Форма письма для направления на согласование стандарта организации

Видео:Стандартизация для чайников. Общие понятияСкачать

Одм 218.1.002-2010 «рекомендации по организации и проведению работ по стандартизации в дорожном хозяйстве»

Распоряжение Федерального дорожного агентства от 9 июня 2010 г. № 385-р

Об издании и применении ОДМ 218.1.002-2010 «Рекомендации по организации и проведению работ по стандартизации в дорожном хозяйстве

В целях реализации в дорожном хозяйстве основных положений Федерального закона от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» и обеспечения дорожных организаций методическими рекомендациями по порядку разработки, экспертизы, регистрации, издания, согласования, обновления, отмены и применения документов технического регулирования в сфере дорожного хозяйства:

1.

Структурным подразделениям центрального аппарата Росавтодора, федеральным управлениям автомобильных дорог, управлениям автомобильных магистралей, межрегиональным дирекциям по строительству автомобильных дорог федерального значения, территориальным органам управления дорожным хозяйством субъектов Российской Федерации рекомендовать к применению с 15.06.2010 ОДМ 218.1.002-2010 «Рекомендации по организации и проведению работ по стандартизации в дорожном хозяйстве» (далее — ОДМ 218.1.002-2010).

2. Управлению научно-технических исследований, информационного обеспечения и ценообразования (В.А. Попов) в установленном порядке обеспечить издание вышеупомянутых ОДМ 218.1.002-2010 и направить их в подразделения и организации, упомянутые в п. 1 настоящего распоряжения.

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя руководителя Н.В. Быстрова.

ОДМ 218.1.002-2010

Отраслевой дорожный методический документ

Рекомендации по организации и проведению работ по

стандартизации в дорожном хозяйстве

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ДОРОЖНОЕ АГЕНТСТВО
(РОСАВТОДОР)

Москва 2010

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН АНО «Научно-исследовательский институт транспортно-строительного комплекса».

2 ВНЕСЕН Управлением научно-технических исследований, информационного обеспечения и ценообразования Федерального дорожного агентства.

3 ИЗДАН на основании распоряжения Федерального дорожного агентства от 09.06.2010 № 385-р.

4 ИМЕЕТ РЕКОМЕНДАТЕЛЬНЫЙ ХАРАКТЕР.

5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ.

Отраслевой дорожный методический документ

Рекомендации
по организации и проведению работ по стандартизации в дорожном хозяйстве

1 Область применения

1.

1 Настоящий отраслевой дорожный методический документ (далее — методический документ) содержит рекомендации по порядку разработки, экспертизы, регистрации, издания, согласования, обновления, отмены и применения документов технического регулирования в сфере дорожного хозяйства.

1.

2 Положения настоящего методического документа предназначены для применения организациями, выполняющими работы по разработке, экспертизе, обновлению и отмене документов технического регулирования в сфере дорожного хозяйства.

2 Нормативные ссылки

В настоящем методическом документе использованы ссылки на следующие документы:

ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены

Видео:Национальные органы по стандартизацииСкачать

Как написать письмо на согласование образец

Письмо-согласие о сотрудничестве составляется в тех случаях, когда одна организация дает предварительное «добро» другой компании на формирование долгосрочных партнерских отношений или заключение договора по какой-либо сделке.

Необходимо ли писать письмо-согласие

Сегодня, когда существует огромное количество разнообразных средств коммуникаций, представители некоторых предприятий считают формирование таких писем нецелесообразным. Однако, это ошибочное мнение.

Дело в том, что деловой этикет подразумевает при получении письма-предложения о сотрудничестве составление ответа также в письменном виде.

Таким образом, компания выражает свое уважительное отношение к потенциальному партнеру, клиенту, заказчику.

На кого возложить формирование письма-согласия

Обычно подобные письма пишутся в секретариате, по поручению директора организации. Также взять на себя их составление может руководитель какого-либо структурного подразделения или юрист.

Но вне зависимости от того, кто именно занят в создании письма-согласия о сотрудничестве, этот человек должен обладать навыками деловой переписки, хорошо владеть правилами русского языка по части лексики, грамматики, орфографии, стилистики и культуры речи.

При этом к составлению письма следует относиться щепетильно и крайне внимательно, не нарушая не только своих интересов, но и интересов потенциального контрагента.

На имя кого писать

Письмо следует писать на имя того человека, который подписался под письмом-предложением.

Обратиться к нему нужно по имени-отчеству (если в предложении были указаны инициалы, можно уточнить их расшифровку по телефону или другим доступным коммуникационным каналам).

В каком формате писать

Письмо формируется в произвольном виде, за исключением тех случаев, когда руководством организации разработан шаблон документа, обязательный к применению именно внутри данной конкретной компании. Такой стандартный бланк удобен тем, что сотрудникам не нужно думать над формулировками, достаточно поставить лишь необходимые реквизиты организаций и подписи.

Оформление письма

Письмо можно писать на простом обычном листе бумаге или на бланке с фирменным логотипом и реквизитами.

Второй вариант является более предпочтительным, поскольку он придает посланию солидность и значимость. Кроме того, письмо можно написать от руки или напечатать (с обязательной дальнейшей распечаткой).

Рукописное послание будет свидетельствовать о более теплом, дружеском отношении отправителя к адресату.

https://www.youtube.com/watch?v=B-xgklnUmjs

Письмо пишется в одном оригинальном экземпляре, информация о нем обязательно должна быть занесена в отдельный журнал учета исходящей корреспонденции (здесь следует поставить отметку о дате и номере послания).

Кто должен подписать письмо-согласие

Письмо должно быть подписано представителем компании-отправителя. Лучше всего, конечно, если свой автограф в нем поставит директор фирмы (как единственный уполномоченный исполнительный орган предприятия) или лицо, временно, исполняющее его функции.

Однако, в тех случаях, если это невозможно (например, в организациях с большим количеством структурных подразделений и численностью персонала) допускается простановка подписей под исходящей корреспонденцией начальников или специалистов отделов, в которых она формируется (при условии, конечно, что те наделены правом подписи). Печать под письмом ставить не требуется (если только на то не выражает своей воли директор предприятия).

Основные правила составления письма-согласия и образец

Нормы по формированию письма-согласия о сотрудничестве практически ничем не отличаются от правил, касающихся всех прочих корпоративных писем. В частности, при составлении такого послания требуется соблюдать деловой стиль, то есть сдержанную интонацию, вежливое приветствие и обращение, лаконичную, акцентированную суть. Все должно быть по делу, предельно корректно, четко и понятно.

В письме-согласии совершенно недопустима фамильярность и панибратство, а тем более грубость и ненормативная лексика. Следует избегать чрезмерно «нагруженных» длинных фраз, сложной терминологии. Важно, чтобы ответ был не слишком объемным (достаточно, если в нем будет всего несколько строк или предложений), поскольку читать многостраничное послание вряд ли кто-то захочет.

При составлении письма обязательно должны быть указаны наименование компании-отправителя и ее реквизиты, ссылка на письмо-предложение, а также подпись представителя предприятия.

Следует отметить, что, несмотря на официальный стиль послания, данный вид письма не является стопроцентной гарантией того, что договор о сотрудничестве будет заключен, а служит оно не более чем предварительно оформленным согласием на возможность дальнейших деловых отношений или заключения сделки.

Как отправить письмо

Письмо можно отправить несколькими разными путями.

1. Наиболее простой и доступный, хоть и затратный по времени: через обычную почту России – здесь нужно выбрать заказное с уведомлением о вручении (такой способ гарантирует то, что послание дойдет до адресата). Также можно отослать письмо через представителя или курьера.
2. Если по каким-либо причинам эти способы не подходят, то допустимо отправление письма через электронные средства связи (официальную электронную почту), а также факс.
3. В крайнем случае, можно воспользоваться мессенджером или социальной сетью, но лучше все же предварительно удостовериться в том, что потенциальный партнер приемлет такой путь делового общения.

Письмо-согласие на заключение договора

Письмо, содержащее ответ на предложение о сотрудничестве, называется акцептом. Так обычно именуют положительный ответ, отрицательный иллюстрирует письмо-отказ.

Его главная характерная черта – в том, что оно не пишется само по себе, а всегда является следствием ранее направленного письма-запроса. Отсюда вытекает непременная особенность письма-согласия: наличие в нем ссылки на документ, который стал причиной его написания (номер и дата оферты, письма-запроса).

ВАЖНО! Если для вас имеет значение соблюдение правил делопроизводства, не стоит писать «В ответ на ваш запрос от такого-то числа № такой-то», хотя эта фраза весьма часта в подобных документах. Ссылка на источник по правилам должна быть размещена под датой и номером составляемого письма-согласия.

Первая же фраза должна содержать ожидаемое адресатом письма согласие. Ее принято начинать со слов: «Извещаем», «Сообщаем», «Доводим до сведения» и т.п.

https://www.youtube.com/watch?v=FjoGDJPS6xk

Как большинство исходящей документации, письмо-согласие на заключение договора (акцепт) нужно размещать на фирменном бланке или подробно указывать все реквизиты организации.

Завершает письмо-согласие подпись руководителя фирмы. Если организация применяет печать, ее также нужно проставить.

Видео:Что такое сертификация ISO и какие существуют стандарты?Скачать

Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

• при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
• при ведении бизнеса;
• при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

• коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
• запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
• претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
• гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
• информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
• по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

• правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
• вежливое обращение;
• грамотность, краткость и лаконичность информации;
• указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ.

Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде.

Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

• ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
• невежливое обращение;
• искажение или пространное изложение информации.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

• используется как продольный, так и угловой бланк;
• требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
• отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
• используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
• применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

Видео:Направление на МСЭСкачать

Образец официального письма на примере письма с просьбой согласования изменений проектного решения. Порядок согласования изменений

       Одних слов недостаточно. Информация, которую сообщают друг другу организации оформляется перепиской в виде делового письма. Переписка регистрируется, хранится. Бывают письма просьбы, согласования, гарантийные письма, информационные письма, письма запросы, сопроводительные письма и др.

       Письма пишутся на официальных бланках, принятых в организации. Подписанному письму присваивается исходящий номер, а при получении в организации получателя входящий.

По этим датам легко отследить ход строительства объекта, как оперативно реагировали участники строительства, какие решения принимались, что было изменено (согласования изменений), о чем просили и какие ответы получили.

Письма пригодятся при проверках стройки органами надзора, могут пригодится в суде.

       По времени ответов на письма всё просто – чем быстрее ответили, тем быстрее построили объект. Максимальный срок ответа для юридических лиц может быть указан в договоре, обычно это 30 дней. Государственные организации обязаны ответить в 30-дневный срок.

Согласование изменений проектных решений официальным письмом

       В строительстве часто возникает необходимость согласовывать отступления от проекта. Например, для применения материала (оборудования), который не соответствует действующей проектной документации, но применение которого необходимо. Причины бывают разные.

Бывает подрядная организация просит согласовать материал на более дешевый без изменения сметной стоимости строительства чтобы сэкономить, бывает материал (оборудование) снят с производства или приходится отказаться от применения ввиду импортозамещения, или хотят заменить на более качественный современный и надежный. Бывает нужно согласовать изменение проектного решения по прокладке какой-либо инженерной сети. Бывает проектировщики просто упустили что-то при проектировании и это нужно добавить. Иногда согласовывают изменение технологии производства работ.

       Заказчику не стоит забывать о том, что при согласовании и внесении изменений технических решений, которые затрагивают конструктивные и другие характеристики безопасности объекта капитального строительства в проектную документацию получившую ранее положительное заключение экспертизы придется повторно проходить экспертизу. В некоторых случаях изменения, повлекшие изменение сметной стоимости тоже повлекут повторное прохождение экспертизы. Подробнее про необходимость экспертизы читайте в ГрК РФ Статья 49.

       Заказчик самостоятельно направляет исполнителю работ откорректированную рабочую документацию.

       По поводу ведения журнала авторского надзора: всё зависит от конкретной организации. В журнал они обычно вписывают только то, что замечают при непосредственном посещении объекта. А согласования по письмам в журнал не вписываются. Их собирают и передают потом в составе исполнительной документации.

       Однажды был такой случай: строился объект. Рабочий проект был давно разработан одной организацией. Договор с этой организацией на авторский надзор прекратил срок своего действия.

В итоге авторский надзор осуществляла по договору другая организация (корректировки в проект вносила и согласовывала изменения). СРО на проектирование было в порядке. Но в итоге проверки появился такой пункт: «Строительство осуществляется с отклонениями от рабочей документации.

Не предоставлены согласования изменения проектных решений.» Проверяющий объяснил: «авторский надзор не может осуществлять организация, не являющаяся автором проекта. Нарушение авторских прав и интеллектуальной собственности. Кто попало не может вносить изменения. Только автор.

» Решение было такое: попросили разработчика проекта написать письмо, о том, что они делегируют право ведения авторского надзора по объекту такому организации такой-то.

1. Образец письма просьбы подрядчика заказчику

       Подрядчик направляет официальное письмо с просьбой согласовать изменение материала Заказчику.

       В письме указывается название объекта, раздел проектной документации и номер листа, причина ввиду которой необходимо внести изменение. Если есть что приложить к письму желательно это конечно сделать. Это может быть схема предлагаемого технического решения, документ о качестве на материал, который хочет применить подрядчик.

Скачать письмо просьба от Подрядчика Заказчику согласование материалов

       Заказчик рассматривает обращение и принимает решение либо отказать, либо направить предложение далее в Проектную организацию для принятия технического решения возможности применения данного решения. Направляется письмо Проектировщику с просьбой согласовать с приложением письма Подрядной организации.

https://www.youtube.com/watch?v=jIQTKV_aGl8

Скачать письмо просьба от Заказчика Проектировщику согласование

3. Образец ответа на письмо заказчика

       Проектная организация проверяет не противоречит ли оно строительным нормам и другой нормативно-технической документации и направляет положительный либо отрицательный ответ Заказчику.

Перед этим при необходимости могут выехать на объект, чтобы убедиться своими глазами, сделать замеры и фото.

В ответе проектировщики вставляют фразу, что экономическая целесообразность данного изменения не проводилась и окончательное решение принимает Заказчик.

Скачать письмо ответ от Проектировщика Заказчику согласование материала

4. Пример положительного ответа заказчика подрядчику

       Заказчик направляет окончательный ответ Подрядчику с приложением письма Проектировщика.

       Если реализация изменения не может быть согласована без изменения стоимости строительства, то в зависимости от договора на СМР возможно применить такую фразу «Для реализации проектного решения поьребуются дополнительные расходы с оформлением актов о необходимости производства работ с оплатой в счет непредвиденных затрат.»

Скачать письмо ответ от Заказчика Подрядчику Согласование

5. Пример письма ответа подрядчику с вариантом отказа

Скачать пример официального письма отказа в согласовании

Видео:Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.Скачать

Согласование документов в компании, как правильно настроить

Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.

Суть согласования состоит в правильной разработке, оформлении управленческих решений по важным направлениям работы организации.

Процедура документооборота обеспечивает качество не только документов, но и реальных процессов управления. Согласование минимизирует риски и обеспечивает исполнение решения.

Этот организационный инструмент помогает анализировать конкретные финансовые, экономические, юридические и прочие факторы в комплексе принятия решения.

Процесс согласования в 1С: Документооборот

1С: Документооборот не имеет определенной отраслевой специфики. Система позволяет регламентировать правила, структурировать информацию в бюджетной организации, коммерческом секторе.

В программе 1С можно согласовывать не только документы, а еще и заведение контрагентов, проведение мероприятий, отдельные проекты и другие многочисленные задачи. Введение электронного согласования повышает в разы эффективность управленческой работы.

Отличие электронного от бумажного согласования

Сравнение типичной ситуации согласования договора наглядно показывает различие двух способов решения задачи. 

Согласование документов вручную

В традиционной бумажной версии процедура выглядит так:

• Юрист направляет проект ответственным работникам;
• Каждый сотрудник вносит в документ свои правки;
• Несколько раз исправленный текст возвращается на доработку;
• Новая редакция повторно отправляется на согласование;
• Процесс повторяется до принятия единого решения всеми участниками.

В такой схеме нередко случаются потери версий документа, срыв сроков и бесполезные затраты рабочего времени. 

Электронный вариант согласования документов

В программе 1С: Документооборот согласование договора выглядит следующим образом:

• Ответственный сотрудник, прикрепив в программе к проекту договора необходимые документы, в один клик отправляет задачу коллегам по заданному маршруту.
• Каждому из участников цепочки согласования возможно задать ограничение срока.
• Система показывает онлайн состояние документов, уведомляет о готовности.

Электронный метод позволяет не только сократить количество согласующих лиц, но и ограничить их функции. Так, например, бухгалтер не сможет править орфографические ошибки в тексте. Ему отведена в конкретном договоре область проверки реквизитов.

https://www.youtube.com/watch?v=WI26vDrSMNo

На поиск и оценку состояния документа тратятся секунды, сроки движения ускоряются в несколько раз. Избавление компании от бумажной рутины экономит время сотрудников, увеличивает темп бизнеса.

Порядок согласования документов

Существующий в программе 1С: Документооборот модуль «Согласование» является специальным инструментом рассмотрения документа. Пользователь определяет список сотрудников для согласования созданного им документа и стартует. Порядок движения текста может быть:

• простым, документ доступен для работы всем одновременно из заданного списка;
• сложным, поэтапно первоначальный вариант обрастая правками и изменяясь переходит к одному или нескольким согласующим.

При сложном многошаговом продвижении документ может возвращаться и двигаться снова последовательно по цепочке. Ход работы над текстом всегда можно увидеть в карточке документа кликнув по ссылке «Процессы».

После окончания рассмотрения документа всеми сотрудниками программа подаст сигнал в виде задачи «Ознакомиться с результатами согласования». Будет видно решение каждого из участников, их комментарии. 

Настройка модуля согласования документов

Сначала создается группа доступа всех пользователей, имеющих право участия в процедурах согласований. Настраивать функции согласования можно пользователям, включенным в одну из двух вариантов групп:

• Администраторы;
• Новая группа в профиле с ролью «Согласование (настройка).

Для записи ролей пользователей нужно зайти в настройках в раздел «НСИ и администрирование». В папке «Администрирование» нужно кликнуть «Настройки пользователей и прав». При выборе группы доступа создается новый профиль. В нем добавляется роль «Согласование (использование)». После этого в группе доступа (создание) в профиль «Использование согласования» подбираются все участники.

Создаются роли для исполнителей, которые будут участвовать в согласовании. Они могут быть записаны как по фамилиям с именами, отчествами так и по должностям. Например, Федоров Иван Николаевич находится в списке пользователей. Его можно выбрать из другого списка по роли Главный бухгалтер.

Виды программной связи документов

Типовой функционал программы 1С: Документооборот способен отслеживать несколько десятков согласований к одному документу. Сложное переплетение взаимоотношений можно автоматизировать. Для этого классифицируют типы связей при обработке документа:

• Автоматическая, создающаяся программой, или ручная, добавленная пользователем. В ручном режиме система зафиксирует время добавления и имя сотрудника, внесшего связь во внутреннюю, входящую или исходящую карточку документа.
• Единичная, при обработке одного документа, или множественная связь. В последней может быть задействовано несколько разных документов так называемых источников, первоначальных версий, и последующих вариантов, именуемых приемниками.
• Имеющая обратную связь или нет. При наличии такой возможности программа автоматически выстраивает связь с заданными настройками от источника к преемнику. В случае удаления одного из связанных документов, их обратные связи тоже автоматически исчезнут.

Все виды перечисленных связей задаются при настройке системы. Справочник «Типы связей» находится в разделе программы «Нормативно-справочная информация». Перейти из карточки справочника «Типы связей» можно регистром «Настройка связей» к элементам сведений документов.

Обзор процессов согласования документов

Одним из основных инструментов согласования являются настроенные схемы, по которым процесс совместной работы над документом идет от старта до финиша.

Ход согласования документов

По мере движения задачи по указанному маршруту каждому задействованному сотруднику направляются соответствующие команды:

Отслеживать запущенные процессы удобно в окне «Мои процессы». Здесь можно контролировать, анализировать, вмешиваться в ход решения задачи. Подписать результат работы в карточке документа можно с помощью электронной подписи.

Рассмотрение

Начало согласования инициируется программой автоматически или запускается вручную. В этом процессе ответственному сотруднику направляются, например, служебные записки или входящие документы. Он может рассмотреть задачу тремя способами:

• направить на ознакомление, указав список лиц и сроки;
• лично указать исполнителей, направив им задание со сроками исполнения;
• внести текстовую резолюцию, вернув документ инициатору рассмотрения для перепоручения конкретным исполнителям.

Принятая резолюция отразится в карточке документа, получившего статус «Рассмотрен». Текст резолюции можно выбрать из шаблонов.

Согласование

Исходящие или внутренние документы, файлы, другие задачи, требующие согласования с ответственными сотрудниками, направляются инициатором по определенному маршруту. Согласующие лица указываются по имени или роли пользователя, например, Иванов или Юрист. Срок устанавливается индивидуально каждому сотруднику или один общий. Решение каждого участника может быть:

• положительное – «Согласовано» или «Согласовано с замечаниями»;
• отрицательное – «Не согласовано».

В случае отрицательного результата документ может быть доработан и запущен на новый цикл согласования. Все циклы и истории виз на каждом цикле сохраняются в программе. 

Детали работы

При согласовании управленческих решений каждому сотруднику удобно работать в окне «Задачи мне». В нем видны:

• группы задач по проекту, автору, типу;
• персональные, делегированные, ролевые задачи;
• сводки по всем задачам, в том числе новым и просроченным.

Для продвижения процесса по маршруту и отметки выполнения задачи даже не нужно открывать карточку документа. Варианты выполнения и детали выбранной задачи показываются на странице справа.

Шаблоны согласований

Условия маршрутизации и список сотрудников для определенного вида документов могут четко регламентироваться. В программе для этой цели используют шаблоны, в которых настраивают различные схемы согласования. В качестве примера рассмотрим согласование заявки в ИТ-службу:

• сотрудник создает документ-заявку;
• согласует заявку руководитель данного сотрудника;
• руководитель ИТ-службы согласует документ;
• исполнитель ИТ-службы направляет уведомление автору заявки об ее выполнении.

Настройки позволяют установить автоматический старт для каких-то ежедневных рутинных событий. К ним относятся регистрация, запись документа, приглашение, ознакомление и т.п. действия, которые будут согласовываться системой без участия пользователя.

https://www.youtube.com/watch?v=u_6V3tjeuqw

В шаблоне процесс согласования настраивается последовательно, параллельно, по определенным условиям, в смешанном режиме.

Пример последовательного шаблона с условием — входящие счета до оплаты обязательно согласовываются финансовым директором или другими уполномоченными работниками компании.

Условием является определенная минимальная сумма, допустим, 50 тысяч рублей, которую подписывает к оплате руководитель организации.

Шаблон может быть жестким, с запретом администратора на изменение. У шаблона рекомендательного характера настройки может поменять в процессе работы любой сотрудник.

Контроль процессов

Передача документов внешним корреспондентам и сотрудникам внутри организации учитывается программой. Согласования систематизируются по:

• спискам документов;
• затраченному времени;
• статистике циклов и результатов.

При помощи специальных формируемых программой отчетов можно отслеживать все этапы согласований каждого решения организации. Контрольная функция учета отражает местонахождение документа онлайн, имя работающего с ним сотрудника, сигнализирует об истекающем или пропущенном сроке согласования.

Проверяющий может вмешаться в ход выполнения согласования – приостановить, дать команду на продолжение, прервать процесс.

Окно «На контроле» выводит сверху в первых строках объекты с самым малым временем до конца срока или уже просроченные. Здесь же можно увидеть контрольные карточки с именем контролирующего сотрудника. 

Анализ и мониторинг согласований документов

Автоматическая служба 1С: Документооборота отслеживает более 100 показателей процессов согласований. Основные из них:

• число циклов;
• количество просроченных задач;
• время просрочки;
• средние трудозатраты.

Устанавливается пороговое значение роста или снижения показателей согласования. Программа информирует о достижении нижнего критического значения.

Аналитические отчеты помогают обнаружить забытые документы, показывают по ним количество дней бездействия. Статистика результатов наглядно показывает процент не согласованных документов. Отчеты дают возможность принять меры к повышению положительной динамики исходов согласования.

Заключение

Как правильно установить 1С:Документооборот, чтобы система работала стабильно и быстро? Какую система управления базами данных выбрать? Как сделать административную установку программы? Ответы на эти и другие вопросы знают специалисты компании «Первый БИТ».

Специалисты Первого Бита также помогут вам:

• определить виды документов, которые требуют согласования;
• создать шаблоны этих документов в 1С Документообороте;
• построим для вас маршрутизацию согласования;
• обучим сотрудников документообороту;
• проверим корректность настроенных бизнес процессов в документообороте;
• создадим инструкции по работе в 1С Документооборот.

Звоните нашим специалистам, они помогут настроить согласование документов в вашей компании.

Видео:Технические комитеты по стандартизации. Разработка стандартовСкачать

Образец письма на согласование установки оборудования

Одних слов недостаточно. Информация, которую сообщают друг другу организации оформляется перепиской в виде делового письма. Переписка регистрируется, хранится. Бывают письма просьбы, согласования, гарантийные письма, информационные письма, письма запросы, сопроводительные письма и др.

Письма пишутся на официальных бланках, принятых в организации. Подписанному письму присваивается исходящий номер, а при получении в организации получателя входящий.

По этим датам легко отследить ход строительства объекта, как оперативно реагировали участники строительства, какие решения принимались, что было изменено (согласования изменений), о чем просили и какие ответы получили.

Письма пригодятся при проверках стройки органами надзора, могут пригодится в суде.

https://www.youtube.com/watch?v=ChyQ68my1Qg

По времени ответов на письма всё просто – чем быстрее ответили, тем быстрее построили объект. Максимальный срок ответа для юридических лиц может быть указан в договоре, обычно это 30 дней. Государственные организации обязаны ответить в 30-дневный срок.

2. Письмо проектировщику

Заказчик рассматривает обращение и принимает решение либо отказать, либо направить предложение далее в Проектную организацию для принятия технического решения возможности применения данного решения. Направляется письмо Проектировщику с просьбой согласовать с приложением письма Подрядной организации.

https://www.youtube.com/watch?v=jIQTKV_aGl8

Скачать письмо просьба от Заказчика Проектировщику согласование

3. Образец ответа на письмо заказчика

Проектная организация проверяет не противоречит ли оно строительным нормам и другой нормативно-технической документации и направляет положительный либо отрицательный ответ Заказчику.

Перед этим при необходимости могут выехать на объект, чтобы убедиться своими глазами, сделать замеры и фото.

В ответе проектировщики вставляют фразу, что экономическая целесообразность данного изменения не проводилась и окончательное решение принимает Заказчик.

Скачать письмо ответ от Проектировщика Заказчику согласование материала

4. Пример положительного ответа заказчика подрядчику

Заказчик направляет окончательный ответ Подрядчику с приложением письма Проектировщика.

Если реализация изменения не может быть согласована без изменения стоимости строительства, то в зависимости от договора на СМР возможно применить такую фразу «Для реализации проектного решения поьребуются дополнительные расходы с оформлением актов о необходимости производства работ с оплатой в счет непредвиденных затрат.»

Скачать письмо ответ от Заказчика Подрядчику Согласование

Письмо-согласие

Письмо-согласие о сотрудничестве составляется в тех случаях, когда одна организация дает предварительное «добро» другой компании на формирование долгосрочных партнерских отношений или заключение договора по какой-либо сделке.

🌟 Видео

Урок 28. Нормативная методология. Правила формирования регламентной базы.Скачать

Проектирование деятельности педагога библиотекаря в соответствии с профессиональным стандартомСкачать

Урок 33 Отчетность казенных учреждений — порядок составления отдельных формСкачать

Реквизиты документов Бланки документовСкачать

Как медработнику заполнять отчёт о профессиональной деятельностиСкачать

Как заполнить сведения о производственном контролеСкачать

Урок 12. Шаблоны и бланки документов. Практическое использование при создании документов.Скачать

NormaCS. Система стандартизации ЕСКД. Часть 6. ГОСТ 2.111-2013. ЕСКД. НормоконтрольСкачать

4. Круглый стол о системе стандартовСкачать

BIM 116 Чубрик Д.С., Воробьев Д.И. BIM-стандарт организации. Критерии эффективности применения BIMСкачать

Правила оформления документов. Часть 1 (Схема расположения реквизитов)Скачать

Правила оформление текста работ по стандартам вузаСкачать

Как выполнить требования приказа МЗ от 31.07.2020 № 785 Н" по обеспечению эпидемиологической безопасСкачать

Международная организация по стандартизации ISOСкачать