Адаптационный лист нового сотрудника организации (примерный образец)

Программа адаптации рабочего персонала — примеры и советы

Эффективная, успешная адаптация принятого или перемещенного работника к новым для него условиям труда — один из важнейших показателей эффективности кадрового менеджмента организации.

Реализация адаптивных программ призвана облегчить психологическое, психофизическое, профессиональное, социально-экономическое привыкание, интеграцию новичка к сложившейся производственной среде.

Цель адаптации персонала

Система адаптации персонала нацелена на решение нескольких проблем:

• минимизацию временных и финансовых затрат на вхождение в должность, получение необходимых квалификационных, профессиональных знаний, умений, приемов, навыков;
• определение наиболее эффективного профессионального применения конкретного работника, его места и статуса в коллективе;
• сокращение текучести кадров, снижение травматизма в результате физиологического привыкания к предъявляемым физическим и психологическим нагрузкам;
• формирование позитивного эмоционального фона;
• принятие работником социальных, организационных, дисциплинарных норм, уровня дохода и способов поощрений, социальной защиты;
• активизация вовлеченности всего коллектива в решение общих корпоративных задач.

Ответственные за адаптацию

За адаптацию работника могут отвечать сотрудник отдела кадров (труда), службы управления, обучения персонала, HR-службы, социологической лаборатории, центра обучения (переподготовки персонала), непосредственный начальник, руководитель структурного подразделения (отдела, цеха, бюро, группы, службы), руководитель организации.

Крупные фирмы вводят в штатное расписание должность менеджера по адаптации (наставника), ответственного за подбор кадров, комфортное вхождение новичка в коллектив, подготовку и обучение.

Этапы разработки программы адаптации

Разработка программы адаптации персонала предполагает прохождение следующих этапов:

1. сбор информации о вакансиях, квалификационных требованиях к кандидатам;
2. изучение конъюнктуры, состояния, перспективы развития рынка труда, работы учебных заведений, готовящих необходимые предприятию профессиональные кадры, предложений службы занятости, бирж труда, кадровых агентств;
3. анализ действующей системы адаптации в организации, ее результативности;
4. ознакомление с законами и нормативными документами регламентирующими адаптивный процесс (положения об испытательном сроке и адаптации сотрудников, внутренние инструкции о наставничестве, инструкции о проведении собеседования);
5. разработка адаптационных мероприятий, опросников для интервьюирования, собеседований, подбор инструментария для психологического и профессионального тестирования,
6. определение сроков действия программы (краткосрочная, длительностью до 1 года, до 3 лет);
7. выбор категории сотрудников (молодые специалисты, квалифицированные кадры, руководители среднего звена, топ-менеджеры), структуры программы, непосредственных участников адаптации конкретного сотрудника;
8. знакомство с новым сотрудником, сбор сведений;
9. разработка критериев оценки успешности адаптивной программы и возможности ее коррекции.

Структура программы

Программа призвана подробно описать цели и задачи адаптационного периода. Указать продолжительность и ответственных лиц, последовательность мероприятий, формы и методы воздействия, предполагаемый результат, формы контроля.

Программ адаптации имеет свои особенности в зависимости от статуса, ранга, степени ответственности работника, его индивидуальных психологических и физиологических (состояние здоровья, порог утомляемости) особенностей, специфики и содержания производства, сложившихся внутрипроизводственных отношений и традиций и включает в себя обязательный и вариативный разделы.

https://www.youtube.com/watch?v=nZZiI16_VXU

К обязательным пунктам относятся:

• Знакомство с сотрудником (собеседование, интервью, тестирование).
• Ознакомление с должностными инструкциями, положениями о внутреннем распорядке, социальных льготах, оплате труда, системе штрафов, видах страхования, возможностях карьерного роста, сроках и условиях найма.
• Инструктаж по технике безопасности, противопожарной безопасности, знакомство со схемами эвакуации, местонахождением медицинского пункта, столовой, бытовых, санитарно-гигиенических помещений, парковки личного автотранспорта, средств коммуникации.
• Представление новичка коллективу, руководству, куратору.
• Оценка работника, утверждение в должности или увольнение по результатам прохождения испытательного срока.

Вариативная часть может включать:

1. Планы первого рабочего дня, недели, месяца. Ежедневное общение с целью выяснения и устранения возникающих проблем, непонимания специфики, поощрения и мотивации успехов в течение недели, месяца.
2. Знакомство с организацией в форме приветственной речи, церемонии представления, экскурсии, welcome-тренинга,информационных буклетов, фильмов, дающих представление о продукции, назначении фирмы, перспективах ее развития, истории, корпоративном уставе, приоритетах, структуре, фирменном сленге, традициях, дресс-коде, «неписанных» законах, сложившихся коллективных взаимоотношениях.
3. Помощь в организации рабочего места.
4. Оценку профессиональной компетенции.
5. Организацию обратной связи с новым сотрудником (опросники, индивидуальные беседы, сбор отзывов от коллег, руководителей, наставника, индивидуальные карточки прохождения адаптации, персонограммы).
6. Тренинги, ролевые игры на сплочение коллектива, формирование групповых взаимоотношений, динамики.
7. Участие в общественной жизни коллектива, неформальном общении, выполнение разовых общественных поручений, участие в руководстве работой коллектива, профсоюзной работе, знакомство с семьей новичка.
8. Дополнительное обучение, стажировку, промежуточные инструктажи, вовлечение в производственное соревнование, коррекционные мероприятия и процедуры, постепенное усложнение профессиональных задач.
9. Промежуточный контроль за прохождением адаптационного периода, предварительный анализ, личностную характеристику.

Советы по составлению

Чтобы оценить правильность составления программы, и в дальнейшем оценить ее результативность, проверьте были ли включены в нее следующие мероприятия:

1. доведена информация о графике работы, дате начала работы;
2. проверена правильность заполнения личного дела, оформления документов о приеме на работу;
3. доведены до сведения и подписаны инструкции по ТБ, ППБ, должностным обязанностям, внутреннему распорядку, регламентирующие документы;
4. проведены представление членам коллектива, администрации, предоставлена подробная информация о предприятии;
5. предусмотрены способы предотвращения и разрешения конфликтных ситуаций.

Соберите сведение об уровне подготовке, опыте работы, образовании, предпочтениях в работе с клиентами, пожеланиям по графику работы, условиях труда, размерах и форме оплаты, притязаниях на карьерный рост.

Составьте предварительный психологический портрет, очертите круг возможных трудностей, необходимой помощи. Установите доверительные отношения с сотрудником, добейтесь взаимопонимания. Выберите кандидатуру будущего наставника.

Первый день

Информационная беседа о компании: ее история, традиции, система управления, руководство, география. Условия, график работы. Квалификационные требования, должностная инструкция. Права и обязанности. Требования к внешнему виду. Представление администрации, коллективу, продавцу-наставнику. Экскурсия по магазину. Оформление документов.

2-7 день

Знакомство с ассортиментом, ценами. Отработка взаимодействия с коллективом и покупателями. Тренинг успешных продаж.

8-10 день

Тренинг работы с конфликтным покупателем, поведения в нестандартных ситуациях. Беседа о возникших проблемах и поиск путей их разрешения. Сбор отзывов коллег.

11-14 день

Работа под руководством продавца-наставника. Подведение итогов за прошедший срок.

15-21 день

Дальнейшее ознакомление со служебными обязанностями, работа по графику. Консультации продавца-наставника. Оценка эффективности деятельности, личностных качеств (обучаемость, психологическая устойчивость, коммуникативные навыки, внимание, память), составление плана работы по устранению недочетов на последующую неделю.

22-30 день

Самостоятельная работа по графику. Оценка работы. Принятие решения о продолжении работы по результатам испытательного срока.

https://www.youtube.com/watch?v=WL_xlS75KTA

Ответственные за реализацию программы менеджер по персоналу, продавец-наставник.

1-я неделя

Презентация нового работника. Оформление «Книги сотрудника». Посвящение в Ведущие, во время которого в неформальной обстановке происходит знакомство с коллективом, миссией радиостанции, ее целях, задачах, формате, традициях, истории.

Экскурсия по радиостанции, осмотр оборудования. Рассказ о перспективах карьерного роста, возможности реализации творческого потенциала.

Оформление на работу, подписание документов. Выбор куратора. Обозначение обязанностей, графика работы на время испытательного срока. Прохождение обязательных инструктажей.

2-я неделя

Разъяснение прав, обязанностей, возможностей получения льгот, требований к рабочему месту, соблюдению профессиональной этики и этикета. Подробное знакомство и освоение оборудования. Совместная работа по подготовке эфира, выполнение тестовых проб и заданий.

3-я неделя

Совместные эфиры. Творческие задания. Миниоценка коллектива и руководителя. Определение проблемного поля в работе. Выявление запроса на помощь от коллег.

4-я неделя

Выбор авторского проекта, его разработка и презентация. Участие в тренингах на креативность. Промежуточный анализ реализации программы адаптации, коррекция.

2-й месяц

Полноценное самостоятельное исполнение должностных обязанностей. Реализация авторского проекта.

Опрос сотрудников, сбор отзывов радиослушателей, оценка результата испытательного срока, эффективности работы, творческого потенциала. Принятие решения о дальнейшем сотрудничестве. Оценка эффективности программы адаптации.

Ответственные: администрация, куратор, члены коллектива.

Способствует раскрытию творческого потенциала, выявляет сильные и слабые стороны работника. Обеспечивает комфортное вхождение в коллектив, минимизирует проявление стресса от новых условий труда.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Составляем программу по адаптации персонала

Кадры

Программа адаптации персонала — это комплекс мер, направленный на более эффективное включение вновь принятых работников в трудовой процесс, который предполагает ознакомление с нормами и правилами корпоративной этики, способами осуществления профессиональной деятельности, установление неформальных связей в коллективе.

26 сентября 2019 Яценко Виктория

Каждый сталкивается с необходимостью устраиваться на новую работу, влиться в коллектив. Этот процесс на языке трудового законодательства называется трудовая адаптация.

Чем быстрее пройдет процесс адаптации персонала, тем проще и логичнее новый человек включится в трудовую деятельность.

В противном случае задержавшийся в фазе привыкания человек не сможет наладить отношения с трудовым коллективом и в дальнейшем станет изгоем среди коллег.

Ситуация, конечно, зависит и от самого работника, от его умения находить общий язык с другими людьми, выстраивать взаимоотношения с коллегами, от его профессиональных знаний и умений, уровня его психологической подготовки.

Успешно пройденная профессиональная адаптация персонала говорит о высоком уровне его морального и материального вознаграждения в дальнейшем, получении социального признания и прочих благах.

Цели и задачи адаптации персонала в организации

Организация управления профориентацией и адаптацией персонала — это работа кадровой службы и руководителя того подразделения, где работает новый сотрудник.

Адаптация — это в управлении персоналом важный момент, от которого зависит, какие кадры будут работать в организации, какой психологический климат в коллективе и насколько хорошо и производительно работники будут выполнять обязанности.

https://www.youtube.com/watch?v=83a6GbOp2BY

Целями работы по адаптации новых сотрудников являются:

• ускорение процесса введения нового работника в курс дела, ознакомление с его трудовыми обязанностями;
• полное устранение или снижение уровня текучести кадров в организации;
• мотивация работников на заинтересованность в результате, настрой на более качественное выполнение своих трудовых обязанностей, максимальную отдачу своему делу;
• увеличение производительности труда;
• оздоровление психологического климата в коллективе.

Только учет всех перечисленных факторов и работа в этом направлении даст наилучший результат.

Этапы адаптации персонала

Адаптация персонала на предприятии — процесс тонкий и многоэтапный. В каждой организации есть программа и собственные выработанные подходы к решению данного вопроса.

Но все возможные этапы адаптации персонала можно подразделить на:

1. Начальный (подготовительный). После приема нового работника руководитель представляет его остальным членам коллектива. Знакомит самого работника с его новым рабочим местом, назначает куратора (более опытного сотрудника, который будет помогать новичку на первых порах работы), заканчивает оформление всех необходимых документов. В этот этап может входить знакомство с историей предприятия, его структурой, миссией, продукцией, порядками, правилами корпоративной этики.
2. Теоретический (обучение). На этом этапе работника знакомят с теоретической частью его основной работы, функциональными обязанностями и требованиями к дальнейшему выполнению работы.
3. Практический (применение знаний). Непосредственно выполнение каких-то практических заданий: сначала под наблюдением наставника, потом самостоятельно.
4. Заключительный (прохождение испытательного срока). Заключается в подведении итогов работы нового работника. Оценивается, насколько успешно он освоился в новом коллективе, сумел освоить новые для него навыки, влился в коллектив. На этом этапе уже видны сильные и слабые стороны работника, его успехи и неудачи. На основании всего в совокупности руководство принимает решение о его дальнейшей судьбе. Прошел ли он испытание и продолжит ли работать либо нет, и компания в его услугах больше не нуждается.

Исходя из изложенного, можно понять, насколько трудовая адаптация персонала — вещь важная и серьезная, и о том, что это один из показателей, на основании которого принимается решение, останется ли претендент в организации либо будет искать работу в другом месте.

Удачный пример адаптации

Адаптация персонала в организации, на примере одной из компаний, происходила следующим образом. Более опытным работникам отводилась роль наставников. Работник, отвечающий за систему приспосабливаемости новичков, ежедневно выгружал из учетной системы данные о людях, которым нужно скоро выходить на работу. Вручную назначали для каждого своего наставника.

Они должны были работать парно. Наставники выбирались из любого подразделения, кроме того, где будет в дальнейшем работать новичок. Попарно работать удобнее с учетом разного графика загруженности и проще общаться с незнакомыми людьми.

После утверждения наставников им направлялись автоматические уведомления, в календарь добавлялось напоминание о дне выхода нового сотрудника.

За день до этого новичку звонил наставник для заочного знакомства и чтобы в дальнейшем новичок связался с ним по приходу в офис для встречи и обсуждения рабочих моментов. Наставник должен проверить, все ли готово для приема нового сотрудника, убедиться в организации рабочего места, напомнить начальнику отдела, куда устраивается новичок, о выходе нового сотрудника.

В первый день пара наставников встречает новичка утром, рассказывая о доступной информации на корпоративном портале. На это уходит пара часов. Эта встреча дает понять сотруднику, что его ждали.

Во все остальные дни при возникновении вопросов он может связываться со своими наставниками, задавать им вопросы для решения любой ситуации, от поломки стула до конфликтной ситуации с другим коллегой, и они помогают их решить.

По окончанию испытательного срока сотрудник должен оценить работу наставников и их помощь. Наставникам за это начисляются баллы, которые в дальнейшем влияют на их материальное поощрение.

Методы адаптации персонала

Программа исследования системы адаптации персонала выделяет следующие формы адаптации персонала:

• наставничество (оказание помощи на начальном этапе работы более опытным сотрудником путем консультирования, ввода в курс дела, помощь в знакомстве с коллективом);
• посещение тренингов и семинаров (обучение и развитие определенных навыков работника, например, коммуникативных, навыков ораторского мастерства, подготовка презентаций, развитие стрессоустойчивости и прочее);
• беседа (ознакомительная беседа новичка с менеджером по персоналу, руководителем, сотрудником отдела кадров, при которой сотрудник получает ответы на имеющиеся у него вопросы);
• специализированная программа (например, обучающие фильмы или командные ролевые игры, направленные на сплочение коллектива);
• экскурсия (обзорная экскурсия по организации, ее структурным подразделениям, территории, ознакомление с историей компании, сотрудниками, корпоративной культурой);
• запрос обратной связи (по завершению периода привыкания и прохождения испытательного срока работнику предлагают заполнить анкету-отзыв);
• прочие методы (корпоративные мероприятия, аттестации, тестирования, обучения и т. д.).

Виды адаптации персонала

Адаптация бывает следующих видов:

• профессиональная предусматривает обучение новым специальным навыкам, получение нового или повышение уже имеющегося умения или профессионального навыка. Этот вид зависит от желания и умения новичка обучаться, стремления к новым знаниям, его обучаемости. Сюда же входит подготовка рабочего места и обеспечение всеми необходимыми материалами;
• социально-психологическая подразумевает приспосабливаемость человека к работе в новом коллективе, под руководством нового начальника, подчинение сложившимся в организации традициям, нормам и правилам поведения;
• организационная основывается на понимании работником того, что от него требуется, работе с должностными инструкциями, определении его места в структуре предприятия, участии в производственном процессе.

Только комплексный подход к профессиональной и психологической адаптации ведет к успешному прохождению испытательного срока работником и экономии затрат компании на поиск, обучение и оценку персонала.

Из чего состоит программа по адаптации

Адаптационная программа для сотрудников представляет собой план введения работника в должность. Этот документ нужен для применения единообразного подхода к процедуре адаптации в подразделениях организации. Документ является обширным списком действий для адаптирующегося работника и для его куратора, который будет помогать приспособиться к новым трудовым условиям.

https://www.youtube.com/watch?v=cd27dT_0YFE

Для работника наиболее сложным периодом становятся первые два-три месяца, совпадающие, как правило, с его испытательным сроком. Часто длительность программы равна по продолжительности этому периоду.

Для оптимально сформированной программы характерны следующие признаки:

• четкое планирование;
• ясное содержание;
• строгое распределение ролей и задач.

Документ состоит из двух частей: общей и индивидуальной.

Примерная структура следующая:

1. Общая часть, которая помогает формированию общего представления о предприятии, его особенностях, иерархии, установленных взаимоотношениях между подразделениями, распределении функционала, трудовых условиях и т. п.

Состоит из:

• ориентирующей вводной беседы;
• личного ознакомления с предприятием и персоналом;
• знакомства с местом осуществления трудовых обязанностей;
• ориентирующей беседы с руководителем, возглавляющим структурное подразделение.

2. Индивидуальная часть, которая формируется непосредственным руководителем, курирующим введение в должность работника. Она согласовывается с руководителем по направлению деятельности и начальником отдела кадров. Эта составляющая помогает работнику получить подробные сведения о деятельности организации и о прямых функциональных обязанностях сотрудника.

Состоит из:

• плана вступления в должность;
• плана оценки этапов вступления;
• определения куратора-наставника;
• отчета сотрудника по результатам выполненной работы, информации об оценках и отзывах наставников и руководителя.

Как выглядит план

Единый установленный алгоритм разработки документа отсутствует. Причина — необходимость ориентировать документ на конкретные условия в организации.

Однако есть ряд признаков, общих для разных программ:

• включают несколько этапов;
• имеют похожие цели.

План включает позиции:

СрокДействияПривлекаемый персонал

День адаптации № 1	Сообщить коллективу об обновлении состава и приходе нового работника. Обеспечить наличие информации для нового работника — сведения, которые будут представлены работнику в первый день, включая контактные телефоны сотрудников, удостоверение, пропуск, ПК, телефон, оргтехнику. Подготовить набор необходимых канцелярских принадлежностей. Познакомить с организацией, целями, задачами деятельности, историей. Выдать путеводитель для новичка, находящегося в периоде адаптации (при наличии). Оформить и заполнить требующиеся кадровые документы. Представить нового работника. Познакомить с местом работы, необходимым ПО, подключенным сетям коммуникации, паролями доступов. Провести инструктаж по соблюдению требований ОТ. Проинформировать об общем рабочем графике.	Отдел кадровСпециалист по охране труда
Неделя адаптации персонала № 1	Закрепить наставника, подробно познакомить с работниками подразделения. Изучить терминологию, применяемую в организации. Изучить положение о подразделении. Изучить документы, необходимые в трудовой деятельности. Изучить должностные обязанности. Изучить алгоритм взаимодействия с иными подразделениями. Ознакомиться с правилами документооборота организации. Разработать план работы на период адаптации. Ознакомиться с критериями оценки эффективности деятельности. Сформировать график обучения в течение срока адаптации. Подключиться к обучающим тренингам в учреждении.	Руководитель подразделения, наставник
Месяц адаптации № 1	Выполнить запланированные для адаптирующегося сотрудника задачи. Предоставить отчет об исполнении. Сдать экзамен по основным приобретенным умениям и навыкам. Провести анализ результатов трудовой деятельности адаптирующегося работника. Сформировать список задач на остальной период адаптации.	Руководитель подразделения, наставник
Месяцы адаптации № 2-3	Выполнять поставленные задачи. Скорректировать при необходимости план задач на период адаптации. Провести анализ работы по результатам адаптации. Подвести итоги периода адаптации сотрудника. Оценить результаты пройденного периода адаптации.	Руководитель подразделения, наставник

Результатом успешно реализованной программы адаптации станет показатель длительности работы сотрудника в конкретном учреждении. Успех адаптационной процедуры во многом зависит и от второй стороны, участвующей в процессе, — руководителя или наставника. их желание помочь новичку поможет последнему освоиться в организации как можно быстрее.

Положение об адаптации персонала, образец

Скачать

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Все об адаптации персонала в организации

Рассказываем, как эйчару проводить адаптацию новичков.

Что это и зачем нужно

Адаптация персонала – процесс, во время которого сотрудник знакомиться со своими должностными обязанностями, условиями труда, корпоративной культурой, коллегами. В общем, вливается в компанию, «притирается», приспосабливается к новому месту работы.

Конечно, далеко не во всех организациях процесс адаптации полноценный. Где-то он включает лишь представление другим работникам или ознакомление с должностными инструкциями.

Однако чем полнее будет адаптация, тем лучше: по статистике, 90% уволившихся в первый месяц сотрудников уходя как раз потому, что компания не смогла обеспечить полноценный процесс адаптации.

Также исследования показали, что 90% людей, которые увольняются в течение первого полугода после поступления на работу, приняли это решение в первые дни.

Итак, адаптация сотрудников – важный пункт для их дальнейшего удержания и, соответственно, снижения текучести кадров. Кроме того, влившийся в компанию сотрудник всегда будет более вовлеченным и, соответственно, удовлетворенным работой и коллективом. Адаптация повышает эффективность труда сотрудника, сплачивает коллектив, и это еще один плюс в копилку HR-бренда.

Обязанность провести адаптацию сотрудников чаще всего ложится на плечи HR-специалиста и линейного руководителя (куратора). Помните, что новая работа и незнакомые люди – всегда стресс, поэтому подойдите к вопросу ответственно. В среднем период адаптации в компаниях длится от одной недели до трех месяцев. У топ-персонала это время может быть еще дольше.

Виды адаптации

Для тех, кто оказался в организации впервые, действует первичная адаптация. Вторичная адаптация предназначена для тех, кто перешел в рамках одной компании на другую должность, в другой отдел, или же для людей, вновь вышедших на работу после декретного отпуска.

https://www.youtube.com/watch?v=GqGFe0ivmuo

Также первичной называют адаптацию сотрудников, не имеющих никакого опыта работы.

Адаптацию подразделяют на две большие группы: производственную и внепроизводственную. В первую входят:

• экономическая адаптация (ознакомление сотрудника с экономическими механизмами организации, оплатой труда и прочими выплатами);
• профессиональная адаптация (знакомство с должностными обязанностями, стандартами и условиями работы, инструктажи);
• социально-психологическая адаптация (человека знакомят с коллективом, руководством, традициями организации, стилем общения);
• организационно-административная адаптация (знакомство с правилами, структурой организации, объяснение элементарных вопросов, например, где найти туалет и как настроить компьютер);
• санитарно-гигиеническая адаптация (работнику рассказывают о требованиях внутренней дисциплины, правилах трудового распорядка).

Все эти виды адаптации могут идти в комплексе: ниже рассмотрим такие примеры.

К внепроизводственной относят адаптацию за пределами деятельности организации, например, во время совместного отдыха и общения с коллегами вне работы.

Стадии процесса адаптации

Адаптация сотрудника начинается с подготовительного этапа, во время которого человек получает документы, необходимые для работы.

В идеале на этом же этапе к новичку приставляют наставника или куратора, который будет сопровождать весь процесс, а также оценивают потенциал нового работника – это поможет составить план адаптации.

Компании, которые подходят к адаптации серьезно, вручают работнику адаптационный лист с перечнем задач и мероприятий на период. Пример листа смотрите здесь.

Далее начинается сама адаптация, ориентационный период. Сотрудника оформляют и предоставляют ему возможность ознакомиться со спецификой работы в компании и на определенной должности, с политикой организации, техникой безопасности.

На начальном этапе компании часто используют электронные системы обучения сотрудников: это здорово экономит время наставникам и эйчарам.

Можно включить в этот пункт welcome-тренинг для группы сотрудников (отлично подойдет для компаний с большим количеством персонала, где постоянно есть новоприбывшие).

На помощь на этом этапе придет корпоративный портал или корпоративная соцсеть. В ней сотрудник сможет получать всю актуальную информацию и общаться с другими работниками.

После обучения сотрудник может приступать к работе. Однако на этом адаптация не заканчивается: в первое время сотрудника нужно по-прежнему сопровождать и поддерживать.

Тут-то в дело и вступает наставник: он помогает новичку, отвечает на все его вопросы, дает обратную связь по результатам работы.

Мы писали о кейсе, где для адаптации водителей использовали систему наставничества – благодаря ей 80% сотрудников успешно проходили испытательный срок.

Здесь же сотрудника представляют коллегам. Но просто представить – мало: нужно включить его в межличностные отношения, дать понять, к кому и за каким советом он может обратиться, разъяснить всем обязанности новичка и его роль в команде.

Наставнику нужно следить, получает ли новый сотрудник обратную связь от руководителя и коллег. А для компаний с большим количеством персонала рекомендуется устраивать тимбилдинги для знакомства новичков с уже работающими сотрудниками.

Затем переходим к финальной, контрольной стадии адаптации. Куратор и новый сотрудник отчитываются о результатах адаптационного периода перед руководством. Отлично, если на основе этих результатов будет составлен план дальнейшего профессионального развития сотрудника.

По истечении срока адаптации проведите опрос новичков: узнайте, что понравилось, а что нет, чего не хватило. Это поможет совершенствовать процесс в дальнейшем.

Чтобы успешно организовать процесс адаптации сотрудника, рекомендуем визуализировать все шаги – построить схему (или карту, или таблицу) адаптации нового сотрудника. Делается это в удобной вам форме. Например, разбейте процесс на периоды (дни, недели) и для каждого периода распишите пункты, которые необходимо выполнить.

Или составьте план по видам адаптации, где у каждого вида будут определенные пункты.

Например, так: вид – организационная адаптация, пункты – объяснить, где что находится; выдать пропуск; организовать рабочее место и настроить компьютер; как связаться с отделом кадров, бухгалтерией и техподдержкой; ознакомить с графиком работы.

Удачные примеры адаптации

Мы неоднократно рассказывали, как современные компании проводят процесс адаптации (например, здесь). Скажем, в L’Oreal создали мобильное приложение, которое работает как тренер и наставник по адаптации.

А в Essar Oil & Gas разработали 3D-модель компании, которая помогает сразу, в один сеанс провести комплексную адаптацию: познакомить новых сотрудников с организацией и топ-менеджерами, показать, где что находится.

Кстати, еще мы писали о стоимости адаптации и давали советы, которые помогут сотруднику привыкнуть к новой компании.

https://www.youtube.com/watch?v=FcwV2wco4AI

Больше статей – в нашем блоге.
А еще у нас есть телеграм и фейсбук.

Адаптация нового сотрудника

Один из способов борьбы с «текучкой кадров» в компании — подготовка грамотной корпоративной системы адаптации новых сотрудников. В новой статье приводится множество полезных примеров и решений, которые помогут новому работнику преодолеть адаптационный период эффективно. Среди них — составление особой программы введения в должность, назначение куратора по адаптации и много другое.

Итак, к вам пришел на работу новый сотрудник. Вы его (или их) выбрали среди всех остальных, но что же дальше?

А дальше начинается процесс, который, по сути, может сократить текучку кадров, — это процесс адаптации. Часто именно этот этап работы очень недооценивается в компании, особенно это относится к малому и среднему бизнесу, так как в больших компаниях есть службы, отвечающие за найм и адаптацию персонала, но даже в них не происходит все гладко.

Для любого человека перемены — это стресс, и новая работа не исключение.

Он должен привыкнуть к новым правилам игры в новой компании, познакомиться и привыкнуть к новому коллективу, узнать правила, по которым живет компания. И для того, чтобы новый сотрудник быстрее влился в коллектив и начал с максимальной эффективностью работать, руководству компании следует обратить внимание на такую серьезную процедуру, как адаптация.

В нашей практике бывали случаи, когда именно недостаточное внимание к процессу адаптации в компании приводило к потере интересных и полезных работников. Часто бывает так, что человек приходит на работу, но никто ему даже не покажет, где его рабочее место, что он должен делать, какой режим работы и т.д. От растерянности и неопределенности он уходит искать новое место «под солнцем».

Или вот ситуация: человек приходит, ему дают стол и говорят — работай, а что «работай», как «работай» — не понятно. В такой ситуации, конечно, «выживают» те, кто сумел приспособиться.

Программы адаптации на различных предприятиях выглядят по-разному, ведь они разрабатываются с учетом особенностей этих компаний, но цель у всех одна — тщательный подход к новому сотруднику, чтобы сделать его адаптацию наиболее эффективной и комфортной.

Программа введения в должность

Программа введения в должность имеет достаточно общий характер. программы зависит от следующих условий:

• содержание работы нового сотрудника;
• статус и уровень ответственности;
• личные особенности работника;
• рабочее окружение.

Участники программы:

• Линейный руководитель обеспечивает создание и реализацию программы введения в должность;
• Сотрудники, которые могут оказать реальную поддержку и помощь в адаптации сотрудников;
• Коллеги, работающие в одном отделе или в смежных подразделениях.

Организация процедуры адаптации

Мы обычно рекомендуем начать первый рабочий день нового сотрудника немного позже, чем обычно, чтобы все сотрудники уже были на своих местах и занимались своей непосредственной работой. Это позволит завершить все формальности без суеты и спешки. Обычно новый сотрудник посещает отдел кадров и в первую очередь обеспечивает заполнение необходимых документов.

После этого новый сотрудник знакомится со своим куратором (не обязательно непосредственного руководителем). Это человек, который отвечает за реализацию программы адаптации. На этот элемент хочется обратить особое внимание, так как часто он вовсе упускается из виду.

Очень важно, чтобы был назначен ответственный (куратор) за адаптацию нового сотрудника, и он персонально несет ответственность за, то чтобы человек быстро и эффективно влился в коллектив и начал продуктивно работать. В системе мотивации куратору полагаются дополнительные бонусы за успешную адаптацию сотрудника.

Итак, с куратором определись, что же дальше?

А далее новый сотрудник получает нужные ему для работы материалы (материалы готовятся заранее, чтобы не было потери времени и лишней суеты), затем он направляется на свое рабочее место (которое, к слову, должно быть полностью готово и определено заранее) и куратор представляет его коллегам.

https://www.youtube.com/watch?v=MZuEDTbqsuU

И только после этого они начинают знакомить его с организацией.

Список нужных тем, по которым нужно провести обучение с сотрудником, мы описали ниже:

• Подробная история компании и ее развитие;
• Органы управления и организационная структура;
• Наиболее важные документы компании (например, миссия, стратегия, управление качеством и т.д.);
• Описание бизнеса предприятия;
• Правила работы с клиентами;
• работы, описание работы, пределы полномочий, ответственность;
• Система качества;
• Сотрудничество с другими отделами или людьми;
• Правила по охране труда на предприятии (инструкция);
• Перечень документов, которые новый сотрудник должен изучить в первую очередь;
• Задачи на испытательный срок.

Одним из возможных и эффективных способов предоставления информации о продукте, о компании, является создание документа, состоящего из обычных рекламных материалов и материалов, подготовленных специально для конкретного работника.

Желательно, чтобы процесс адаптации завершился тогда, когда можно подвести предварительные итоги адаптационного периода и понять какие мероприятия по повышению эффективности работы сотрудника нужно запланировать.

Чек-лист необходимых действий при первичной адаптации нового сотрудника:

Действие	Отметка о выполнении
Описание работы по должности готово и соответствует действительности (функционал, права, обязанности);
Определить официального наставника (куратора) по адаптации;
Договориться с кем-то из его будущих коллег о неформальной помощи;
Проверить готовность рабочего места;
Дать предварительную информацию всем сотрудникам о прибытии нового сотрудника;
Подготовить все информационные материалы, которые будут переданы сотруднику в первый рабочий день;
Подготовить необходимые административные процедуры; (Перечень документов в ОК, анкеты и т.д.)
Расписать задачи испытательного срока с критериями оценки;
Написать расписание встреч с сотрудниками, взаимодействие с которыми необходимо в работе нового сотрудника;
Позвонить сотруднику за день до его официального начала работы и убедиться, что все в порядке.

Приведем вам пример стандартной программы адаптации для новых сотрудников на своем рабочем месте в первый день работы.

1. Вместе с новым работником изучить его трудовые обязанности;
2. Объяснить требования конфиденциальности информации;
3. Объяснить правила внутреннего распорядка;
4. Обсудить стиль управления, особенности культуры, традиций, норм и т.д., принятой в организации;
5. Ознакомить его с основными процедурами и политикой в области человеческих ресурсов;
6. Познакомить его с организационной структурой и структурой подчиненности (если это необходимо);
7. Ознакомить с инструкцией правил охраны труда;
8. Ознакомить с инструкцией по оказанию первой медицинской помощи;
9. Ознакомить его с процедурой коммуникаций с коллегами, руководством и клиентами;
10. Ознакомить его с требованиями к внешнему виду;
11. Ознакомить его с требованиями системы охраны, открытия и закрытия офиса;
12. Объяснить систему подчиненности;
13. Дать ему информацию личного характера: расположение столовой, туалеты, комната для отдыха, место для курения, и т.д.;
14. Дать ему информацию о традициях отдела или группы, в которых работник будет работать.

До конца периода адаптации:

1. Познакомить его со специальными процедурами, которые свойственны его специфике работы;
2. Ознакомить его с особенностями его работы в отделе или организации;
3. Проанализировать компетенцию и разработать индивидуальную программу перспективного обучения;
4. Объяснить, как работает административная система организации, используемые правила и процедуры;
5. Ознакомить его с требованиями и стандартами работы;
6. Ознакомить его с системой отчетов.

Поскольку процедура адаптации не регулируется какими-либо специальными правовыми нормами, все изложенное выше имеет добровольный характер.

https://www.youtube.com/watch?v=OHnpDnrmQIE

Для каждой организации эта процедура имеет исключительно индивидуальный характер, это внутреннее дело организации — решить, чтобы они хотели добавить, а что — удалить.

К Вам приходят люди, с которыми Вы условно договорились, что подходите друг другу как компания и работник. Но так как в этом соглашении никто до конца не уверен, работодатель не знает навыков сотрудника, сотрудник условий труда — то логично, что есть такое понятие, как испытательный срок, по истечении которого две стороны уже четко понимают свои намерения по отношению друг к другу.

Взять сотрудника на испытательный срок для большинства компаний — не проблема. А с чем действительно есть проблемы — это понять и донести то, чего Вы ждете от человека в этот месяц, и как Вы будете оценивать кандидата по истечении испытательного периода.

Ситуация из практики:

— Так что, берем Сергея на работу, месяц подходит к концу?

— Ну, не знаю, вроде парень хороший, но что-то не так. Вроде и делает что надо, но как-то непонятно.

Что это значит? Только одно — Вы не определили задачи, которые стоят перед новым сотрудником на период испытательного срока, не определили критерии, по которым будете оценивать его работу.

Соответственно, ни Вы, ни сотрудник не понимаете, от чего толком зависит успешность прохождения этого самого срока. От этого и сложность объяснения, почему человек не прошел его, и сложность в обосновании самому себе, почему он не подходит, — но самое интересное, что ни Вы, ни кандидат не могут сосредоточиться на главном.

Итак, как определить и поставить ЗИС (задачи испытательного срока)?

Краткий чек лист:

Действие

Задачи соответствуют принципам SMART:

— Измеримая

— Достижимая, ориентируемая на конкретные действия

— Реалистичная, уместная, полезная и ориентированная на конкретные результаты

— С четкими сроками исполнения

— Определить результат, который Вы планируете получить

— Определить человека, который будет оценивать выполненные результаты (это не обязательно должен быть один человек, это могут быть сотрудники разных подразделений)

Примеры, не SMART-задачи:

1. Расширить клиентскую базу;
2. Провести обучение сотрудников;
3. Повысить уровень обслуживания клиентов и т.д.

Пример разработанных задач на испытательный срок для менеджера по закупкам:

1. Разработать порядок и график выполнения задач на испытательный срок. Согласовать и утвердить с руководителем в течение 3 дней с момента вступления в должность.
2. Разработать товарную матрицу наличия на складе. Определить минимальный складской остаток по данным товарам и обеспечить его наличие. Согласовать и утвердить с руководителем.
3. Разработать плановый показатель обеспеченности склада на основе матрицы. Согласовать и утвердить с руководителем.
4. Создать попозиционный прогноз закупок на ближайшие 2 месяца. Согласовать и утвердить с руководителем.
5. Выработать плановый показатель оборачиваемости в разрезе товарных групп. Предоставить руководителю обоснование.
6. Выработать инструмент контроля плановых показателей. Согласовать и утвердить с руководителем.
7. Подготовить для руководства обоснованные предложения о привлечении новых поставщиков.
8. Довести показатель «выполнения заказов» до 97%.
9. Ввести отчет задолженности перед поставщиками на еженедельной основе. Задача считается выполненной при предоставлении отчета не менее 4 недель подряд без опоздания по срокам.
10. Проанализировать продажи по каждому товару, выявить низко оборачиваемые товары. Совместно с руководителем утвердить план сбыта по данным товарам. Определить группы товаров, которые необходимо ввести или вывести из ассортимента.
11. Изучить и знать весь товарный ассортимент и особенности товаров.
12. Предложить возможные доработки программного обеспечения для улучшения качества процесса закупки. Предоставить список, обсудить с руководителем.
13. Провести переговоры с 15 ключевыми поставщиками на предмет снижения цены. Добиться снижения цен закупок на ключевые позиции не менее 2%. Результаты переговоров предоставить руководителю.

Лучше вести этот файл в понятном и зафиксированном формате, например, в экселе. Формат распечатывается сотруднику под роспись, чтобы он был у него на виду, чтобы он понимал, на чем надо держать фокус своего внимания.

https://www.youtube.com/watch?v=BiE6O-YT_JA

При приеме на работу сотрудника Вы проговариваете все задачи и описываете свои ожидания. Также важно на данном этапе правильно объяснить работнику систему мотивации.

Часть из испытательных задач может быть отражена и в мотивации сотрудника.

Кроме этого — это исключает ситуацию, при которой новый сотрудник может сослаться на то, что ему что-то не сказали или он чего-то не знал.

У него уже определены задачи, и даже если ему не хватает информации для решения его задачи, он должен найти способы запросить, найти эту самую информацию у других сотрудников.

Это также будет характеризовать его как сотрудника, то, как он умеет решать поставленные задачи.

Кроме качества выполнения достаточно четких задач, Вы на протяжении испытательного срока оцениваете также и личные качества сотрудника. Например: трудолюбие, инициативность, знания и умения, профессионализм, коммуникабельность, аналитические способности и т.д.

Надеемся, что данная статья помогла Вам разобраться, как облегчить свой путь по выбору сотрудника, основываясь не только на интуиции и ощущениях, но также и на конкретных фактах исполнения задач, поставленных перед сотрудником.

📸 Видео