Положение об организации пропускного режима в организации (6 видео)

Содержание

Введение пропускного режима на предприятии: как всё организовать?
Основная сложность введения пропускного режима – недовольство сотрудников
Правила введения пропускного режима
Организация пропускного и внутриобъектового режима
Внутриобъектовый режим
Пропускной режим
Инструкции и документы
🎦 Видео

Видео:Организация пропускного режима автотранспорта на объектеСкачать

Введение пропускного режима на предприятии: как всё организовать?

Наша организация небольшая, но в последнее время постоянно растет. Работников становится больше, больше заказчиков приходят в офис. Директор решил ввести пропускной режим и установить турникеты.

Специалисту по безопасности он поручил заняться оборудованием, мне, секретарю, – подготовить приказ о введении пропускного режима.

В приказе я указала, что в организации будет введен пропускной режим, работники будут обязаны пользоваться магнитными пропусками, и отправила работникам приказ по электронной почте.

Когда турникеты были установлены, появились проблемы. Одни были недовольны, что надо задерживаться у турникета, другие говорили, что мы ограничиваем их свободу, третьи не понимали, как пользоваться пропуском, четвертые теряли и портили пропуска. Наверное, я что-то не учла при оформлении приказа. Как избежать подобных проблем при введении пропускного режима?

Основная сложность введения пропускного режима – недовольство сотрудников

Введение пропускного режима, как правило, имеет две основные цели:

1) охрана безопасности работников и имущества организации от возможных посягательств посторонних лиц;

2) автоматизация учета входа и выхода работников, облегчение учета рабочего времени в организации, который является обязанностью работодателя согласно части четвертой ст. 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Автоматизированный табельный учет дисциплинирует работников, гарантирует объективность при учете.

Введение пропускного режима может вызвать недовольство сотрудников, причем степень накала страстей может быть различной. Рассмотрим три ситуации.

Ситуация 1

В организации был свободный доступ ко всем помещениям, работники просто расписывались у секретаря, приходя на работу.

В связи с ростом компании и случаями злоупотребления такой свободой руководство решило ввести пропускной режим: установить турникеты, раздать карточки доступа.

Изменения вызвали недовольство работников, которые не привыкли к строгой дисциплине, ведь теперь нужно отчитываться за каждые 5–10 минут задержки, а вся информация фиксируется автоматически.

Ситуация 2

Работники организации соблюдали пропускной режим, который не был закреплен в документах. При нарушении пропускного режима работниками привлечь их к ответственности оказалось невозможно: нет утвержденных правил – нет нарушения.

Поэтому в определенный момент руководство приняло решение разработать и утвердить Положение о пропускном режиме.

Работники не возражали против самого пропускного режима, но некоторые из них недоумевали: «Зачем нам новый документ? Ведь мы все соблюдаем. Нам не доверяют?»

Ситуация 3

При действующем пропускном режиме организация решила заменить устаревшее оборудование на более современное, в связи с чем потребовалось несколько изменить процедуру получения карточек допуска, использования оборудования, процесс учета отработанного времени и его анализ. Подобные изменения не вызвали массовых недовольств, ведь изменения коснулись только технических деталей и не затронули организационной стороны.

Как бы то ни было, при введении пропускного режима фактор сопротивления работников учитывать необходимо. Иногда от людей можно услышать, что в данной ситуации ограничивается их свобода. Конечно, это не так.

Их право на передвижение не ограничивается, но порядок входа и выхода определяется правилами, установленными конкретным работодателем. Согласно части первой ст.

8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Таким образом, работодатель имеет право издать локальный нормативный акт, устанавливающий пропускной режим в организации.

https://www.youtube.com/watch?v=m2DpI1h3l1o

Кроме того, необходимость введения пропускного режима возникает в случаях, когда требуется пресечь нарушения трудовой дисциплины работниками: опоздания, уход с работы до окончания рабочего дня, вынос имущества без разрешения работодателя. Документы, которыми вводится пропускной режим, должны обеспечивать возможность привлечения нарушителей к ответственности.

Обратите внимание!

Согласно ст. 20 ТК РФ права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами, т.е. подписать положение и приказ должен генеральный директор (директор) либо уполномоченное им лицо по доверенности.

Рассмотрим правила, позволяющие избежать наиболее частых ошибок, которые возникают при введении пропускного режима в организации.

Правила введения пропускного режима

Правило № 1: любые нововведения должны подкрепляться приказом руководителя (Пример 1).

Права и обязанности работников, принципы пользования устанавливаемым оборудованием лучше всего изложить в Положении о пропускном режиме, которое станет приложением к приказу о введении пропускного режима и требования которого работники обязаны будут соблюдать. Ведь в соответствии с частью первой ст.

189 ТК РФ дисциплина труда – обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с Трудовым кодексом, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором. Согласно части второй ст.

21 ТК РФ работник обязан соблюдать трудовую дисциплину, а на основании ст. 192 ТК РФ за совершение дисциплинарного проступка, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить дисциплинарные взыскания.

При нарушении правил пропускного режима (утеря и порча магнитной карточки, использование чужой магнитной карточки, проход без магнитной карточки, вынос материальных ценностей вне установленного порядка) работников можно будет привлечь к дисциплинарной ответственности.

Правило № 2: чтобы уменьшить сопротивление работников при введении пропускного режима, нужно привлечь их к разработке этих нововведений. Если работники примут участие в разработке Положения о пропускном режиме, они поймут, что их мнение принято во внимание.

Рекомендуется создать комиссию по разработке Положения о пропускном режиме в составе начальников отделов, представить на ее рассмотрение подготовленный ответственными отделами (секретариат, служба безопасности, отдел персонала) проект Положения. Комиссия внесет в документ свои предложения и замечания, начальники отделов обсудят Положение в своих коллективах. Сообщение о подготовке Положения о пропускном режиме можно разместить на доске объявления, в интранете.

Правило № 3: при разработке Положения о пропускном режиме необходимо подробно описать порядок входа и выхода в (из) организацию (и), порядок выдачи магнитных пропусков, правила их хранения, ответственность за их утерю и порчу (Пример 2).

Кроме того, необходимо описать порядок вноса/выноса материальных ценностей, правила прохода для гостей организации (встреча, сопровождение на территории). Можно предусмотреть особые правила для лиц государственного надзора и контроля, которые могут проходить при предъявлении соответствующих документов.

Укажите, кто наблюдает за турникетами (охрана организации или охранная организация по договору), функции охранника у турникета, его полномочия.

Правило № 4: приказ, которым утверждается Положение о пропускном режиме, должен содержать точную дату начала действия пропускного режима — например, через неделю после ознакомления работников с приказом.

Это время необходимо для адаптации работников к новым условиям.

Кроме того, в приказе должны быть указаны должностные лица, ответственные за функционирование пропускного режима в организации, чтобы работники знали, к кому обращаться при возникновении вопросов.

Правило № 5: с приказом и Положением должны быть ознакомлены под роспись все работники, на которых будет распространяться данный режим. В соответствии с частью третьей ст.

68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

https://www.youtube.com/watch?v=FMuLY3Jyc4g

Привлечь работника к дисциплинарной ответственности можно только при условии, что он ознакомлен с документом (в данном случае с Положением о пропускном режиме) под роспись.

Ознакомление возможно путем проставления росписи либо в Журнале ознакомления с локальными нормативными актами, либо в листе ознакомления, прилагаемом к Положению.

Ознакомить уже работающих сотрудников с Положением о пропускном режиме необходимо сразу же после подписания приказа и Положения, только принятых – до подписания трудового договора.

Кстати

Отправление документов по электронной почте не заменяет ознакомление под роспись, которое предусмотрено законодательством. При отправке документов по электронной почте будет проблематично доказать факт ознакомления работника с приказом и Положением о пропускном режиме при возникновении трудового спора.

Правило № 6: наличие в организации пропускного режима желательно отразить в Правилах внутреннего трудового распорядка. В этом документе достаточно лишь упомянуть о наличии пропускного режима в организации, сделав ссылку на Положение и приказ о пропускном режиме.

Правило № 7: при введении в действие приказа о пропускном режиме рекомендуется провести небольшую PR-акцию (например, в форме беседы со всеми работниками коллективно либо по отделам).

При этом следует подчеркнуть, что введение пропускного режима, ограничение прохода посторонних лиц и пронесения посторонних предметов вводится в первую очередь с целью обеспечения безопасности работников; указать на заботу руководства о защите жизни и здоровья своих сотрудников. На такой встрече работники имеют возможность задать волнующие их вопросы.

Положение и приказ можно дополнительно разместить на досках информирования, в интранете, разослать по электронной почте.

Пример 1

Приказ о введении пропускного режима

ООО «Торговый дом «Столица»»

ПРИКАЗ

15.08.2014 № 15

г. Москва

О введении пропускного режима

В целях обеспечения безопасности работников, сохранности имущества и материальных ценностей

ПРИКАЗЫВАЮ:

Видео:10 минут, чтобы узнать с руководителем службы безопасностиСкачать

Организация пропускного и внутриобъектового режима

Опубликованно 26.10.2020

Основная задача руководства предприятий, офисных зданий и прочих объектов – организация различных мер для безопасности жизни сотрудников, защита имущества объекта и внутренней информации.

Для этого на объектах детально прорабатывается и внедряется целый комплекс различных мероприятий. Одна из основных мер – правильная организация внутриобъектового и пропускного режима.

Что это такое и для чего это нужно?

Внутриобъектовый режим

Для различных объектов вводится специальный режим – внутриобъектовый. Это целый комплекс правил, который охватывает такие направления, как:

Соблюдение сотрудниками правил пожарной безопасности;
Введение четкого графика работы персонала;
Установление правил для посещения сторонними лицами;
Сборка и установка технических приспособлений для охраны объекта – ограждений, сигнализации и тд.;
Защита территории объекта от бесконтрольного передвижения посетителей.

Для правильной организации внутриобъектового режима важна строгая отчетность. Если на объекте нет специальных цифровых носителей, то сотрудники охраны заполняют специальные журналы и бланки, в которых помимо учета рабочего времени сотрудников и регистрации посетителей отражается также ввоз и вывоз имущества, графики дежурств и прием/сдача помещений под охрану.

Пропускной режим

Помимо внутриобъектового режима важную роль играет и пропускной режим. Он также предполагает комплекс различных мер, направленных на:

Исключение возможности выноса имущества объекта за его территорию;
Уменьшение количества времени, затрачиваемого на проверку документов и автотранспорта;
Уменьшение вероятности ошибок охранников при пропуске людей и автомобилей;
Исключение возможности проникновения на объект сторонних лиц и автотранспорта.

Организация пропускного режима на предприятии или ином объекте – это один из ключевых моментов при обеспечении мер по безопасности объекта и прилегающей территории. Для этого устанавливают контрольно-пропускные пункты (КПП) – специальные помещения на территории объекта, оснащенные системами контроля доступа, физическими барьерами, видеонаблюдением, пунктом охраны.

https://www.youtube.com/watch?v=tVbXwpASG0M

Пропускной режим подразумевает систему пропусков – пластиковых карт с микрочипом и специальным механизмом, открывающим электронные замки. Каждый такой пропуск имеет специальный код, зафиксированный в базе данных системы контроля доступа и присваиваемый каждому сотруднику объекта в отдельности. Для проезда автотранспорта используются брелоки.

Пропуска для КПП делятся на 3 типа:

Постоянные;
Временные;
Разовые.

В случае длительного отсутствия сотрудника, связанного с болезнью, отпуском, командировкой, а также в случае увольнения пропуска остаются на объекте и сдаются ответственным лицам.

Физическими барьерами на КПП обычно выступают турникеты – удобное средство для ограничения свободного прохода персонала и посетителей объекта, регулирования их входа и выхода. Чаще всего на объектах ставят один их трех видов:

Роторные вертушки;
Турникеты-триподы;
Калитки.

Роторные турникеты-вертушки – это конструкция с вращающимися створками. Они подходят для полного перекрытия зоны прохода на объект.

Турникеты-триподы имеют 3 специальные преграждающие планки/ Плюсы такого устройства – возможность пропускать людей по одному без особых временных затрат. Турникеты-триподы чаще других видов можно встретить на КПП.

Калитки широко используются на многих объектах – например, в магазинах, но они малоэффективны в плане безопасности и контроля доступа на объект.

Требования и правила по обоим режимам организация должна донести до каждого сотрудника объекта. Как это происходит?

Инструкции и документы

Для правильной работы объекта разрабатываются и внедряются такие документы как:

Положение об организации внутриобъектового и пропускного режима;
Инструкции для арендующих компаний;
Приказ о введении в действие обоих Положений и Инструкции для арендаторов;
Должностные инструкции сотрудников охраны.

Приказ и положение создаются и вводятся директором объекта.

В Приказе указываются ответственные лица (менеджер по персоналу, начальник службы безопасности), проставляются даты начала ввода режима и сроки ознакомления сотрудников с новыми правилами.

Положение об организации режимов включает в себя всю информацию о введении обоих режимов. Нарушение правил грозит административными расследования и штрафами.

Для упрощения рабочих процессов можно воспользоваться современным способом – автоматизированными интеллектуальными системами ECOS. Это альтернатива стандартным системам управления и контроля доступом.

Электронные ключницы позволяют хранить все ключи в одном месте и выдавать их сотрудникам в строго определенное время. С нашими системами нет необходимости прокладывать слаботочные трассы для систем контроля, оснащать каждую дверь специальными считывателями и замками.

Системы администрирования ECOS – это надежный способ защиты объекта от неправомерных действий посторонних лиц и хищения имущества.