Опись документов, имеющихся в деле

Видео:Памятка по подготовке и передаче документов в архивСкачать

Перечень документов в личном деле сотрудника

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2019. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. К ним относятся:

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2020

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

• страницы паспортов;
• свидетельства о присвоении ИНН;
• карточки СНИЛС;
• свидетельства о браке и рождении детей;
• военные билеты.

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что допускается, но с согласия работника

Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2020, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

• об образовании;
• о повышении квалификации;
• об отсутствии судимости;
• аттестационных листов;
• характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2020 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.

А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.

Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Сколько хранить

Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.

https://www.youtube.com/watch?v=Ifj2h3AVvYM

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года).

Однако бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется.

В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.

Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Видео:Как составить архивную опись | Мария Алхутова. РУНОСкачать

Как делается опись документов?

Все предприятия, организации, частные и государственные, обязаны вести и сохранять на протяжении определённого периода документацию, касающуюся их деятельности.

Но такие документы нельзя сохранять и отправлять без описи. О том, как делается опись, читайте далее.

Что такое опись и для чего она нужна?

Под описью понимается учётный документ, в котором отражён пронумерованный перечень документов дела с обязательной фиксацией заголовка, индекса и даты создания.

Опись документов составляется только по завершении формирования дела, но до начала выполнения переплётных работ. Внутренняя опись требуется в случае сдачи документации в архив на хранение. Опись помогает систематизировать хранящуюся информацию и обеспечивает оперативный поиск необходимых документов.

Как составляется опись в 2021 году? Этот вопрос на самом деле важный, поскольку опись нужно составлять правильно, в соответствии с нормами, установленными Коллегией Росархива от 06.02.2002.

Организации, выступающие в роли источника комплектования государственного/городского архива, обязаны руководствоваться данными правилами при составлении описи. Для остальных организаций правила Коллегии выступают как справочное пособие.

Виды описи

В зависимости от назначения выделяются:

1. Описи дел постоянного хранения.
2. Описи дел временного хранения (срок хранения — не более 10 лет).
3. Описи документов, характерных для специфических инстанций (правоохранительных, судебных органов и пр.).
4. Описи дел личного состава.

Кадровая и бухгалтерская документация по закону подлежит обязательному учёту, поскольку эти документы направляются в госорганы или архив.

Для некоторых документов нормативные акты предусматривают обязательный срок хранения. Так, например, личные дела сотрудников должны храниться на протяжении 75 лет, фото- и видеоматериалы в течение 5 лет.

Опись дел — это не только важнейший, но в некоторых случаях обязательный элемент делопроизводства.

Трудовая инспекция при проверке вправе потребовать определённые кадровые документы, которые по закону должны храниться у работодателя. Непредоставление этих документов грозит наложением крупного штрафа.

Описывать и сдавать в архив документацию обязаны не только государственные, но и частные предприятия. Для этого нужно подписать договор с Федеральной архивной службой.

Сегодня можно облегчить и автоматизировать бухгалтерский учёт с помощью онлайн-сервисов, на которых вся отчётность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется онлайн обратно.

Особенности составления описи документов

Опись документов дела выполняется на унифицированном бланке, где обязательно указывается наименование организации. В заголовке отражается информация, определяющая принадлежность документов к какой-либо сфере дел (например, «Опись личных дел сотрудников» и др.).

Одинаковых заголовков не должно быть на описях. Для первого дела нужно написать заголовок полностью, затем повторяющуюся часть заменяют словами «То же». Но каждый новый лист описи начинается с указания полного заголовка.

Опись документов вкладывается внутрь дела ещё до переплёта первым листом. Если же дело уже подшито, то опись можно подклеить на внутренней стороне лицевой обложки дела.

https://www.youtube.com/watch?v=jARqt4PyaDk

Нумеруется ли опись? Ответ однозначный — обязательно. Для этого используются арабские цифры. Если опись документации составляет более 1 листа, то её нумерация выполняется отдельно от документов, включённых в дело.

Последовательность составления описи дел такова:

1. Порядковый номер. Каждый документ нумеруется в соответствии с порядком его расположения в деле.
2. Индекс документа. Роль индекса выполняет регистрационный номер документа. Если таковой отсутствует, то в описи фиксируется данный документ под знаком «б/н».
3. Дата документа. Указывается дата регистрации или подписания документа должностным лицом.
4. Заголовок документа.
5. Номера листов.
6. Примечание. Данный раздел предназначен для указания статуса документа (включение в дело или изъятие, замены оригинала на копию и пр.). При этом обязательно требуется проставление ссылки на соответствующий акт.
7. Итоговая запись. Здесь указывается количество документов (цифрой и прописью), а также число листов внутренней описи.
8. Подпись заполнившего опись специалиста и дата её составления. Печать предприятия на бланке не требуется.

Кто должен составлять опись?

Ведение личных дел, как правило, входит в компетенцию кадровых сотрудников, поэтому и составление описи также является их обязанностью.

Но в некоторых случаях опись может быть составлена секретарём или руководителем компании. Здесь важно корректно заполнить документ: в упорядоченном виде и по форме.

Как составить опись документов личного дела?

Сегодня нет единого, унифицированного образца данного документа. Поэтому организации могут воспользоваться одним из двух способов:

• каждый раз по мере необходимости составлять его в произвольной форме;
• составить и утвердить в организации шаблон (регистрируется в учётной политике фирмы).

Так или иначе опись документов личного дела должна включать в себя ряд обязательных сведений, таких как:

• наименование предприятия;
• ФИО и должность сотрудника, чьи документы описываются;
• список документов, хранящихся в личном деле.

К описи подлежат:

• трудовые книжки;
• копии приказов и распоряжений, касающихся сотрудника;
• документы об образовании;
• наградные листы;
• свидетельства о повышении квалификации;
• списки научных трудов;
• данные об учёных степенях и т.д.

Основную информацию рекомендуется вносить в документ в виде таблицы. Новые, поступающие в личное дело бумаги также нужно фиксировать в описи, а также и те, которые из него изымаются или в него возвращаются.

Опись личного дела может быть оформлена от руки или напечатана на компьютере на чистом листе формата А4 или на фирменном бланке предприятия.

Обычно составляется 1 экземпляр описи для каждого дела, но если сотрудник потребует предоставить ему копию, отказать ему работодатель не имеет права.

Опись можно приклеить к обратной стороне титульного листа папки или просто вложить в неё.

Опись документов для передачи другой организации

Многие крупные предприятия и организации при заключении договоров с контрагентами требуют предоставления полного пакета документов вместе с их описью. Данный пакет может быть отправлен почтой, через курьера, поэтому существует вероятность утери каких-либо передаваемых бумаг.

Чтобы избежать недоразумений, при передаче документации другой организации рекомендуется составлять описи с подписью уполномоченного лица.

Опись в данном случае составляется очень просто: указывается наименование организации-отправителя, нумеруются все вложения и фиксируется количество листов. Так можно избежать необоснованных претензий и обвинений в непредоставлении нужной документации и сокрытии сведений.

Опись документов для почты

Для составления описи отправления применяется форма 107. Опись вложений включает характеристики стоимости отправления и выполняется в случаях отправки посылок, ценных писем, бандероли. Отправитель заполняет 2 формы описи вложения.

В каждой форме указывается:

• ФИО/наименование получателя;
• стоимость отправления;
• численность отправленных объектов.

После заполнения формы описи почтовый работник должен поставить на ней календарный штемпель и свою подпись. Один экземпляр бланка вручается отправителю, а другой вкладывается в почтовое отправление.

Опись документов для налоговой

Данная опись составляется налогоплательщиком по запросу налоговой службы и прилагается к указанным в нём документам.

Налоговая служба вправе потребовать у налогоплательщика определённый пакет документов с целью мониторинга начисления им налоговой базы. Обычно требуются документы за какой-либо период времени, о чём обязательно указывается в запросе.

https://www.youtube.com/watch?v=1jTcuAdy2xg

Опись для налоговой составляется на стандартном листе или на фирменном бланке налогоплательщика. В левом углу фиксируется дата составления описи и её регистрационный номер в документообороте налогоплательщика.

В основном тексте следует указать номер и дату запроса, присланного налоговой службой. Напротив каждого перечисляемого документа указывается количество листов и экземпляров, делается отметка о том, оригинал это или копия. Опись подписывается работодателем налогоплательщика.

После передачи документов у сотрудника налоговой службы стоит попросить расписку, подтверждающую получение, заверенную подписью и печатью. За непредоставление затребованных документов налогоплательщику грозит штраф (п.1 ст. 126 НК РФ).

Опись документов для ФСС

В Фонд социального страхования опись направляется с целью выплат пособий сотрудникам. При подаче в ФСС документации по назначению сотрудникам пособий и выплат бухгалтер обязан составить и заполнить опись соответствующих бумаг.

Опись для ФСС — это обязательный для оформления регистр, который заполняется строго по форме, утверждённой Приказом ФСС № 578 от 24.11.2017 г.

Реестр состоит из 2 частей: вводной и табличной. В первой части заполняются сведения об учреждении:

• номер страхователя;
• код по регистрационному номеру;
• ИНН и КПП страховой организации;
• наименование отчитывающегося предприятия (полное и краткое);
• название и номер органа ФСС.

Табличная часть состоит из 5 колонок, в которые вписывают:

• порядковую нумерацию;
• ФИО сотрудников, которым назначается пособие (полностью);
• виды пособий и выплат;
• количество страниц;
• документальные основания для выплат.

В графе «Виды выплат» указывается определённый код, соответствующий назначениям пособий, как то:

• 1 — по нетрудоспособности (временной);
• 2 — по беременности и родам;
• 3 — женщинам, вставшим на учёт в медучреждениях на ранних сроках беременности;
• 4 — при рождении ребёнка;
• 5 — по уходу за ребёнком;
• 6 — по временной нетрудоспособности.

Далее в таблице фиксируются все документы, на основании которых назначена социальная помощь, и общее количество страниц по каждому сотруднику.

Регистр подписывается руководителем организации с проставлением даты составления описи и печати учреждения. Обязательно указывается контактный телефон страхователя либо исполнителя.

Опись для передачи в архив

Опись для архива составляется в 2 экземплярах: 1-ый остаётся в организации, а другой направляется в архив. Все тома документов, передаваемые в архив, заносятся в сдаточную опись. В описи указывается номер каждого тома, число листов и их крайние даты.

Данная опись содержит несколько разделов:

• оглавление;
• предисловие;
• основную часть;
• сокращения.

Опись постоянного хранения составляется в 1-4 экземплярах. Каждый годовой раздел подобной описи подлежит утверждению, процедура которого состоит из следующих этапов:

1. Опись подписывает сотрудник, отвечающий за архив и сотрудник, заполнивший бланк.
2. На втором этапе проводится рассмотрение экспертной комиссией.
3. Далее архивная комиссия анализирует опись.
4. Документ утверждается руководителем организации.

Если опись незавершённая, не нужно её подшивать; следует хранить её в папке с завязками. При завершении описи составляется итоговая запись. Опись считается законченной, если число записей достигло числа 9999.

Обязательным компонентом завершённой описи является титульный лист, где фиксируются следующие данные:

• наименование архива;
• название и номер фонда;
• наименование и номер описи;
• крайние даты описанных дел.

Завершённая опись переплетается или прошивается.

Опись на уничтожение

В опись на уничтожение вкладываются документы, более не несущие ценности для организации и с завершённым сроком хранения. Если в опись вносятся данные о делах какого-то определённого отдела, то вверху бланка описи пишут наименование данного подразделения.

https://www.youtube.com/watch?v=quJL8XdWBUE

Если несколько дел имеют один и тот же заголовок, то в бланк они заносятся под одним общим заголовком с указанием количества дел. В форму описи заносятся также данные с обложек дел, идущих на уничтожение.

Опись подписывает сотрудник, занимавшийся экспертизой. Далее его анализирует экспертная комиссия предприятия или организации; в обязательном порядке составляется протокол заседания.

После этого опись и документы могут быть уничтожены. Факт уничтожения фиксируется.

Опись изъятых документов

Для данной описи применяется форма №ММ-3-06/338, утверждённая правительством 31.03.2007 г. В верхнем углу бланка указывается наименование организации, её ИНН/КПП. Далее идёт список изъятых документов и общее число листов.

Опись подписывается должностным лицом, проводившим изъятие, и другими лицами, присутствовавшими при этой процедуре.

Составляется такая опись в 2 экземплярах: 1-ый получает организация, у которой были изъяты документы, а 2-ой остаётся у сотрудников полиции или налоговой службы, проводивших изъятие. К описи изъятия могут прилагаться фото- или видеоматериалы.

Таким образом, опись является важным документом, который обеспечивает учёт и сохранность информации.

Видео:Мастер-класс на тему «Подготовка и оформление дела перед передачей на постоянное хранение».Скачать

Образец заполнения внутренней описи документов личного дела

Чтобы зафиксировать все бумаги, подшитые в деле, заполняется внутренняя опись документов дела. Этот бланк нужен для грамотного учета и архивирования. Заполняется форма в соответствии с рекомендациями Росархива. Их соблюдение обязательно для муниципальных учреждений, частным компаниям также советуется их придерживаться. В конце статьи можно скачать образец внутренней описи.

Что такое опись и как она оформляется

Внутренняя опись представляет собой перечень с указанием основных реквизитов бланков, входящих в папку, или личное дело работника. Эта форма используется кадровым отделом организации.

Как выглядит образец заполнения документа? Вначале прописывают заголовок. Далее вносят информацию о работнике, информация о котором будет храниться в личном деле. Также указывают название предприятия, с которым заключен трудовой договор.

Непосредственно в самой таблице отражены следующие сведения:

1. Порядковый номер документа.
2. Регистрационный индекс.
3. Дата составления.
4. Заголовок.
5. Номера листов дела.
6. Дополнительные отметки (например, состояние документа, в случае изъятия или возврата причины, прочие примечания).

Под сводкой вписывают число отдельных наименований в деле. К примеру, если вся папка состоит из одного многостраничного документа, в строке «Итого» так и будет указано: 1 документ. Внизу бланка ставится подпись заполнившего сотрудника, обязательно с расшифровкой.

Правила оформления описи

Количество листов внутренней описи документов личного дела строго не регламентировано и зависит от объема. Для небольшой папки может быть достаточно одностраничной формы. Если же опись включает несколько листов, их следует пронумеровать.

В основном форма готовится в одном экземпляре и вкладывается в дело.

Важно! Если сотрудник просит предоставить ему копию внутренней описи документов, отказать ему работодатель не вправе.

Перечислим еще несколько рекомендаций по оформлению бланка:

• отсутствие ошибок и исправлений;
• внесение только достоверной и точной информации;
• хранение вместе с личным делом (можно либо прикрепить к обратной стороне первой обложки, либо просто вложить в папку).

Для бланка можно использовать как простой лист формата А4, так и фирменный бланк организации. Допускается его заполнение от руки. Однако в большинстве случаев удобнее воспользоваться компьютером.

Где взять бланк для заполнения

Единого образца внутренней описи документов дела, обязательного для применения во всех организациях, не существует. Если сотрудников немного, в некоторых фирмах бланк формируется для каждого нового дела. Однако при большом количестве работников такой вариант вряд ли подойдет. Предпочтительно создать фирменный образец и утвердить его в учетной политике компании.

Напомним, какие сведения должны содержаться в бланке:

• название организации;
• данные сотрудника, на которого оформлено личное дело: его ФИО и должность;
• список вложенных бумаг, выполненный в виде таблицы;
• количество отдельных наименований, включенных в личное дело.

Стоит отметить, что перечень бумаг в личном деле постоянно меняется. Какие-то документы добавляются в папку, другие изымаются. Все подобные корректировки следует своевременно отражать в описи и указывать день, когда эти изменения произошли. При изъятии документа также вносятся причины и лица, затребовавшие его на руки.

https://www.youtube.com/watch?v=B1-qffRVR4c

В основном, в опись личного дела работника включают трудовые книжки, договора, сертификаты о полученном образовании или пройденных курсах.

Туда же вкладывают заявление с просьбой принять на работу, личную карточку, автобиографию и характеристики.

Также стоит вносить туда копии приказов в отношении работника, поощрения, информацию о научных достижениях, должностную инструкцию и сведения, затрагивающие вопросы охраны труда и безопасности.

Кто ответственен за ведение личного дела

Основное требование к сотруднику, который будет заниматься составлением внутренней описи, — владение информацией о порядке ее заполнения. В зависимости от масштабов предприятия, эти обязанности могут поручаться:

• кадровому специалисту;
• руководителю организации;
• секретарю.

Чаще всего на крупных предприятиях составление внутренней описи поручается кадровикам. Ведение дел обязательство кадрового отдела, поэтому и дополнение к нему поручается им.

Стоит заметить, что на этих работников возложена ответственность за хранение бумаг, обозначенных в описи. В судебной практике встречаются случаи обращений в суд в связи с утерей предоставленных в кадровую службу документов.

К каким делам требуется прилагать опись

На самом деле от кадрового отдела не требуется составлять опись ко всем делам. Этот документ по содержанию напоминает оглавление книги. Его составляют:

• к личным делам;
• к делам, которые требуют полного оформления: со сроком хранения более 10 лет либо к тем, которые находятся в архиве бессрочно.

В трудовой практике имеет место увольнение работника. В такой ситуации выдача ему на руки личного дела не допускается. Папка передается на хранение в архив. Если в описи остались пустые строки, они перечеркиваются. С увольнением ведение личного дела прекращается, а значит, вносить пометки во внутреннюю опись не имеет смысла.

Таким образом, внутренняя опись это бланк, представляющий собой перечень наименований и реквизитов документов, содержащихся в личном деле. В зависимости от объема папки он может быть одностраничным или включать несколько листов. В бланк вносят название документа, его регистрационный и порядковый номер, номера страниц дела и прочие отметки.

После увольнения работника опись вместе с личным делом передается в архив. Далее можно скачать образец документа по ссылке.

Видео:Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.Скачать

Внутренняя опись документов личного дела — образец — nalog-nalog.ru

Основным документом, предписывающим компаниям обязательно регистрировать документацию по личному составу, выступают Правила, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. В них организациям предписывается:

1. Проводить ежегодную экспертизу ценности документов (п. 4.11 Правил).
2. На основе проведенной оценки формировать описи дел по личному составу и обеспечивать их сохранность (п. 4.12 Правил).

Описи должны составлять все компании, независимо от того, являются ли они источниками формирования госархивов.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Правила составления описей дел по личному составу

Документы по личному составу должны быть непосредственно связаны с оформлением и регламентацией трудовых отношений сотрудника и нанимателя. Не относятся к данной категории документации (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ):

• распоряжения руководителя, поступившие в службу персонала для выполнения, или иные документы организационно-распорядительного характера;
• переписка, связанная с регулированием трудовых отношений;
• организационно-правовая документация (инструкции; положения).

Все журналы для регистрации и учета включаются в состав документации по личному составу и должны быть поименованы в описи.

https://www.youtube.com/watch?v=FR8qMPIHTrY

Лучше проводить составление 1 описи дел по личному составу за каждый год, однако, если компания небольшая и имеет незначительный объем документооборота, возможно делать 1 подобный реестр за несколько лет.

Законодательно не регламентировано составлять ли одну опись на все виды документов или делать отдельную под каждую категорию документации. Организации придется самой принимать такое решение. Для коммерческих компаний, не являющихся источником формирования госархивов, необходимо оформлять опись не менее чем в 3 экземплярах (п. 5.

5 Правил). Регистрировать опись в каком-либо журнале при оформлении не нужно, ее зарегистрируют и присвоят номер при помещении в архив.

Нормы составления

Форма составления такого списка свободная, бланк описи передачи документов существенно различается у разных организаций. Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.

Включите в бланк следующие сведения:

1. Наименования передающей компании и адресата: Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
2. Дата составления.
3. Собственно список в форме таблицы, с указанием:

• номера;
• полного наименования акта;
• количества его экземпляров;
• количества листов. Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта. Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».

1. Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.

Перед тем как составить опись документов, проверьте их комплектность. В завершение процесса завизируйте ее: обычно перечень подписывает лицо, которое отвечает за документооборот в компании (секретарь, делопроизводитель, ассистент директора). Получатель отмечает факт получения, вписав в соответствующее поле Ф.И.О., должность принявшего и дату.

Форма описи и порядок ее заполнения

В качестве бланка описи дел по личному составу, рекомендуется использовать форму из Приложения № 15 к приказу № 526.

Законченная опись подписывается ответственным за ее заполнение работником и сотрудником архива. Ниже представлен образец заполнения описи дел по личному составу компании.

Зачем нужна

В каждой организации имеется огромное количество различных бумаг. Часть из них подлежит временному или постоянному хранению в архиве предприятия.

Для того чтобы систематизировать и упорядочить все эти документы, они вносятся в соответствующий перечень, получивший название опись дел или архивная опись, которая позволяет в случае необходимости быстро найти нужное дело и ознакомиться с его содержанием.

Такие бланки, как учредительная и регистрационная документация, приказы, распоряжения и акты по основной деятельности, годовые программы, планы и отчеты и т. д., должны храниться в фирме постоянно, до последнего дня ее существования.

Для того чтобы не запутаться в них и ничего не потерять, составляется опись дел постоянного хранения, образец заполнения которой можно скачать ниже.

Особенности составления описи личных дел сотрудников

Если компания накапливает документацию по каждому сотруднику в отдельных папках, ей необходимо обеспечить учет личных дел работников и их сохранность. Опись составляется по тем же правилам, единственное отличие заключается в том, что в качестве заголовков таких дел указывается ФИО сотрудника. Ниже приведен образец описи дел по личному составу на конкретных работников.

Подобные бланки могут быть организованы в течение года в виде журнала, состоящего из сшитых листов описи. В этом случае все листы описи нумеруются, сшитый журнал заверяется подписью и печатью ответственного лица.

Опись документов образец 2021

Составление фирменного бланка остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
2. Наименование организации, которая передает документы.
3. Дата составления.
4. Таблица с самой описью, в которой указываются:

• номер по порядку;
• полное название документа;
• количество экземпляров;
• количество листов.

1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

https://www.youtube.com/watch?v=RP3u78pK9WI

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Согласование и утверждение описи в коммерческой компании

В большинстве компаний, поскольку они не участвуют в формировании госархива, описи дел по личному составу согласуются только специально созданной для этого экспертной комиссией. Она оценивает описи после проведения экспертизы ценности документов. В совсем маленьких организациях описи по итогам года могут сразу подаваться на подпись директору.

В результате 3 экземпляра утвержденной руководителем распределяются:

• один в ответственный за составление отдел;
• один помещается непосредственно в первое дело;
• последний остается у работника архива для текущей работы.

Читать также

08.01.2021

Как написать предисловие

После того как все заполнено, согласовано и подписано, остается последний важный пункт в составлении архивного перечня, а именно

• оформление титульного листа;
• составление оглавления;
• общей итоговой записи;
• заверительной надписи;
• предисловие.

Предисловие к описи дел постоянного хранения, образец

файл predislovie.png

В предисловие вносится самая важная информация об организации в тот период времени, к которому относятся входящие в него бумаги:

• изменения наименования фирмы (если были);
• описание структуры и направлений деятельности;
• характеристика включенных дел и т. д.

Предисловие подписывает составитель, а также сотрудник, ответственный за архив.

Видео:Мастер-класс Оформление документов по личному составу и формирование их в дело.Скачать

Составляем опись дел

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив.

Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел.

Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА

■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.

5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015).

Правила 2015 содержат 7 форм описей:

• опись дел постоянного хранения (Приложение 14);

• опись дел по личному составу (Приложение 15);

• опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);

• опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17);

• опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);

• опись дел структурного подразделения (Приложение 23);

• опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).

■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.

Основные правила содержат 4 формы описей:

• форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1);

• форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2);

• форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3);

• форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12).

Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.

ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст.

51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[1]).

В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения.

https://www.youtube.com/watch?v=u50g8OmxGjku0026list=PLHKpI5AcGbHZ2g6PpLsewI5J8kp28At5Y

Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам 2015 (Пример 1, Пример 2).

2Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

3Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно (конечно, если дело закрыто и передано в архив). Если таких дел мало (4–5 в год), то можно составить опись за несколько лет.

Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения приведена в Приложении 16 к Правилам 2015 (Пример 3).

СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных правил, п. 5.5 Правил 2015).

Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам – архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет.

Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи.

В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности (п. 3.7.23 Основных правил):

• приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, перевод);

• списки личного состава (например, списочный состав работников; списки работников, занятых на работах с вредными условиями труда; списки ветеранов войн и т.п.);

• личные карточки уволенных работников (унифицированная форма № Т-2; составляется отдельная опись в случае отсутствия описи личных дел). В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

• личные дела уволенных работников. В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

• лицевые счета;

• невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

• акты о несчастных случаях;

• журналы учета документов по личному составу.

Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи (п. 3.7.23 Основных правил).

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 4).

Далее мы расскажем, как составить описи лицевых счетов, дел по личному составу (приказы (распоряжения) по личному составу), личных дел уволенных работников.

■ Лицевые счета. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно. Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 5).

Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу (приказами, личными делами уволенных работников и т.д.) (см. Пример 4).

■ Приказы (распоряжения) по личному составу. Приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения.

При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т.д.

), группировать в отдельные дела (п. 3.5.5 Основных правил).

Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен. Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения.

https://www.youtube.com/watch?v=Tzfwfb7D1Wku0026list=PLHKpI5AcGbHZ2g6PpLsewI5J8kp28At5Y

Пример оформления описи дел с приказами по личному составу приведен в Примере 6.

■ Личные дела уволенных работников. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30–50 уволившихся в 2016 году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке (Пример 7).

ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Многие специалисты, работающие с документами, имею очень смутное представление об описи электронных дел. Если вам пришлось столкнуться с этим, то в первую очередь нужно обратиться к Правилам 2015.

4Форма описи электронных дел, документов постоянного хранения.

5Форма описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде. Возможно, стоит вынести этот вопрос на обсуждение экспертной комиссии и пригласить к участию в нем руководителя организации.

Форма описи электронных дел, документов приведена в Примере 8.

6Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

Если вы не записываете электронные дела на диск, а храните их на локальном компьютере, то следует сделать опись каталога и указать в описи в столбце «Объем» размер папки, а в столбце «Примечание» – содержимое папки и путь к ней.

ОПИСЬ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, проектная документация, документы по выполнению государственного заказа/задания и т.п.), включаются в отдельную опись (п. 3.7.1 Основных правил).

Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам 2015 (Пример 9).

СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

В структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (Приложения 23, 24 к Правилам 2015), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (Приложения 14–18 к Правилам 2015). Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив.

Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись. Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании.

Согласно п. 3.7.

6 Основных правил в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

ЗАПОЛНЯЕМ ГРАФЫ ТАБЛИЦЫ ОПИСИ ДЕЛ

■ «№ п/п». Порядок нумерации дел в описи – валовый. Это значит, что законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения (п. 3.10 Правил 2015).

■ «Индекс дела (Номер дела)». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. Это касается и сформированных в отдельные тома приложений к делам.

Например: 02-03 – Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, увольнении, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер дела.

■ «Заголовок дела (тома, части)». Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел.

https://www.youtube.com/watch?v=0Yz3ya82pks

Графа «Заголовок дела» описи заполняется в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Если в опись нужно внести подряд несколько дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов.

В этом случае в описи указывается заголовок только первого тома, а заголовки всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же».

Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний» (Пример 10).

■ «Крайние даты». Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.

), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (п. 3.6.18 Основных правил).

Крайние даты не проставляют для годовых, квартальных отчетов и иных документов, в названии которых есть фраза «за … год».

■ «Срок хранения». Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням. Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации (п. 3.4.9 Основных правил).

■ «Количество листов». Количество листов в деле соответствует количеству, указанному в листе-заверителе дела.

■ «Примечание». В этой графе делаются отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

, например: «В связи с производственной необходимостью “Годовой бухгалтерский отчет и пояснительная записка к нему” за 2006–2007 годы остаются в отделе по бухгалтерскому учету и контролю, так как названные документы необходимы для проведения сравнительного анализа.

Кроме того, не проводилась ревизия финансово-хозяйственной деятельности за указанный период».

ОФОРМЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ (НА ПРИМЕРЕ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ)

■ Титульный лист. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

• название фонда;

• номер фонда;

• номер описи;

• название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

• крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации (п. 3.7.18 Основных правил).

Форма титульного листа описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Основным правилам (Пример 11).

■ Предисловие (дополнение к предисловию).

📺 Видео

Оформление дел на хранение. Фрагмент семинара - Елена А. ПономареваСкачать

КАК ПОНЯТЬ АРХИВ? Что такое фонд, опись и дело? | Генеалогия и родословная для начинающихСкачать

Программа "Опись судебного дела"Скачать

Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.Скачать

Состав личного дела - Елена ПономареваСкачать

1 часть: Архивное хранение документов - НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (новая, с новыми примерами)Скачать

Правила группировки документов в дело - Елена ПономареваСкачать

Документы, которые предоставляет декларант в таможенные органыСкачать

Особые отметки сроков хранения документов - Елена А. ПономареваСкачать

Подшивка делаСкачать

Тема 9. Технология работы с документами - Документационное обеспечение управленияСкачать

Номенклатура дел. Часть 1 - Елена ПономареваСкачать

Создание архива организации. Часть 1. Ознакомление с нормативно правовой базой. 28.09.2022Скачать

Если не в личном деле, то где хранить документы по работнику? – Елена А. ПономареваСкачать

102. Аттестационное дело соискателя для отправки вВАКСкачать