Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Видео:Обучающий виртуальный методический проект "Правильное делопроизводство". Выпуск второй.Скачать

Сдача документов в архив организации

Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.

Для того, чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.

При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через три года после их завершения. Документы временного срока хранения (до 10 лет) в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.

Перед передачей документов в архив или их уничтожением следует провести экспертизу ценности документов.

Проведение экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов*.

Для организации и проведения ЭЦД создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях помимо ЭК создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе.

Основными функциями ЭК являются:

• организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
• рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
• подготовка предложений об изменении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
• методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.

Эти комиссии могут сотрудничать с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивного учреждения, в которое будут переданы документы организации.

Такое сотрудничество обязательно, если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

В состав ЭК включают 3­5 наиболее квалифицированных работников организации и в обязательном порядке – лицо, ответственное за архив. 

Председателем ЭК является один из заместителей руководителей организации.

Каждый год при проведении ЭЦД в структурных подразделениях проводится:

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
• отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет), подлежащих хранению в структурных подразделениях;
• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

В «1С:Документообороте» реализована функция отбора дел для передачи в архив и для выделения дел к уничтожению.

Сроки хранения дел определяются по перечням документов с указанием сроков их хранения и по номенклатуре дел организации.

При отборе документов особенное внимание следует уделять делам постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Такие дела необходимо просматривать полистно. Это позволит выявить ошибки, допущенные при формировании дел.

По результатам проведения ЭЦД в организации составляются:

• описи дел постоянного хранения;
• описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;
• описи дел по личному составу;
• акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.

https://www.youtube.com/watch?v=FoyzzxVN304

Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно, утверждаются руководителем организации после утверждения ЭПК архивного учреждения (при необходимости). После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

В акт включаются дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2015 г.

могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2019 г. «1С:Документооборот» позволяет заполнять акт автоматически из дел, срок хранения которых истек.

При этом в акт нельзя внести незаконченные дела и дела, срок хранения которых еще не истек (рис. 1).

Рис. 1

Акт о выделении к уничтожению дел составляется автоматически из выбранных к уничтожению дел по установленной Правилами хранения форме.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Электронные дела подлежат уничтожению на общих основаниях. При этом проводится физическое уничтожение носителей, на которых они записаны, или уничтожение программно-техническими средствами.

Оформление дел

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.

Для оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусмотрены следующие операции:

• подшивка или переплет дела;
• нумерация листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
• оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения можно не оформлять. Достаточно правильно их сформировать для удобного поиска документов в случае необходимости. Документы могут оставаться в скоросшивателе.

В первую очередь документы подшиваются или переплетаются в дело. Предварительно следует удалить все металлические скрепления, булавки, скрепки и прочие лишние предметы из документов для того, чтобы при дальнейшем хранении они, заржавев, не оставили следов и не повредили бумагу.

Для надежного скрепления всех документов они переплетаются в твердую обложку из картона на 4 прокола. При этом нужно следить, чтобы текст документа, даты, визы и резолюции на них свободно читались.

Для обеспечения сохранности документов и закрепления порядка их расположения, все листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами по порядку в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.

Использование чернил и цветных карандашей запрещается, так как при длительном хранении они могут расплыться и испортить бумагу. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то листы нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Если в нумерации листов было допущено небольшое количество ошибок, то в этом случае возможно употребление литерных номеров листов (с буквами – например, 2а, 2б, 2в). Если же ошибок слишком много, то старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

В листе – заверителе дела указываются цифрами и прописью количество листов в деле. Лист ­– заверитель дела подшивается в дело или наклеивается за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела. Форма листа ­– заверителя дела установлена Правилами хранения**.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

https://www.youtube.com/watch?v=2jCbziPOpM0

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Еще одним этапом в оформлении дела является оформление его обложки. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме. Здесь следует указывать:

• наименование организации и ее непосредственную подчиненность;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела;
• номер тома (части);
• заголовок дела (тома, части);
• крайние даты дела (тома, части);
• количество листов в деле (томе, части);
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела;

Если наименование организации менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется скобки, а новое пишется под ним.

В «1С:Документообороте» печатная форма обложки дела, внутренней описи и листа-заверителя создается автоматически на основании информации, заведенной в карточку дела (рис. 2).

Рис. 2

Составление и оформление описей дел

На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после проведения ЭЦД составляются архивные описи.

https://www.youtube.com/watch?v=FoyzzxVN304

Описи составляются отдельно:

• на дела постоянного хранения;
• дела временного (свыше 10 лет) хранения;
• дела по личному составу;
• дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.).

Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Заголовки дел переносятся в опись из утвержденной номенклатуры дел. В описи каждому делу и тому присваивается самостоятельный порядковый номер, при этом сохраняется валовая нумерация на несколько лет.

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах по установленной форме. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах.

Описи одобряются сначала ЭК организации, а затем утверждаются ее руководителем.

В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговаривается наличие литерных и пропущенных номеров в нумерации дел в описи.

Сводная опись считается законченной, если число заголовков дел нескольких или одного годового раздела достигло 1000. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

Каждой законченной описи присваивается номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет № 1, на дела со сроком хранения 10 лет и более – № 2, на дела по личному составу – № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Описи дел составляются автоматически из дел, выбранных к передаче в архив, по установленной Правилами хранения форме (рис. 3).

Рис. 3

Сроки хранения электронных и бумажных документов идентичны.

Систематизация в дела исполненных документов, имеющих оригинал на бумажном носителе, осуществляется в соответствии с номенклатурой дел организации путем проставления соответствующих отметок в учетной карточке документа.

Систематизация в дела исполненных электронных документов (не имеющих оригинала на бумажном носителе) не производится.

Внутренние документы хранятся в структурированной системе папок справочника «Внутренние документы» в «1С:Документообороте 8», которая служит для упорядочивания документов и ограничения к ним доступа. Структура папок построена по видам документов («Приказы», «Распоряжения» и пр.).

Порядок передачи документов в архив организации

Дела постоянного и временного хранения свыше 10 лет и документы по личному составу передаются в архив организации не раньше чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

https://www.youtube.com/watch?v=1jTcuAdy2xg

Электронные документы могут храниться в «1С:Документообороте» постоянно. Необходимость удаления электронных документов из «1С:Документооборота» определяется в ходе проведения ежегодной экспертизы ценности документов.

См. по теме также статьи: Номенклатура дел: правила составления и Текущее хранение документов: порядок формирования дел.

Видео:Как составить архивную опись | Мария Алхутова. РУНОСкачать

Опись дел постоянного хранения – образец составления

Опись дел постоянного хранения составляется в архиве на основе сдаточных описей структурных подразделений, по которым документы передавались в архив.

Вообще-то описи принято при составлении подразделять по срокам хранения: постоянного, временного (> 10 лет), в том числе по личному составу и специфические дела, характерные для отдельно взятой организации (если имеются, например, налоговые дела индивидуальных предпринимателей, научные отчеты и т.п.). Здесь будет рассмотрен порядок составления описи дел постоянного хранения (образец оформления приведен в конце).

Основное предназначение описей – учет и оперативный поиск архивных дел. Архивная опись – это по своей сути справочник с перечислением по определенной системе, включенных в нее единиц хранения (дел).

В завершении процесса научно-технической обработки дел (т.е.

после систематизации и подшивки документов в твердую обложку) по установленной форме составляют опись постоянного хранения (образец в статье соответствует регламентируемой нормативными актами форме).

Правила составления описи дел постоянного хранения

Включают в нее в порядке валовой нумерации заголовки документов с постоянным сроком хранения, а также могут войти часть дел с отметкой «ЭПК». Для работы вам потребуется номенклатура дел организации и перечни с указанием сроков хранения, чтобы оценить полноту отбора дел и уточнения сроков их хранения.

Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. В дальнейшем допускается в уже оформленный годовой раздел описи дополнительно включать дела (впоследствии обнаруженные), при этом используют литерные номера (в приведенном примере – 253а).

Заполняют графы описи на основании сведений на обложке дел. Каждое дело должно иметь самостоятельный номер. Если фактически получилось несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым номером.

В описи дел обычно не повторяют одинаковые заголовки. Вначале заголовок должен быть воспроизведен в полном варианте (а также сверху каждого листа), в случае повторного написания часть его подлежит замене на «То же» (см. образец – приказы).

Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в образце за 2011 год). В конце обязательно сделать итоговую запись (опять-таки проще посмотреть на образце, чем долго описывать словами).

К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящихся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывает его составитель и ответственный за архив.

При необходимости составляют оглавление (если большое количество подразделений), список сокращений (если использованы термины за пределами общеупотребительных слов).

Организациям, передающим свои документы на государственное или муниципальное хранение, требуется подготовить 4 экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных – исходя из практических соображений (может быть достаточно 1-2 экземпляра).

Незаконченную опись (т.е. предполагается вести ее в дальнейшем) не подшивают, ее хранят в папке с завязками (актуально для организаций-источников комплектования госархивов).

Утверждение годового раздела описи дел постоянного хранения

 
После утверждения годового раздела описи дел внесение изменений возможно только после принятия ЭПК об этом решения (касается организаций, передающих впоследствии документы на государственное (муниципальное) хранение).

Образец описи дел постоянного хранения

Итак, образец описи постоянного хранения имеется, основные моменты по составлению описи приведены. Далее будет статья об упорядочении документов по личному составу.

https://www.youtube.com/watch?v=XGEuAWhRr6c

Евгения Полоса

К записи 446 комментариев

Видео:Оформление дел на хранение. Фрагмент семинара - Елена А. ПономареваСкачать

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Приложение 2 к п.2.4.1

Наименованиеорганизации

Фонд№______________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ№___________ Наименованиедолжности

делвременного (свыше 10 лет)хранения руководителя организации

за________________год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Вданный раздел описивнесено___________________________________________________________ед.хр.,

(цифрами и прописью)

с№_______________________________по№________________________________________________, в том числе:

литерныеномера:________________________________________________________________________

пропущенныеномера:____________________________________________________________________

Наименованиедолжности

составителяописи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Наименованиедолжности

руководителяархива Подпись Расшифровка подписи

(лицоответственного за архив)

Дата

СОГЛАСОВАНО

ПротоколЦЭК (ЭК) организации

от______________№________

Формат А4 (210*297 мм)

Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение 3 к п.2.4.1

Наименованиеорганизации

Фонд№______________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ№___________ Наименованиедолжности

делпо личному составу руководителяорганизации

за________________год Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Вданный раздел описивнесено___________________________________________________________ед.хр.,

(цифрами и прописью)

с№___________________по №________________, в том числе:

литерныеномера:________________________________________________________________________

пропущенныеномера:____________________________________________________________________

Наименованиедолжности

составителяописи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Начальникслужбы кадров

(инспекторпо кадрам) Подпись Расшифровкаподписи

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

ПротоколЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК

архивногоучреждения

от______________№________ от______________№________

Формат А4 (210*297 мм)

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Приложение 4 к п.2.4.1

Наименованиеорганизации

Наосновании_______________________________________________________________________________

(название ивыходные данные перечня документов суказанием сроков их хранения)

_________________________________________________________________________________________________________________________отобранык уничтожению как не имеющиенаучно-исторической ценности и утратившиепрактическое значение документыархивного фонда№_______________________________________________________________________

(названиефонда)

Итого______________________________________ ед. хр. за_________________________________ годы

(цифрамии прописью)

Описидел постоянного хранения за__________________________годы утверждены, по личномусоставу

согласованысЭПК_________________________________________________________________________

(наименованиеархивного учреждения)

(протоколыот___________________№___________________________)

Наименованиедолжности лица,

проводившегоэкспертизу

ценностидокументов Подпись Расшифровкаподписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

ПротоколЦЭК (ЭК)

от______________№________

Документывколичестве_____________________________________________________________________ед.хр.,

(цифрамии подписью)

весом______________кгсданыв___________________________________________________________________

(наименованиеорганизации)

напереработку по приемно-сдаточнойнакладной от__________________№_____________

Наименованиедолжности работника,

сдавшегодокументы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Измененияв учетные документы внесены.

https://www.youtube.com/watch?v=WWkE39_LZ0Q

Наименованиедолжности работника

архива,внесшего

измененияв учетные документы Подпись Расшифровкаподписи

Дата

Формат А4 (210*297 мм)

🔍 Видео

Порядок формирования дел - Елена А. ПономареваСкачать

Научно техническая обработка дел и составление описей делСкачать

Памятка по подготовке и передаче документов в архивСкачать

Урок 22. Текущее хранение документов. Проведение экспертизы ценности бумажных документов.Скачать

Размещение и учет дел и документов в фондах архива организацииСкачать

Вебинар «Общий обзор 1С:Архив - возможности, назначение системы»Скачать

Урок 5. Правовые основы документационного обеспечения управления.Скачать

Делопроизводство и архив организацииСкачать

"1С:Документооборот 8". АрхивСкачать

Основы документационного обеспеченияСкачать

Организация передачи документов в архив организации. 04.12.2023Скачать

Паспортизация архива организации - источника комплектования РГАНТДСкачать

Электронный архив: обязателен ли в 2023 году?? Что должен делать работодатель?Скачать

Как заполнить табличную часть номенклатуры дел - Елена ПономареваСкачать

Как правильно прошить и опечатать документСкачать

5. Материал. Вводный курс по обновленной платформе ВЗНАНИЯСкачать

Архив организации. Понятие. Виды архивов I Алхутова Мария. РУНОСкачать