Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия

Видео:Архив организации. Понятие. Виды архивов I Алхутова Мария. РУНОСкачать

Управление документацией и данными положение об архиве

В целях своевременного приема документов от структурных подразделений предприятия, обеспечения их учета‚ сохранности, упорядочения создается архив.

Настоящее положение разработано в соответствии с ГОСТ 2.501.

В данном положении определены основные требования по организации работы архивов предприятия.

2 Нормативные ссылки

В настоящем положении использованы следующие руководящие и нормативные документы:

3 Обозначения и сокращения

• БУСК — бюро управления системой качества
• ВП — Военное представительство
• ГОСТ — государственный стандарт
• ДСП — для служебного пользования
• КД — конструкторская документация
• НТД — нормативно — техническая документация
• ОТК — отдел технического контроля
• ОГТ — отдел главного технолога
• ОГК — отдел главного конструктора
• ОГЭ — отдел главного энергетика
• ООТЭиН — отдел охраны труда _экологии и надзора
• РСО — ремонтно-строительный отдел
• СМК — система менеджмента качества
• СТП — стандарт предприятия
• СТО — стандарт организации

4.1 Система мер обеспечения сохранности документов

4.1.1 Организация хранения документов — система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания фонда пользования.

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

• комплекс мер по организации хранения документов, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (помещение архива, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и т.п.);
• комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

4.1.2. Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении.

4.1.3 Оптимальные условия хранения документов в архиве организации обеспечиваются в результате соблюдения определенных требований к помещению и оборудованию архивов, режиму хранения, порядку размещения документов.

4.1.4 Архив должен размещаться в специально построенных или приспособленных и оборудованных в соответствии с законодательством помещениях. Требования к помещениям архива устанавливаются строительными нормами и правилами, а также санитарными нормами, правилами и гигиеническими нормативами.

4.2 Требования к помещениям архива

4.2.1. Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов отдельных помещениях здания.

4.2.2. При отсутствии специального помещения для архива выделяется приспособленное помещение в административном здании предприятия (организации). Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы.

Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем).

Экспертиза проводится представителями служб ОГЭ, РСО, ООТиЭН.

Результаты экспертизы оформляются актом.

4.2.3.

Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений, а также помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и подразделениями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии. Не допускается размещение архивов в подвальных помещениях.

4.2.4 Архив должен размещаться в изолированных помещениях.

https://www.youtube.com/watch?v=RP3u78pK9WI

Помещения архива должно соответствовать пожарным правилам и нормам.

Помещение архива должно быть оборудовано таким образом, чтобы обеспечить быстрый вынос документации и имущества при пожаре, стихийном бедствии и т.д.

В архиве необходимо иметь план эвакуации документации и имущества на случай пожара, стихийного бедствия и т.д., с указанием очередности выноса документации и имущества, путей выноса (основного, запасного), средств для выноса (мешки, ящики и т.д.), привлекаемых для выноса лиц.

4.2.5 Хранение в помещениях без окон допускается при наличии естественной или искусственной вентиляции.

4.2.6 Электропроводка в архиве должна быть скрытой, штепсельные розетки — герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений архива.

4.2.7 Отделку помещений архива проводят с использованием неагрессивных, не пылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

4.2.8 В архивах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.

4.3 Режимы хранения документов

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

4.3.1 Световой режим

Освещение в архивах может быть естественным и искусственным.

4.3.1.1 Естественное освещение допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах штор, жалюзи.

В архивах с естественным освещением стеллажи и шкафы устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, не допускается размещение стеллажей, шкафов к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.

4.3.1.2 Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп.

4.3.1.3 Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20 -50 лк (люкс), на рабочих столах — 100 лк (люкс).

4.3.2 Температурно-влажностный режим

4.3.2.1 В помещениях архива должны поддерживаться следующие оптимальные значения температуры и влажности:

• температура 14-27 ⁰С
• влажность 40-65%

(температура воздуха измеряется обычными термометрами, относительная влажность — психрометрами или гигрометрами).

4.3.2.2 Температурно-влажностный режим в архивах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях ОДИН раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом — два раза в неделю, при нарушениях режима хранения — ежедневно (в одно и то же время).

4.3.2.3 Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

4.3.3. Санитарно-гигиенический режим

4.3.3.1 В помещениях архива должен соблюдаться необходимый санитарно-гигиенический режим хранения и защиты документов от биоповреждений, плесени, пыли. Не реже одного раза в месяц должен проводиться санитарный день.

4.3.3.2 В помещениях архива должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении. Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

4.3.3.3 В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.

4.3.3.4 В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.).

4.3.3.5 Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.

https://www.youtube.com/watch?v=WWkE39_LZ0Q

При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.

При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.

4.3.4 Охранный режим

4.3.4.1 Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры.

Помещения архива (при необходимости) оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ.

4.3.4.2 Право доступа в архив ‚имеют заведующий и сотрудники данного архива, либо лица назначенные распоряжением по соответствующей дирекции (или приказом по предприятию).

Посторонние лица допускаются в архив с разрешения сотрудника, ответственного за него.

4.4 Размещение документов в архиве

4.4.1 Документы в архиве размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.

4.4.2 В целях закрепления места хранения документов в архиве составляются указатели. Карточки указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения (карточки по стеллажного указателя). Допускается карточки указателей составлять в электронном виде, в виде Журнала.

4.5 Средства хранения

4.5.1. Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, обработанных огнезащитным составом. В качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи.

4.5.2. Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон – с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами:

• расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — 120 см;
• расстояние (проход) между стеллажами — 75 см;
• расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — 75 см;
• расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) — 45 см;
• расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) — не менее 15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см.

4.5.3. Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов.

Бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения — в связках.

Не допускается хранение документов на полу, на подоконниках, в не разобранных кипах, транспортировочной таре.

4.5.4 Подлинники следует хранить на металлических стеллажах, в металлических или деревянных шкафах, коробках, папках, переплетах. Документация должна быть защищена от воздействия естественного света и солнечных лучей.

КТД и НТД ДСП (ГОСТы) и др. хранится в закрываемых металлических шкафах (а в шкафах — в папках и коробках).

Право доступа к этой документации имеют только следующие работники: инженер по стандартизации, техник по стандартизации. Указанные работники несут ответственность за правильность хранения и выдачи КД и НТД ДСП.

Категорически запрещается хранить подлинники конструкторской документации совместно с другими документами.

https://www.youtube.com/watch?v=hkA3k_7V8t0

Аннулированные подлинники уничтожению не подлежат, а хранятся отдельно от действующих в специально отведенных ящиках или папках.

4.5.5 Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями действующих инструкций

4.6 Определение состояния хранящейся в архиве НД и выдача ее подразделениям предприятия

4.6.

1 Механические повреждения документов контролируют в ходе текущей работы с документами. Степень повреждения оценивают визуально.

4.6.

2 Для определения фактического наличия НТД, хранящейся в архиве, ее соответствия учетным документам, а также выявления документов, требующих профилактической обработки и реставрации, периодически проводится проверка наличия и состояния НТД и соответственно условий ее хранения. Ответственным лицом является заведующий и сотрудники данного архива, либо лица назначенные распоряжением по соответствующей дирекции (или приказом по предприятию).

Проверка проводится не реже одного раза в год.

4.6.

3 Документы из архива выдаются по заявке Ответственным лицам за документацию подразделений под роспись.

Видео:Архивы учреждений организация работы экспертных комиссийСкачать

Инструкция: готовим положение об архиве

Шаблоны и формы

Положение об архивном деле — это внутренний документ, который регламентирует порядок длительного хранения бумаг, которые уже вышли из непосредственного использования. Он не является обязательным, но желателен для компаний, самостоятельно организующих хранение документов.

13 октября 2020 Гольцова Полина

Скачать типовое положение об архиве

Скачать положение об архиве школы на 2020 год

В ходе работы любой организации образуется немало бумаг:

• бухгалтерских;
• кадровых;
• хозяйственных;
• иных видов.

После того как эти бумаги выбывают из оперативного использования и становятся не нужны, их следует некоторое время сохранять на случай запросов от уполномоченных госорганов, юридических или физических лиц и проведения проверок, например, налоговых. Срок такого хранения зависит от вида бумаги и составляет от 5 лет до бессрочного. Конкретные сроки перечислены в приказе Росархива № 236.

Компании вправе хранить бумаги самостоятельно или нанять специализированную организацию, оказывающую услуги по архивному хранению.

Если компания предпочла организовать хранение самостоятельно, рационально создать специальное подразделение, которое возьмет на себя заботу о бумагах и обеспечит их сохранность.

Регулировать работу такого подразделения должно положение о нем, изданное в организации и утвержденное ее руководителем.

Положение регулирует не только внутренние вопросы функционирования подразделения, но и порядок его взаимодействия с другими органами юридического лица. Таким образом, положение полезно для координации работы компании в части архивного хранения.

Текст разрабатывается уполномоченным сотрудником организации, руководитель обязан утвердить положение об архиве своим приказом.

Текст положения содержит следующую информацию:

• общие положения, в числе которых, например, нормативные основания работы подразделения;
• перечень хранящихся бумаг;
• основные функции подразделения, в числе которых прием, систематизация и сохранение бумаг, экспертиза их ценности и консультирование остальных сотрудников компании по вопросам хранения;
• права сотрудников подразделения, например, запрашивать у других подразделений компании информацию, необходимую для работы, или давать рекомендации по совершенствованию системы документооборота и хранения в компании.

11.04.2018 Федеральное архивное агентство издало приказ № 42, которым утвердило примерное положение об архиве организации 2020 года от Росархива, которое компаниям достаточно минимально адаптировать под собственные нужды вместо того, чтобы разрабатывать собственный текст с нуля.

Подробнее: как хранить документы в архиве

Образец положения об архиве организации в 2020 году:

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящим Положением и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» (далее — Организация, Учреждение) создается Архив.

1.2. Учреждение обеспечивает Архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.3. Работники Архива действуют на основании настоящего Положения, условий трудовых договоров и должностных инструкций.

1.4. Архив является самостоятельным структурным подразделением Учреждения (входит в состав отдела документационного обеспечения). Заведующий назначается в установленном законом порядке Руководителем Учреждения и подчиняется непосредственно Руководителю.

1.5. В своей деятельности работники руководствуются действующим законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, организационно-распорядительными документами самого Учреждения и настоящим Положением.

1.6. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность руководителя и других работников регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми Руководителем Учреждения.

1.7. Архив возглавляет Заведующий, на должность которого назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

1.8. Заведующий:

• руководит всей деятельностью подразделения, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на него задач и функций;
• осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников Архива;
• распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения Руководителю Учреждения об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;
• вносит руководству Учреждения предложения по совершенствованию работы подразделения, оптимизации его структуры и штатной численности;
• участвует в перспективном и текущем планировании деятельности Архива, а также подготовке приказов, распоряжений и иных бумаг, касающихся возложенных на него задач и функций;
• принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников;
• участвует в подборе и расстановке кадров подразделения, вносит руководству Учреждения предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;
• совершенствует систему трудовой мотивации работников;
• осуществляет контроль исполнения подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдения трудовой дисциплины и деятельности Архива в целом.

1.9. В период отсутствия Заведующего его обязанности исполняет начальник отдела кадров, назначенный приказом Руководителя Учреждения.

1.10. Заведующий (лицо, исполняющее его обязанности) имеет право подписи бумаг, направляемых от имени возглавляемого подразделения, по вопросам, входящим в его компетенцию.

1.11. Подразделение в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями Учреждения, а также, в пределах своей компетенции, со сторонними организациями.

1.12. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации.

1.13. Архив осуществляет прием электронных документов (ЭД), обеспечивает их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций — источников комплектования фонда.

2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

https://www.youtube.com/watch?v=FoyzzxVN304

Архив хранит документы:

а) постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

б) постоянного хранения и по личному составу фонда(ов) организаций-предшественников;

в) фонд пользования;

г) справочно-поисковые средства и учетные документы.

3. ЗАДАЧИ
К задачам Архива относятся:

3.1. Организация хранения документов.

3.2. Комплектование фонда документами, образовавшимися в деятельности организации.

3.3. Учет единиц, находящихся на хранении.

3.4. Использование единиц, находящихся на хранении.

3.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

3.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.
4. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ

4.1. Планирование, организация и контроль деятельности Учреждения и его структурных подразделений в области архивного дела.

4.2. Прием, регистрация, систематизация и хранение документов в соответствии с установленным порядком.

4.3. Обеспечение использования документов, хранящихся в Архиве (информирование руководства и сотрудников Учреждения о составе и содержании хранящихся документов, выдача в установленном порядке дел, документов или их копий, архивных справок, исполнение запросов юридических и физических лиц, учет использования документов).

4.4. Формирование справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных единиц.

4.5. Инструктаж работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел.

4.6. Контроль за своевременным поступлением в Архив законченных делопроизводством документов.

4.7. Составление и предоставление годовых описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертных комиссий Учреждения и соответствующего государственного Архива.

4.8. Составление описей дел для передачи на хранение в государственные архивы, актов об уничтожении, сроки хранения которых истекли.

4.9. Организация и проведение экспертизы ценности документов временных сроков хранения, находящихся на хранении в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.10. Контроль за физическим состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

4.11. Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

4.12. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами Организации.

4.13. Передача дел осуществляется по графику, составленному Заведующим, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в Архив, и утвержденному Руководителем Учреждения.

5. ПРАВА РАБОТНИКОВ

5.1. Работники в процессе своей деятельности имеют право:

• получать поступающие в Учреждение документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;
• запрашивать и получать от руководителей Учреждения и его структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных на них задач и функций;
• осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений Учреждения по вопросам делопроизводства и архивного дела, о результатах проверок докладывать руководству Организации;
• вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы подразделения и Учреждения в целом;
• участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности;
• вносить предложения руководству Учреждения по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на работников по своему профилю деятельности;
• участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к его компетенции;
• контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях — источниках комплектования Архива.

С Положением ознакомлен:

Заведующий _____________/ Василенко Ю.С.

Методист_____________/ Иващенко С.В.

https://www.youtube.com/watch?v=hqa2M4aj1SM

Начальник отдела кадров_____________/ Иванов И.И.

Порядок утверждения и внесения изменений в положение

После разработки конечного текста документа руководитель организации издает приказ об утверждении положения об архиве, после чего документ вступает в силу. Изменения в положения вносятся тоже с помощью соответствующего приказа: в нем либо перечисляются вносимые изменения, либо в качестве приложения оформляется новая редакция положения.

Важно помнить как ознакамливают с положением об архиве, — все сотрудники, которых напрямую касается положение, знакомятся с ним под подпись. Сотрудники, не связанные напрямую со специализированным подразделением, на работу которых положение не повлияет, с ним знакомиться не обязаны.

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Видео:Четвертый выпуск обучающего видео на тему «Экспертиза ценности документов в архиве организации»Скачать

«Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия»

Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия

(утв. приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. N 176)

1. Общие положения

1.1. Документы государственного учреждения, организации, предприятия, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в учреждениях, организациях, на предприятиях.*

1.2. Учреждения обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет учреждений.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица учреждений несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В учреждениях для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создаются архивы.

Учреждения обеспечивают архивы необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Архив учреждения создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.5.

В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Государственной архивной службы и настоящим положением.

1.6. Положение об архиве учреждения разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством учреждения по согласованию с соответствующим учреждением Государственной архивной службы.

1.7. Архив учреждения работает по планам, утверждаемым руководством учреждения и отчитывается перед ним в своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива учреждения осуществляет руководство учреждения.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет соответствующее учреждение Государственной архивной службы.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;**

2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников; **

2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации; **

2.4. личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив;

2.5. служебные и ведомственные издания;

2.6. научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ;

3.1.4. осуществления контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения;

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ;

3.2.2. разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;

3.2.3. составлять и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ;

3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

3.2.6. Организует использование документов: информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.7.проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;

3.2.8. оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения;

3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения;

3.2.10. ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

🌟 Видео

Создание архива организации. Часть 1. Ознакомление с нормативно правовой базой. 28.09.2022Скачать

ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИСкачать

Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.Скачать

Как составить архивную опись | Мария Алхутова. РУНОСкачать

Создание архива организации. Часть 2. Положение об архиве, долж. инструкции, штат архива. 30.11.2022Скачать

Как создать с «0» и организовать работу архива в организации. Эксперт Доронина Л.А.Скачать

Памятка по подготовке и передаче документов в архивСкачать

1 часть: Архивное хранение документов - НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (новая, с новыми примерами)Скачать

С какими заявлениями нужно обращаться в Соц. фонд (ПФР), чтобы получить максимальный размер пенсииСкачать

Паспортизация архива организации - источника комплектования РГАНТДСкачать

Создание архива организации. Часть 3. Организация хранения документов (раздел 1).Скачать

Сроки хранения документов в архивахСкачать

10 минут, чтобы узнать о профессии архивистСкачать

Организация работы с электронными документами длительного срока храненияСкачать

Организация передачи документов в архив организации. 04.12.2023Скачать

Технический архив TDMS Фарватер по ГОСТ | Хранение технической документации | Управление проектамиСкачать

Создание архива организации. Часть 4. Организация учета документовСкачать