Образец оформления листа согласования (визирования)

Видео:1С:Документооборот 3.0. Создание договора. Отправка договора на согласование.Скачать

Виза согласования документа, образец

Добавлено в закладки: 0

Что такое визирование? Описание и определение термина.

Визирование – это подписание должностным лицом документа, которое означает согласие с содержанием данного документа, подтверждает действие документа, дает разрешение на выполнение описанных в документе процедур, операций, процессов и пр. Визирование может оформляться подписью, скрепляться штампом или печатью.

Визирование, проставленное с учетом правил ведения делопроизводства также может обозначать ознакомление должностного лица с содержанием документа без дачи разрешения выполнять предписанные в нем действия.

Визирование используется как термин при киносъемке и фотографировании, и обозначает процесс наблюдения за изображением, которое снимается.

Визирование — является заверением документа официальным лицом с помощью простановки подписи, которая удостоверяет, что подписывающий ознакомлен с содержанием документа и согласен с ним.

Визирование также может быть осуществлено с помощью штампа или печати. Можно удостоверить согласие с его содержанием или обязывать всех, кому адресован документ, заниматься исполнением или руководствоваться постановлениями, которые в нем изложены.

Визирование нужно, чтобы устранить обезлички в процессе управления.

В официальных письмах и служебных записках это выражение «Визирование» писать некорректно и неправильно. Зачастую выражение «Визирование» в официальной переписке заменяют на «Согласование».

Визирование документа является согласованием документа внутри организации, когда лицо-исполнитель занимается оформлением документа листом (визой) согласования документа с указанием:

• «Должности»
• «Подписи»
• «Инициалов, фамилии»
• «Даты»

В случае необходимости указанные замечания оформляются на листе (замечания прилагаются на отдельном листе с подписью) следующим образом:

• «Должность»
• «Подпись»
• «Инициалы, фамилия»
• «Дата»
• «Визы»

Их размещают на оборотной стороне последнего листа документа, который визируется, в нижней части, для оригинала. Этот документ сохраняют внутри организации. Для документа, отправляющегося из организации «визы» размещают на лицевой стороне копии документа, который визируется.

Согласование договоров

Чаще всего согласование проходят хозяйственные договоры а также приказы руководителя. Процедура согласования зачастую является добровольной.

Исключением может быть разве что центральные органы исполнительной власти, и еще государственные предприятия, учреждения и организации.

Данные субъекты могут подпадать под действие норм Общего положения о юридической службе министерства, который является другим центральным органом исполнительной власти, государственного предприятия, учреждения, организации, утвержденного постановлением Кабмина от 27.08.

95 г. № 690 (далее — Положение о юридической службе), в п. 8 которого указывается, что проекты приказов и других нормативных актов, которые могут быть поданы на подпись руководства, должны быть обязательно проверены и завизированы юридической службой данного органа.

Должен ли главный бухгалтер (бухгалтер) визировать документы, которые передаются на подпись руководству? Законодательством такая обязанность не предусматривается, но если ее предусмотреть в должностной инструкции или другом локальном акте предприятия, от главного бухгалтера (бухгалтера) можно потребовать завизирования документа. То же можно отнести к работникам юридической службы или другого структурного подразделения.

Споры по договорам

Нередко между работниками предприятия могут возникнуть споры по поводу того, в какой очередности необходимо визировать документы. Конечно же, этот вопросоставляется на усмотрение предприятия.

Но принятым считается, чтобы юрисконсульт (иной работник юридической службы предприятия) проходил визирование документа последним. Это правило было установлено и в упомянутом нами п.

8 Положения о юридической службе.

https://www.youtube.com/watch?v=B-xgklnUmjs

Согласно п. 4.5.2 Примерной инструкции в визе должны быть: личная подпись, инициалы и фамилия лица, который визирует документ, и дата визирования. При необходимости можно было бы указать наименование должности этого лица. Визу проставляют на лицевой стороне последнего листа проекта документа, а если там не хватает места, ее можно проставить на оборотной стороне этого листа.

Хочется обратить внимание, что применение изложенных в Примерной инструкции правил не является обязательным, хотя бы потому, что распространяется она на ограниченный круг субъектов. Поэтому нельзя считать нарушением, если, к примеру, проставить визу на каждом листе проекта документа, а не лишь на последнем. Зачастую это делается для того, чтобы стала невозможной замена страниц в документе.

Ответственность завизировавших документ

Многих, конечно же, будет беспокоить вопрос об ответственности завизировавших документ лиц о содержании такого документа. Прежде всего может пугать перспектива уголовной ответственности.

По свидетельствам практики, при исследовании и анализе документов следователями в процессе дознания или досудебного следствия, они имеют желание пообщаться не только с руководителем, подписавшим документ, но и с теми работниками, чьи визы стоят на этом документе.

К уголовной ответственности за преступления, связанными с принятием незаконных распорядительных решений (подписание договоров, приказов, распоряжений и т.п.) могут быть привлечены зачастую служебные лица.

А на предприятиях служебными являются лица, постоянно или временно занимающие должности, которые связаны с выполнением организационно-распорядительных или же административно-хозяйственных обязанностей, или выполняющих такие обязанности по специальному полномочию.

Организационно-распорядительными обязанностями могут наградить руководителей предприятий и их заместителей, начальников структурных подразделений и их заместителей (может также подразумеваться присутствие главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера, начальника юридического отдела или его заместителя) и т.п. А говоря о административно-хозяйственных обязанностях, то их выполнение лежит на начальниках планово-хозяйственных, снабженческих, финансовых отделов и служб, которые заведуют складами и другие.

Субъекты служебных преступлений

Это значит что, тот факт, что к уголовной ответственности за служебные преступления привлекаются руководители и главные бухгалтера предприятий, особого удивления не вызывает.

А вот то что может быть возбуждено уголовное дело относительно «простого» бухгалтера при указанных обстоятельствах — это уже из ряда вон выходящее.

Это понятно, что обычно бухгалтер не обладает официальными полномочиями руководить работниками, предъявлять требования, а также требовать воплощения в жизнь его воли, распределения обязанностей между работниками и т.п.

Кроме того бухгалтер, как правило, не обладает полномочиями в управлении или распоряжении имуществом предприятия, подписании финансовых документов. Таким образом, его нельзя считать служебным лицом предприятия а значит он не может быть субъектом служебных преступлений.

Но и главный бухгалтер, хотя и считающийся служебным лицом предприятия, не может подлежать уголовной ответственности за согласование (визирование) «сомнительного» документа.

Потому что ответственность за служебные преступления должна наступать только при условии, что противоправные действия служебного лица обу­словливались его служебным положением и связываются с его властными или служебными полномочиями.

Внешнее согласование

Видео:Вебинар «Согласование документа в 1С:Документооборот 2.1 (на примере согласования Договора)»Скачать

Проектирование и строительство домов

Порядок согласования приказов должен быть прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.

Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:

• кто готовит приказ,
• кому даются поручения — еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
• юридической службы,
• службы делопроизводства — визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
• главный бухгалтер — приказы по финансовым вопросам,
• прочие заинтересованные — если необходимо.

Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования. Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать).

Лучше предпочесть последний вариант согласования — на отдельном листе. Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать.

Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями». Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме. И они должны учитываться при доработке проекта приказа.

https://www.youtube.com/watch?v=FbNRo9oEwfc

В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново). Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека.

Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.

После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа.

Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий. Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих.

И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного).

Когда согласование приказа завершено — время его подписывать.

Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации. Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции.

В случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) подписывать приказы имеет право исполняющий обязанности руководителя.

Кто будет исполнять обязанности руководителя надо закрепить в приказе по основной деятельности — один раз на все случаи жизни, либо издавать каждый раз новый приказ в случае отсутствия руководителя.

После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения.

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ ГОРОДА МОСКВЫ

ТРЕСТ «МОСОТДЕЛСТРОЙ № 1»

ПРИКАЗ

о порядке заключения договоров с контрагентами

от «___»__________ 2009 г. № ____

г. Москва

В целях обеспечения упорядоченности в организации работы по заключению договоров с контрагентами,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить следующий порядок подготовки к подписанию договоров с контрагентами:

1.1. Для инициации работы, контрагент присылает на электронный адрес или другим способом первичные документы: коммерческое предложение с указанием видов работ или услуг с предполагаемыми ценами. В случае, когда контрагент найден заинтересованными службами предприятия, то отправляется запрос на предоставление коммерческого предложения.

1.2. После рассмотрения коммерческого предложения и представленной информации, при условии, что первичная информация соответствует нормам, высылается анкета претендента (приложение к приказу).

1.3. После заполнения анкеты, претендент присылает ее на рассмотрение заинтересованным службам предприятия с приложением учредительных документов, лицензий, свидетельств и т.п..

1.4. Заинтересованные службы по результатам рассмотрения анкеты вписывают в лист обоснования (приложение к приказу), в котором указывается предварительная информация о контрагенте, краткая характеристика.

1.5. В случае появления заинтересованности по результатм представленных документов, провести переговоры с контрагентом.

1.6. По результатам переговоров внести информацию в лист обоснования. При этом, обязательно указав: цель заключения договора, условия договора, если они отличаются от типовых. Если контрагент согласен с типовыми условиями, сделать об этом соответствующую отметку с указанием предполагаемой даты заключения договора. Если договор отличается от типового, провести его юридическую оценку.

2. Установить следующий порядок подписания договоров с контрагентами:

2.1. Полностью подготовить лист обоснования, в котором указать преимущества перед другими контрагентами, если таковые имеются.

2.2. Оформить лист согласования, в который вносятся все замечания и предложения заинтересованных лиц и служб предприятия.

2.3. Оформленный лист согласования вместе с проектом договора и другими документами представить на рассмотрение и возможное подписание руководителю предприятия.

3. Установить, что без наличия анкеты претендента, листа обоснования, листа согласования, договор не может быть представлен на подписание руководителю.

4. Установить, что лист согласования и лист обоснования в случае подписания договора, хранятся вместе с экземпляром договора.

5. Контролировать выполнение настоящего приказа поручаю директору по развитии Вихрову М.А., в части юридического сопровождения — начальнику юридического отдела Поповой Е.А.

6. Настоящий приказ довести до сведения всех заинтересованных лиц.

Руководитель_____________ Ю.П. Сорокин

С приказом ознакомлены:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ПРИКАЗА

«о порядке заключения договоров с контрагентами»

По вопросам основной деятельности, читайте в предыдущей статье.

• Развивая тему, давайте поговорим о том, как правильно согласовывать и регистрировать приказы.

Согласование приказа

Согласование приказов и проставление на них виз — это обязательный процесс. Если порядок его проведения оформлен в инструкции, касающейся делопроизводства организации, то это облегчает задачу.

https://www.youtube.com/watch?v=8HKfed2YBgs

Проекты приказов по основной деятельности организации визируются, как правило, заместителем руководителя, который отвечает за определенное направление деятельности организации, а также начальниками отделов:

• теми, кто готовил приказ;
• лицами, которым даны поручения, систему исполнения следует закладывать еще на стадии подготовки, чтобы подобрать реальные сроки — это оградит вас от внесения дополнительных изменений в будущем;
• руководителем юридической службы;
• по финансовым вопросам подпись ставит главный бухгалтер организации;
• в последнюю очередь приказ подписывают делопроизводители, чтобы иметь возможность проверить правильность его оформления;
• иные заинтересованные лица, если в этом есть необходимость.

Проставление виз осуществляется на последнем листе приказа с обратной стороны либо на . Обязательно после визы должна следовать расшифровка с указанием инициалов и фамилии должностного лица, а также датой подписи.

Удобнее всего вариант с листом согласования. Так как не придется повторно собирать подписи, если потребуется редактирование приказа. На проекте приказа визы можно проставлять с добавлением отметки «с замечанием (-ями)». Оформлять их желательно отдельным листом и в произвольной форме.

Если к проекту приказа в процессе согласования добавлены существенные замечания, носящие принципиальный характер, его необходимо доработать, после чего придется вновь собирать подписи. На практике встречаются разные люди, поэтому имеет смысл подумать и начать именно с того человека, у которого может возникнуть больше всего вопросов и замечаний.

В случае, когда замечания носят лишь редакционный характер, повторный сбор виз не требуется. Проект приказа просто переоформляют с учетом указанных недостатков.

Приказ, после того как удовлетворены все требования и исправлены замечания, следует распечатывать таким образом, чтобы его последняя (или единственная) страница находилась на оборотной стороне листа согласования.

Так, в частности, поступают органы федеральной власти, так как число визирующих лиц там достаточно велико, а таким образом уменьшается вероятность повторного сбора подписей, когда приказ переоформляют или вносят какие-либо изменения.

После того как завершен процесс согласования приказа с ответственными лицами, наступает момент его подписания.

Все приказы, регламентирующие вопросы основной деятельности организации, подписывает только ее руководитель либо лицо, которому такое право предоставлено официально, к примеру, при наличии приказа о перераспределении полномочий и отражение в должностной инструкции.

В случаях когда руководитель организации отсутствует по какой-либо причине (находится на больничном, в отпуске и т.д.), право подписывать приказы предоставляется заменяющему его лицу. Вопрос о том, кто будет временно исполнять его обязанности, требует закрепления в .

Такой приказ может быть создан один раз, либо издаваться при каждом случает отсутствия руководителя.

После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения. Но случаи изменения приказа на практике все же случаются (например, его оформление задним числом и пр.), что, по сути, является грубым нарушением законодательства.

Регистрация приказов

Регистрация приказов происходит только после их подписания, но в тот же самый день, в соответствии с порядковым номером и указанием даты. Это обязанности отдела делопроизводства. При этом нумерация приказов начинается с единицы ежегодно, но журнал может оставаться единым на протяжении нескольких лет.

Обратите внимание: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от различного рода распоряжений, а также приказов, которые регулируют административно-хозяйственные вопросы и те, что касаются личного состава. причина — это различие сроков их хранения.

Постоянный срок хранения имеют приказы, регулирующие основную деятельность организации. В учреждениях, которые не передают документы на хранение государству, под постоянным сроком подразумевается момент ликвидации. Остальные же могут иметь различный срок хранения (от 5 до 75 лет), определяющийся в зависимости от их вида.

https://www.youtube.com/watch?v=8HKfed2YBgsu0026t=8s

Регистрация приказов может осуществляться в двух видах: традиционном бумажном либо в электронном. В первом случае носитель может иметь название «Журнал/ Книга регистрации приказов»

Выбирайте что-то одно наиболее удобное для вас. Такой журнал, в котором регистрируются приказы, относящиеся к основной деятельности организации, имеет постоянный срок хранения. В случае, когда вы ведете электронный журнал регистрации, его дублирование на бумажном носителе совершенно не обязательно.

Единого исходного образца ведения журнала регистрации не существует, форму его ведения не регламентируют существующие нормативно-методические рекомендации в области делопроизводства. Поэтому допустимо его изменение и редактирование граф, а также их добавление или удаление.

За основу можете взять данный в формате.doc

Вопрос о возможности регистрации приказа задним числом достаточно распространен. То, что это нарушение, знают все, но иногда бывает очень нужно.

Наиболее оптимальным представляется вариант с оставлением резервных номеров, но имейте в виду, что, во-первых, все должно иметь разумные пределы, а во-вторых, пропущенные номера — это минус, и любая проверка при их обнаружении не погладит вас по голове.

Второй вариант регистрации приказа задним числом — это добавление литеры к номеру, например, приказ № 5а. Тоже достаточно спорный способ. Таким образом, простор для выхода из ситуации создается совсем небольшой.

Видео:Лист согласованияСкачать

Визирование. Порядок согласования и визирование проекта документа Как правильно визировать документы образец

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности , соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его.

Виза согласования документа

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты.

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к . Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

https://www.youtube.com/watch?v=Yx6JqY0fIUI

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Гриф согласования документа

Внешнее согласование в зависимости от содержания может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дастся ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Как исключить ошибки при составлении и утверждении документации? Как убедиться, что служебный документ соответствует потребностям компании и не противоречит локальным актам? Получить визу согласования от всех заинтересованных должностных лиц.

Виза согласования документа: когда и кем ставится?

Составление служебной документации, как правило, начинается с разработки проекта.

Ответственное должностное лицо оформляет черновой вариант официального документа, чтобы впоследствии иметь возможность доработать его в соответствии с потребностями организации.

Это необходимо, чтобы все заинтересованные должностные лица убедились в том, что данная служебная бумага действительно необходима, целесообразна, содержит актуальные сведения и не дублирует существующую документацию.

Прежде чем передать проект на подпись генеральному директору, исполнитель должен согласовать проект со всеми специалистами в тех областях, которым он посвящен. При этом коллеги могут либо согласиться с изложенным, либо предложить свои варианты тех или иных положений.

Данная процедура называется визированием документа. Она подразумевает заверение документа должностным лицом. Подпись сотрудника удостоверяет, что он тщательно ознакомился с содержимым проекта и согласен с ним.

Виза согласования проставляется даже в том случае, если к единому мнению по данному документу прийти так и не удалось. Тогда ответственный специалист может отметить, что содержание проекта ему известно, но он не согласен с некоторыми его положениями.

Виза руководителя может не просто подтверждать его согласие с содержанием, но и обязать подчиненных руководствоваться данными положения в повседневной работе.

Немаловажной причиной того, что процедура визирования необходима при составлении основных документов компании, можно считать необходимость устранения обезличивания в управленческих процессах.

Руководству компании всегда необходимо знать, кто несет ответственность за то или иное административное решение.

Виза позволяет установить, какого мнения относительно того или иного локального акта придерживаются специалисты организации.

Круг должностных лиц, участвующих в процедуре, устанавливается самой организацией. Так составитель проекта может самостоятельно определить перечень согласующих инстанций исходя из содержания документа. Правила получения и оформления визы можно закрепить в локальном нормативном акте — Инструкции по делопроизводству или табеле форм документов.

Реквизиты визы согласования документа

В современном делопроизводстве используются два схожих термина: виза согласования и гриф согласования. Несмотря на то, что данные реквизиты отражают одну и ту же суть — согласие должностного лица с положениями документа, он носят различный характер сферы применения.

https://www.youtube.com/watch?v=bQ8d8ZuTCZ0

Процедура может проводиться как внутри организации, так за ее пределами. В зависимости от этого разделяют внутреннее и внешнее согласование. Виза применяется для утверждения внутри компании, а гриф — при участии сторонних организаций.

Еще одним немаловажным отличием этих форм утверждения является то, что документ можно завизировать даже если проект не одбрен полностью. В этом случае согласующее лицо оформляет свои замечания на отдельном листе и прилагает их к документу. Указание на наличие замечаний и дополнений вносится в визу.

Видео:Урок 13. Общие принципы обработки документов. Согласование документов.Скачать

Договорная работа. Часть V: Согласование договора

После разработки проекта договора или (при необходимости) протокола разногласий к проекту договора, разработанному контрагентом, он поступает на согласование в подразделениях предприятия. Также эту процедуру называют «визирование договора».

Изображение: Pexels Magda Ehlers

Необходимость процедуры согласования договора вызвана тем, что руководитель организации не всегда имеет возможность лично детально проверить каждый договор перед подписанием.
Поэтому ему требуется документальное подтверждение, что проект договора проверен в подразделениях предприятия, и подписание договора не обернется неприятностями для компании.

Как оформляется согласование

Каких-либо единых и общеобязательных требований к процедуре согласования проекта договора внутри организации в действующем законодательстве Российской Федерации не имеется.

Наиболее часто документально визирование договора в подразделениях предприятия оформляется при помощи «Листа согласования».
Если в компании внедрена система электронного документооборота, то процедура происходит без заполнения бланков, в путем внесения сведений в форму программы.

В документе обычно указываются:

• наименование договора;
• дата и номер договора — если дата уже определена и номер присвоен контрагентом;
• наименование контрагента;
• наименование визирующего подразделения;
• фамилия, инициалы, должность работника, проверяющего проект договора;
• даты приема на визирование и собственно визирования проекта договора;
• замечания, предложения по проекту договора.

Иногда, в зависимости от действующего на предприятии порядка, куратор договора заверяет своей подписью каждый лист одного экземпляра проекта договора. Или юрисконсульт ставит на оборотной стороне каждого листа договора оттиск штампа.

Такие процедуры по закону не обязательны и производятся по усмотрению руководства предприятия в целях подтверждения факта того, что ответственный работник одобрил проект договора, в целях исключения подмены листов в экземпляре договора и т.п.

https://www.youtube.com/watch?v=mD7Nj0S-P9I

Листы согласования могут храниться в подшивке вместе с экземплярами договоров или из них может формироваться отдельное дело — в данной ситуации все также определяется руководителем организации, так как прямо в законе эти моменты не регламентированы.

Кто участвует в согласовании

Необходимо определить подразделения и конкретных работников, которые участвуют в согласовании проектов договоров.

Круг визирующих работников зависит от структуры и штатного расписания организации, но на практике в согласовании участвуют обязательно:

• подразделение, выступающее инициатором заключения договора — например, ремонтный цех при закупке запасных частей;
• планово-экономический отдел или экономист — проверяет и подтверждает, например, соответствие расходов на запасные части утвержденным лимитам, соответствие цен на товары рыночным и т.п.;
• бухгалтерия — проверяет и подтверждает, например, отсутствие запасных частей на складе, наличие денежных средств для закупки и т.п.;
• служба безопасности — подтверждает, что контрагент проверен на предмет благонадежности;
• юридический отдел или юрисконсульт — проводит правовую экспертизу текста договора.

Порядок и сроки согласования

Порядок согласования проекта договора следует закрепить в «Положении о договорной работе» или внедрить на предприятии отдельный документ — «Положение о согласовании договоров», «Регламент визирования договоров» и т.п.

Чтобы срок рассмотрения проекта договора не растягивался на недели, очень важно установить конкретные сроки, в которые документ должен быть рассмотрен. На практике они составляют 1-3 дня.
В противном случае, могут измениться цены, контрагент может отказаться от сделки, например, по причине реализации всей партии товара и т.п.

Также целесообразно установить очередность, в которой проект договора принимается на согласование в подразделениях, и расположить в таком порядке графы в «Листе согласования».
Обычно служба безопасности и юридический отдел визируют проект договора последними перед передачей на подпись руководителю организации.

Результатом процедуры визирования является:

• или проставление ответственным работником своей подписи в том, что проект договора согласован;
• или проставление ответственным работником своей подписи в том, что проект договора не согласован, и одновременно внесение замечаний, предложений в соответствующей графе.

В документе, регламентирующем процедуру, следует акцентировать внимание на том, что замечания к проекту договора должны быть конкретными и конструктивными. Недопустима резолюция «Не согласен» без указания причин и предложений по совершенствованию документа.

При наличии замечаний, предложений, дополнений проект договора по решению руководителя организации может передаваться для доработки, или, если например, они несущественные и т.п. — может быть подписан и в первоначальном виде.

Скачать с Яндекс. Диска образец листа согласования к договору в формате .docx

Скачать с Яндекс. Диска образец листа согласования к договору в формате .odt

Информация в публикации актуальна по состоянию на 10 ноября 2020 г.

✍ Чтобы не пропустить важное среди информационного шума — подписывайтесь на авторские публикации на канале Бюро Indie Lawyer в Яндекс.Дзен!

#договор #бизнес и финансы #юристы #закон #право

Видео:Урок 12. Шаблоны и бланки документов. Практическое использование при создании документов.Скачать

Виза на документе — это… Определение понятия, порядок, критерии, ответственные

• 24 Мая, 2019
• Термины
• Юлия Абдулбарова

Документы обретают юридическую силу только после того, как их подпишут или согласуют. Но кто имеет право на это? В каком порядке происходит согласование? Виза на документе — это его подписание? Данные вопросы мы и разберем в статье.

Что это такое?

Виза на документе — это не отметка о разрешении на въезд в страну. Это качественно иное понятие.

Что такое виза на документе? Рассмотрим подходящие в данном контексте определения:

• Пометка должностного лица.
• Надпись на акте или документе, придающая ему силу или удостоверяющая подлинность.
• Надпись должностного лица на документации, придающая ей юридическую силу.
• Резолюция, указание исполнителям, разрешение на проведение определенных работ, совершение конкретных действий.
• Штамп, надпись, отметка в документе, свидетельствующая о подлинности или юридической силе бумаги.
• Послание, которое свидетельствует, что лицо, которое получает бенефицию, имеет на нее полное право.

Виза на документе — это, как мы разобрались, определенная надпись, печать, штамп, отметка. Теперь разберемся, в каких случаях и кем это проставляется.

Что такое визирование?

Перейдем к следующему термину. Визирование документов — это заверение их официальным лицом путем проставления личной подписи. Последняя удостоверяет, что визировавший ознакомился с содержанием документации и согласен с ним.

https://www.youtube.com/watch?v=mD7Nj0S-P9Iu0026t=1856s

Виза на документе — это печать, штамп, личная подпись. Может не только удостоверять согласие с содержанием документа, но и обязывать всех, кому адресована данная бумага, руководствоваться изложенными в ней предписаниями либо непосредственно исполнять их.

цель визирования, согласования документов в том, чтобы устранить обезличивание в разного рода деловых процессах.

При этом надо помнить, что официально слово «визирование» в деловых бумагах употреблять некорректно. Тут уместно применять термин «согласование». В деловой переписке эти слова являются синонимами, однако «визирование» более подходит для неофициальных бесед.

Таким образом, визирование — это согласование документа. Случай, когда исполнитель оформляет деловую бумагу визой (личной подписью, штампом). Выделяются визы согласования, указания, замечания.

Визирование (согласование) документации может быть как внешним, так и внутренним. Рассмотрим особенности этих двух случаев.

Внутреннее согласование

Оно производится с теми подразделениями, отделами, участие которых предусматривается при реализации данного документа. Если в учреждении действует юридическая служба, то бумаги до их визирования обязательно согласовываются со специалистом-юристом. Также документ может согласовываться с зам. руководителя, в поле ведения которого находятся вопросы, отраженные в бумаге.

Если выполнение документации связано с какими-либо финансовыми тратами, то ее обязательно визирует финансовая служба. В большинстве случаев подпись ставит главный бухгалтер. Он заверяет соглашения и договоры, связанные с получением/отпуском материальных ценностей, выполнением работ и оказанием услуг, приказы об установлении окладов, надбавок к заработной плате, положения о премировании.

Особенности оформления

Разберем теперь критерии визирования документов. Что касается внутреннего согласования, то к визе предъявляются следующие требования:

• Указание должности визирующего должностного лица.
• Его личная подпись.
• Расшифровка последней (фамилия и инициалы).
• Дата подписи.

Если визирующее лицо не согласно с содержанием документа, у него имеются дополнения и замечания к проекту, то все это излагается на отдельном листе. Он также подписывается и прилагается к основному документу.

Виза тут будет оформлена следующим образом:

• Надпись «Замечания прилагаются…»
• Должность.
• Личная подпись ответственного лица.
• Расшифровка (фамилия и инициалы работника).
• Дата согласования документа.

Место визы

Где ставится виза? Тут два случая:

• Подлинник бумаги отправляется из организации. Визу располагают ниже подписи. Или на левом поле последнего листа экземпляра ксерокопии, который будет оставлен в организации.
• Подлинник бумаги остается в компании. В большинстве случаев это внутренняя документация. Визу проставляют на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинного документа.

Во всех учреждениях обязательно составляют список важнейших документов с указанием лиц, чьи визы необходимы для признания подлинности этих бумаг, придания документации юридической силы.

Такой перечень обычно можно найти в приложениях к инструкциям по делопроизводству.

Каждый из специалистов данной службы должен четко представлять, без визы каких ответственных лиц документ будет недействительным.

Виза согласования

Таким образом, нам нужно различать два схожих, но не равнозначных понятия. Это виза согласования и гриф согласования. Рассмотрим их отличительные черты.

Виза согласования характеризуется следующим:

• Определение по ГОСТу: реквизит, который фиксирует согласие/несогласие ответственного лица с содержанием документа.
• Кто уполномочен проставлять? Визу согласования прописывают исполнители (отделы, участвующие в реализации данного документа), заместитель руководителя по соответствующему вопросу, юридический отдел компании.
• Включает в себя наименование должности визирующего, его личную подпись с расшифровкой и дату.
• Виза согласования заверяет такие деловые бумаги, как организационные и распорядительные документы, технологические акты, типовые формы внутренней документации, доверенности и договоры.

Гриф согласования

Визирование документов руководителем — не единственный способ их подписания. Рассмотрим теперь отличительные черты грифа согласования:

• Определение по ГОСТу: реквизит, что выражает согласие стороннего учреждения, не являющегося автором документации, с ее содержанием.
• Кто уполномочен проставлять гриф? Неподчиненные и подчиненные структуры, вышестоящие ведомства, общественные и научные организации, государственные и вневедомственные образования.
• Обязательно включает в себя слова «СОГЛАСОВАНО», должность подписывающего лица, наименование организации, личную подпись, расшифровку и дату. Если соглашение подтверждается документом, то после «СОГЛАСОВАНО» указывается его название, дата составления и порядковый номер.
• Примерами документов, для которых необходим гриф согласования, являются договоры, контракты, кадровые бумаги (требующие согласования с профсоюзом).

Ответственные лица

В зависимости от содержания документации может потребоваться ее визирование самыми разными должностными лицами. Представим стандартный список сотрудников, кто уполномочен ставить визу согласования:

• Составители проекта данного документа.
• Исполнители, которым дано составленное поручение.
• Представители юридического отдела.
• Сотрудники службы делопроизводства.
• Главбух.
• При необходимости — другие заинтересованные работники организации.

Сроки согласования

Какие-то определенные сроки визирования документации определить сложно. Для каждого типа деловой бумаги они определяются в индивидуальном порядке. На это влияет следующее:

• Важность данного документа в иерархии деловых бумаг.
• Сложность конкретной документации.
• Количество этапов согласования бумаги.
• Число задействованных в визировании должностных лиц.

Основные правила

В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:

• Виза проставляется строго на обороте последнего листа проекта непосредственно под текстом. Нередко к документу предлагается специальный лист согласования. Это удобно тем, что при незначительных переделках проекта его можно перепечатать заново, не собирая подписи по второму кругу.
• Виза оформляется в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Как мы уже упоминали ранее, для внутренних документов достаточно указать должность ответственного лица, его личную подпись, ее расшифровку и дату. При внешнем визировании не забыть прописать «СОГЛАСОВАНО».
• В конкретных случаях вначале прописывают «Имеются замечания», «Замечания прилагаются», «Согласен с учетом замечаний». Тут нужно не забыть указать ссылку на лист, приложение, где данные замечания перечислены.

Подведем итоги. Виза сама по себе — реквизит документа. Кроме того, она составной реквизит, так как содержит в себе (по ГОСТу) несколько элементов. Какие именно — зависит от способов ее утверждения.

Оно может быть внешним и внутренним.

Стандартными составляющими визы являются: наименование должности ответственного лица, его личная подпись, расшифровка в виде фамилии с инициалами и дата подписания документа.

Видео:Вебинар «Согласование документа в 1С:Документооборот 3.0 (на примере согласования Договора)»Скачать

Лист согласования КГА

Лист согласования КГА – это единственный документ подтверждающий законность размещения различного оборудования на фасадах зданий в Санкт-Петербурге. В ноябре 2016 года, в целях сохранения архитектурного облика города, правительством СПб было принято постановление №961.

В постановлении указано, что любое оборудования перед установкой на фасад здания должно предварительно пройти процедуру согласования в Комитете по градостроительству и архитектуре (КГА).
Отметим, что первым документом, который регламентировал размещение оборудования на зданиях Петербурга, было постановление №1135 от 2006 года.

Спустя год компания «Соглас-Проект», одна из первых в Петербурге, начала получать для своих клиентов разрешения на кондиционеры!

Какое оборудование можно согласовать Листом согласования

Лист согласования предназначен для согласования любого навесного оборудования, т.е. того оборудования которое монтируется к фасаду здания, а также летних кафе.

Образец Листа согласования. Как подготовить Лист согласования

Лист согласования представляет собой двухсторонний лист формата А3, который состоит из информационной и графической части.

https://www.youtube.com/watch?v=AHT6XH488rI

В информационной части указывается следующие данные:

• Район
• Адрес размещения объекта благоустройства
• Вид объекта благоустройства
• Вид элемента благоустройства
• Заявитель (владелец)
• Проектировщик

Графическая часть состоит:

• Фотофиксация объекта
• Фотомонтаж установленного оборудования;
• Ситуационный план – расположение здания с привязкой к близлежащим улицам
• Чертёж установки оборудования на фасаде

Специалисты компании «Соглас-Проект» имеют за плечами многолетний практический опыт подготовки и оформления листов согласования. Именно поэтому мы всегда даём гарантию на получение положительного результата! Ниже мы расскажем об особенностях оформления Листа согласования.

Правила оформления Листа Согласования

1. Лист согласования необходимо оформлять только в формате doc.(программа Word);
2. Фотографии фасада здания в графической части Листа согласования, должны в полном объёме раскрывать место установки оборудования.

   Следует размещать фотографии общего вида здания и фрагментарные фото места установки оборудования;

3. Чертёж размещения оборудования должен содержать все необходимые размеры, отступы, разрезы, дающие полное представление о месте размещения оборудования;
4. Требуется обязательное указание всех высотных отметок: высота от земли (нулевая отметка) до оборудования, высота этажа, высота здания и т.д.
5. Обязательное указание осей размещения оборудования. Особенное значение это имеет для размещения кондиционеров и ТВ-антенн;
6. Указание габаритных размеров (длина, высота, толщина, диаметр сечения и т.д.) и узлов крепления оборудования к фасадной части здания;
7. В случае размещения роллет, маркиз и вентиляционных воздуховодов необходимо указывать цвет оборудования по шкале RAL.

Как согласовать Лист согласования

Рассмотрением и согласованием Листов согласования занимается Управление Ландшафтной архитектуры Комитета по градостроительству и архитектуры (КГА).

В процессе согласования архитекторы КГА проверяют соответствие устанавливаемого оборудования нормами требованиям законодательства. Отметим, что эти требования, в зависимости от типа оборудования, разняться.

К кондиционерам – одни требования, к роллетам или маркизам – другие.

Качественное и правильное оформление Листа согласования – это 90% успеха будущего согласования!

Полный перечень требований к размещению оборудования указан в постановлении правительства Санкт-Петербурга №40 от 31 января 2017 года. Важный момент, который зачастую становится камнем преткновения, относится к размещению кондиционеров, антенн, вентиляционных воздуховодов.

Данное оборудование не должно просматриваться с проезжей части улиц и проспектов, а также водной глади рек и каналов. Таким образом, по закону, кондиционер можно установить только на дворовом фасаде, который не будет виден с проезжей части. За этим очень строго следят архитекторы КГА.

Подача Листа согласования на согласование осуществляется только электронным способом.

Какой срок согласования Листа согласования?

Срок согласования Листа согласования в Комитете по градостроительству и архитектуре – 30 дней. Однако это срок может сдвигаться как в меньшую, так и в большую сторону.

Уведомление КГА о выполненных работах. Приёмка работ после согласования

Как осуществляется приёмка работ после установки оборудования? Чтобы согласование было полностью завершено, необходимо в течение 1 месяца после монтажа оборудования направить в КГА уведомление о выполненных работах.

Уведомление производится путём отправки письма на электронную почту Комитета с фотографиями установленного оборудования. В то же время, КГА не даёт обратной связи о получении письма с фотографиями.

К сожалению, существует вероятность, что письмо не дойдёт или из-за человеческого фактора окажется удалённым. Компания «Соглас-Проект» практикует по Листам согласований подачу уведомлений через канцелярию КГА.

В этом случае у Заказчика на руках остаётся заявление на уведомление со штампом КГА, что гарантирует отсутствие неприятных сюрпризов в будущем. Напомним, что процедура согласования без проведения уведомления КГА считается не законченной, а установка оборудования – самовольной!

Срок действия Листа согласования

Лист согласования не имеет срока действия – он согласовывается раз и навсегда. Каких-либо дополнительных согласований или пролонгаций не потребуется, если только не забыть про уведомление КГА о выполненных работах.

Соглас-Проект: экспертная разработка Листа согласования – гарантия положительного результата!

🎦 Видео

Автоматизация процесса согласования договоров и заявок на оплату в 1С:Документооборот и БИТ.ФИНАНССкачать

Вебинар «Согласование документа в 1С:Документооборот 3.0 (на примере согласования Договора)»Скачать

Маршруты согласованияСкачать

Правила оформления документов. Часть 1 (Схема расположения реквизитов)Скачать

УТОЧНИМ ГОСТ 7.0.97. Реквизиты 20 и 21 (14 часть): визы и согласованиеСкачать

Конфигурация «Согласование документов: параллельное»Скачать

225 - Шаблоны комплексных процессов в 1С:ДокументооборотСкачать

Документоведение. Лекция 6. Правила оформления основных видов организационных документов (Часть 1)Скачать

Удобное согласование документов и справочников в 1ССкачать

Согласование исходящих документовСкачать

Создание и настройка маршрута согласования документов в СЭД «ДЕЛО»Скачать

1 09 1 Обработка документаСкачать

Реквизиты документов Бланки документовСкачать

Листы временной нетрудоспособностиСкачать