Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Видео:Как оформить отчет о расходовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них - Елена А. ПономареваСкачать

Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей: прошивка и опломбирование, порядок заполнения и образец бланка

Журналы учёта трудовых книжек и их бланков — документы, обязательные к ведению на каждом предприятии (организации) и каждым предпринимателем, использующим наёмный труд. Порядок ведения журналов регламентирован законодательством.

Правовые основы

Трудовая книжка — важнейший документ для каждого человека, необходимый на протяжении всей трудовой жизни. Бланки трудовых книжек приравнены к бланкам строгой отчётности.

Обязанность по первоначальному оформлению и ведению книжек лежит на работодателе. На каждом предприятии (организации) должны быть в наличии пустые бланки на случай трудоустройства работника впервые.

В связи с этим законодательством установлены определённые требования к порядку учёта заполненных трудовых книжек и бланков.

Основными нормативными актами в этой сфере являются:

К обязанностям работодателя отнесено ведение:

• приходно-расходной книги по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей в неё;
• книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в неё.

Общие требования

Указанные книги должны быть:

1. Пронумерованы, в том числе ручным способом, если отсутствует нумерация в типографском экземпляре или журнал формируется самостоятельно работодателем.
2. Прошнурованы. Журналы должны быть прошнурованы ниткой (тонкой бечёвкой) таким образом, чтобы исключить возможность распадения журнала при нормальной эксплуатации. Прошнуровать книгу необходимо и в том случае, если книга изготовлена типографским способом и скреплена клеевым переплётом или скрепками. Шнуровка осуществляется не только для скрепления бумаги, но и для недопущения несанкционированного удаления или замены отдельных листов.
3. Заверены подписью первого руководителя. Возможность заверения документа ответственным за его ведение лицом Правилами ведения и учёта трудовых книжек не предусмотрена.
4. Скреплены сургучной печатью или опломбированы. Для надлежащего оформления указанных книг недостаточно традиционной заклейки «хвостиков» ниток бумажной полоской и постановки оттиска печати, хотя в большинстве случаев делается именно так. Речь идёт именно о сургучной печати по образцу тех, которые используются на почте, или специальной пломбе. Для постановки сургучной печати необходима специальная печатная форма и собственно сургуч. Опломбирование производится пломбиром, в качестве пломбы можно использовать изготовляемые полиграфическими компаниями специальные плёночные пломбы с уникальными идентификационными знаками и надписями.

Сургучная печать или пломба должны захватывать удостоверительную надпись, в которой необходимо указывать:

• количество прошитых листов;
• наименование должности первого руководителя;
• подпись и расшифровку.

Работодатель может облегчить себе жизнь, приобретя изготовленные типографским способом полностью готовые к заполнению журналы с прошивкой и пломбировкой.

Применение сургучных печатей нецелесообразно в связи с неудобством использования и непрочностью материала.

Приходно-расходная книга

Приходно-расходная книга учитывает движение пустых бланков трудовых книжек и вкладышей и ведётся бухгалтерией работодателя. Обязанность по ведению книги закрепляется за конкретным сотрудником.

Информация в книгу вносится в табличной форме по графам и строкам:

• в гр. 1 указывается порядковый номер записи;
• в гр. 2-4 проставляются соответственно число, месяц и год внесения записи;
• в гр. 5 указывается наименование лица, от которого получены бланки (продавец, в т. ч. продавец-изготовитель) и лицо, которому они переданы (обычно кадровый работник, оформляющий трудовые книжки);
• в гр. 6 приводится основание получения бланков (накладная, акт и т. п.);
• в гр. 7-9 указываются соответственно количество полученных бланков трудовых книжек и вкладышей с отражением серий и номеров (при получении бланков с идущими подряд номерами можно указывать через дефис) и уплаченные за бланки суммы;
• в гр. 10-12 указываются соответственно количество переданных бланков трудовых книжек и вкладышей с отражением серии и номера и их стоимость.

Хранение приходно-расходной книги осуществляется наряду с прочей бухгалтерской документацией.

Книга учёта движения

Книга учёта движения трудовых книжек ведётся кадровой службой (сотрудником, ответственным за кадровую работу).

Книга также ведётся в табличной форме:

• в гр. 1 указывается порядковый номер записи;
• в гр. 2-4 проставляются соответственно число, месяц и год внесения записи;
• в гр. 5 записывается полностью фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки или вкладыша;
• в гр. 6 серия и номер трудовой книжки или вкладыша;
• в гр. 7 указывается должность, профессия или специальность владельца трудовой книжки, по которой он был принят на работу (произошедшие впоследствии изменения не отражаются);
• в гр. 8 приводятся первоначальные сведения о работе, определённые при приёме сотрудника;
• в гр. 9 указываются реквизиты документа о приёме (приказ, распоряжение);
• в гр. 10 расписывается лицо, ответственное за оформление трудовых книжек;
• в гр. 11 отражается сумма, полученная от сотрудника за предоставленный ему бланк и первоначальное оформление книжки (если плата не взимается, проставляется прочерк);
• в гр. 12 указывается дата выдачи трудовой книжки при увольнении (прекращении трудовых отношений);
• в гр. 13 получивший трудовую книжку уволенный сотрудник должен расписаться.

Книга учёта движения находится в кадровой службе работодателя или ответственного за кадровое делопроизводство лица.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано ежемесячно отчитываться перед бухгалтерией о количестве пустых бланков и вкладышей, а также о полученных за первоначальное оформление книжек и вкладышей средств с приложением подтверждающих документов (приходно-кассового ордера).

При уничтожении бланков и/или вкладышей в связи с их порчей составляется соответствующий акт.

https://www.youtube.com/watch?v=9N5yH0tHIFc

Ведение учётных книг обычно не вызывает затруднений, но их отсутствие или допущенные при оформлении нарушения могут повлечь применение мер ответственности к работодателю со стороны правоохранительных органов или трудовой инспекции.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Видео:Заполнение приходно-расходной книги по учёту бланков строгой отчетности РБ Аграрий.белСкачать

Ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки

Любая фирма обязана располагать резервом бланков и вкладышей к трудовым книжкам. Их следует учитывать по определенным правилам.

Руководители фирм и компаний (включая индивидуальных предпринимателей) должны обеспечивать законодательно установленный учет документов о трудоустройстве и назначить соответственных сотрудников, которые отвечают за ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки (ПРК).

Книга дает возможность учитывать и оприходовать поставку бланков от производителя или дистрибьюторов и расход (выдачу) по заявкам ответственных работников по мере необходимости.

Общие требования к ведению книги

В процессе современного делопроизводства необходимо вести много различных журналов и книг регистрации документов, которые в своем большинстве не имеют какой-либо четко установленной формы. Но регистрация трудовых была и остается строго регламентированной ввиду важности этих документов для оформления льгот, пенсий и других выплат.

В нормативных документах приводится единая форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, состоящая из 12 колонок (граф), которые более подробно рассматриваются ниже.

Общие требования к оформлению такой книги не отличаются от требований к подобным документам особой важности (нумерация, шнуровка, пломба, заверение).

Так, в постановлении зафиксированы правила ведения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки, и они содержат следующие предписания:

• сделать предварительную нумерацию страниц;
• заключить книгу в обложку, выполненную из твердого материала, и прошить суровыми нитками;
• опечатать с помощью номерной (или контрольной) индикаторной пломбы (специальной пластиковой наклейки, изготовленной из одноразового пломбировочного материала, который немедленно демонстрирует факт вскрытия);
• поставить печать отдела кадров или компании и сделать подтверждающую надпись, где надо записать число страниц (прописью, то есть словами и цифрами) и поставить подпись первого руководителя (подпись главного бухгалтера или заведующего кадровым департаментом будет считаться нарушением).

Часто между кадровиками и финансистами возникает спор – кто ведет приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек? Здесь ответ вполне определенный: ПРК ведут в финансовом отделе (бухгалтерии), и именно сотрудники бухгалтерии обязаны вносить всю необходимую информацию в упомянутую книгу.

Записи нужно оформлять сразу после доставки бланков от производителя («Гознак» МФ) или официального дистрибьютора.

Ведение книги

Разработаны подробные правила о том, как правильно вести приходно-расходную книгу по учету трудовых книжек. На открывающем листе надо заполнить все данные и сделать подтверждающую надпись, записав также номер контрольной пломбы. Следует обратить внимание, чтобы название фирмы было написано именно так, как в уставе.

На второй странице надо вписать информацию о сотруднике, отвечающем за ведение книги. В том числе должны быть указаны реквизиты приказа о назначении и его должность.

При заполнении основных 12 колонок надо учитывать следующие замечания:

• Даты получения/выдачи (графы 2-3-4) необходимо писать арабскими, а не римскими цифрами.
• Записывая наименование организации, где были закуплены бланки трудовых книжек и вкладышей, или сотрудника (отдела), которому они выданы (графа 5), следует помнить, что работодатель обязан производить закупки указанных документов у Объединения Гознак МФ или официальных распространителей.Договор (заявка) в графе 6 означает, что фирма в целом получает бланки трудовых книжек и вкладышей от производителя или распространителя в соответствии с официально оформленным договором, а кадровики получают бланки трудовых книжек из финансового отдела или бухгалтерии по заявке.
• Заполняя графу 9, мы должны помнить, что положения о том, как правильно вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки, содержит требование о точном указании затрат на закупку упомянутых документов по договору, официально подписанному с производителем либо дистрибьютором данной полиграфической продукции.
• Сумма покупки бланков вкладышей и книжек в графе 12 означает сумму, которую берут у сотрудников за документы. Эта сумма обусловлена объемом средств, затраченных на их закупку. Работодатель сам оплачивает новые вкладыши и бланки в обязательном порядке в указанных ниже случаях:
• не зависящее от сотрудника повреждение трудовой книжки (потертость, загрязнение, износ и другое);
• неправильное оформление документа;
• потеря или повреждение из-за форс-мажорных обстоятельств (стихийные бедствия, технологические сбои, аварии, войны, социальные противостояния и конфликты).

Во многих компаниях руководство не взимает с работников деньги за расход вкладышей и бланков, так как считает это небольшими расходами (в пределах 200 рублей). Такие условия можно включить во внутренний регламент фирмы. Сумму покупки документов надо указывать отдельно по каждой операции, а не за день или месяц или год.

Неправильное ведение журнала

Бывают случаи, когда администрация не уделяет должного внимания ведению данной книги.

В некоторых фирмах этого документа нет вообще, и руководители спохватываются только накануне проверки из государственных органов или судебного разбирательства, так как отсутствие приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей карается штрафом до 50000 рублей с организации или 5000 рублей с ответственного работника (5.27 КоАП РФ).

Если бланки книжек и вкладышей уничтожены, украдены, сокрыты или повреждены по вине нанимателя, а в книге это не отражено, или книга отсутствует, то штраф составляет 200000 рублей (325 УК РФ).

В такой ситуации руководство компании решает оформить книгу задним числом, но это может привести к неблагоприятным последствиям. Полагается составить рапорт или докладную записку на имя первого руководителя о том, что такая книга отсутствует и необходимо ее купить и зарегистрировать на день выявления данного факта.

https://www.youtube.com/watch?v=ASPXtpr54mQ

Другая ошибка – это отсутствие реквизитов соглашения на покупку вкладышей и бланков в графе 6, или появление в этой колонке записи, повествующей о том, что бланк получен от сотрудника. Это имеет особое значение, когда сотрудник получает впервые. Возможно, что работник сам купил бланк на рынке, а кадровик применил его для оформления первой трудовой.

Бывает, что до приема на работу по трудовому контракту сотрудник руководил каким-нибудь индивидуальным предприятием и покупал бланки трудовых у официального дистрибьютора Гознака.

Он может принести в канцелярию вполне «официальный» бланк.

В этом случае работодатель нарушает закон, потому что он обязан применять только бланки, купленные на основании условий договора, соответствующим образом подписанного с производителем (Гознак) или уполномоченным распространителем.

Это обусловлено тем, что все бланки должны обладать необходимой степенью защиты, которая гарантируется непосредственной доставкой от производителя или через специализированные службы. Таким образом, работодателю запрещено принимать от работника и регистрировать бланк трудовой книжки, независимо от путей его получения.

Абсолютно неприемлемо, когда кадровики сами направляют работника на приватное приобретение упомянутых документов, которые продаются на рынке без необходимых степеней защиты и даже без водяных знаков. Очень часто Пенсионный фонд считает такие бланки лишенными юридической силы, и работникам приходится собирать множество справок для начисления пенсии на основании реального стажа.

Еще одна ошибка – это назначение кадровиков ответственными за выполнение обязанностей по ведению приходно-расходных книг. Дело в том, что в любой фирме или компании требуется заполнять две книги учета – это приходно-расходная и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Кадровый департамент заполняет вторую книгу, а финансовый отдел (бухгалтерия) должен вести первый документ.

Видео:Бланки трудовой и вкладыша по новым правилам - Елена ПономареваСкачать

Приходно-расходная книга трудовых книжек | Образец

Действующее законодательство обязывает работодателя вести учет чистых формуляров трудовых книжек (вкладышей). С этой целью постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 была утверждена форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (Приложение № 2 к данному НПА).

Книга (журнал) учета, как правило, ведется в бухгалтерии лицом, уполномоченным распоряжением руководителя (ИП). В ней фиксируются все операции, связанные с получением и расходованием бланков, с обязательным указанием серии и номера каждого отдельного формуляра.

Общие требования к приходно-расходной книге

1) Сквозная нумерация. Нумеровать книгу можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.

2) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае может вызвать претензии со стороны проверяющих органов.

3) Заверительная запись.

На задней обложке книги делается заверительная запись, которая должна содержать:

• название документа;
• количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
• дату начала ведения журнала;
• подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение журнала, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

https://www.youtube.com/watch?v=5E-ISujMhcA

Срок хранения приходно-расходной книги составляет 5 лет (подп. «г»  ст. 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

В связи с этим целесообразно ежегодно заводить новый журнал. Такой порядок позволит своевременно утилизировать документы с истекшим сроком хранения.

Инструкция по заполнению

Унифицированная форма представляет собой таблицу из 12 столбцов, которые заполняются следующим образом:

Сотрудник, ответственный за ведение приходно-расходной книги, должен ежемесячно составлять отчет о количестве чистых формуляров, имеющихся в наличии, количестве списанных бланков и суммах, полученных от работников в качестве компенсации затрат работодателя.

Примечание: если кадровик испортил бланк в процессе заполнения, непригодный документ подлежит утилизации. При этом составляется акт об уничтожении в свободной форме, в который нужно вклеить идентификатор испорченного бланка (вырезанное поле с серией и номером).

Как внести исправления в журнал

Исправления в приходно-расходную книгу заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:

• в чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
• строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
• под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.

Ответственность за отсутствие приходно-расходной книги

За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права работодателю грозит административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Читайте более подробно: Приходно-расходная книга трудовых книжек 

Видео:Начало применения новых бланков трудовых книжек - Елена А. ПономареваСкачать

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей: образец, форма, пример заполнения Юридическая консультация

Согласно ст. 65 ТК РФ среди документов, предоставляемых работником работодателю для заключения трудового договора, в обязательном порядке присутствует трудовая книжка.

По ряду причин у работника может отсутствовать трудовая книжка, в связи с чем, работодатель должен действовать в соответствии с трудовым законодательством:

Важно! Работодатель обязан оформлять трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него более 5 дней.

Кто ведет?

В соответствии с 41-м пунктом «Правил…», данная документация хранится в бухгалтерии.

Если предусмотрена должность кассира, то обычно заполнение книги возлагается на него.

https://www.youtube.com/watch?v=cv41IDolPxI

Ответственный назначается руководителем компании путем издания распоряжения или приказа. Текст этого документа пишется в свободной форме.

Как можно вести учёт бланков трудовых книжек?

Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей бланки трудовой книжки и вкладыши в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности, вследствие чего бланк трудовой книжки и вкладыш в неё и принимаются к учёту в качестве бланка строгой отчётности.

После оформления трудовой книжки работнику к учёту принимается уже задолженность работника перед работодателем, равная стоимости бланка трудовой книжки.

В письме Министерства финансов Российской Федерации от 19 мая 2017 г. № 03-03-06/1/30818 содержится информация, представленная Департаментом налоговой и таможенной политики, где говорится о том, что:

• операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, являются операциями по реализации товаров и, соответственно, объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость;
• взимаемая с работника плата за предоставление трудовых книжек или вкладышей в них подлежит обложению налогом на прибыль организаций в общеустановленном порядке.

Требования, предъявляемые к таким книгам

При написании заверительной надписи нужно указать следующее:

• Как называется документ
• Цифрами и словами обозначить сколько листов или страниц присутствует в книге
• Дата, когда начали вести такую книгу
• Подпись лица, ответственного за книгу, а также дата, когда событие произошло

Это делается в соответствии с Приказом Минкультуры №558 от 25.08.2010 года.

Лучше всего заводить новую книгу ежегодно, чтобы можно было оперативно отслеживать истечение срока хранения и уничтожать устаревшие документы.

Какие документы используются для учёта трудовых книжек?

В соответствии с п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225) с целью учёта трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей в обязательном порядке ведутся:

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

Ошибки

В случае отсутствия книги прихода-расхода бланков трудовых составляется докладная записка или рапорт на имя первого руководителя компании. Затем книга покупается, оформляется и регистрируется датой вышеуказанного документа.

Заполнение графы 6 обязательно, причем грубой ошибкой будет указание в ней факта приобретения бланка сотрудником самостоятельно.

https://www.youtube.com/watch?v=GXXEC2yv2hU

Это недопустимо, так как бланки являются документацией строгой отчетности, должны иметь несколько степеней защиты, выпускаться только ГОЗНАКом, распространяться им же, возможно – через официальных дистрибьюторов, приобретаться исключительно по договору.

Ошибочным будет назначить ответственным за заполнение книги кадровика. Делать это должен исключительно бухгалтер. В службе кадров ведется вторая книга – учета движения трудовых и вкладышей.

Видео:Как получить выписку из трудовой книжки на госуслугахСкачать

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей: образец, форма, пример заполнения — Про закон

Приходно-расходная книга по учету трудовых книжек является одним из основных реестров документооборота предприятия, где есть наемные сотрудники. Каким образом осуществляется ведение такого документа — рассмотрим ниже.

Скачать для просмотра и печати:

Форма книги по учету и движению бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Для чего используется

Приходно-расходная книга являет собой регистрационный документ, где делаются записи о полученных предприятием новых бланках трудкнижек от их производителей/реализаторов и о последующей выдаче работникам.

Там фиксируют данные об:

• издержках компании на закупку чистых бланков трудкнижек;
• расходовании приобретенных документов ввиду выдачи/оформления персональной трудовой документации работникам.

Образец книги учета и движения трудовых книжек

Где приобрести

Закупают бланки по регламенту п. 3 правительственного Постановления № 225 от 16.04.03.

Периодичность, объемы закупок новых трудовых актов и приложений определяются нормами соглашений об услугах, заключенных между хозяйствующим субъектом и реализатором/производителем такой продукции.

Внимание! Такой журнал можно приобрести не везде. А лишь у реализаторов, зарегистрированных в качестве ИП и юрлиц, относящихся к предприятиям под маркой «ГОЗНАК».

Такой документ должен быть изготовлен согласно действующему регламенту и обладать следующими вариациями защиты:

• водяной знак «ТК»;
• буквы нанесены посредством «ирисового принта»;
• при освещении бланка посредством ультрафиолетовой лампы, должно проявиться словосочетание «ТРУДОВАЯ КНИЖКА»;
• при выпуске бумажного носителя используется особый микроволоконный материал;
• листовое скрепление оригинальной трудкнижки и обложки осуществляется особым образом — подделка невозможна.

Самостоятельная покупка трудоустраивающимися бланков трудкнижек, приложений к ним работодателями сегодня чаще всего не приветствуется.

Пример приходно-расходной книги

Ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Работодатель (предприятие или частный предприниматель) всегда должен иметь определённое количество чистых трудовых книжек и вкладышей к ним.

Чтобы контролировать финансовые затраты на покупку данных документов и вести их учёт, оформляется соответствующая приходно-расходная книга. При её заполнении важно соблюсти все правила и требования, установленные законодательством РФ.

Зачем нужна приходно-расходная книга?

• Для осуществления учёта трудовых книжек (иначе ТК), предоставляемых сотрудникам, а также вкладышей в данные документы необходимо завести и своевременно заполнять соответствующую приходно-расходную книгу – журнал, в который уполномоченным лицом вносятся регистрационные записи.
• С её помощью осуществляется контроль за расходами, связанными с приобретением новых бланков, а также операциями, связанными с поступлением и передачей данных документов.

Кто ведёт приходно-расходную книгу по трудовым книжкам?

1. Данный журнал является документом строгой отчётности и заполняется бухгалтерией (при её отсутствии – кадровиком).
2. Там же он и хранится до момента, пока не понадобится руководству.

3. Ответственность за сохранность книги, её заполнение и выдачу ложится на плечи определённого должностного лица, уполномоченного выполнять данные служебные функции по приказу начальства.

Где взять бланк документа?

Частные предприниматели или организации, нанимающие сотрудников, должны сами закупать ТК и заводить соответствующий журнал для их учёта.

На практике встречаются случаи, когда сотрудник, трудоустраивающийся впервые, самостоятельно приобретает бланк книжки.

https://www.youtube.com/watch?v=M2koRyMgSzg

Хотя руководитель способен принять такой документ, в дальнейшем у работника может возникнуть спор с ПФР по поводу его действительности. Именно поэтому рекомендуется заводить ТК, приобретённую руководителем.

Процесс покупки чистых бланков регулируется 3 пунктом Постановления Правительства РФ № 255 от 16 апреля 2003 года. Руководитель заключает договор с изготовителем либо распространителем данной продукции на своевременную поставку нужных документов в определённом количестве.

Требования к ведению книги

Журнал учёта бланков ТК и соответствующих вкладышей к ним должен быть прошит, пронумерован, заверен руководством предприятия или частным предпринимателем, а также опломбирован.

Прошивку документа осуществляет должностное лицо, уполномоченное вести учётный журнал по распоряжению начальства. Скрепить листы книги может и специалист полиграфии, стоимость услуги зависит от расценок конкретного предприятия.

Предварительно журнал заключается в обложку из твёрдого материала, после чего прошивается жёсткими нитями с левой стороны. При этом важно сохранить удобство эксплуатации документа.

Выделяют и другие требования к книжке:

• нумерация должна быть представлена и цифрами, и прописью;
• перед началом использования первый лист журнала заполняется уполномоченным лицом;
• шнуровка подлежит опечатыванию;
• заменять или вырывать страницы из книги недопустимо;
• сведения в документ вносятся исключительно лицом, назначенным руководителем;
• ответственный за ведение книги сотрудник ежемесячно обязуется представлять отчёт начальству обо всех операциях, производимых с ТК и их вкладышами.

Как правильно заполнить документ?

Бланк журнала должен заполняться с помощью ручки с чёрными или синими чернилами. Совершение опечаток или ошибок в тексте считается недопустимым.

• Новые записи вносятся в документ при наличии оснований, то есть в момент поступления партии бланков или выдачи трудовой сотруднику.
• Граждане, получившие на руки ТК или вкладыш в неё, должны расписаться в журнале учёта (это происходит под контролем ответственного за ведение документа лица).
• Даты выдачи либо получения ТК указываются в журнале арабскими цифрами.
• Приходно-расходная книга имеет 12 колонок, необходимых к заполнению:

• в первом разделе указывается порядковый номер записей;
• в колонках со второй по четвёртую – точная дата выдачи или получения бланков трудовых и вкладышей к ним;
• в пятом разделе – ФИО гражданина или наименование предприятия, выдавшего либо принявшего данные документы;
• в шестой колонке – документ, на основании которого принят или предоставлен лицу бланк (указывают наименование документа, его номер и дату оформления);
• в седьмой колонке прописывают количество приобретённых ТК, а также их серию и номер;
• в восьмой графе указывается та же информация о полученных вкладышах;
• в девятой колонке – совокупность финансовых затрат на приобретение данных документов;
• в десятой и одиннадцатой графах прописывается число выданных ответственным лицом трудовых книжек и соответствующих вкладышей, их номера и серии;
• в последней колонке указывается сумма, которая должна быть предоставлена в связи с выдачей бланков.

Стоимость выдаваемых уполномоченным лицом на руки персоналу документов взимается с самих сотрудников. При этом руководитель обязан оплачивать данную графу расходов только в трёх случаях – при указании в бланке ошибки по вине заполняющего, утрате документа или его повреждении, случившемся не по вине работника.

Внесение изменений или поправок

Исправление информации, внесённой в учётный журнал, допустимо лишь при указании письменных пояснений ответственного за ведение документа лица.

Некорректные сведения зачёркиваются тонкой линией, а в поле для примечаний делается запись о совершённой ошибке, заверяемая подписью уполномоченного сотрудника. Рядом ставится дата занесения поправки.

1. Данные учётные журналы рекомендуется ранить в шкафу или сейфе, чтобы избежать их случайной порчи либо потери.
2. Ответственность за обращение с ТК и вкладышами к ним в первую очередь несёт руководитель, а внутри предприятия – бухгалтер или кадровик, назначенный начальством.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас или заполните форму онлайн:

+7 (499) 350-80-69 (Москва)

+7 (812) 309-75-13 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Оформление приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки

Во время работы предприятия накапливается масса официальных бумаг, которые используются в делопроизводстве предприятия.

https://www.youtube.com/watch?v=UpI6lEyTNsc

Законодательством установлена обязанность учета документации, содержащей в себе всю информацию о работниках. Такие документы называются подотчетными.

В связи с этим процесс приобретения и использования чистых бланков должен быть отражен в отчетных документах. К перечню отчетных документов также относится учетная приходно-расходная книга.

Как показывает практика, большинство руководителей организаций не уделяют большое внимание приходно-расходной книге. Такое отношение может привести к массе негативных последствий. Если при проверке выяснится, что данный журнал неправильно ведется, или вовсе отсутствует, то эта ситуация повлечет за собой наказание по Административному Кодексу и штрафы.

Согласно законодательству, в таких случаях учредитель организации будет оштрафован на 5 тыс. рублей, а сама организация, как юридическое лицо, при отсутствии отчетной книги может быть оштрафована в размере до 50 тыс. рублей.

Форма и порядок ведения приходно-расходной книги устанавливается законодательством. Лучше воспользоваться образцом, для правильного заполнения учетных документов, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих служб.

Делопроизводство на предприятии

Делопроизводством называется определенная отрасль деятельности, которая подразумевает организацию работы с документами, находящимися в организации или на предприятии. Делопроизводство характеризуется работами, связанными с организацией работы и документированием деятельности предприятия. Ответственность за работу с документами несет руководитель предприятия.

Все документы любой организации разделяются на две категории:

• входящие документы, которые поступают от других предприятий;
• исходящие документы, отправляющиеся другим организациям.

Делопроизводство является важным звеном в работе каждого учреждения. Если документы будут правильно организованы, то будет легче вести их учет. Также это облегчает процесс поиска документов, которые находятся на предприятии, определения их типа и место их составления.

Одной из важнейших функций управления является контроль документов. Целью этой функции является получения информации, которая необходима для оценки деятельности предприятия, его филиалов или конкретных сотрудников.

Бланк приходно-расходной книги

Что это и зачем нужен журнал?

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки (ПРК) является журналом, который предназначается для записей о подтверждении получения предприятием новых бланков от производителей или распространителей, а также о выдаче таких бланков гражданам. Также этот журнал используется для внесения информации о выдаче трудовых книг и вкладышей к ним в организации. В книге указываются серии и номера бланков, а также уточняется, сколько они стоят. Все указанные суммы рассчитываются бухгалтерией.

Каждый документ, при внесении в учетную книгу, получает свой номер. Нужно знать, что ПРК используется только для того, чтобы регистрировать обеспечение сотрудников трудовыми книжками, или их приобретение, а книга учета трудовых книжек применяется с целью регистрации трудовых книжек, которые уже оформлены.

 Форма ведения ПРК регламентируется постановлением министерства, занимающимся вопросами по труду и социальному развитию населения от 10 октября 2003 года.

Видео:Особенности оформления трудовой книжкиСкачать

Приходно расходная книга по учету бланков трудовых книжек — как заполнять и вести документ?

Работодатель (предприятие или частный предприниматель) всегда должен иметь определённое количество чистых трудовых книжек и вкладышей к ним.

Чтобы контролировать финансовые затраты на покупку данных документов и вести их учёт, оформляется соответствующая приходно-расходная книга. При её заполнении важно соблюсти все правила и требования, установленные законодательством РФ.

📺 Видео

Как организовать хранение и учет трудовых книжек – Елена А. ПономареваСкачать

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихСкачать

Учет электронных трудовых книжекСкачать

Изменены правила ведения и заполнения трудовых книжекСкачать

Куда вшить вкладыш в трудовую книжку? - Елена ПономареваСкачать

Обзор новой инструкции ведения трудовых книжек - Елена А. ПономареваСкачать

Новый Порядок ведения трудовых книжекСкачать

Трудовые книжки: новые правила в 2023 годуСкачать

Трудовая книжка: оформление, ведение, учет и хранениеСкачать

Новые правила заполнения и ведения бумажных трудовых книжекСкачать

Вкладыш в трудовую книжку по новым правилам - Елена А. ПономареваСкачать

Выпуск № 1 от 01.02.2021. Новые правила ведения трудовых книжекСкачать

Трудовые книжки от А до Я.Скачать

Вебинар "Заполнение трудовой книжки" 11.11.2015Скачать