Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек (примерный образец) (7 видео)

Содержание

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: образец
Кто назначается ответственным за ведение трудовых книжек?
Как оформить приказ о назначении?
Скачать образец
Нужен ли ответственный при переходе на электронный учет?
Выводы
Как составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек?
Порядок назначения
Образец составления
Обязанности работника
🔥 Видео

Видео:Обзор новой инструкции ведения трудовых книжек - Елена А. ПономареваСкачать

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: образец

Основная информация о профессиональной деятельности – приеме на работу, увольнении, перемещении по карьерной лестнице, отражается в трудовой книжке. Данный документ оформляется для каждого специалиста, устроенного на официальной основе.

Хранится она у работодателя, а ее заполнением занимается ответственный за ведение трудовых книжек, назначенный приказом руководителя. 2020 год ознаменовался переходом на электронный учет деятельности персонала, нужно ли в этом случае назначать на предприятии ответственного сотрудника?

Кто назначается ответственным за ведение трудовых книжек?

Ответственного за ведение трудовых книжек, а также их хранение, учет и выдачу работодатель выбирает самостоятельно. В большинстве случаев таковым становится сотрудник отдела кадров. Реже, но встречаются ситуации, при которых ответственными становятся бухгалтера, офис-менеджеры и другие сотрудники.

Делегирование обязанностей, касающихся заполнением книжек не снимает ответственности за их ведение с непосредственного работодателя.

Если внесение данных в документ производилось с ошибками, руководство компании может быть привлечено к административной ответственности. Данный факт регламентирован КоАП РФ, статьей 5.27.

Не менее важно соблюдать сроки выдачи трудовых при увольнении. При несвоевременном предоставлении документов, работодатель будет обязан возместить бывшему сотруднику ущерб. При этом подразумевается, что вследствие задержки гражданин не смог трудоустроиться на новое место работы. Информация по этому поводу подробно описана в 234 статье ТК РФ.

Как оформить приказ о назначении?

Единого бланка для оформления документа указанного характера не действующими нормами законодательства РФ не предусмотрено. В связи с этим допускается произвольная форма составления распоряжения, с использованием всех стандартных правил ведение документооборота на предприятии.

В качестве основы для приказа может быть использован фирменный бланк компании или чистый лист формата А4. Несмотря на отсутствие унифицированного образца, выделяют несколько правил, которыми следует руководствоваться при оформлении распоряжения. Таковыми являются следующие требования:

указание точного развернутого наименования документа;
наличие основания для формирования бумаги – ссылка на соответствующий нормативный акт;
наличие подписей лица, ответственного за составление приказа и главного руководителя компании-работодателя.

В шапке документа должна отображаться стандартная информация:

наименование компании с указанием ее формы и основных реквизитов;
название документа;
порядковый номер, присвоенный распоряжению;
дата и место оформления приказа.

Далее должна располагаться основная часть распоряжения. Ее примерная структура должна выглядеть следующим образом:

причина оформления – назначение ответственного специалиста за ведение трудовых книжек, организация их ведения и хранения;
инициалы и должность лица, назначаемого ответственным;
инициалы и должность лица, которое на время отсутствия ответственного будет его заместителем (во время нахождения основного специалиста в отпуске, на больничном и т.п.);
инициалы и должность лица, на которого возлагается контроль за исполнением настоящего приказа (чаще всего таковым становится главный руководитель фирмы);
основание для издания – ссылка на Постановление Правительства РФ №225.

В конце распоряжения в нем ставят подписи специалист, назначенный ответственным, и сам работодатель. После издания документ попадает на хранение в папку, где хранится документация подобного характера.

Скачать образец

Скачать образец приказа о назначении ответственного за трудовые книжки.

Нужен ли ответственный при переходе на электронный учет?

При переходе на электронную версию трудовых книжек работодателем также назначается ответственное лицо. В список главных обязанностей такого специалиста входят следующие функции:

формирование отчета и сдачи формы СЗВ-ТД в ПФР;
прием и регистрация заявлений сотрудников, в которых содержится информация о выбранной ими формы ведения трудовых книжек;
выдача бумажных трудовых на руки сотрудникам;
подготовка и выдача сотрудникам заполненных форм СТД-Р.

Приказ оформляется аналогичным образом, как и при назначении ответственного за ведение бумажных трудовых книг. Никаких отличий по составлению распоряжения не предусмотрено.

Выводы

Ведение трудовых книжек – это непростой процесс, требующий соответствующего внимания. В каждой компании приказом работодателя назначается ответственный специалист, на которого возлагаются обязанности заполнения трудовых книжек и должного хранения документации.

https://www.youtube.com/watch?v=MbN-Xj6w0pI

Ответственность сотрудника наступает с момента издания работодателем специального приказа. Единой формы для его заполнения нет. Достаточно соблюдать стандартные правила ведения документооборота и отразить в документе всю необходимую информацию.

Видео:Изменены правила ведения и заполнения трудовых книжекСкачать

Как составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек?

Трудовая книжка – один из важнейших документов, необходимых для трудоустройства каждого человека.

В ней фиксируются сведения об образовании, квалификации и стаже сотрудника, а также о причинах его увольнения с предыдущих мест работы.

Она же является обязательным условием, дающим ему право претендовать на пенсионные выплаты. Именно поэтому к ведению данного документа необходимо относиться с особым вниманием.

Согласно Постановлению правительства РФ № 225, все бланки и вкладыши трудовой должны храниться в организации по основному месту работы ее владельца. При этом они представляют собой документы строгой отчетности.

Именно поэтому, как правило, за них отвечает уполномоченное лицо – инспектор по кадрам, начальник кадрового отдела или бухгалтер.

В данной статье мы расскажем, как правильно назначить сотрудника, ответственного за ведение книжек, а также рассмотрим, что будет входить в его прямые обязанности.

Порядок назначения

Работодатель, будь то индивидуальный предприниматель или руководитель крупной организации, обязан неукоснительно соблюдать действующее трудовое законодательство.

В частности, на него возлагается ответственность за организацию порядка по хранению, ведению, учету и выдаче трудовых книжек своих подчиненных.

Это значит, что руководитель должен назначить ответственного работника, который будет отвечать за ведение кадрового делопроизводства всей компании. Что же следует сделать работодателю, чтобы принять на работу кадровика?

Получить письменное согласие потенциального сотрудника;
Договориться с работником о размере оплаты;
Заключить трудовой договор или дополнительное соглашение к уже имеющемуся договору;
Издать приказ о назначении на должность;
Сделать запись в трудовой книжке сотрудника;
Внести сведения в личную карточку работника;
Ознакомить работника со всеми сведениями под его подпись.

Согласие будущего сотрудника в обязательном порядке должно быть оформлено в виде письменного заявления.

Более того, перевод подчиненного на новую должность должен осуществляться как по инициативе руководителя, так и по желанию самого сотрудника.

Это нужно для того, чтобы должностное лицо понимало, какую ответственность возлагает на нее работодатель. К примеру, сотрудник кадрового отдела имеет обязанность по ведению важной документации, а также несет материальную ответственность.

Образец составления

Чтобы наладить работу компании и установить четкий порядок работы, важно разграничить зоны ответственности всех сотрудников, не нарушая при этом трудового законодательства.

Именно поэтому руководителю организации необходимо составить приказ о назначении должностного лица. Стоит отметить, что данный документ не имеет строго установленной формы.

При этом необходимо соблюдать все правила, установленные законодательством ко всем первичным бумагам. Так, бланк должен содержать:

Название, фактический и юридический адреса организации;
Номер документа и дату его составления;
ФИО и должность руководителя или лица, уполномоченного составлять распоряжения;
Цель приказа – назначение сотрудника на должность;
Ссылку на соответствующую правовую норму – на статью Трудового Кодекса РФ;
Суть распоряжения – обязанности будущего работника;
Подпись работодателя;
Подпись сотрудника.

Любые трудовые отношения особенно важно подкреплять соответствующими документами. Поэтому сразу после составления распоряжения нанимаемый работник приглашается для его подписи. Это необходимо для того, чтобы подтвердить факт его ознакомления с данным документом.

В случае отказа сотрудника следует составить соответствующий акт о нежелании подчиненного ознакомиться с приказом. Что касается срока действия приказа, то он длится на протяжении всего периода работы сотрудника на данной должности.

Издавать новый приказ следует лишь по одной причине – при передаче обязанностей по ведению, хранению и учету трудовых другому должностному лицу.

Обязанности работника

Сотрудник кадрового отдела – довольно ответственная должность, которая подразумевает правильный и грамотный учет работы всех остальных сотрудников компании. К его должностным обязанностям обычно относят: