Лист рассылки приказа (распоряжения) в управлении

Видео:1. Особенности подготовки и оформления приказовСкачать

Как правильно написать приказ: образец, содержание

Приказ – это основной инструмент руководителя, который запускает те или иные процессы в компании. Решения могут касаться приема на работу или увольнения, реорганизации, ликвидации компании, сокращения, других значимых административных или управленческих действий. Начинающий руководитель не всегда знает, как правильно написать приказ, образец данного документа мы предложим ниже.

Скачать: Бланк приказа

Особенности документа

Правила составления и нормативы касательно приказов детально описаны в ГОСТе Р 6.30-2003. Решения могут касаться разных подразделений компании, отношений в трудовом коллективе, правил работы с документами, поощрений, наказаний. Несмотря на разные сферы, условно данные решения подразделяются на 2 группы:

1. Делопроизводственные – они касаются вопросов основной деятельности.
2. По личному составу – любые кадровые вопросы.

Важно! В приказе обязательно указывается сотрудник, который назначается ответственным за выполнение. Если компания небольшая зачастую это сам же руководитель.

Загрузить: Приказ о приеме на работу, образец

Для отпечатывания или написания от руки данного документа используются фирменные бланки, которые также должны содержать:

• Герб РФ, если издается бланк в учреждениях федерального уровня.
• Эмблему компании.
• Товарный знак.

Реквизиты и правила составления

Перед тем как начинать правильно составлять приказ по образцу, следует узнать, какие существуют обязательные реквизиты документа. Среди них:

1. Организационно-правовая форма компании.
2. Полное название, как в учредительных документах.
3. Регистрационный номер. Все они в обязательном порядке фиксируются в журналах.
4. Дата. Их может быть 2: первая – дата составления, вторая – дата подписи руководителем.

Текст приказа должен быть составлен грамотно в деловом стиле, без личного мнения, оскорблений, преувеличений и других неприемлемых для делового письма оборотов.

Нельзя использовать сокращения и аббревиатуры, кроме общепринятых. Если в основную часто документа нужно внести много информации, то допускается создание приложения, в котором она и приводится.

Если все данные вносятся в основной части, следует нумеровать страницы.

В тех случаях, когда документ касается личного состава: увольнение, принятие на работу, перевод и т.д., в самом конце документа указываются фамилии фигурантов решения. Обязательно, после издания получить их подписи, которые будут подтверждением ознакомления с документом.

Скачать: Пример приказа о проведении инвентаризаци

Первым делом указывают название документа, то есть «Приказ» по центру листа. Далее, перед изложением текста, тема, то есть о чем приказ, дата его составления и номер документа, согласно с книгой регистрации.

Далее указываются основания, то есть причину, которая привела к необходимости издания данного документа. Общепринятые формулировки:

1. В соответствии …
2. В целях…
3. В связи с…
4. В целях исполнения…

Здесь же может находиться ссылка на нормативный акт, ранее изданное решение, пункт устава и т.д. Завершается эта часть резолюцией «приказываю».

После этого слова начинается распорядительная часть, тут очень важно четко, конкретно и лаконично указать суть дальнейших действий и лиц, которые ответственны за выполнение указаний.

Важно! Если приказ имеет срок выполнения, то именно в распорядительной части их нужно указать. При регулярном характере, сроки не прописываются. Заключительные реквизиты – это подпись с расшифровкой и название должности.

Лист рассылки

Зачастую требуется, чтобы сотрудники ознакомились с приказом, особенно, если он касается организационной деятельности, личного состава. В таком случае создается лист рассылки. В нем вписываются данные:

1. Коротко суть.
2. Перечисляются лица, которые должны ознакомиться с документом.

В отдельных случаях, такой лист не создается, зачастую на небольших предприятиях, когда есть физическая возможность сообщить каждому лично.

Загрузить пример: Лист рассылки

Вывод

При составлении приказа нужно учитывать очень много нюансов, руководителю нужно научиться правильно его писать, так как по долгу работы с ним придется сталкиваться едва ли не каждый день.

Видео:Распорядительные документы: приказ, распоряжение, решение, указаниеСкачать

Инструкция: оформляем приказы по личному составу

В ТК РФ отсутствует термин или определение, которое бы объяснило, приказы по личному составу — это какие приказы? Распорядительные документы в организации разделяются на группы:

• по личному составу (ЛС);
• по основной деятельности;
• по административно-хозяйственному направлению работы.

Разграничение нужно в процессе формирования дел для архива в случае ликвидации предприятия и передачи документов на хранение в архивы. Распоряжения по личному составу — это группа распорядительной документации организации, относящаяся к кадровому документообороту. Они дают возможность оперативного управления рабочими ресурсами организации.

Документы делятся на две большие группы. Первая включает распорядительную документацию, которая отражает существенные стороны трудовых отношений работника и работодателя. Они хранятся 75 лет. Сюда включены документы по процедурам кадрового характера:

• прием на должность и заключение трудового соглашения;
• перевод на другую должность или изменение трудового соглашения;
• увольнение сотрудника и прекращение действия трудового соглашения;
• изменение фамилии;
• определение суммы зарплаты или изменение размера как часть существенных условий трудового соглашения;
• поощрение, премирование, награждение и т. д.

Вторая группа включает распорядительную документацию, которая в оперативном порядке регулирует исполнение сотрудником обязанностей по должности. Они хранятся 5 лет. Сюда включены документы по кадровым процедурам:

• предоставление отпуска;
• применение взыскания дисциплинарного характера;
• командирование работника;
• направление на повышение квалификации, стажировку или аттестацию.

Когда необходимо создавать

Такая необходимость возникает при наличии обстоятельств, связанных с движением по составу работников организации. Это означает, что появилась необходимость, к примеру, принять на работу или наказать работника. Распорядительная документация решает целый ряд проблем, касающихся:

• вопросов, возникающих в трудовых отношениях сотрудника и работодателя;
• структуры и штата учреждения;
• соблюдения прав и гарантий сотрудника;
• укрепления дисциплины.

ТК РФ предусматривает обязанность работодателя издавать распоряжения, например:

Распорядительный документ о назначении на должность руководителя учреждения относится к документации по основной деятельности, а не по личному составу.

Кто готовит

Распоряжение формирует кадровая служба, юрист или секретарь учреждения. Это зависит от того, к чьим функциональным обязанностям процесс относится. Сотрудник, разрабатывающий проект, должен разбираться в трудовом законодательстве.

https://www.youtube.com/watch?v=8HKfed2YBgs

Наличие на предприятии профсоюза предусматривает необходимость направлять проект в его адрес (до подписания).

Требования

Для оформления распоряжения можно (но с 2013 года не обязательно) применять образец приказа по личному составу из унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004.

Это значит, что работодатель вправе разработать и утвердить форму по образцу, утвержденному в организации.

Вне зависимости от того, какой вариант избирает учреждение, документ должен быть сформирован в соответствии с требованиями делопроизводства.

Нужно включить ряд обязательных элементов:

1. Наименование.
2. Номер, дата формирования.
3. Название учреждения.
4. Основная часть.

В основной части нужно указать:

• смысл;
• перечень сотрудников, которых он касается;
• дату вступления в силу;
• обоснование для разработки;
• основания.

В заключении перечислите сотрудников, которые несут ответственность за исполнение распоряжений.

Формулировки, применяемые в приказе по личному составу, должны совпадать с формулировками ТК РФ. Увольняя работника, нужно указать причины, точно совпадающие с соответствующей статьей и пунктом ТК РФ. Поощряя или наказывая работника, формулировать причины и виды наказаний из ст. 191, 192, 193 ТК РФ.

Ф.И.О. сотрудника пишется полностью. Название занимаемой должности — так, как упомянуто в штатном расписании.

С распоряжением по личному составу нужно знакомить всех упомянутых в нем сотрудников под подпись.

Требования к оформлению

При формировании можно использовать:

• фирменный бланк предприятия;
• чистый лист удобного формата.

После набора текста приказ надо направить на подпись руководителю или другому уполномоченному лицу. Использовать факсимиле нельзя: подпись должна быть «настоящая».

Дело в том, что ТК РФ, равно как и другие акты в сфере трудового права, не предусматривают такое понятие, как «факсимиле». Отсутствует установленный порядок использования такого средства.

Поэтому применение подписи в виде факсимиле может вызвать сомнение в подлинности.

Проставлять на бланке печать не нужно. Документ формируется в единственном экземпляре. При необходимости делаются заверенные копии.

Структура приказа

Структура является одним из важных элементов их классификации. Распоряжения по личному составу делятся на 2 вида:

1. Простые. Характерным признаком является наличие одного распорядительного действия (уволить, принять и т. д.).
2. Сложные. Характерным признаком является наличие нескольких распорядительных разделов. Такой вариант распространен, но трудоемкий в использовании.

В зависимости от адресата делятся на:

• индивидуальные — включающие сведения об одном работнике;
• сводные — включают сведения о нескольких сотрудниках.

Сводный приказ по личному составу по окончании каждого пункта должен содержать ссылку на основание (письменное) для осуществления конкретного распорядительного действия.

Формируя приказы сложного и сводного форматов, не стоит включать в один документ сведения с различными сроками хранения. Из-за этого их будет сложно отнести к бумагам короткого или длительного срока хранения.

Основным внутренним элементом является раздел, состоящий из пунктов. Пункты включаются при наличии основания. Это значит, что нужно в обязательном порядке привести ссылку на такое основание. Например, если работодатель создает распорядительный документ о назначении на должность, пункты включаются на основании:

• личного заявления;
• трудового соглашения;
• служебной записки.

В приказ лучше включить термин «основание», после него указать ссылку на конкретный документ. При оформлении (к примеру, о назначении) разработчик должен использовать формулировки, имеющие юридическое значение.

Типовая структура приказа по личному составу включает блоки, содержащие:

• распорядительное действие работодателя;
• Ф.И.О. сотрудника, иную информацию о нем;
• дату вступления в силу конкретного пункта;
• другие важные сведения.

Распоряжения могут сопровождаться различными приложениями, необходимыми для полного раскрытия содержания (перечень должностей, разъяснения и т. д.). Мы подготовили примеры приказов по личному составу на 2020 год для разных ситуаций. Используйте их в работе.

Срок действия

Действие приказа по личному составу начинается:

• с даты издания;
• с даты, прописанной в тексте.

Окончание срока действия приказа по личному составу наступает в случае:

• окончания срока действия;
• отмены;
• вступления в силу других норм, изменяющих положения, отраженные в приказе.

Сроки хранения

Приказы по личному составу хранятся с использованием определенного алгоритма. Оригинал направляется в отдел кадров. Копии:

• одна — в бухгалтерию;
• вторая — в личное дело.

Приказы по личному составу надо формировать в дела в зависимости от периода хранения. Для полного оформления дела необходимо:

• подшить;
• пронумеровать листы;
• сформировать опись;
• оформить обложку.

Сроки хранения приказов по личному составу отличаются в зависимости от их содержания и могут достигать 75 лет. Подсчет периода для хранения начинается с 01.01 года, который следует за тем, в котором документы закончены делопроизводством. Конкретные сроки для хранения распорядительной документации определены Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 в статье 19б.

Если какой-либо из видов в перечне отсутствует, то срок хранения определяет ст. 22.1 125-ФЗ. Срок различается в зависимости от даты окончания делопроизводства:

Видео:ПУТЕВОЙ ЛИСТ 2023 года. Новые изменения и правила заполнения.Скачать

Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии #делопроизводство #СЭД #ECMJ

Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы неправильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия

Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам1, издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.

Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или ­распоряжения, могут быть направлены на:

• совершенствование организационной структуры предприятия;
• выбор средств и способов осуществления основной (или производст­венной) деятельности предприятия;
• обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми,­ ­материальными, информационными и иными ресурсами;
• утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

https://www.youtube.com/watch?v=8HKfed2YBgsu0026t=37s

А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Распоряжение2 – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких – распоряжения. 

1.

На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).

2.Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений.

В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.

Приказы и распоряжения делятся на три подвида:

• по основной деятельности;
• по личному составу;
• по административно-хозяйственным вопросам.

Этапы издания приказов и распоряжений

В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов3:

1. Инициирование издания приказа или распоряжения.
2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
3. Подготовка проекта приказа или распоряжения.
4. Согласование проекта документа.
5. Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.
6. Подписание приказа или распоряжения.
7. Регистрация приказа или распоряжения.
8. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.

Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

Инициирование издания приказа или распоряжения

Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

• на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);
• по поручению руководства предприятия;
• по инициативе руководителей структурных подразделений или ­подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Видео:[Курс «TDMS Фарватер»] Приказы, распоряжения, ознакомление. Служебные запискиСкачать

Приказ от 28.07.1999 N 77

5.1. Проект приказа Генерального директора Судебного департамента до представления на подпись должен быть согласован с руководителями заинтересованных структурных подразделений.

При согласовании проекта распорядительного документа в заинтересованных подразделениях должно быть установлено:

достаточно ли обоснована практическая необходимость издания данного приказа;

соответствуют ли содержащиеся в нем положения Конституции Российской Федерации и законодательству;

правильно ли указаны другие нормативные правовые акты;

обоснованы ли меры, предусмотренные проектом приказа;

учтены ли ранее изданные по этому вопросу приказы Генерального директора Судебного департамента;

было ли предусмотрено при подготовке проекта приказа изменение или признание утратившими силу ранее принятых по этому вопросу приказов и распоряжений.

5.2. Проект приказа визируется должностными лицами Судебного департамента, определенными в листе согласования.

5.3. Если у визирующих лиц имеется особое мнение по представленному проекту приказа, то оно указывается рядом с визой.

https://www.youtube.com/watch?v=guskSd_HTL4

В случае принципиальных разногласий в целом по проекту приказа или по какой-либо его части дается письменное мотивированное заключение на отдельном листе.

5.4. Виза включает в себя наименование должности, личную подпись и дату, например:

Начальник отдела личная инициалы и

судебной статистики ГУОПО подпись фамилия

15.05.99

При визировании распорядительных документов двумя-тремя должностными лицами визы проставляют от руки на последнем листе подлинника распорядительного документа.

5.5. Согласование проекта приказа проводит исполнитель или руководитель структурного подразделения, разрабатывающего проект.

5.6. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.

5.7. Проект приказа подлежит согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и другими органами государственной власти, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством.

Согласование осуществляется, как правило, двумя способами — визированием или проставлением грифа согласования.

Гриф согласования включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования. Гриф согласования проставляется в нижнем левом углу документа.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра юстиции —

начальник Управления военных судов

Министерства юстиции Российской

Федерации

инициалы, фамилия

14.04.99

5.8. Согласование проекта совместного приказа осуществляет структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта приказа.

6. Представление проектов приказов (распоряжений) на подпись, их регистрация

6.1. Разработанный проект приказа должен пройти правовую экспертизу в юридическом отделе Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов Судебного департамента и редакционную обработку в отделе обработки документов и контроля Управления делами.

Визирование по результатам правовой экспертизы и редакционной обработки осуществляется на обороте последнего листа проекта распоряжения, на листе согласования проекта приказа.

Начальник юридического отдела визирует проекты приказов перед представлением их на подпись Генеральному директору Судебного департамента, его заместителям. Визирование приложений к проекту приказа (распоряжения) осуществляется им путем проставления подписей и даты на обороте каждого листа приложения.

6.2. Проекты приказов Генерального директора Судебного департамента и его заместителей представляются на подпись через Управление делами или в исключительных случаях — непосредственно Генеральному директору и его заместителям, но с визой управляющего делами.

6.3. Одновременно на подпись с проектом приказа в Управление делами в обязательном порядке представляются:

документы с поручением Генерального директора Судебного департамента или его заместителей о подготовке проекта приказа или распоряжения;

доклад начальника главного управления, управления, самостоятельного отдела с кратким обоснованием необходимости издания приказа. К докладу могут прилагаться: справки, сравнительные таблицы, альбомы и другие поясняющие материалы;

заключения (замечания) подразделений, имеющих возражения;

расчет рассылки приказа.

6.4. Проекты приказов, не согласованные или имеющие существенные недостатки, Управление делами возвращает для доработки или докладывает Генеральному директору Судебного департамента, его заместителям со своим заключением.

6.5. Проекты совместных приказов Генерального директора Судебного департамента и руководителей федеральных органов исполнительной власти представляются на подпись Генеральному директору Судебного департамента в количестве, соответствующем числу подписей.

6.6. Приказы Генерального директора Судебного департамента, его заместителей регистрируются методом валовой (сквозной) нумерации в пределах календарного года в Управлении делами.

6.7. Распоряжения Генерального директора Судебного департамента, его заместителей регистрируются в Управлении делами отдельно от приказов также методом валовой (сквозной) нумерации в пределах календарного года.

6.8. Приказы (распоряжения) Генерального директора Судебного департамента и его заместителей вступают в силу с момента их регистрации в Управлении делами в установленном порядке, если в самих распорядительных документах не указан иной срок.

6.9. Приказы (распоряжения) начальников главных управлений, управлений и самостоятельных отделов Судебного департамента вступают в силу с момента их регистрации в структурных подразделениях.

6.10. При необходимости рассылки приказа (распоряжения) в структурные подразделения Судебного департамента, а также в управления (отделы) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации исполнитель составляет расчет рассылки, согласно которому организует тиражирование зарегистрированных распорядительных документов и передает их в Управление делами на отправку.

6.11. Контроль за исполнением требований приказов (распоряжений) возлагается на указанных в них должностных лиц либо осуществляется в общем порядке Управлением делами.

https://www.youtube.com/watch?v=guskSd_HTL4u0026t=572s

Управление делами

Перечень образцов оформления распорядительных документов Судебного департамента при верховном суде Российской Федерации

🔥 Видео

Как оформить ознакомление с ЛНА и приказами под роспись - Елена А. ПономареваСкачать

ЧТО БЫВАЕТ ПОСЛЕ ОТМЕНЫ СУДЕБНОГО ПРИКАЗА? | Как не платить кредит | Кузнецов | АллиамСкачать

Распорядительные документы: приказы, распоряжения - много юридических тонкостей, оформлениеСкачать

1С: Управление автотранспортом от А до ЯСкачать

Решение о ликвидации (4К) серии 1 и 2 (боевик, драма, реж. Александр Аравин, 2018 г.)Скачать

Закрываем судебный приказ. Правильные действия Суверена. 2 часть.Скачать

МЕДИЦИЦИНСКИЕ ОТХОДЫ КЛАССА Б - Что это? Как правильно утилизировать?Скачать

Три ошибки должника при взаимодействии с судебным приставомСкачать

Последствия отмены судебного приказа о взыскании задолженности по кредиту или займу МФОСкачать

Документоведение. Лекция 5. Унифицированные системы организационно-распорядительной документацииСкачать

Заполнение документов Word данными из Excel. Слияние WordСкачать

Экзамены на водительские права с 1 апреля 2024Скачать

Урок 17. Организация работы с распорядительными документами.Скачать

Заключительный вебинар "Постановление Правительства от 20.10.2021 № 1802.Скачать

Секретные похороны российских военных ПитербургСкачать

Воинский учет: новые обязанности и сроки предоставления сведений в военкомат работодателемСкачать