Отчет о расходе топлива автотранспортными средствами Торгового представительства Российской Федерации

Форма 1‑ТР (автотранспорт): сроки отчетности и порядок заполнения

Организации, перевозящие грузы, должны сдавать в Росстат форму 1-ТР. Как не ошибиться при ее заполнении и отчитаться в срок с первого раза, расскажем ниже.

Кто должен сдавать 1-ТР

Форму № 1-ТР (автотранспорт) сдают юридические лица, перевозящие грузы на автотранспорте. Также отчитываются организации, у которых в составе основных средств есть автомобильные дороги.

Не нужно заполнять и сдавать форму микропредприятиям, религиозным и общественным организациям, банкам, страховым и финансово-кредитным организациям.

Сроки отчетности по форме 1-ТР

Респонденты должны отправить в Росстат форму до 25 января включительно. Если в отчетном году не было перевозок и нет данных для внесения в форму, можно отправить письмо об отсутствии показателей или пустой бланк, заверенный подписью ответственного лица.

Порядок заполнения 1-ТР

Инструкцию по заполнению и бланк формы можно найти в Приказе Росстата от 31.08.2017 № 564.

1-ТР состоит из титульного листа и трех разделов.

Наименование респондента, юридический и почтовый адрес с индексом отмечают на титульном листе. Первый лист уже содержит код по ОКУД, компании остается внести свой код по ОКПО.

Раздел 1

Сведения в разделе показывают по состоянию на конец года.

Весь транспорт, указанный в разделе, должен быть оприходован и зарегистрирован в ГИБДД. Тип автомобиля определяется по его техпаспорту.

Арендованный и лизинговый транспорт в данном разделе не учитывается.

В третьей графе фиксируют количество транспорта, в том числе находящегося в ремонте, в аренде. Технически исправные автомобили показывают в графе 4. Транспорт, который ожидает ремонта или находится в сервисе, машины без авторезины в графе 4 не учитываются.

Из общего количества машин по графам 5 и 6 выделяют число автомобилей, оборудованных аппаратурой спутниковой навигации ГЛОНАСС и ГЛОНАСС/GPS.

Строка 100 — это сумма строк 101-107. По указанным строкам показывают самосвалы, грузовые фургоны, цистерны, лесовозы и другие конструкции кузова. Пикапы и легковые фургоны не учитываются.

По строке 108 показывают автомобили-тягачи, предназначенные для постоянной работы с полуприцепом.

По строкам 109–112 (из строки 100) выделяют грузовые автомобили в зависимости от конструкции двигателя и вида топлива.

В строке 109 нужно показать транспорт, работающий на бензине, в строке 110 — на дизельном топливе, а по строке 111 — на газу. В строке 112 отмечается транспорт, работающий на других видах топлива.

Если сложить данные строк 109–112, то должна получиться цифра, указанная в строке 100.

По строкам 113-115 транспорт, зафиксированный в строке 100, распределяют по категориям в зависимости от максимальной массы транспортного средства (максимально допустимого веса снаряженного автомобиля вместе с грузом). Согласно ГОСТу выделяют три категории:

1. Грузовой транспорт массой до 3,5 тонн.

2. Грузовой транспорт массой от 3,5 тонн до 12 тонн.

3. Грузовой транспорт массой более 12 тонн.

По строке 116 выделяют количество грузовых автомобилей, оборудованных для перевозки опасных грузов. Если автомобиль перевозит грузы в другой город или страну, его нужно показать в строке 117.

По строке 120 отмечают количество малотоннажных грузовых и грузопассажирских автомобилей с кузовами, сконструированными на шасси легковых автомобилей.

По строке 130 показывают разные типы полуприцепов, которые соединены с седельными тягачами. Также в указанной строке следует учесть запасные полуприцепы (самосвальные, фургоны, контейнеровозы, цистерны и другие).

По строке 131 фиксируют количество полуприцепов-контейнеровозов, по строке 140 — количество автоприцепов (бортовых, самосвальных и т.п.), по строке 150 — количество транспортных средств специального назначения.

Раздел 2

Данный раздел заполняют даже те компании, у которых перевозка грузов не является основной деятельностью.

https://www.youtube.com/watch?v=9XoAPFDomkE

Учесть нужно грузовой автотранспорт в собственности, в аренде, в лизинге.

Автомобиле-дни приводятся в целых числах, остальные показатели — с одним десятичным знаком после запятой (с точностью до 0,1).

Перевозки и показатели эксплуатации грузовых машин отражаются в форме по видам перемещения: город, пригород, межгород и международное сообщение.

По строке 210 показываются дни пребывания транспорта в распоряжении компании отдельно по каждому автомобилю. Учитывают выходные и праздничные дни. Если машина работала в несколько смен в течение суток, то это время считается одним автомобиле-днем.

По строкам 220 и 240 показываются суммарные объемы перевозки грузов и грузооборота, выполненные по дорогам общего пользования.

Перевозки пассажиров в грузовых автомобилях в отчет не записываются.

Объем перевозок грузов по дорогам общего пользования в тоннах и тонно-километрах не учитывается:

• при использовании автомобилей не для грузоперевозки, а для техобслуживания линий электропередач, трубопроводов;
• при перевозке нетоварных грузов (снега, бытовых отходов, строительного мусора и т.п.);
• при использовании автомобилей при научно-изыскательских, геологоразведочных работах;
• если автомобиль перевозит почту, газеты, журналы.

Грузооборот равен сумме произведений веса груза по каждой ездке на расстояние перевозки по каждой ездке.

Пример расчета грузооборота:

14 мая 2020 года было выполнено 5 ездок:

• первая ездка: 2 тонны на расстояние 16 км;
• вторая ездка: 6 тонн на расстояние 25 км;
• третья ездка: 5 тонн на расстояние 9 км;
• четвертая ездка: 4 тонны на расстояние 11 км;
• пятая ездка: 13 тонн на расстояние 22 км.

Перевозка грузов = 2 + 6 + 5 + 4 + 13 = 30 тонн.

Грузооборот = (2 т x 16 км) + (6 т x 25 км) + (5 т x 9 км) + (4 т x 11 км) + (13 т x 22 км) = 557 т.км

Из строк 220 и 240 выделяют перевозки за плату и отражают в строках 221 и 241.

В строках 222-234 отмечают перевозки отдельных видов сырья и материалов. Например, в строке 228 фиксируют перевозки цемента, а в строке 231 — зерно.

Также отдельной строкой выделяют опасные грузы (строка 235). Грузы, перевезенные в контейнерах, пакетах, полуприцепах записывают в строки 236-238 соответственно.

В строке 250 нужно показать пробег автотранспорта за год, а в строке 251 — пробег с грузом.

Общий пробег можно определить по одометру, кроме того, ежедневно пробег отражается в путевом листе машины.

Раздел 3

В этом разделе нужно отразить автомобильные дороги необщего пользования на балансе предприятия и дороги необщего пользования местного значения, находящиеся в собственности муниципальных образований.

В разделе 3 данные приводятся в километрах с одним десятичным знаком после запятой (с точностью до 0,1).

В третьем разделе всего две строки. По обеим строкам нудно указать протяженность автодорог: по строке 300 — на начало года, по строке 310 — на конец года.

Протяженность автомобильной дороги исчисляется от начальной точки до конечной точки автомобильной дороги по ее центральной оси.

По графе 3 фиксируют общую протяженность автомобильных дорог. По графе 4 выделяют протяженность дорог с твердым покрытием (цементобетонным, асфальтобетонным, из щебня и гравия и т.д.). По графе 5 отмечают длину дорог с усовершенствованным покрытием.

В указаниях по заполнения 1-ТР можно найти два приложения. Одно из них содержит переводные коэффициенты для определения массы объемных грузов, другое — порядок расчета грузооборота в зависимости от разных факторов.

Скачать бланк формы 1-ТР

Скачать образец заполнения формы 1-ТР

В указаниях по заполнению формы приведено более двадцати контрольных соотношений. Если их нарушить, Росстат откажет в приеме отчета.

Вручную проверять все контроли придется долго, кроме того, не стоит забывать о человеческом факторе — можно пропустить какой-то контроль или ошибиться в расчете. Чтобы избежать проблем со сдачей формы, воспользуйтесь системой Контур.Экстерн.

С помощью удобной навигации выберите нужную форму статистики и внесите в нее достоверные сведения, сохраните. Система автоматически проверит все контрольные соотношения и покажет нестыковки. Если ошибок нет, можно отправлять форму в Росстат.

В Экстерн можно загрузить и уже готовый документ, созданный в сторонних программах. Как только отправленный отчет примет Росстат, вы увидите уведомление. Система поможет сдавать любую отчетность без ошибок и в установленные сроки.

Об утверждении Положения о порядке приобретения, эксплуатации, учета и списания автотранспортных средств в торговом представительстве Российской Федерации в иностранном государстве (утратил силу на основании приказа Минэкономразвития России от 13.05.2016 N 299), Приказ Минэкономразвития России от 03 апреля 2013 года №168

____________________________________________________________________Утратил силу на основании

приказа Минэкономразвития России от 13 мая 2016 года N 299

____________________________________________________________________

В целях совершенствования порядка обеспечения автотранспортными средствами торговых представительств Российской Федерации в иностранных государствах
приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке приобретения, эксплуатации, учета и списания автотранспортных средств в торговом представительстве Российской Федерации в иностранном государстве.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на торговых представителей Российской Федерации в иностранных государствах.

Министр
А.Р.Белоусов

Положение о порядке приобретения, эксплуатации, учета и списания автотранспортных средств в торговом представительстве Российской Федерации в иностранном государстве

УТВЕРЖДЕНОприказомМинэкономразвития России

от 3 апреля 2013 года N 168

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок приобретения, эксплуатации, учета и списания автотранспортных средств в торговом представительстве Российской Федерации в иностранном государстве (далее — загранучреждение) Минэкономразвития России (далее — Министерство).

1.2. Обеспечение загранучреждения Министерства служебным автотранспортом осуществляется в соответствии с установленным лимитом автотранспортных средств, утверждаемым Министром в составе показателей бюджетной сметы.

Лимит устанавливается исходя из условий государства пребывания, численности загранучреждения, наличия отделений загранучреждения, объектов федеральной недвижимости и хозяйственной деятельности, врачебных здравпунктов.

1.3.

В соответствии с утвержденным лимитом автотранспортные средства персонально закрепляются:

за торговым представителем Российской Федерации в иностранном государстве (далее — руководитель загранучреждения);

за заместителем торгового представителя.

Закрепление автотранспортных средств за остальными работниками осуществляется решением руководителя загранучреждения с учетом приоритетности выполняемых ими задач по обеспечению деятельности загранучреждения.

1.4. Руководитель загранучреждения несет ответственность за организацию транспортного обеспечения загранучреждения.

II. Приобретение автотранспортных средств

2.1. Приобретение автотранспортных средств осуществляется в пределах установленного лимита автотранспорта и бюджетных ассигнований, предусмотренных сметой расходов загранучреждению на соответствующий период.

2.2. Плановая замена автотранспортных средств производится, как правило, после 5 лет эксплуатации или при фактическом пробеге более ста тысяч километров. При этом учитывается техническое состояние транспортного средства, безопасность его эксплуатации, а также экономическая целесообразность замены.

2.3. Предложения о приобретении (замене) автотранспорта с указанием марки и модели автотранспортного средства, технических характеристик, комплектации, стоимости и обоснования приобретения загранучреждение включает в бюджетную заявку при формировании проекта федерального бюджета на очередной финансовый год и на плановый период.

2.4. При подготовке предложений о приобретении (замене) транспортного средства загранучреждение в целях эффективного использования бюджетных средств учитывает особенности автомобильного рынка в государстве пребывания, возможность получения дипломатических скидок, наличие и стоимости сервисного обслуживания, общей стоимости транспортных средств.

2.5. Загранучреждение осуществляют закупку автотранспортных средств в порядке, установленном Федеральным законом от 21.07.2005 N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

Рассмотрение котировочных заявок (не менее трех предложений) осуществляется котировочной комиссией, назначенной приказом руководителя загранучреждения.

Результаты рассмотрения и оценки котировочных заявок оформляются протоколом котировочной комиссии, в котором указываются сведения о всех участниках размещения заказа, предложения о ценах, сведения о победителе.

Протокол подписывается членами котировочной комиссии, утверждается руководителем загранучреждения и является основанием для оформления заказа.

2.6.

Для целей деятельности загранучреждения, как правило, используются следующие транспортные средства:

для руководителя загранучреждения (лица, исполняющего его обязанности) — транспортное средство бизнес — класса с объемом двигателя до 3,5 литров;

для заместителя торгового представителя — транспортное средство экономического класса с объемом двигателя до 2,5 литров;

для работников загранучреждения — транспортное средство экономического класса с объемом двигателя до 2,0 литров;

для хозяйственных и иных нужд загранучреждений микроавтобусы с объемом двигателя до 3,0 литров.

2.7. Автотранспортные средства приобретаются, как правило, в стандартной комплектации. Необходимость дополнительного оборудования (с учетом условий страны пребывания и иных факторов) обосновывается в бюджетной заявке.

2.8. Допускается аренда (лизинг) автотранспорта при условии экономической целесообразности и на условиях, изложенных в пункте 2.6 настоящего Положения.

III. и эксплуатация автотранспортных средств

3.1. Закрепление автотранспортных средств за работниками загранучреждения и назначение ответственного (ответственных) за эксплуатацию автомобиля производится приказом по загранучреждению с оформлением акта приема-передачи автотранспортного средства (приложение N 1).

В акте приема-передачи указываются технические характеристики и паспортные данные автотранспортного средства, его состояние и условия страхования, указывается информация, содержащаяся в водительском удостоверении на управление автотранспортным средством работника загранучреждения, а также отметка об информировании работника загранучреждения об особенностях организации дорожного движения в государстве пребывания.

3.2. и эксплуатация автотранспортных средств производится в соответствии с руководством по эксплуатации завода-изготовителя.

3.3. Страхование автотранспортных средств осуществляется по тарифам обязательного страхования, если иное не предусмотрено законодательством государства пребывания. Автобусы для перевозки людей подлежат страхованию от всех видов риска.

С учетом условий государства пребывания допускается страхование от всех видов рисков и других автомобилей.

3.4.

При следовании по территории Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации загранучреждение обязано заключить договор обязательного страхования гражданской ответственности водителей транспортных средств, которые зарегистрированы в иностранном государстве, если их гражданская ответственность не застрахована в рамках международных систем обязательного страхования, участником которых является Российская Федерация.

Командирование в Российскую Федерацию работников загранучреждения на служебном автотранспорте осуществляется по согласованию с Министерством.

3.5. Для организации эксплуатации служебного автотранспорта в загранучреждении создается постоянно действующая транспортная комиссия, состав которой утверждается приказом по загранучреждению (далее — Транспортная комиссия).

В состав Транспортной комиссии включаются главный бухгалтер загранучреждения или лицо, на которое возложено ведение бюджетного учета, работник загранучреждения, ответственный за правовую работу, штатный водитель или работник загранучреждения, ответственный за работу автотранспорта.

3.6.

Транспортная комиссия дает заключения о состоянии автотранспорта, вносит предложения по его замене, рассматривает случаи дорожно-транспортных происшествий, включая материалы дорожно-транспортной полиции, решения судебных органов о виновных в случившемся и вносит предложения руководителю загранучреждения о возмещении материального ущерба виновными лицами в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.7. Техническая исправность служебного автотранспорта обеспечивается плановым проведением технического обслуживания. Техническое обслуживание проводится в соответствии с порядком и периодичностью, установленными руководством по эксплуатации автотранспортного средства завода-изготовителя.

После проведения ремонта или технического обслуживания автотранспортных средств составляется акт о приемке выполненных работ, который утверждается руководителем загранучреждения.

Замена автошин и аккумуляторов производится с учетом установленного срока эксплуатации.

Досрочная замена автошин и аккумуляторов производится только после установления причин их преждевременного износа и оформления соответствующего акта Транспортной комиссии.

3.8. Руководитель загранучреждения по каждому автотранспортному средству приказом устанавливает:

ежемесячные лимиты расхода топлива;

нормы расхода топлива на 100 км пробега.

Ежемесячный лимит расхода топлива устанавливается в размере до 100 литров на одно автотранспортное средство.

На автомобиль, закрепленный за руководителем загранучреждения, ежемесячный лимит расхода топлива не устанавливается.

По решению руководителя загранучреждения при служебной необходимости месячный лимит расхода топлива может быть увеличен.

Нормы расхода топлива устанавливаются с учетом руководства по эксплуатации автотранспортного средства завода-изготовителя и Методических рекомендаций норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Стоимость израсходованного топлива сверх установленного ежемесячного лимита или утвержденных норм расхода возмещается работником за счет личных средств.

Отчеты по гсм образец

10481 Всем предприятиям, деятельность которых связана с оказанием логистических услуг, и имеющим на своем балансе транспортные средства, нужна ведомость учета горюче-смазочных материалов (ГСМ).

В этом документе в полной мере отображается, когда, кому и в каком объеме было оплачено использование топлива или других горюче-смазочных материалов.

Для бухгалтера логистической фирмы эта бумага – одна из наиболее часто заполняемых.

ФАЙЛЫ Ведомость нужна только тогда, когда приобретение ресурсов осуществляется через подотчетное лицо. Если компания выдает (приобретает) работникам топливные карты, то все расходы фиксируются на них и потом, в конце месяца, списываются.

https://www.youtube.com/watch?v=0NdpKfhQbSA

Выдача ГСМ производится строго при наличии у водителя.

Никакие расписки, справки или заявления не могут быть основанием для формирования документа. Для того чтобы убедиться в факте предъявления, бухгалтер (или любое другое назначенное материально ответственное лицо за ГСМ) расписывается в путевом листе, а водитель – в ведомости.

Проверяющие органы обычно интересуются, обоснованы ли расходы налогоплательщика. Кроме того, нужно доказать, что расходование горюче-смазочных материалов прямо или косвенно связано с получением дохода конкретной организацией. Согласно п. 1 ст. 264 НК РФ траты, связанные с приобретением бензина, газа и других видов ГСМ, вполне возможно учитывать как в бухучете, так и в налоговом учете.

В бумаге имеется три части:

• Введение, верхняя часть. В ней указываются порядковый номер ведомости, название самой организации, марка, наименование выдаваемого нефтепродукта, дата, ФИО ответственного за совершение выдачи.

• Средняя часть ведомости.Она представлена таблицей с графами для заполнения. В ней обязательно указывается: модель и номер авто, номера путевых листов, ФИО водителя, его табельный номер, сколько выдано ГСМ в литрах цифрами и прописью.

Важный момент!

Подпись водителя должна стоять непосредственно в таблице, в последнем столбце, напротив номера каждого путевого листа (если их несколько). Также в табличной части упомянуты талоны на получение.

Если организация выдает бензин через транспортные карты, то наличие этого столбца необязательно.

• Заключительная часть бумаги. Она находится на обороте и состоит из фразы «Всего по ведомости номер______выдано______». Также в конце расписывается тот, кто проводит выдачу, и тот, кто проверяет указанную в доверенности информацию. В самом конце ставится печать организации.

Помимо путевых листов, подходящей основой для заполнения могут считаться:

• для спецтехники – специализированные маршрутные листы;
• для спецтехники – рапорты о работе;
• документы системы контроля пробега и т.д.

Госкомстат России 28 ноября 1997 года принял постановление №78. В нем перечисляются все формы первичной учетной документации, которые могут требовать составления ведомости учета ГСМ.

Если учреждение не является автотранспортным предприятием, то четко выполнять все требования унифицированных форм в этом отношении оно не обязано.

Но при проверках контролирующими органами будет удобнее пользоваться именно этими формами.

Важно! Храниться эти бумаги должны не менее 5 лет.

Если в организации используется несколько видов ГСМ, то для каждой разновидности потребуется своя ведомость учета выдачи.

Это правило действует как для электронных, так и для печатных документов. Бывают ситуации, когда необходимы жидкости, позволяющие не только совершать поездки, но и осуществлять ремонт, ТО и пр. Для того чтобы в этом случае обойтись без путевых листов, пользуются накладными внутрихозяйственного назначения (подписанными МОЛ) либо лимитно-заборными картами ( и М-10).

Если ведомость распечатывается, то у нее не бывает титульной части. У документа две стороны. На первой – название, на второй – подписи ответственных лиц и печать. Если водитель не предоставил отчет об использовании предыдущей «порции» ГСМ, то материально ответственное лицо не имеет права отпускать ему следующую.

Иногда для дополнительного контроля за расходованием топлива на крупных предприятиях вводят специальные талоны с печатью предприятия. Информация об их наличии и номера тоже могут быть занесены в общую бумагу.

Неиспользованные талоны благополучно сдаются, на основании чего может быть составлена ведомость возврата талонов.

Если бензин, дизельное топливо или иной вид ГСМ используется транспортной организацией (ее основной вид деятельности связан с перевозкой грузов и людей), то расход идет в качестве материальных затрат.

Если предприятие не логистическое по своей основной деятельности, то их нужно учитывать как прочие расходы. Причем в налоговом учете можно принимать как фактически использованное, так и рассчитанное по формуле количество этого ресурса, в зависимости от удобства расчетов и фиксации.

https://www.youtube.com/watch?v=DhsHt94ZAOk

Если у спецтехники или транспортного средства нет одометра, то составляют акт о списании ГСМ и на его основе производят дальнейший учет.

Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2021 — 2021 годах

Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего. Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего.

При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р.

В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода. Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ.

Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте. Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости.

Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам).

Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты.

Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

1. по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).
2. по средней себестоимости;

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3. Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы. 1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ?

Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд.

Компания Ребус

В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ.

Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете. Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др.

аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ. Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте. Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости.

Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам).

Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

по средней себестоимости; по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы.

https://www.youtube.com/watch?v=_KcAoY19w6s

Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении. Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы. 1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ?

Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы.

Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд.

В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп.

11 п. 1 ст. 264 НК РФ). ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы: В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ.

НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге.

Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п.

3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению.

Путевые листы: правила заполнения в 2021 году

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр.

Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

• зарплату водителя;
• надбавки водителям за разъездной характер работы;
• затраты на ГСМ;
• затраты на запчасти;
• затраты на парковку;
• компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368).

Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Так как юридическая сила ФЗ № 259-ФЗ выше, чем у Приказа Минтранса, полагаем, что оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

  Время оформления Срок действия

Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня	До начала первого рейса	На один день
Рейс превышает продолжительность смены	До начала рейса	На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

Новые правила оформления путевых листов с 1 января 2021 года

Новые правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», который действует с 1 января 2021 по 1 января 2027 года. 

Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

https://www.youtube.com/watch?v=lL_gApTzuqI

Рассмотрим важные изменения подробнее.

Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»

В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения перевозки». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Видов перевозок всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Видов сообщения пять, к ним относятся:

1. Перевозки пассажиров, багажа и грузов в городском, пригородном, междугородном и международном сообщении.
2. Перевозки в городском сообщении в границах населённых пунктов.
3. Перевозки в пригородном сообщении между населёнными пунктами на расстоянии до 50 км между границами этих населённых пунктов.
4. Перевозки в пригородном сообщении между населёнными пунктами на расстоянии более 50 км между границами этих населённых пунктов.
5. Перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением Государственной границы, в том числе транзитом через Россию.

Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»

Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель. 

Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.

Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле

В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».

Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:

• по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
• по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов

Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.

Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.

Для допуска к эксплуатации

Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):

Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.

Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.

Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:

• для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
• для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:

• тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
• марку и модель транспортного средства и прицепа к нему (если используется) (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
• государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если используется);
• показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки и заезде на неё после окончания смены;
• день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом);
• дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.

Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:

• фамилию, имя, отчество водителя;
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если послерейсовый осмотр предусмотрен законом.

Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.

Для принятия к учёту

Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
• подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.

https://www.youtube.com/watch?v=oGzt5_EeBu0

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.

Дополнительные реквизиты путевого листа

Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 7 разд. I Приказа № 368).

Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:

• нормативный расход топлива;
• маршрут движения;
• экономия топлива в сравнении с нормативным расходом;
• перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом.

Перечисленные реквизиты содержатся в унифицированной форме путевого листа.

Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.

Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, проводок, актуальные показатели. Чтобы получить доступ к материалам, просто зарегистрируйтесь

Узнать больше

Форма и порядок заполнения путевого листа

Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф.

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2021 года.

Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.

Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3

Скачать образец путевого листа легкового автомобиля

Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П

Скачать образец путевого листа грузовика

Нормы расхода топлива

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».

В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.

На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).

🔥 Видео