструктажаСкачать

Разборы должностных инструкцийСкачать

[Видеоинструкция] Ведение журнала учета заявлений пользователей | Т.А. СамородскихСкачать

Заполнение журнала учета инструкций по охране труда для работниковСкачать

Должностные инструкции - Елена А. ПономареваСкачать

Виды инструктажейСкачать

Журнал контроля концентрации рабочих растворов дезинфицирующих и стерилизующих средствСкачать