Сопроводительное письмо к договору поставки

Видео:СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО к резюме | Как писать: чек-лист, структура и лайфхакиСкачать

Сопроводительное письмо к договору: коллективному, трудовому, подряда, поставки, к расторжению контракта, как его составить, в том числе на английском, образец

Правила деловой переписки рекомендуют писать сопроводительные письма при отправке любой документации, не важно, в бумажном или электронном виде это происходит. В статье разбираемся, как написать сопроводительное письмо, направляя документы заказчику.

Хотя законодательство не устанавливает никаких требований по оформлению сопроводительного письма, существуют правила деловой переписки и делопроизводства.

Они и рекомендуют обязательно готовить такую бумагу. На первый взгляд кажется, что это простая формальность, не более, чем дань вежливости.

Но на практике уберечь поставщика от многих проблем помогает именно сопроводительное письмо, пример таких случаев:

• просрочено подписание;
• бумаги потеряны;
• обнаружилась недостача документов.

цель как раз в том, чтобы зафиксировать все важные моменты: дату передачи, что именно и с какой целью направляется, в какие сроки ожидается ответ, например, возврат подписанной копии, опись передаваемой документации. Впоследствии, если возникнут необоснованные обвинения, восстановить истину будет легко.

Если документы передаются лично или с курьером, составьте две копии сопровода. Одна останется у получателя, на второй он поставит входящий номер, распишется, что опись соответствует действительности, и вернет вам. Это будет подтверждением обмена документами.

Когда писать

В госзакупках чаще всего сопровождение пишут:

При этом не важно, как именно передается документация: лично, по обычной или электронной почте, с курьером.

Что писать

Итак, разберемся, что писать в сопроводительном письме. Напомним, закон не устанавливает никаких требований. Принято использовать официальный бланк, но это не обязательно, можно составить на белом листе, желательно не в рукописном, а в напечатанном виде.

Составляет сопровод, как правило, тот сотрудник, который отправляет документацию. Для заверения достаточно подписи, но если организация использует печать, можно поставить и ее. Напомним, что теперь круглая печать не является обязательной (82-ФЗ от 06.04.2015).

Разрабатывая образец, как пишется сопроводительное письмо, можно придерживаться такой структуры:

• реквизиты отправителя;
• регистрационные данные (входящий и исходящий номер и дата);
• информация о получателе (название организации, адрес, имя и должность ответственного сотрудника);
• текст обращения;
• опись прилагаемых документов;
• ФИО и контактные данные составителя.

Нумеруются сопровод по правилам делопроизводства, как вся корреспонденция. Впоследствии можно использовать эти данные в переписке, например, «Отвечая на ваше обращение исх. №… от …».

Содержательную часть можно начать с фразы «Направляем вам…», «Высылаем вам…». Дальше укажите, о каких именно бумагах идет речь, причем желательно привести полное название каждого из них, не ограничиваясь простым «направляем документацию на подпись».

Затем обязательно напишите, какие действия и в какой срок ждете от получателя: «Просим ознакомиться и прислать замечания в виде протокола разногласий не позднее 1 декабря 2019 года» или «Просим подписать и вернуть по одной копии каждого документа до 1 декабря 2019 года».

Допустимо выделить жирным шрифтом важные места в тексте.

Далее подготовьте опись. Проще всего это сделать в виде таблицы. Укажите полное название каждого документа со всеми реквизитами (например, «Коммерческое предложение №11 от 01.12.2017 года»), число страниц, количество копий. В конце не помешает указать суммарное число страниц.

В завершение обязательно укажите данные сотрудника, к которому можно обратиться с вопросами.

Образец письма о заключении договора

Письмо о заключении договора составляется в качестве предложения от одной из сторон потенциальному контрагенту. Такой документ не считается юридически значимым, основное его назначение — обозначение условий для возможного сотрудничества юридических лиц. В случае согласия второй стороны может оформляться полноценный договор.

Назначение письма о заключении договора

Письмо с предложением заключить договор считается первичным обращением для совместного сотрудничества. Такой документ может составляться между юридическими лицами, а также между физическим лицом и организацией.

https://www.youtube.com/watch?v=RGV6FcKzhnw

Составление подобного обращения не подразумевает обязательного заключения договора. Также между сторонами не возникает и других обязательств — это отличает подобное предложение от договора намерения или предварительного соглашения.

Письмо о заключении договора составляется для следующих целей:

• обозначение условий поставки — количество и качество продукции, условия ее доставки, возможная стоимость;
• предоставление расчетных данных и реквизитов юридического лица;
• обеспечение дополнительных гарантий, если стороны не пришли к соглашению в ходе устных переговоров;
• уведомление о дальнейших намерениях после истечения срока действия текущего соглашения.

Практика заключения договоренностей показывает, что наиболее результативными считаются устные переговоры. Направление письма в этом случае позволяет подытожить обсуждаемые вопросы, особенно если требовалось время на обдумывание и поиск оптимальных вариантов.

Также письменное обращение может стать актуальным предложением при наличии нескольких потенциальных партнеров. Вместо затяжных переговоров с каждым из них составляется одно универсальное письмо, направляемое по обычной или электронной почте.

Составление документа будет актуально и при существующем сотрудничестве. Одна из сторон может направить предложение об изменениях к основному договору, пролонгации, заключении дополнительного или нового соглашения. Ведение переписки в данном вопросе позволяет фиксировать договоренности и озвученные условия.

Также письмо о намерении заключить договор может направляться при реорганизации или ликвидации юридического лица. В этом случае новая компания указывает на свою правопреемственность и предлагает восстановить достигнутые договоренности на прежних или новых условиях.

Правила составления

Письмо о намерении заключить соглашение в законодательстве представлено как рядовая переписка. Таковая не требует специального оформления, документ составляется в зависимости от обсуждаемого вопроса.

С учетом практики использования существенными условиями письма о намерении заключить договор считают:

• наименование отправителя, реквизиты юридического лица;
• условия предложения, обозначение конкретных позиций или возможностей для дальнейшего обсуждения;
• сроки для предоставления ответа;
• подпись уполномоченного лица.

Оформлять письмо о намерении заключать договор рекомендуется на бланке компании с соответствующими реквизитами и контактными данными. Если в документе присутствует упоминание ранее заключенных договоренностей — приводят соответствующие реквизиты.

Если письмо о намерении содержит в себе подробные четкие условия сделки, прав и обязанности сторон, иные характерные положения — такой документ считается офертой. Он может направляться одной или нескольким организациям в зависимости от характера предложения.

Если конкретных данных об адресате не имеется, а письмо содержит подробные условия договора — документ считается публичной офертой. Такой вариант чаще применяется по отношению к физическим лицам, к примеру, с предложением заключить трудовой договор или оформить сделку купли-продажи.

Образец письма о заключении договора не имеет утвержденной формы. Оформление документа свободно, однако должно учитывать определенные аспекты:

• соблюдение простоты переписки — потенциальный партнер должен легко ориентироваться в документе и понимать суть предложения;
• должны присутствовать основные условия возможной сделки, на которые партнер мог бы опираться в дальнейших переговорах;
• обязательно указываются данные об отправителе, включая контакты для связи.

Образец письма на заключение договора на услуги не имеет существенных отличий с поставками, ремонтом или иными действиями. Ниже можно скачать примеры таких предложений. По необходимости их дополняют собственными положениями или на их основе разрабатывают новые документы.

https://www.youtube.com/watch?v=pEF8BsTUht8

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

• 8 (800) 350-83-59 — все регионы РФ.

Соглашение о расторжении договора, об изменении договора

Для чего нужно соглашение о расторжении договора? Как его правильно составить? Какие последствия заключения соглашения? Скачивайте образцы соглашений по различным ситуациям, смотрите рекомендации по оформлению, задавайте вопросы юристу.

Когда может заключаться соглашение о расторжении договора

Соглашение о расторжении договора сторонами подписывается в том случае, когда они достигли взаимного согласия о прекращении существующих деловых отношений. Причинами этого могут послужить:

• Партнеры или один из них потеряли интерес к продолжению сотрудничества. Например, были заключены на более выгодных условиях договора с другим поставщиком.
• Несоблюдение обязанностей одной из сторон. В этом случае имеется взаимное согласие, когда партнеры понимают, что нарушение срока оказания услуг делает их сотрудничество невозможным, и достигают консенсуса, не привлекая судебных органов.
• Наступление таких обстоятельств, когда продолжать сотрудничество нет смысла. Например, расторжение договора на обслуживание здания при его сносе.

Разумеется, это только немногие примеры случаев, когда стороны идут на расторжение договоров. Важно запомнить, что расторжение возможно только по действующим договорам, а не тех, которые были прекращены раньше по другим основаниям, например, надлежащим исполнением.

Порядок заключения соглашения о расторжении договора

При наступлении событий, о которых мы уже говорили, один из партнеров вправе обратиться к контрагенту с предложением прекращения сотрудничества, так называемой офертой. Письмо о таком предложении составляется в произвольном виде, так как не имеет типовой формы.

Направить такое письмо обязательно в том случае, если в дальнейшем лицо, которое заинтересовано в расторжении контракта, собирается обратиться в суд.

Дело в том, что согласно пункту 2 статьи 452 ГК РФ для привлечения судебных органов необходимо в обязательном порядке выполнить одно из двух условий:

• получить отказ на предложение о расторжении договора;
• не получить ответ в установленный тридцатидневный срок.

Предложение о расторжении (изменении) договора и проект соглашения необходимо направить на юридический адрес контрагента, который содержится в выписке из ЕГРЮЛ, или другой адрес, согласованный сторонами. При этом не получить такое сообщение рискует адресат.

Чтобы подписать соглашение о расторжении договора без вмешательства судебных органов, требуется акцепт предложения контрагентом. Акцептом может быть:

• согласие на прекращение отношений;
• подписание предложенного проекта соглашения о расторжении договора;
• молчание партнера в случаях, предусмотренных договором или законом.

• Договор будет считаться расторгнутым со времени акцепта предложения о прекращении отношений.
• Скачать образец:
•   Уведомление о расторжении договора

Пример соглашения о расторжении договора

Как правило, соглашение о расторжении (изменении) договора составляется заинтересованным партнером и подписывается в количестве экземпляров, которое равно числу сторон договора. Действующее законодательство не предусмотрело форму соглашения о расторжении договора. Однако, в соответствии со сложившейся юридической практикой, в документе должны содержаться следующие элементы:

• наименование: Соглашение о расторжении договора
• место составления;
• дата подписания;
• наименование контрагентов с обязательным указанием подписантов и их полномочий;
• условие прекращения договора;
• основания прекращения договора в тех случаях, когда они предусмотрены законом или договором;
• дата прекращения контракта (может быть сформулировано и так: «расторгается с момента подписания»);
• последствия расторжения, например, гарантия одной из сторон оплатить предоставленные услуги;
• подписи и реквизиты сторон.

В некоторых ситуациях к соглашению необходимо приложение других документов. Так, когда расторгается договор аренды, нужно по акту приема-передачи вернуть имущество арендодателю. Этот акт будет являться неотъемлемой частью соглашения о расторжении договора.

Примерная форма соглашения о расторжении договора

Важно запомнить, что данное требование не может распространяться на соглашение об отступном, так как это самостоятельная сделка, которая прекращает обязательство прямым указанием закона, а не соглашением о расторжении.

https://www.youtube.com/watch?v=tFy3T7fFs9U

Несоблюдение формы соглашения о расторжении договора в ряде случаев ведет к его недействительности, в остальных случаях — не заключение из-за недоказанности желания сторон.

Видео:Урок 1. Протокол разногласий. Сопроводительное письмо.Скачать

Сопроводительное письмо к документам

Кроме обычной переписки, мы ежедневно высылаем контрагентам различные документы: договоры, протоколы, счета, презентационные материалы… Правила делового этикета да и элементарная осмотрительность в обращении с документами требуют написания в этих случаях сопроводительного письма. Что это дает и как его оформить? Каковы сроки его исполнения? Как потом хранить?

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

• подтверждает факт отправки;
• предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
• благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Речевые шаблоны

Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

• сообщение о направлении документов,
• просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

• «Во исполнение… направляем вам…»,
• «Высылаем вам…»,
• «Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

• «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
• «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
• «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита.

Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них.

Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Пример 1. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

Пример 2. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка.

И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже.

Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

Фрагмент документа

https://www.youtube.com/watch?v=sPbdHcM95K8

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без.

Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия.

А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.

Пример 3. Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

Пример 4. Описание сброшюрованного приложения

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от… №…»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

Пример 5. Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Пример 6. Приложение к письму имеет собственное приложение

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Пример 7. Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Пример 8. Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений.

Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию.

Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

Подписание и регистрация у отправителя

Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).

Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).

А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).

Пример 9. Сопроводительное письмо Пример 11. Форма сопроводительного письма для заявителей – физических лиц

Сюрприз для заявителей – физических лиц

Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется.

А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать.

Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.

Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.

Просьба ответить в определенный срок

Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?

Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:

Пример 10. Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре

https://www.youtube.com/watch?v=D8SZ5owlMD8

Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий.

Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию.

Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения…

Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание.

Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ».

Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.

Хранение сопроводительных писем

Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.

Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.

Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено.

Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений.

Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.

Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.

Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.

Видео:5 ошибок в сопроводительном письме, которые нельзя допускатьСкачать

Сопроводительное письмо к документам: правила написания и образец

Сопроводительное письмо к документам является приложением к различным бумагам. Оно содержит наименование отправляемого договора или документа, а также действия получателя. Подобное письмо относится к деловой документации и нередко сопровождает договор.

Назначение сопроводительного письма к документам

Образец сопроводительного письма должен быть на любом предприятии. Многие компании предпочитают разрабатывать свои образцы, в других фирмах в качестве основы используют шаблоны из интернета. В письме находит отражение перечень отправленной документации и краткое описание. Подобная бумага отправляется, когда в документах отсутствует адресная часть.

Важно подчеркнуть, что информационная нагрузка в письме отсутствует, его функция заключается в:

• Подтверждении какого-либо события;
• Обозначении перечня предоставленных бумаг;
• Определении дальнейших действий адресата;
• Установлении срока, отведенного на исполнение определенных действий.

Написание сопроводительного письма продиктовано деловым этикетом. Сопроводительные письма уместны при отправке договоров в государственные органы и многие другие. Это облегчает задачу при необходимости подтверждения передачи пакета, а также обращения внимания на важные моменты. Вы можете передать просьбу, обозначить перечень необходимых действий и определить сроки ответных мероприятий.

Сопровождение уместно при отправке:

• Акта сверки;
• Договора на подпись;
• Документации в налоговую;
• Кадровых документов;
• Коммерческих приложений;
• Отчетов в контролирующие органы;
• Исполнительной документации и др.

Такое сопровождение может прилагаться к бумагам, которые вы передаете лично, либо с курьером, а также обычной или электронной почтой. Документ составляется секретарем, либо сотрудником, который отвечает за отправленные бумаги.

https://www.youtube.com/watch?v=JT0EmXBZBTU

Одна из главных функций письма – перечисление документов.

В нем указываются не только наименования всех бумаг, но и количество листов, на которых они составлены, число копий, наличие приложений. Сопроводительное письмо составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается у отправителя, на нем указывается дата и время получения письма адресатом.

Роль сопроводительного письма огромна:

• Получатель никогда не скажет, что документация не была получена;
• Текст всегда обратит пристальное внимание адресата на сам договор;
• При получении конверта сотрудники компании внесут номер в свой журнал входящей корреспонденции.

Все это во многом облегчает работу, особенно, когда речь идет о необходимости заключения договора.

письма

Правила составления письма не обозначены в нормативно-правовых актах это значит, что единого образца оформления нет. Бумага оформляется произвольно, но при ее составлении необходимо учесть важные моменты:

• Текст печатают на фирменном бланке компании;
• В правом углу указывается адресат;
• В левом углу необходимо проставить исходящий номер;
• Укажите, для чего вы отправляете письмо, какие документы оно призвано сопроводить. При отправке договора поставки попросите получателя ознакомиться с ним, а затем прислать с печатью и подписью главы компании. Иногда стоит упомянуть, что при несогласии с какими-то пунктами, получатель документов может написать протокол разногласий;
• Помните о деловой этике. В текст необходимо включить следующие словосочетания: «просим Вас», а также «с уважением» и т.п.

Важные моменты могут быть выделены в тексте курсивом или жирным шрифтом. «Приложения» являются основным разделом документа, в нем перечисляется вся документация.

На сопроводительном письме должна стоять подпись руководителя, либо его заместителя или другого лица, которое имеет право подписи такой документации. Им может быть ответственный специалист, либо руководитель подразделения. Финансовую документацию подписывает бухгалтер.

Исходящая корреспонденция оформляется на фирменном бланке компании, таковы общепринятые правила. Бланк содержит реквизиты компании, полный почтовый адрес и прочую контактную информацию.

Требования к оформлению документа отсутствуют, но при написании письма всегда придерживайтесь правил деловой переписки, избегайте двусмысленности.

Несмотря на то, что документ не несет в себе смысловой нагрузки, он выполняет несколько важных функций:

• Подтверждает отправку;
• Позволяет перечислить все приложения и документацию;
• Включает инструкцию по обращению с договорами;
• Дает возможность определить срок исполнения, так как содержит регистрационные данные.

сопроводительного письма должно быть кратким, лаконичным и без двусмысленности. Необходимо четко обозначить, что вы отправляете, для чего, каков список документов и что с ними делать.

Правила написания

Текст можно разделить на 2 части:

• Сообщение об отправке документов;
• Просьба вовремя написать ответ (согласовать, ознакомиться и т.п.).

Послание содержит сведения о получателе и отправителе. Текст обычно начинается со слов: «Отправляем вам…», либо «Высылаем Вам». Далее следует обобщенное наименование документов, к которым вы приложили сопровождение. В следующей фразе обозначена цель:

• Подписание;
• Ознакомление;
• Заполнение.

Название всех документов обозначается в другом разделе. Вы можете проинструктировать получателя, какие действия необходимо предпринять и в какие сроки. Используются фразы, которые начинаются со слова «прошу»:

• Подтвердить получение письма;
• Обеспечить конфиденциальность информации;
• Подписать в установленный срок;
• Согласовать, написать комментарии или составить протокол разногласий и т.п.

отметка касается наличия приложений. Документы не просто перечисляются, необходимо указать количество страниц и приложений, а также число экземпляров. Сопроводительное письмо теряет смысл при отсутствии этой информации.

https://www.youtube.com/watch?v=ro6nmU-lX1A

Большое количество приложений оформляется на отдельном листе, который может называться «Опись приложений к письму №_____ от _________.» Наличие описи должно найти отражение в тексте письма.

Помните о том, что на сопровождение возлагается учетная функция всех отправленных адресату документов. Некоторые организации предпочитают указывать в письме срок исполнения.

Они включают фразу: «Прошу подписать документ и вернуть в десятидневный срок», либо «Срок подписания документа составляет 3 дня». Такие фразы не всегда уместны, потому что по правилам деловой переписки получатель может ответить на письмо в течение 30 дней.

Только вышестоящая инстанция имеет право указать обязательный срок исполнения. В некоторых случаях срок ответа оговорен в соглашении.

Образец сопроводительного письма к документам

Мы уже упоминали о том, что единого образца заполнения не существует. Ситуации бывают разными. В каждом конкретном случае руководитель захочет подчеркнуть то, что важно для него. Для упрощения работы с подобными письмами предлагаем вам примеры.

Каждый из примеров содержит общие моменты, но на их основе вы сможете разработать свои собственные шаблоны, которые позволят сократить время на оформление сопроводительных писем.

Подпись и регистрация письма

Сопроводительное письмо могут подписывать разные лица. Чаще всего сопровождение подписывает директор, либо его заместитель, особенно, когда речь идет об отправлении коммерческого предложения о сотрудничестве.

Если бухгалтер составил письмо для отправки контрагентам первичных документов, достаточно подписи главного бухгалтера.

В письме необходимо указать, что получателем является главный бухгалтер контрагента. В других случаях допустима подпись начальника подразделения или ведущего специалиста. Сопроводительное приложение наделено и другими особенностями:

• Все контактные данные указываются ниже основного текста, чтобы адресат мог связаться с вами при возникновении вопросов;
• Сопроводительное письмо должно быть зарегистрировано, ему присваивается исходящий номер;
• Адресат присвоит письму входящий номер, который укажет на втором экземпляре.

Важно отметить, что подобное послание теряет актуальность после того, как получатель ознакомился с ним. Достаточно убедиться, что все документы прибыли по списку.

На письме необходимо проставить пометку о регистрации, затем оно передается руководителю. Он ставит резолюцию и назначает ответственное лицо, которое может разобраться в рассматриваемом вопросе.

Срок хранения письма соответствует сроку хранения добавленных приложений.

Видео:Сопроводительное письмо к резюме советы рекрутера. Как составить написать чтобы устроиться на работуСкачать

Сопроводительное письмо к грузу образец

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003 . Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

• на фирменном бланке;
• с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

О направлении ответа на претензию

Тема, определяющая его цель

Сопроводительное письмо передаваемых документов

Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

https://www.youtube.com/watch?v=oLi6E0S5SN4

По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду.

Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении.

Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.

Перечень приложений. Вежливая подпись

1. Договор поставки, количество листов.
2. Товарная накладная, количество листов.
3. Заказ-наряд, количество листов.
4. Фото установленного баннера, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.

ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам.

Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель.

Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Зачем его составлять?

Такое обращение прилагается к отправляемым документам, коммерческим предложениям или резюме. Поскольку его составление не является императивным требованием законодательства, то форма послания носит произвольный характер. Подобный бланк позволяет максимально упорядочить делопроизводство и имеет существенное значение для отправителя, поскольку содержит следующие сведения:

• дату отправления. При необходимости это послужит доказательством того, что материалы были отправлены в срок;
• опись документов. Она позволит доказать их наличие у получателя;
• регистрационный номер (присваивается после получения). Даст возможность контролировать сроки исполнения.

Если последний пункт имеет для вас принципиальное значение, то рекомендуется направить документацию заказным отправлением — это гарантирует доставку и подтвердит получение (что необходимо, к примеру, при обмене материалами между сторонами судебного разбирательства).

Сопроводительное письмо: пример

Что писать в сопроводительном письме, каждая организация и сотрудник могут решать самостоятельно, поскольку действующее законодательство не устанавливает какой-либо унифицированной формы. Однако определенные рекомендации по оформлению документации можно найти в ГОСТ Р 6.30-2003 (состав реквизитов и их расположение, требования к бланкам организации и много другое).

Исходя из обычаев делового оборота, бланк сопроводительного письма должен содержать следующие разделы:

1. «Шапка». Здесь следует указать реквизиты фирмы-отправителя, ФИО адресата, дату, исходящий номер и краткое содержание письма.
2. Затем следует заглавие и официальное обращение к адресату по имени и отчеству.
3. Основная часть. Ее можно условно разделить на две части: сообщение о направлении материалов и инструкция по обращению с ними.
4. Список приложений. Это самый главный раздел — ведь именно прилагаемые документы являются целью и смысловым центром обращения. Если их несколько, то каждому необходимо присвоить порядковый номер, указать полное название, а также количество листов.
5. Подпись уполномоченного лица.

Читайте так же:  Сломалась молния на сапоге как починить

https://www.youtube.com/watch?v=0k3XcWv8Tho

В соответствии с общим порядком, предусмотренным ГОСТ 6.30-2003 и Методическими рекомендациями Росархива, официальное послание необходимо оформить на фирменном бланке, указав регистрационный номер и заверив его печатью. В каждой организации необходимо выработать образец — как пишется сопроводительное письмо, — чтобы исходящая документация всегда была выполнена в единообразной форме.

Как отслеживается маршрут обращения

Как и любая официальная корреспонденция, послание проходит следующие этапы:

1. Исполнитель визирует проект бланка у уполномоченного должностного лица.
2. Обращение с пакетом приложений подписывается у генерального директора.
3. Регистрация и присвоение исходящего номера.
4. Отправка адресату заказным отправлением.
5. В организации-адресате поступившая документация проверяется на наличие всех указанных приложений. Если каких-либо из заявленных документов не хватает, то составляется соответствующий акт, и все возвращается отправителю.
6. Если все в порядке, то обращение регистрируется, и ему присваивается входящий номер.
7. Руководитель организации-адресата знакомится с ним и назначает исполнителя.
8. Секретарь передает задачу исполнителю, при этом оригинал он оставляет в канцелярии и подшивает в дело.

Что же касается правил хранения, то подобные официальные послания хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию, в течение пяти лет. По истечении этого срока следует провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить.

Когда и зачем составляется сопровождение

Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать.

В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя. Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто к договору, который нужно подписать и вернуть отправителю.

Важно помнить, что закон не устанавливает требований составлять сопроводительные бумаги, но мы рекомендуем всегда делать это, поскольку они помогают избежать неточностей и возможного недопонимания.

Можно выделить две основные функции сопроводительного письма (или, как его часто называют между собой сотрудники, «сопроводиловки»):

• опись направленных документов (если договор, то его название, на скольких листах он составлен, сколько копий);
• указания к действию (например, подписать договор и вернуть одну из копий отправителю).

Поскольку текст сопроводительных бумаг включает опись, рекомендуется составлять их в двух экземплярах: один получатель оставляет себе, а на втором расписывается в получении и возвращает отправителю. После этого сопроводительное письмо нужно зарегистрировать и хранить, как любую важную корреспонденцию. Такой подход помогает решить множество спорных ситуаций.

Для бухгалтерии факт отправки несет только информативный характер в части составления планов доходов и расходов. Отражение фактов хозяйственной деятельности на основании такой бумаги не производится.

Структура сопроводительного письма

Поскольку оно не является обязательным, то и требований к оформлению и содержание нормативно не установлено. Но следует помнить, что в 2019 году правила оформления писем подпадают под действие стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003 года. Можно составить такую структуру:

1. Шапка.
2. Номер и дата.
3. Обращение.
4. Текст.
5. Приложение.
6. Подписи и печать.

Номер и дата

Нумерация писем производится согласно правилам делопроизводства организации, которые устанавливаются локальными актами. Делопроизводство некоторых направлений регулируются отраслевыми актами (нотариат, вооруженные силы). Как правило, требуется указать входящий или исходящий номер и дату получения или отправления.

https://www.youtube.com/watch?v=xasaTWlUv_g

Текст рекомендуем начинать с фраз: «Высылаем вам…», «Представляем вам…», с целью выделения ключевой формулировки. После этого перечислите документы, которые направляете, с фиксацией их номера и даты (при наличии). В заключительной части необходимо обратить внимание на цель отправления. Уместны следующие формулировки:

• прошу подтвердить получение;
• прошу подписать договор и возвратить в срок до;

🎬 Видео

Договор поставки. Спецификация к договору поставкиСкачать

Письмо о расторжении договораСкачать

Мотивационное письмо VS Сопроводительное письмо | 100 КАРЬЕРНЫХ ОТВЕТОВ #15Скачать

Писать ли сопроводительное письмо и как?Скачать

Сопроводительные письма. Зачем они нужны? Читают ли HRы сопроводительные письма?Скачать

Сопроводительное письмо к резюме | Анна ГуссСкачать

⚡Договор поставки: правоприменительная практика⚡ ВЕБИНАР М-СТАЙЛ"Скачать

Как составить идеальное резюме под конкретную вакансиюСкачать

Сопроводительное письмо и его роль в поиске работыСкачать

Базовые правила делового письма I Хазеева Наталья Сергеевна. РУНОСкачать

Как правильно написать деловое письмо I Хазеева Наталья Сергеевна. РУНОСкачать

Понятие и элементы договора поставки товаров для государственных нужд.Скачать

Договор поставкиСкачать

Договор поставки | Консультация юристаСкачать

Как написать сопроводительное письмо для работы: советы начинающимСкачать

Договор поставки, что необходимо знать (рекомендации к составлению и заключению)Скачать