Журнал выдачи и возврата корпоративных банковских карт (5 видео)

Содержание

Что такое корпоративная карта организации и как ей пользоваться
Из этой статьи вы узнаете:
Как выдать работнику деньги с расчетного счета на корпоративные нужды
Как работает корпоративная карта
Как открыть корпоративную карту и кому сообщить об этом
Как пользоваться корпоративной картой
Что можно оплачивать корпоративной картой
Что нельзя оплачивать корпоративной картой
Как пополнить корпоративную карту
Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет
Как отчитываться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных с корпоративной карты
Что будет, если не подать отчет о расходах по карте
Резюме о корпоративных картах: плюсы и минусы, по сравнению с наличкой под отчет и чековой книжкой
Корпоративная карта: плюсы и минусы
Как оформить корпоративную карту?
На что можно тратить деньги с корпоративной карты
Правила для ИП
Правила для юрлиц
Корпоративные карты: плюсы и минусы использования
Опрос
Использует ли ваша компания корпоративную карту банка?
Назначение и порядок ведения журнала учета корпоративных карт
Универсальное средство расчетов
Назначение
Какие бывают карты?
Порядок оформления
Создание списка сотрудников
Хранение, выдача и возврат
Ведение журнала учета корпоративных карт
Журнал учета корпоративных карт
Журнал выдачи и возврата корпоративных банковских карт
Примерное положение о порядке использования корпоративных банковских карт
Корпоративные банковские карты
Для каких целей используются корпоративные карты?
Как оформляется выдача банковской карты юридического лица в бухучете?
Правила проведения операций и подготовки отчетов по корпоративным картам
Корпоративная банковская карта в налоговых отчетах
🔥 Видео

Видео:Корпоративные и бизнес-карты - как пользоваться правильно?Скачать

Что такое корпоративная карта организации и как ей пользоваться

Корпоративные карты — это аналог наличных денег под отчет и чековой книжки, только без документов и кассы.

Из этой статьи вы узнаете:

Как выдать деньги с расчетного счета на корпоративные нужды
Что такое корпоративная карта организации и как она работает
Как открыть корпоративную карту и куда об этом сообщить
Как пользоваться корпоративной картой
Что можно и что нельзя оплачивать корпоративной картой
Как пополнить корпоративную карту
Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет
Как отчитаться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных
Что будет, если не подать отчет о расходах по карте
Плюсы и минусы: корпоративная карта против налички под отчет и чековой книжки

Как выдать работнику деньги с расчетного счета на корпоративные нужды

Существует три способа выдачи денег с расчетного счета:

выдача наличных из кассы организации под отчет;
чековая книжка — деньги выдаются с расчетного счета компании в кассе банка;
корпоративная банковская карта.

Деньги под отчет используются для нужд компании, которые по каким-либо причинам неудобно оплатить по безналу: покупка офисной канцелярии, картриджей для принтера, бензина, билетов в театр для партнеров компании, командировочные расходы и т. д.

Чтобы выдавать наличные под отчет, в организации должны быть касса и кассир.

Деньги выдают конкретному сотруднику на определенные нужды. Для этого сотрудник пишет заявление, бухгалтер выдает расходный ордер и запрашивает деньги в кассе организации.

Когда сотрудник потратит выданные деньги, он должен отчитаться — представить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, билеты и т. д.

Чековая книжка подходит для индивидуальных предпринимателей и организаций, в которых не установлена касса. С помощью чековой книжки можно выписать сумму для работника, которую выдадут с расчетного счета в кассе банка.

Корпоративная карта позволяет выдавать деньги сотрудникам без документов и кассы. Выдайте сотруднику карту, переведите на нее деньги с расчетного счета компании — и все.

Как работает корпоративная карта

Для корпоративной карты банк открывает отдельный карточный счет, на который вы переводите деньги с расчетного счета вашей компании. Установить лимиты на снятие наличных при проведении операций по безналу может Банк или владелец расчетного счета.

К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Корпоративные карты всегда именные, поэтому пользоваться ими может только держатель, давать карту другим людям нельзя.

Как открыть корпоративную карту и кому сообщить об этом

Корпоративная карта открывается в банке по заявлению клиента, при этом для юридического лица открывают специальный карточный счет. Об открытии такого счета банк уведомляет налоговую службу самостоятельно. Сообщать об открытии счета ФСС и ПФР не нужно, это требование было отменено в 2014 году поправками в 59-ФЗ.

Как пользоваться корпоративной картой

Корпоративная карта работает как обычная банковская карта физического лица: ей можно оплачивать покупки в магазинах, интернете и снимать наличные в банкомате. Оплачивайте корпоративной картой только нужды компании, для личных целей ее использовать нельзя.

Сохраняйте все чеки и квитанции, подтверждающие покупки с использованием корпоративной карты: они пригодятся при сдаче авансового отчета. Для отчетности о покупках в интернете достаточно выписки из банка и письменной объяснительной от сотрудника.

Что можно оплачивать корпоративной картой

1. Расходы, связанные с основной деятельностью организации:

закупка товара, расчеты с поставщиками;
оплата услуг, связанных с основной деятельностью компании;

2. Командировочные и представительские расходы:

оплата счета в ресторане;
покупка билетов;
оплата проживания в гостинице;
аренда автомобиля;
суточные сотрудникам;
оплата услуг переводчика;

3. Хозяйственные и накладные расходы:

покупка канцтоваров, офисного оборудования, программного обеспечения;
покупка товаров в интернете (обучающие материалы, книги и прочее);
оплата курьерских и иных профессиональных (ремонтные работы, установка и настройка оборудования, вынос мусора, уборка помещений и т. д.) услуг;
прочие хозяйственные расходы — все, что касается уборки, освещения и отопления: моющие средства для уборки, обогреватели, лампочки и т. д.;

4. Транспортные расходы:

оплата бензина;
расходы на обслуживание служебного транспорта.

Что нельзя оплачивать корпоративной картой

Корпоративную карту нельзя использовать со следующими целями:

покупка товаров в личных целях;
оплата заработной платы;
оплата социальных платежей;
погашение задолженности по обслуживанию расчетного счета.

Важно помнить, что все покупки и снятия наличных фиксируются в выписке по счету корпоративной карты, и за каждое действие вам придется отчитаться: использовать корпоративную карту в личных целях нельзя.

https://www.youtube.com/watch?v=LEc8-0UnB5Y

За снятые наличные отчитываться тоже нужно: предоставьте чеки и письменные объяснения. Если сняли и не потратили, то деньги нужно вернуть в бухгалтерию — это будет зафиксировано в приходном ордере.

Аналогичная ситуация с выдачей заработной платы другому сотруднику. Нужны документы, подтверждающие факт целевого использования денег компании, которых в данном случае получить невозможно: сотрудник вам чек не выдаст, а значит для бухгалтерии вы потратили деньги не на нужды компании.

В социальные службы и внебюджетные фонды платеж с карты не поступит: онлайн-банк такие платежи не проводит и выдает ошибку. Оплачивать социальные взносы придется с расчетного счета юридического лица через банковскую систему документооборота.

Если корпоративные деньги растрачены, то их удержат из вашей зарплаты в том же размере, еще и оштрафуют за нарушение порядка подачи отчетов. Это правило распространяется на всех работников компании, в том числе генерального директора.

Как пополнить корпоративную карту

Пополнить корпоративную карту можно только с расчетного счета организации: просто оформите в системе дистанционного банковского обслуживания «Интернет-Клиент» платежное поручение с назначением «Перевод на корпоративную карту». Денег можно зачислять сколько угодно, а потратить — 100 000 рублей в день со всех корпоративных карт. В Банке SIAB это ограничение распространяется в сумме на снятие наличных и безналичные операции.

Наличными через терминал или переводом с другой карты корпоративную карту пополнить нельзя.

Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет

Со счета корпоративной карты на расчетный счет компании перевести деньги нельзя. Однако есть два способа вытащить деньги с карты и вернуть их на расчетный счет.

1. Снять наличные и вернуть деньги через бухгалтерию. Там оформят приходный ордер и положат деньги обратно на расчетный счет;

2. Закрыть карту и карточный счет — тогда банк переведет деньги на расчетный счет компании.

Как отчитываться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных с корпоративной карты

По умолчанию отчитываться нужно в течение 3 рабочих дней со дня:

истечения срока, на который выдавались деньги;
возвращения из командировки;
выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

Руководитель компании может учредить свой порядок отчетности.

Потребуется сдать авансовый отчет, объяснительную и документы, подтверждающие покупки: чеки, квитанции, выписку из банка (для подтверждения онлайн-покупок).

Что будет, если не подать отчет о расходах по карте

Будет штраф, а подотчетную сумму удержат из зарплаты, но в пределах среднемесячного заработка — удерживать больше незаконно. В дальнейшем в выдаче карты недобросовестному сотруднику могут отказать — но это на усмотрение организации.

Резюме о корпоративных картах: плюсы и минусы, по сравнению с наличкой под отчет и чековой книжкой

Сравнение способов выдачи денег с расчетного счета организации

Видео:Обучающий семинар по вопросам безопасности использования банковских карт и финансовых услугСкачать

Корпоративная карта: плюсы и минусы

Корпоративная карта — платежный инструмент, привязанный к расчетному счету ИП или компании. Это современный аналог выдачи денег под отчет, только быстрее, без бумажного оформления и кассы.

Как оформить корпоративную карту?

Выпускает корпоративную карту банк, где у клиента есть расчетный счет или где клиент планирует его открыть под карту. Порядок оформления корпоративных карт зафиксирован в Положении ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием».

Чтобы получить карту, будущий держатель пишет заявление и прилагает к нему определенный перечень документов, который банк устанавливает самостоятельно.

К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Пользователями могут быть директор, бухгалтер, секретарь, а также работники, которые регулярно ездят в командировки. Чтобы сотрудники не тратили лишнего, на корпоративных картах устанавливают лимит на снятие и расходование средств. Определяет его размер либо банк, либо владелец расчетного счета.

https://www.youtube.com/watch?v=yIcwZtpV1L0

Корпоративные карты бывают:

дебетовые — в этом случае используются собственные денежные средства организации или ИП;
кредитные — деньги на счете принадлежат банку;
именные — оформляются на конкретного сотрудника;
не именные — могут использовать любые лица, предъявляющие карту к оплате;
валютные — если нужно оплачивать расходы в валюте, например в зарубежной командировке.

На что можно тратить деньги с корпоративной карты

Правила расходования средств с карты зависят от формы собственности и выбранной системы налогообложения.

Правила для ИП

Деньги на расчетном счете принадлежат ИП, и тратить их можно как на личные нужды, так и для предпринимательской деятельности. Это признал Конституционный суд в п. 4 Постановления от 17.12.1996 № 20-П и подтвердили Банк России в Письме от 02.08.2012 № 29-1-2/5603 и Минфин РФ в Письме от 19.04.2016 № 03-11-11/24221. Тонкости заключаются в режиме налогообложения:

У ИП на УСН «Доходы» расходная часть не интересует налоговую инспекцию, а обязанности вести бухучет нет.
ИП на ОСНО или УСН «Доходы минус расходы» придется вести раздельный учет, так как личные расходы нельзя учесть в целях налогообложения. Все операции нужно подтвердить документально.

Правила для юрлиц

Юридические лица вправе оплачивать корпоративной картой только потребности компании: товары, работы, услуги, мебель в офис, канцтовары, офисную технику, командировочные расходы, ГСМ для автомобилей и др.

Главное — сохранять чеки и квитанции, которые подтвердят расходы с корпоративной карты. Они понадобятся при сдаче авансового отчета. Факт оплаты в интернете можно подтвердить выпиской из банка и письменной объяснительной.

За снятые с карты наличные тоже нужно отчитаться.

Непотраченную наличку нужно вернуть в компанию — бухгалтер зафиксирует это в приходном ордере.

Онлайн-бухгалтерия для самостоятельных предпринимателей, которые не разбираются в бухгалтерии. Начинающим ИП — год в подарок!

Попробовать бесплатно

Нельзя использовать корпоративную карту для следующих операций:

покупка товаров в личных целях;
выплата заработной платы;
выплаты социального характера (больничные, пособия и т.д.).

Корпоративные карты: плюсы и минусы использования

Сначала о плюсах:

Проще контролировать расходы сотрудников благодаря лимиту по карте и смс-отчетам.
Быстрее оформлять и выдавать подотчетные суммы.
Не нужно снимать наличные на хозяйственные расходы — отсутствуют расходы на инкассацию и хранение налички.
Можно оплачивать товары на сумму свыше 100 000 руб. — расчеты с помощью корпоративной карты относятся к безналичным платежам.
Возможно оплачивать покупки через интернет.
Можно оперативно вносить наличные денежные средства на счет через банкоматы.
Можно получать наличные в любое время в банкомате — деньги на счете доступны круглосуточно.
Не нужно покупать валюту для заграничных командировок — деньги автоматически будут списаны в валюте той страны, в которой находится держатель карты.
Можно быстро заблокировать карту и сохранить деньги, если она утеряна или украдена.
В зависимости от типа карты клиент получит от банка скидки на обслуживание счета и бонусы за пользование картой. Самые популярные «подарки» — это кешбэк, овердрафт, процент на остаток на счете.

Минусов не так много, но они есть:

Расходы за границей придется подтвердить дополнительными документами, например инвойсами, слипами или квитанциями банкоматов.
Регулярное снятие наличных привлечет внимание банка. Для мониторинга операций по обналичиванию Центробанк РФ выпустил Методические рекомендации (утв. Банком России 21.07.2017 № 19-МР). В документе 10 признаков, которые заставят банк насторожиться.
При проверке ФНС обратит внимание на расходы по корпоративной карте и их документальное подтверждение. Если по ним возникнут вопросы, то доначислит налоги, пени и штрафы.

Подведем итоги. Плюсов у карты значительно больше, чем минусов. Если соблюдать все правила пользования, то корпоративная карта — достаточно удобный платежный инструмент. Большую часть финансовых операций выполняет банк, а вы можете сконцентрироваться на развитии своего бизнеса.

Опрос

Пройдите небольшой опрос и помогите сделать действительно нужную карту для бизнеса.

Использует ли ваша компания корпоративную карту банка?

Да Нет

Елена Галичевская, редактор-эксперт

Видео:Работа с корпоративными картами в программе 1С БухгалтерияСкачать

Назначение и порядок ведения журнала учета корпоративных карт

Корпоративные карты в последнее время все чаще используются различными организациями для осуществления повседневных расчетов. Они являются удобными, поэтому вводятся в деятельность предприятия.

Оформление карты производится для оговоренных локальными нормативными актами сотрудников. Выдача осуществляется банком с предварительным открытием корпоративного счета.

Для проверки использования, выдачи и возврата платежных средств в компании должен быть заведен журнал учета корпоративных карт. Он оформляется ответственным лицом в определенном порядке.

Универсальное средство расчетов

Корпоративные карты – универсальные средства расчетов, необходимые для проведения платежей в качестве оплаты товаров, услуг, снятия наличных средств. Они применяются на основании пунктов Положения об эмиссии банковских карт и операциях с ними.

https://www.youtube.com/watch?v=hW34xw7BE1c

Банковские организации вводят в оборот дебетовые, кредитные и предоплаченные карты. Каждая из них может быть выпущена как физическим или юридическим лицом, так и индивидуальным предпринимателем.

Оформление карты возможно только на работников конкретного предприятия, которые подали заявление на ее выпуск. При этом сделать это может не каждый сотрудник, а только лицо, должность которого отражена в списке пользователей корпоративной картой.

Для осуществления выдачи необходимо заключение договора между предприятием и сотрудником. На основании бумаги человек может использовать карту в определенном порядке.

На сумму, которую можно использовать, устанавливается определенный лимит. Он может быть постоянным и временным.

В некоторых случаях ограничения предусматриваются исключительно для:

наличных платежей;
безналичного использования средств;
операций, проводимых на территории иностранного государства.

Корпоративные карты могут использоваться только с соблюдением некоторых условий:

Средства не могут быть зачислены на карту через третьих лиц.
Операции проводятся на счете предприятия. Поэтому если сотрудник захочет потратить лишние средства на личные нужды, начальник обязательно увидит это.
В тот момент, когда производятся расходы, средства считаются подотчетными. Банковская организация может запросить подтверждающую документацию по операциям.
При валютных операциях проводится уведомление банка в 10-дневный период. В документе приводятся обоснования расходов, а также расчеты.

Назначение

Преимущества корпоративных карты выделяют многие организации, которые ввели их в качестве платежных средств. С помощью них расходы стали легче не только для работников фирмы, но и бухгалтеров, ведущих учет, работодателей, контролирующих расходы.

Выделяют несколько пунктов, которые отличают такой тип карт от обычной:

Корпоративная карта применяется при совершении покупок товаров, оплате услуг и работы поставщиков.
Использовать платежное средство можно в командировках сотрудника. Легко с помощью карты оплачивать представительские расходы.
Личные траты сотрудниками исключаются. Также запрещено переводить средства для оплаты заработной платы на корпоративный счет.
Пластиковую карту можно использовать не только как средство проведения безналичных операций. При необходимости с нее можно снять деньги.
Отчет о тратах при использовании корпоративной карты намного проще, чем при выдачи наличных. Ведь в данном случае не оформляется ордер, не вносятся данные об операции. Чтобы подтвердить расходы, необходимо подписание платежного поручения. Если счет и карта объединены, то даже этот этап не выполняется.
В ходе стандартного использования сумм, выдаваемых под отчет, работник направляет на имя руководителя заявление. В нем отражается необходимая сумма и порядок предоставления отчета. При наличии корпоративной карты такая процедура не проводится.
Вторичное использование карты требует только фактического отчета.
Лимит, максимально допустимый для корпоративных карт, не предусмотрен. В случае выдачи наличных работнику предоставляется не более 100 000 рублей. Ограничение по корпоративным картам устанавливается самим работодателем.

Бланк журнала учета корпоративных карт

Какие бывают карты?

Компания может самостоятельно определить виды платежных корпоративных карт, которые будут использоваться для расчетов. Банковскими организациями предоставляется множество типов. Прежде всего, стоит определить дебетовую или кредитную карту необходимо выдать сотрудникам.

В первом случае работник будет тратить средства, имеющиеся на счету предприятия. Если выбирается кредитная карта, то определенная договором с банком сумма зачисляется в виде кредита на счет.

Даже если в ходе работы будут использованы дебетовые карты, имеется возможность частичного кредитования. Услуга называется овердрафтом. Она применяется при отсутствии собственных средств на карте в ходе оплаты товаров. Овердрафт представляет собой небольшой займ, который можно тратить, когда личные деньги закончились.

Корпоративные карты могут быть именными и неименными. При обозначении имени на платежном средстве использовать его может только определенный сотрудник. Дополнительно на карту наносятся специальные знаки, отражающие фирму работодателя.

Неименные карты выпускаются для всей компании. Они выдаются любому лицу, входящему в определенный локальными нормативными актами список.

Порядок оформления

Порядок оформления корпоративной карты содержит несколько основных пунктов:

Перед созданием самого платежного средства в банковской организации открывается специальный счет. Он необходим для зачисления средств, которые будут доступны при использовании платежной карты.
Далее создаются сами карты, заверенные образцами подписей сотрудников.
Предприятие и банк заключают договор на открытие счета и проведение расчетов по корпоративным картам.
Чтобы средства списывались с основного счета, составляется дополнительное соглашение.

При предоставлении необходимой документации и открытии счета, заявителю нужно передать в банк:

пофамильный список сотрудников, которые допущены к использованию карт, внесенный в специальный реестр;
заявление сотрудника на выдачу с подписью начальника организации;
приказ о выдаче платежных средств указанным сотрудникам.

Карта может быть выдана только тому работнику, который прописан в заявлении и приказе. Если самостоятельно он получить ее не может в силу каких-либо обстоятельств, то выдача осуществляется доверенному лицу после оформления нотариальной доверенности с подтверждением данного права.

Создание списка сотрудников

Предприятие должно определиться со списком сотрудников, которые будут использовать неименные корпоративные карты. Пофамильный перечень утверждается на основании приказа или распоряжения начальника организации.

При создании документа можно ориентироваться на приведенный ниже образец:

Общество с ограниченной ответственность «Сладовар»

ПРИКАЗ №59

об утверждении списка работников,

которые вправе использовать корпоративные карты

г. Москва 15 августа 2020 года

https://www.youtube.com/watch?v=fL9oWCGzSKM

В соответствии с порядком перехода организации на безналичные расчет с подотчетными лицами

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить список сотрудников, допущенных к использованию корпоративных карт и распоряжению денежными средствами на их счете:

Генеральный директор Ульянченко А.Ю.
Главный бухгалтер Осинцева М.В.
Коммерческий директор Лиманов В.Г.
Главный специалист по закупкам Арзуманова И.И.
Аудитор Солонинкина А.С.
Менеджер по закупкам Баранова С.Е.

Генеральный директор ________________ /Ульянченко А.Ю./

Скачать бланк журнала учета корпоративных карт

Скачать пример заполнения бланка журнала учета корпоративных карт

При увольнении одного из указанных в списке лиц или приеме на работу нового работника, который также может использовать корпоративные карты, список составляется в приказном порядке заново. Документ повторно направляется в банк при любых изменениях.

Образец заполнения журнала учета корпоративных карт

Хранение, выдача и возврат

В компании должен быть налажен контроль, связанный с хранением, движением корпоративных платежных средств.

Он необходим для исключения вероятности:

потерь корпоративных карт;
нецелевого использования;
хищения денег.

Именные карты всегда остаются у держателей. Они должны соблюдать требования безопасности.

Если карта неименная, она может быть выдана сотруднику только в случае необходимости. Чаще всего платежные средства предоставляются при отъезде в командировку, представительских расходах.

Порядок передачи карты работнику не прописывается на законодательном уровне. Поэтому компании рекомендуется самостоятельно установить его в локальных документах.

Чаще всего в ходе выдачи сотрудником составляется заявление с указанием цели и предположительными расходами. Представитель работодателя подписывает документ и прописывает лимитированную сумму, которая может использоваться работником.

Выдача осуществляется на определенный срок. Он отражен в положении, разработанном предприятием. Продлить его может только руководитель в особенных случаях. Чаще всего продление возможно при постоянных длительных командировках сотрудника.

Если карту вовремя не вернут, то лицо, осуществляющее контроль, сообщает об отсутствии платежного средства главному бухгалтеру. Карта моментально блокируется, а к нарушителю применяются меры.

Ведение журнала учета корпоративных карт

Для того, чтобы отслеживать движение платежных средств, в предприятии оформляется журнал учета корпоративных карт.

В документе прописываются:

дата выдачи;
срок, отводимый на использование;
цель передачи средства;
номер карты;
лимитированная сумма;
должность, фамилия, имя, отчество сотрудника, получившего карту.

Ведение документа осуществляется назначенным руководителем ответственным лицом. Он удостоверяется, что при выдаче и возврате карты сотрудник ставит свою подпись. Также заверяется данный факт отметкой бухгалтера предприятия.

Платежные карты корпоративного характера являются весьма удобными. Поэтому большое количество организаций активно использует их в повседневной деятельности.

Внимание!

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Видео:Пользователей банковских карт с октября ждут изменения: разбираем новые правилаСкачать

Журнал учета корпоративных карт

Сегодня рассмотрим тему: «журнал учета корпоративных карт» и разберем основываясь на примерах. Все вопросы вы можете задать в х к статье.

Нет видео.

(кликните для воспроизведения).

https://www.youtube.com/watch?v=yo429rHmVj0

https://www.youtube.com/watch?v=hW34xw7BE1c

В некоторых случаях ограничения предусматриваются исключительно для:

наличных платежей;
безналичного использования средств;
операций, проводимых на территории иностранного государства.

Корпоративные карты могут использоваться только с соблюдением некоторых условий:

Средства не могут быть зачислены на карту через третьих лиц.
Операции проводятся на счете предприятия. Поэтому если сотрудник захочет потратить лишние средства на личные нужды, начальник обязательно увидит это.
В тот момент, когда производятся расходы, средства считаются подотчетными. Банковская организация может запросить подтверждающую документацию по операциям.
При валютных операциях проводится уведомление банка в 10-дневный период. В документе приводятся обоснования расходов, а также расчеты.

Выделяют несколько пунктов, которые отличают такой тип карт от обычной:

Нет видео.

(кликните для воспроизведения).

Корпоративные карты могут быть именными и неименными. При обозначении имени на платежном средстве использовать его может только определенный сотрудник. Дополнительно на карту наносятся специальные знаки, отражающие фирму работодателя.

Порядок оформления корпоративной карты содержит несколько основных пунктов:

Перед созданием самого платежного средства в банковской организации открывается специальный счет. Он необходим для зачисления средств, которые будут доступны при использовании платежной карты.
Далее создаются сами карты, заверенные образцами подписей сотрудников.
Предприятие и банк заключают договор на открытие счета и проведение расчетов по корпоративным картам.
Чтобы средства списывались с основного счета, составляется дополнительное соглашение.

Правила заполнения акта о возврате денежных сумм вы можете увидеть здесь.

При предоставлении необходимой документации и открытии счета, заявителю нужно передать в банк:

пофамильный список сотрудников, которые допущены к использованию карт, внесенный в специальный реестр;
заявление сотрудника на выдачу с подписью начальника организации;
приказ о выдаче платежных средств указанным сотрудникам.

https://www.youtube.com/watch?v=Oq81IaiRVQI

При создании документа можно ориентироваться на приведенный ниже образец:

Общество с ограниченной ответственность «Сладовар»

об утверждении списка работников,

которые вправе использовать корпоративные карты

г. Москва 15 августа 2019 года

https://www.youtube.com/watch?v=fL9oWCGzSKM

В соответствии с порядком перехода организации на безналичные расчет с подотчетными лицами

Генеральный директор Ульянченко А.Ю.
Главный бухгалтер Осинцева М.В.
Коммерческий директор Лиманов В.Г.
Главный специалист по закупкам Арзуманова И.И.
Аудитор Солонинкина А.С.
Менеджер по закупкам Баранова С.Е.

Генеральный директор ________________ /Ульянченко А.Ю./

Образец заполнения журнала учета корпоративных карт

В компании должен быть налажен контроль, связанный с хранением, движением корпоративных платежных средств.

Он необходим для исключения вероятности:

потерь корпоративных карт;
нецелевого использования;
хищения денег.

Именные карты всегда остаются у держателей. Они должны соблюдать требования безопасности.

Выдача осуществляется на определенный срок. Он отражен в положении, разработанном предприятием. Продлить его может только руководитель в особенных случаях. Чаще всего продление возможно при постоянных длительных командировках сотрудника.

В документе прописываются:

дата выдачи;
срок, отводимый на использование;
цель передачи средства;
номер карты;
лимитированная сумма;
должность, фамилия, имя, отчество сотрудника, получившего карту.

На каком основании оформляют заявление о предоставлении другого дня отдыха за работу в выходной день — расскажем далее.

О правилах оформления заявления на отпуск генерального директора читайте тут.

Журнал выдачи и возврата корпоративных банковских карт

Список сотрудников на выдачу корпоративных карт (приложение к договору на обслуживание счета для расчетов по операциям с использованием международных корпоративных карт (вариант: карт Visa Business))

Журнал приема и выдачи корпоративных банковских карт (образец заполнения)

Положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании. Порядок использования корпоративных банковских карт (образец заполнения)

Акт выдачи энергонезависимых карт памяти, технологических карт, карт для доступа к анию с надписью “ТЕСТ” и бумажных лент для МПУ для проведения тестирования и тренировки КЭГ (УСГ-П)

Список должностных лиц, уполномоченных подписывать списки на зачисление средств на счета международных банковских карт сотрудников общества с ограниченной ответственностью, с образцами подписей этих лиц и оттисков печати (приложение к договору о порядке выпуска и обслуживания международных дебетовых карт для сотрудников организации)

Список доверенных лиц, которым поручено передавать в открытое акционерное общество акционерный коммерческий банк списки и дискеты для зачисления заработной платы сотрудников общества с ограниченной ответственностью на счета международных банковских карт (приложение к договору о порядке выпуска и обслуживания международных дебетовых карт для сотрудников организации)

Тарифы на обслуживание дебетовых банковских карт “Зарплатная” для организации (приложение к договору о порядке выпуска и обслуживания международных дебетовых карт для сотрудников организации)

Примерное положение о порядке использования корпоративных банковских карт

1. Сведения о ПИН-коде корпоративной карты являются конфиденциальной информацией. Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим лицам.

2. Отчет о целевом расходе денежных средств по корпоративной банковской карте представляется в бухгалтерию организации:

– при использовании корпоративной карточки исключительно для получения наличных денег – не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, а при выдаче карты для оплаты командировочных расходов – не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (для работников подразделений организации, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения организации, представляющих отчет в бухгалтерию организации, – не позднее 5 рабочих дней);

– при использовании корпоративной карточки для безналичной оплаты расходов – не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты.

https://www.youtube.com/watch?v=9a9_BInDieE

К отчетам кроме документов, подтверждающих расходы, должны прилагаться чеки, подтверждающие оплату картой.

3. Если нет документов, подтверждающих целевое использование денежных средств, или если директор не утвердил авансовый отчет, то списанные с корпоративной карты суммы взыскиваются с держателя карты и будут удержаны из его заработной платы.

4. Список работников, на имя которых оформлены корпоративные карты, приведен в приложении N 1.

5. Выдача и возврат карт ведется в журнале учета корпоративных карт по форме согласно приложению N 2.

6. В случае утраты или хищения корпоративной банковской карты держатель карты обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней. Если по вине держателя карты счет не будет своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с держателя карты.

Приложение N 1
к положению от _______ N __

Приложение N 2
к положению от _______ N __

Форма настоящего документа приведена в качестве примера и может применяться как основа при разработке аналогичной формы с учетом специфики деятельности организации.

Порядок использования корпоративных банковских карт регламентируется Инструкцией о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 18.01.2013 N 34.

Видео:Вебинар: Как пользоваться корпоративной картойСкачать

Корпоративные банковские карты

Финансовые организации предлагают специальное решение для расчетов на нужды организаций. Корпоративные банковские карты «привязываются» к счету предприятия и выдаются определенным сотрудникам, которые имеют право совершать расчеты, покрывающие потребности компании. Существует два основных вида таких банковских карт:

Дебетовые. Сотрудник имеет право расходовать денежные средства в пределах суммы, которой на счету располагает организация.
Кредитные. Банк предоставляет организации и сотрудникам в ее лице определенный лимит средств, в размере которого и могут совершаться платежи.

Также существуют корпоративные дебетовые карты с овердрафтом, то есть возможность незначительного (обычно установленного системой) перерасхода средств компании, находящихся на счету.

Для каких целей используются корпоративные карты?

Тип карты подбирается в зависимости от целей. Как правило, дебетовые используются для регулярных мелких расходов и обычно выдаются рядовым сотрудникам.

В зарубежных поездках и для руководителя достаточно часто используются кредитные или с возможностью овердрафта. Законодательство разрешает расчеты пластиком как на территории Российской Федерации в рублях, так и за ее пределами – в иностранной валюте.

Возможен также расчет иностранной валютой на территории России с соблюдением установленных законодательных норм.

Если компания использует приложения по автоматизации командировок и авансовых отчетов от Hamilton Apps, то банковские карты можно легко использовать для оплаты расходов внутри системы.

Карты загружаются индивидуально по сотрудникам или массовым файлом из банка в систему.

В режиме онлайн на них могут переводиться авансы, а на их основании сотрудники могут создавать авансовый отчет, легко подгружая чеки в систему.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Таким образом, в компании сохраняется формат безналичного расчета, что делает бизнес-процесс проще, прозрачнее и быстрее.

Как оформляется выдача банковской карты юридического лица в бухучете?

Так как фактически выданный пластик принадлежит банку и на счетах предприятия не числится, каким-либо образом отображать его в бухгалтерии нет нужды. Для собственной внутренней отчетности на предприятии используется специальный журнал выдачи-возврата корпоративных банковских карт.

При необходимости можно выдавать доверенность при получении карт, данные доверенности следует вносить в журнал. Если требуется подтвердить факт выдачи карты сотруднику, банк может предоставить официальный документ, например, выписку из реестра выпущенных карт.

Этот момент прописывается в договоре банка с организацией.

Правила проведения операций и подготовки отчетов по корпоративным картам

Чтобы закрепить правила расчетов банковской картой и установить порядок подготовки отчетов по расходам, рекомендуется составить локальный нормативный акт. Он необходим для:

Улаживания конфликтных ситуаций с налоговыми органами при отображении израсходованных по корпоративному пластику средств в бухгалтерском учете.
Возникновении претензий к сотруднику из-за нецелевого использования средств организации со счета, привязанного к корпоративной карте.

Итак, при расчетах корпоративной банковской картой существует несколько основных правил:

Все средства, использованные сотрудником, должны быть подтверждены отчетом. Если наличные деньги снимаются в банкомате, сотрудник предоставляет по ним авансовый отчет, при безналичных расчетах можно составить служебную записку с приложениями в виде оправдательных документов (кассовые и товарные чеки, ТТН и т.п.).

Бухгалтерские проводки по корпоративным картам зависят от их типа. На практике чаще всего используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Корпоративная банковская карта в налоговых отчетах

Законодательство требует уведомлять контролирующие органы об открытии и закрытии карт-счета. Для оформления корпоративной карты открывается отдельный счет, поэтому требуется сообщить об этом факте в ИФНС, ПФР и ФСС по месту обслуживания предприятия.

https://www.youtube.com/watch?v=99Qy0mFO804

Сообщение об открытии счета направляется в эти органы в течение 7 рабочих дней. В налоговую службу заявление составляется по установленной форме №С-09-1, в ПФР и ФСС – по образцу.

В налоговую и фонды достаточно сообщить только об открытии счета, уведомлять органы о выпуске каждой корпоративной карты (а их может быть несколько для разных сотрудников организации) не нужно.

Порядок использования корпоративных банковских карт рекомендуется утверждать во внутренней политике организации, где также необходимо указать правила расчета и предельные размеры расходов, правила составления отчетов. Для бухгалтерского учета действуют общие правила, средства, используемые сотрудниками, считаются подотчетными суммами, за которые необходимо отчитываться в установленном порядке.