Должностная инструкция специалиста по адаптации персонала организации (примерный образец)

Адаптация персонала в организации: виды, этапы и методы

Каждая организация сталкивается с текучкой кадров. Новый сотрудник – лишь часть рабочего процесса. Но важно, чтобы он быстро влился в коллектив организации. От этого во многом будет зависеть его трудоспособность и работа предприятия в целом.

Что такое адаптация персонала

Впервые адаптацию начали упоминать как приспособление организма к внешнему миру. Термин использовался исключительно в физиологии. Сегодня же к вопросу адаптации подходят намного шире. Любая перемена в жизни сопровождается выходом из зоны комфорта.

Каждому человеку нужно перестроиться, привыкнуть, принять новые правила игры, другими словами – пройти адаптацию. Это оказывает непосредственное влияние на профессиональную деятельность каждого работника, его эффективность, а также психологический настрой. Страх, опасения, неуверенность только усугубляют ситуацию.

Грамотно справиться со всем этим помогает адаптация персонала в организации.

Это целая система из различных мероприятий, которые нацелены на то, чтобы сотрудник приспособился к новым условиям труда, работе в сплоченном коллективе организации быстрее и легче, мог выполнять свои обязанности максимально эффективно. С правильной адаптацией достичь этого можно в разы быстрее. 

Для чего в организациях используют систему адаптации персонала

Попадая в слаженный коллектив, новый сотрудник часто сталкивается со стрессом, вызванным всем новым, начиная от обстановки и коммуникации, заканчивая условиями труда и выполняемыми задачами.

Если сотруднику не помочь в это время пройти адаптацию, он может не сосредоточиться на новых обязанностях и качественно их выполнять, а вынужден будет самостоятельно привыкать к новой обстановке, настраивать контакты с коллективом организации, справляться со стрессом.

Это негативно отразится на его трудовой деятельности, и грозит убытками для всей компании. Поэтому многие организации внедряют систему адаптации персонала.

Следуя четкой схеме, сотрудник полностью адаптируется уже спустя пару недель после вступления в новую должность, благодаря чему сможет выполнять свои функции максимально эффективно.

В целом адаптационные мероприятия выгодны работодателю по следующим причинам:

1. Существенно сокращается время привыкания нового сотрудника к своим функциональным обязанностям, персонал может быстрее выйти на нужный профессиональный уровень. За счет этого повышается и производительность в целом.
2. Вероятность возникновения серьезных проблем, связанных с ошибками молодых специалистов, которые только приступили к трудовой деятельности, сведена к минимуму.
3. Опытным специалистам не нужно долгое время опекать новичков, они могут полноценно выполнять свои профессиональные обязанности.

Используя правильную адаптацию, можно существенно уменьшить текучесть кадров.

Пройти адаптацию персонала также выгодно и по отношению к самим работникам организации. Разработанная методика позволяет не только быстрее освоиться на новом месте, но и получить необходимые знания, навыки. Избавившись от тревожности, ощущая поддержку компании, каждый специалист убедится в своих возможностях и сможет лучше исполнять обязанности для достижения общих целей.

Задачи системы адаптации персонала

Если правильно обучить персонал в ходе адаптационного периода, можно достичь следующих целей:

1. Снизить тревожность новичка, неуверенность в собственных силах. Новому сотруднику важно получать психологическую поддержку. Так он чувствует себя более уверенно, уменьшается риск ошибок. Специалист начинает лучше ориентироваться в нестандартных ситуациях.
2. Сократить первоначальные издержки. Если новый персонал испытывает некие трудности с вливанием в коллектив, это негативно отражается на продуктивности, доход компании падает. Успешно пройдя адаптацию, сотрудник быстрее сможет понять и принять стандарты работы, увеличивая эффективность своего труда.
3. Сократить текучесть кадров. На любом предприятии текучесть кадров – неизбежный процесс. Некоторые ошибочно полагают, что если массово увольняются не менеджеры среднего/высшего звена, а простые работники, ничего критичного в ситуации нет. Если грамотно подойти к отбору, закрепить каждого специалиста на своем месте, можно в разы повысить эффективность работы каждого отдельного сотрудника и компании в целом. Если специалист и менеджеры перестанут уходить с предприятия, а будут стабильно выполнять свои функции, не нужно будет постоянно тратить время на обучение новых сотрудников. С грамотной адаптацией персонала достичь этого просто.
4. Сэкономить время опытных специалистов. Чем дольше новичок будет находиться на этапе «стажера», бояться серьезной работы, выполнять все поставленные перед ним задачи, тем дольше коллеги и непосредственный руководитель будут помогать делать ему его же работу.

Также важно обеспечить новичку позитивный настрой. Он должен получать чувство удовлетворенности от собственной работы. Также важно, чтобы каждый работник воспринимал компанию положительно, лояльно к ней относился.

Если грамотно внедрить систему адаптации сотрудника, человек на начальном этапе уже поймет, как он будет осваиваться в коллективе, как будет происходить адаптационный процесс в целом. Если адаптацию провести правильно, работник и компания смогут максимально приспособиться друг к другу.

Это поможет каждому работнику показывать отличные профессиональные результаты.

Разновидности и методы адаптации персонала

Принято выделять следующие виды адаптации:

• профессиональная – новичок осваивается, применяет свои знания, согласно новым задачам;
• производственная – ориентируясь непосредственно на свое новое рабочее место, работник привыкает к новым нормам и правилам, знакомится с документацией, регламентом, рабочими инструментами и механизмами, другими производственными факторами;
• социальная – в любом новом коллективе нужно научиться правильно взаимодействовать с другими членами команды, стать «своим»;
• психофизиологическая – освоение нового режима, графика работы, спецодежды и прочего;
• финансовая – здесь нужно учитывать как новые источники и факторы дохода, так и появившиеся расходы (как пример, затраты на проезд).

Каждый из видов адаптации может использоваться отдельно или в комплексе. Также существует еще одна классификация адаптации персонала в организации – первичная и вторичная. Первый вид используется, когда молодой специалист приступает к своим обязанностям без какого-либо профессионального опыта, а второй – при смене новым работником рабочего места и/или профессии.

https://www.youtube.com/watch?v=nZZiI16_VXU

В адаптационной системе есть не только виды, но и несколько методов. Каждый из них считается эффективным, но максимальный результат они дают в комплексе.

Внедряя на предприятии адаптацию персонала, можно использовать такие методы:

1. Наставничество. Опытный сотрудник помогает новичку влиться в коллектив, вводит в курс всех дел, консультирует на начальных этапах работы.
2. Беседа. Руководитель, менеджер по персоналу и другие специалисты при необходимости проводят с новым сотрудником личную беседу, отвечают на возникшие вопросы новичка, развеивают его возможные сомнения.
3. Ознакомительная экскурсия. Новичку показывают территорию предприятия, все его структурные подразделения, знакомят с сотрудниками, коротко рассказывают историю компании, ее корпоративную культуру. 
4. Анкетирование. После завершения адаптационного периода и испытательного срока, новичку дают заполнить анкету, что позволяет получить обратную связь и усовершенствовать систему в будущем.
5. Тренинги и семинары. Проводятся для развития у специалиста определенных навыков. Например, ораторское искусство, развитие стрессоустойчивости, решение конфликтных ситуаций и другие.
6. Прочие методы. Сюда можно также отнести обучение персонала, тестирование, аттестацию, корпоративные мероприятия и прочее.

Также важно контролировать индивидуальную коммуникацию новичка и руководителя. Специалист всегда должен знать, что думает начальник о его работе. Важно, чтобы коммуникация в данном случае работала в двух направлениях. Сотрудник со своей стороны должен правильно реагировать на замечания, прислушиваться к ним, не бояться задавать уточняющие вопросы.

Этапы адаптации нового сотрудника

Адаптационная система на каждом предприятии включает несколько этапов.

Первым делом нужно оценить, насколько новый специалист подготовлен в профессиональном плане, узнать, работал ли он раньше в данной сфере, знаком ли с требованиями и спецификой рабочего процесса, понимает ли схему организации труда, которая используется конкретно в данной компании. Это позволит представить реальные сроки адаптационного периода и разработать соответствующий план.

Следующий этап адаптационного периода – общая ориентация. Сотрудника нужно познакомить с действующим порядком, историей компании, ее традициями, корпоративной этикой и правилами. По возможности новичка рекомендуется представить коллективу в неформальной обстановке. Закончить данный этап нужно не позже первой недели сотрудника на новом месте работы.

Следующий шаг – действенная ориентация. Пришло время применить на практике полученные знания. Новичок включается в работу и активную жизнь коллектива.

Чтобы наверняка знать, правильно ли он все понял и запомнил, успешно ли применяет на практике, от специалиста получают обратную связь.

Это также поможет понять, нашел ли новичок общий язык с коллегами, руководством, разделяет ли ценности компании и прочее.

Завершающий этап адаптационного процесса – функционирование. Если были выявлены какие-либо трудности у сотрудника на пути выполнения его обязанностей, именно на этом этапе их нужно все преодолеть, чтобы новичок разобрался с работой на 100%.

Какие ошибки делает руководство во время адаптации нового сотрудника

Многие руководители несерьезно воспринимают адаптацию, считая некоторые ее шаги бессмысленными или не требующими внимания. В результате все старания менеджеров и коллег новичка сводятся на нет. Вот основные ошибки:

1. Не провели экскурсию по офису. Кто-то из руководителей может посчитать это пустяком, предположить, что кто-то другой покажет все новичку. В результате работник долго чувствует себя неловко, стесняясь спросить, где уборная, как пройти в комнату отдыха.
2. Новичка не познакомили с коллегами. Некоторые руководители могут посчитать, что работник может и сам представиться коллективу. В лучшем случае это может привести к сухому общению на расстоянии, в худшем – к полному игнорированию новичка. Работать в таких условиях ему вряд ли будет приятно.
3. Новичку не подготовили рабочее место. Нанимая нового работника, важно продумать все до мелочей. Если первый рабочий день специалист проводит на ресепшене, в столовой, в кабинете сотрудника, который временно отсутствует, или в любом другом месте, только не на своем рабочем, у него могут возникнуть сомнения, а нужен ли он здесь. 
4. Работника не ознакомили с мотивационной схемой, не рассказали о возможных тренингах, системе обучения, карьерном росте. Придя на работу, новичок должен сразу понимать, сколько и за что ему будут платить, за какие нарушения могут вычесть некую сумму из зарплаты, какие существуют премиальные, как их заработать. Важно вовремя рассказать, какие обучающие мероприятия предусмотрены в компании, особенно в выходные дни, чтобы потом это не стало сюрпризом для специалиста и причиной его увольнения.
5. Новичка не ознакомили с неформальными традициями в коллективе. Например, каждый понедельник все собираются за час до начала рабочего дня и обсуждают цели на предстоящую неделю. Если новенький будет пропускать такие встречи, его могут посчитать зазнайкой и не принимать в свой коллектив.

Также плохо сказывается на работе новичка, если руководство перегружает его новой информацией, ставит труднодостижимые задачи, когда между начальником и работником нет обратной связи. Грамотно построенная система адаптации сотрудника поможет избежать всех этих ошибок, заполучить в свои ряды ценного работника и помочь ему достичь своих наилучших профессиональных результатов.

Поиск сотрудников по 50 источникам на JCat

Вам также может понравиться

Должностная инструкция специалиста по адаптации персонала организации (примерный образец)

Тематика документа: Должностные Файл текстовой версии: 14,0 кб

Примерный образец

Управление Федерального казначейства УТВЕРЖДАЮ———————————— ______________________________ по Москве наименование должности———————————— руководителя организации или наименование организации иного должностного лица, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ уполномоченного утверждать должностные инструкции17.01.2010 23———- N —специалиста по адаптации персонала ________ _____________________———————————- подпись расшифровка подписинаименование должности работника в родительном падеже 17 января 10 «—» ——— 20— г.

1. Общая часть

1.1. Отдел — отдел кадров.

1.2. Полное наименование должности — специалист по адаптации персонала.

1.3. Должность подчинена и получает приказы и распоряжения от начальника отдела развития персонала.

1.4. Дополнительные распоряжения специалист по адаптации персонала может получить от руководителей департаментов.

1.5. Должность дает распоряжения и методические указания всем подразделениям организации в пределах своей компетенции.

1.6. Работа в данной должности требует от работника:

—————————————————————————¦ Признаки закрепления в должности ¦ Требования ¦+————————————+————————————+¦Образование ¦Высшее ¦+————————————+————————————+¦Специальность ¦Психолог и/или специалист по труду ¦+————————————+————————————+¦Минимальный рабочий стаж по ¦ — ¦¦специальности ¦ ¦————————————-+————————————-

2. Цели

Руководство организации для данной должности определило следующие цели:

2.1. Организация и текущее регулирование мероприятий по адаптации персонала.

2.2. Консультирование работников и должностных лиц по проблемам адаптации.

3. Функции

—————————————————————————¦ N ¦ Перечень функций ¦ Периодичность и срок исполнения ¦¦п/п¦ ¦ ¦+—+———————————+————————————+¦ 1 ¦Организация обучения ¦Ежемесячно — в течение срока ¦¦ ¦руководителей подразделений по ¦внедрения проекта и в первый год ег ¦проблемам адаптации ¦применения; по мере необходимости, ¦¦ ¦ ¦но не реже двух раз в год — в ¦¦ ¦ ¦последующие годы ¦+—+———————————+————————————+¦ 2 ¦Консультирование работников по ¦По мере необходимости — в ¦¦ ¦социальным, экономическим, ¦индивидуальном и групповом порядке ¦¦ ¦психологическим, правовым ¦ ¦¦ ¦вопросам адаптации ¦ ¦+—+———————————+————————————+¦ 3 ¦Составление планов мероприятий ¦Раз в полгода — в конце полугодия нদ ¦по адаптации персонала ¦следующие полгода ¦+—+———————————+————————————+¦ 4 ¦Составление отчета о результатах¦Ежеквартально, чаще по запросу ¦¦ ¦деятельности ¦руководителя организации или одного ¦¦ ¦ ¦из подразделений ¦—-+———————————+————————————-

4. Информация

4.1. Выполнение должностных обязанностей предполагает обмен информацией со всеми подразделениями:

—————————————————————————————-¦ N ¦ Получение информации ¦ Передача информации ¦¦п/п+—————————————+——————————————+¦ ¦ ¦ Форма ¦ Срок и ¦ ¦ Форма ¦ Срок и ¦¦ ¦ информации ¦ ¦ периодичность¦ информации ¦ ¦ периодичность¦¦ ¦ ¦ ¦ получения ¦ ¦ ¦ передачи ¦+—+—————+———+—————+————-+————-+—————+¦ 1 ¦Уведомление ¦Служебная¦По мере ¦План ¦План ¦Ежегодно — в ¦¦ ¦о наличии ¦записка ¦необходимости ¦мероприятий в¦мероприятий ¦начале года ¦¦ ¦конфликтов или¦ ¦ ¦рамках ¦ ¦ ¦¦ ¦иных проблем в¦ ¦ ¦программы ¦ ¦ ¦¦ ¦воплощении ¦ ¦ ¦адаптации на ¦ ¦ ¦¦ ¦плановых ¦ ¦ ¦год ¦ ¦ ¦¦ ¦мероприятий по¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦адаптации ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+—————+———+—————+————-+————-+—————+¦ 2 ¦Просьба о ¦Запрос ¦По мере ¦Сведения об ¦Рекомендации,¦По мере ¦¦ ¦проведении ¦ ¦необходимости ¦оптимизации ¦методические ¦необходимости ¦¦ ¦обучения ¦ ¦ ¦процессов ¦материалы ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦адаптации ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦новых ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦работников ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦для ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦подразделений¦ ¦ ¦+—+—————+———+—————+————-+————-+—————+¦ 3 ¦Сведения о ¦Отчет о ¦По мере ¦Отчет о ¦Отчет ¦По мере ¦¦ ¦текучести ¦текучести¦необходимости,¦проделанной ¦ ¦необходимости,¦¦ ¦кадров и иных ¦кадров ¦но не реже 1 ¦работе и ¦ ¦но не реже 1 ¦¦ ¦качественных и¦ ¦раза в квартал¦результатах ¦ ¦раза за ¦¦ ¦количественных¦ ¦ ¦ ¦ ¦квартал ¦¦ ¦показателях ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦успешности ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦адаптации ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+—————+———+—————+————-+————-+—————+¦ 4 ¦Просьба о ¦Устная ¦По мере ¦Ответы на ¦Устная/ ¦По мере ¦¦ ¦консультации ¦ ¦необходимости ¦вопросы ¦письменная ¦необходимости ¦¦ ¦от работника ¦ ¦ ¦работников ¦ ¦ ¦—-+—————+———+—————+————-+————-+—————

4.2. Специалист по адаптации персонала обязан вести журнал учета обращений работников за консультацией, журнал мероприятий в рамках программы адаптации новых работников, персональные карточки работников, обращавшихся за консультациями или с жалобами с отражением в них результатов проделанной работы.

5. Права

5.1. Предлагать мероприятия в рамках программы адаптации персонала.

5.2. Инициировать рассмотрение руководством проблем адаптации.

5.3. Организовывать обучение кадров.

5.4. Перенимать опыт других организаций.

5.5. Разрабатывать и выдвигать на рассмотрение руководству методические материалы по проблемам адаптации, адресованные руководителям подразделений и организации, коллективу, отдельным работникам.

5.6. Инициировать наложение дисциплинарных взысканий на работников или должностных лиц, препятствующих процессам адаптации нового персонала.

6. Ответственность

6.1. Специалист по адаптации несет ответственность за слабую работу, задержки в реализации установленных целей, неполное использование предоставленных прав.

6.2. Работу специалиста по адаптации персонала оценивает непосредственный руководитель на основе данных о текучести кадров, количестве и содержательности проведенных мероприятий, отзывов обратившихся за консультацией работников.

7. Дополнения и изменения:

—————————————————————————¦ N ¦ Изменяемый пункт ¦ Новая ¦ Дата ¦ Утверждаю ¦¦п/п¦ должностной инструкции ¦ редакция ¦ изменения ¦ ¦+—+—————————+————+————+—————-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦—-+—————————+————+————+—————— Начальник отдела кадров ———————————— ___________ ___________________ должность руководителя структурного подпись расшифровка подписи подразделения Начальник юридического отдела —————————————— должность руководителя юридической службы _____________ ___________________ подпись расшифровка подписи __________ дата

• Акт
• Анкета
• Аттестат
• Ведомость
• Возражение
• Выписка

• График
• Декларация
• Доверенность
• Жалоба
• Журнал
• Завещание

• Записка
• Заявка
• Заявление
• Извещение
• Инструкция
• Иск

• Карта
• Карточка
• Квитанция
• Контракт
• Накладная
• Опись

• Отказ
• Перечень
• Письмо
• План
• Положение
• Поручение

• Претензия
• Приказ
• Протокол
• Разрешение
• Расписка
• Распоряжение

• Сведения
• Свидетельство
• Сертификат
• Смета
• Соглашение
• Справка

• Табель
• Требования
• Уведомление
• Устав
• Характеристика
• Ходатайство

Составляем программу по адаптации персонала

Кадры

Программа адаптации персонала — это комплекс мер, направленный на более эффективное включение вновь принятых работников в трудовой процесс, который предполагает ознакомление с нормами и правилами корпоративной этики, способами осуществления профессиональной деятельности, установление неформальных связей в коллективе.

26 сентября 2019 Яценко Виктория

Каждый сталкивается с необходимостью устраиваться на новую работу, влиться в коллектив. Этот процесс на языке трудового законодательства называется трудовая адаптация.

Чем быстрее пройдет процесс адаптации персонала, тем проще и логичнее новый человек включится в трудовую деятельность.

В противном случае задержавшийся в фазе привыкания человек не сможет наладить отношения с трудовым коллективом и в дальнейшем станет изгоем среди коллег.

Ситуация, конечно, зависит и от самого работника, от его умения находить общий язык с другими людьми, выстраивать взаимоотношения с коллегами, от его профессиональных знаний и умений, уровня его психологической подготовки.

https://www.youtube.com/watch?v=OYX4YpugJOk

Успешно пройденная профессиональная адаптация персонала говорит о высоком уровне его морального и материального вознаграждения в дальнейшем, получении социального признания и прочих благах.

Цели и задачи адаптации персонала в организации

Организация управления профориентацией и адаптацией персонала — это работа кадровой службы и руководителя того подразделения, где работает новый сотрудник.

Адаптация — это в управлении персоналом важный момент, от которого зависит, какие кадры будут работать в организации, какой психологический климат в коллективе и насколько хорошо и производительно работники будут выполнять обязанности.

Целями работы по адаптации новых сотрудников являются:

• ускорение процесса введения нового работника в курс дела, ознакомление с его трудовыми обязанностями;
• полное устранение или снижение уровня текучести кадров в организации;
• мотивация работников на заинтересованность в результате, настрой на более качественное выполнение своих трудовых обязанностей, максимальную отдачу своему делу;
• увеличение производительности труда;
• оздоровление психологического климата в коллективе.

Только учет всех перечисленных факторов и работа в этом направлении даст наилучший результат.

Этапы адаптации персонала

Адаптация персонала на предприятии — процесс тонкий и многоэтапный. В каждой организации есть программа и собственные выработанные подходы к решению данного вопроса.

Но все возможные этапы адаптации персонала можно подразделить на:

1. Начальный (подготовительный). После приема нового работника руководитель представляет его остальным членам коллектива. Знакомит самого работника с его новым рабочим местом, назначает куратора (более опытного сотрудника, который будет помогать новичку на первых порах работы), заканчивает оформление всех необходимых документов. В этот этап может входить знакомство с историей предприятия, его структурой, миссией, продукцией, порядками, правилами корпоративной этики.
2. Теоретический (обучение). На этом этапе работника знакомят с теоретической частью его основной работы, функциональными обязанностями и требованиями к дальнейшему выполнению работы.
3. Практический (применение знаний). Непосредственно выполнение каких-то практических заданий: сначала под наблюдением наставника, потом самостоятельно.
4. Заключительный (прохождение испытательного срока). Заключается в подведении итогов работы нового работника. Оценивается, насколько успешно он освоился в новом коллективе, сумел освоить новые для него навыки, влился в коллектив. На этом этапе уже видны сильные и слабые стороны работника, его успехи и неудачи. На основании всего в совокупности руководство принимает решение о его дальнейшей судьбе. Прошел ли он испытание и продолжит ли работать либо нет, и компания в его услугах больше не нуждается.

Исходя из изложенного, можно понять, насколько трудовая адаптация персонала — вещь важная и серьезная, и о том, что это один из показателей, на основании которого принимается решение, останется ли претендент в организации либо будет искать работу в другом месте.

Удачный пример адаптации

Адаптация персонала в организации, на примере одной из компаний, происходила следующим образом. Более опытным работникам отводилась роль наставников. Работник, отвечающий за систему приспосабливаемости новичков, ежедневно выгружал из учетной системы данные о людях, которым нужно скоро выходить на работу. Вручную назначали для каждого своего наставника.

Они должны были работать парно. Наставники выбирались из любого подразделения, кроме того, где будет в дальнейшем работать новичок. Попарно работать удобнее с учетом разного графика загруженности и проще общаться с незнакомыми людьми.

После утверждения наставников им направлялись автоматические уведомления, в календарь добавлялось напоминание о дне выхода нового сотрудника.

За день до этого новичку звонил наставник для заочного знакомства и чтобы в дальнейшем новичок связался с ним по приходу в офис для встречи и обсуждения рабочих моментов. Наставник должен проверить, все ли готово для приема нового сотрудника, убедиться в организации рабочего места, напомнить начальнику отдела, куда устраивается новичок, о выходе нового сотрудника.

https://www.youtube.com/watch?v=digcRCqggb0

В первый день пара наставников встречает новичка утром, рассказывая о доступной информации на корпоративном портале. На это уходит пара часов. Эта встреча дает понять сотруднику, что его ждали.

Во все остальные дни при возникновении вопросов он может связываться со своими наставниками, задавать им вопросы для решения любой ситуации, от поломки стула до конфликтной ситуации с другим коллегой, и они помогают их решить.

По окончанию испытательного срока сотрудник должен оценить работу наставников и их помощь. Наставникам за это начисляются баллы, которые в дальнейшем влияют на их материальное поощрение.

Методы адаптации персонала

Программа исследования системы адаптации персонала выделяет следующие формы адаптации персонала:

• наставничество (оказание помощи на начальном этапе работы более опытным сотрудником путем консультирования, ввода в курс дела, помощь в знакомстве с коллективом);
• посещение тренингов и семинаров (обучение и развитие определенных навыков работника, например, коммуникативных, навыков ораторского мастерства, подготовка презентаций, развитие стрессоустойчивости и прочее);
• беседа (ознакомительная беседа новичка с менеджером по персоналу, руководителем, сотрудником отдела кадров, при которой сотрудник получает ответы на имеющиеся у него вопросы);
• специализированная программа (например, обучающие фильмы или командные ролевые игры, направленные на сплочение коллектива);
• экскурсия (обзорная экскурсия по организации, ее структурным подразделениям, территории, ознакомление с историей компании, сотрудниками, корпоративной культурой);
• запрос обратной связи (по завершению периода привыкания и прохождения испытательного срока работнику предлагают заполнить анкету-отзыв);
• прочие методы (корпоративные мероприятия, аттестации, тестирования, обучения и т. д.).

Виды адаптации персонала

Адаптация бывает следующих видов:

• профессиональная предусматривает обучение новым специальным навыкам, получение нового или повышение уже имеющегося умения или профессионального навыка. Этот вид зависит от желания и умения новичка обучаться, стремления к новым знаниям, его обучаемости. Сюда же входит подготовка рабочего места и обеспечение всеми необходимыми материалами;
• социально-психологическая подразумевает приспосабливаемость человека к работе в новом коллективе, под руководством нового начальника, подчинение сложившимся в организации традициям, нормам и правилам поведения;
• организационная основывается на понимании работником того, что от него требуется, работе с должностными инструкциями, определении его места в структуре предприятия, участии в производственном процессе.

Только комплексный подход к профессиональной и психологической адаптации ведет к успешному прохождению испытательного срока работником и экономии затрат компании на поиск, обучение и оценку персонала.

Из чего состоит программа по адаптации

Адаптационная программа для сотрудников представляет собой план введения работника в должность. Этот документ нужен для применения единообразного подхода к процедуре адаптации в подразделениях организации. Документ является обширным списком действий для адаптирующегося работника и для его куратора, который будет помогать приспособиться к новым трудовым условиям.

Для работника наиболее сложным периодом становятся первые два-три месяца, совпадающие, как правило, с его испытательным сроком. Часто длительность программы равна по продолжительности этому периоду.

Для оптимально сформированной программы характерны следующие признаки:

• четкое планирование;
• ясное содержание;
• строгое распределение ролей и задач.

Документ состоит из двух частей: общей и индивидуальной.

Примерная структура следующая:

1. Общая часть, которая помогает формированию общего представления о предприятии, его особенностях, иерархии, установленных взаимоотношениях между подразделениями, распределении функционала, трудовых условиях и т. п.

https://www.youtube.com/watch?v=Cn_9FxS_Ztc

Состоит из:

• ориентирующей вводной беседы;
• личного ознакомления с предприятием и персоналом;
• знакомства с местом осуществления трудовых обязанностей;
• ориентирующей беседы с руководителем, возглавляющим структурное подразделение.

2. Индивидуальная часть, которая формируется непосредственным руководителем, курирующим введение в должность работника. Она согласовывается с руководителем по направлению деятельности и начальником отдела кадров. Эта составляющая помогает работнику получить подробные сведения о деятельности организации и о прямых функциональных обязанностях сотрудника.

Состоит из:

• плана вступления в должность;
• плана оценки этапов вступления;
• определения куратора-наставника;
• отчета сотрудника по результатам выполненной работы, информации об оценках и отзывах наставников и руководителя.

Как выглядит план

Единый установленный алгоритм разработки документа отсутствует. Причина — необходимость ориентировать документ на конкретные условия в организации.

Однако есть ряд признаков, общих для разных программ:

• включают несколько этапов;
• имеют похожие цели.

План включает позиции:

СрокДействияПривлекаемый персонал

День адаптации № 1	Сообщить коллективу об обновлении состава и приходе нового работника. Обеспечить наличие информации для нового работника — сведения, которые будут представлены работнику в первый день, включая контактные телефоны сотрудников, удостоверение, пропуск, ПК, телефон, оргтехнику. Подготовить набор необходимых канцелярских принадлежностей. Познакомить с организацией, целями, задачами деятельности, историей. Выдать путеводитель для новичка, находящегося в периоде адаптации (при наличии). Оформить и заполнить требующиеся кадровые документы. Представить нового работника. Познакомить с местом работы, необходимым ПО, подключенным сетям коммуникации, паролями доступов. Провести инструктаж по соблюдению требований ОТ. Проинформировать об общем рабочем графике.	Отдел кадровСпециалист по охране труда
Неделя адаптации персонала № 1	Закрепить наставника, подробно познакомить с работниками подразделения. Изучить терминологию, применяемую в организации. Изучить положение о подразделении. Изучить документы, необходимые в трудовой деятельности. Изучить должностные обязанности. Изучить алгоритм взаимодействия с иными подразделениями. Ознакомиться с правилами документооборота организации. Разработать план работы на период адаптации. Ознакомиться с критериями оценки эффективности деятельности. Сформировать график обучения в течение срока адаптации. Подключиться к обучающим тренингам в учреждении.	Руководитель подразделения, наставник
Месяц адаптации № 1	Выполнить запланированные для адаптирующегося сотрудника задачи. Предоставить отчет об исполнении. Сдать экзамен по основным приобретенным умениям и навыкам. Провести анализ результатов трудовой деятельности адаптирующегося работника. Сформировать список задач на остальной период адаптации.	Руководитель подразделения, наставник
Месяцы адаптации № 2-3	Выполнять поставленные задачи. Скорректировать при необходимости план задач на период адаптации. Провести анализ работы по результатам адаптации. Подвести итоги периода адаптации сотрудника. Оценить результаты пройденного периода адаптации.	Руководитель подразделения, наставник

Результатом успешно реализованной программы адаптации станет показатель длительности работы сотрудника в конкретном учреждении. Успех адаптационной процедуры во многом зависит и от второй стороны, участвующей в процессе, — руководителя или наставника. их желание помочь новичку поможет последнему освоиться в организации как можно быстрее.

Положение об адаптации персонала, образец

Скачать

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Все об адаптации персонала в организации

Рассказываем, как эйчару проводить адаптацию новичков.

Что это и зачем нужно

Адаптация персонала – процесс, во время которого сотрудник знакомиться со своими должностными обязанностями, условиями труда, корпоративной культурой, коллегами. В общем, вливается в компанию, «притирается», приспосабливается к новому месту работы.

Конечно, далеко не во всех организациях процесс адаптации полноценный. Где-то он включает лишь представление другим работникам или ознакомление с должностными инструкциями.

Однако чем полнее будет адаптация, тем лучше: по статистике, 90% уволившихся в первый месяц сотрудников уходя как раз потому, что компания не смогла обеспечить полноценный процесс адаптации.

Также исследования показали, что 90% людей, которые увольняются в течение первого полугода после поступления на работу, приняли это решение в первые дни.

Итак, адаптация сотрудников – важный пункт для их дальнейшего удержания и, соответственно, снижения текучести кадров. Кроме того, влившийся в компанию сотрудник всегда будет более вовлеченным и, соответственно, удовлетворенным работой и коллективом. Адаптация повышает эффективность труда сотрудника, сплачивает коллектив, и это еще один плюс в копилку HR-бренда.

Обязанность провести адаптацию сотрудников чаще всего ложится на плечи HR-специалиста и линейного руководителя (куратора). Помните, что новая работа и незнакомые люди – всегда стресс, поэтому подойдите к вопросу ответственно. В среднем период адаптации в компаниях длится от одной недели до трех месяцев. У топ-персонала это время может быть еще дольше.

Виды адаптации

Для тех, кто оказался в организации впервые, действует первичная адаптация. Вторичная адаптация предназначена для тех, кто перешел в рамках одной компании на другую должность, в другой отдел, или же для людей, вновь вышедших на работу после декретного отпуска.

https://www.youtube.com/watch?v=FcwV2wco4AI

Также первичной называют адаптацию сотрудников, не имеющих никакого опыта работы.

Адаптацию подразделяют на две большие группы: производственную и внепроизводственную. В первую входят:

• экономическая адаптация (ознакомление сотрудника с экономическими механизмами организации, оплатой труда и прочими выплатами);
• профессиональная адаптация (знакомство с должностными обязанностями, стандартами и условиями работы, инструктажи);
• социально-психологическая адаптация (человека знакомят с коллективом, руководством, традициями организации, стилем общения);
• организационно-административная адаптация (знакомство с правилами, структурой организации, объяснение элементарных вопросов, например, где найти туалет и как настроить компьютер);
• санитарно-гигиеническая адаптация (работнику рассказывают о требованиях внутренней дисциплины, правилах трудового распорядка).

Все эти виды адаптации могут идти в комплексе: ниже рассмотрим такие примеры.

К внепроизводственной относят адаптацию за пределами деятельности организации, например, во время совместного отдыха и общения с коллегами вне работы.

Стадии процесса адаптации

Адаптация сотрудника начинается с подготовительного этапа, во время которого человек получает документы, необходимые для работы.

В идеале на этом же этапе к новичку приставляют наставника или куратора, который будет сопровождать весь процесс, а также оценивают потенциал нового работника – это поможет составить план адаптации.

Компании, которые подходят к адаптации серьезно, вручают работнику адаптационный лист с перечнем задач и мероприятий на период. Пример листа смотрите здесь.

Далее начинается сама адаптация, ориентационный период. Сотрудника оформляют и предоставляют ему возможность ознакомиться со спецификой работы в компании и на определенной должности, с политикой организации, техникой безопасности.

На начальном этапе компании часто используют электронные системы обучения сотрудников: это здорово экономит время наставникам и эйчарам.

Можно включить в этот пункт welcome-тренинг для группы сотрудников (отлично подойдет для компаний с большим количеством персонала, где постоянно есть новоприбывшие).

На помощь на этом этапе придет корпоративный портал или корпоративная соцсеть. В ней сотрудник сможет получать всю актуальную информацию и общаться с другими работниками.

После обучения сотрудник может приступать к работе. Однако на этом адаптация не заканчивается: в первое время сотрудника нужно по-прежнему сопровождать и поддерживать.

Тут-то в дело и вступает наставник: он помогает новичку, отвечает на все его вопросы, дает обратную связь по результатам работы.

Мы писали о кейсе, где для адаптации водителей использовали систему наставничества – благодаря ей 80% сотрудников успешно проходили испытательный срок.

Здесь же сотрудника представляют коллегам. Но просто представить – мало: нужно включить его в межличностные отношения, дать понять, к кому и за каким советом он может обратиться, разъяснить всем обязанности новичка и его роль в команде.

Наставнику нужно следить, получает ли новый сотрудник обратную связь от руководителя и коллег. А для компаний с большим количеством персонала рекомендуется устраивать тимбилдинги для знакомства новичков с уже работающими сотрудниками.

Затем переходим к финальной, контрольной стадии адаптации. Куратор и новый сотрудник отчитываются о результатах адаптационного периода перед руководством. Отлично, если на основе этих результатов будет составлен план дальнейшего профессионального развития сотрудника.

По истечении срока адаптации проведите опрос новичков: узнайте, что понравилось, а что нет, чего не хватило. Это поможет совершенствовать процесс в дальнейшем.

Чтобы успешно организовать процесс адаптации сотрудника, рекомендуем визуализировать все шаги – построить схему (или карту, или таблицу) адаптации нового сотрудника. Делается это в удобной вам форме. Например, разбейте процесс на периоды (дни, недели) и для каждого периода распишите пункты, которые необходимо выполнить.

Или составьте план по видам адаптации, где у каждого вида будут определенные пункты.

Например, так: вид – организационная адаптация, пункты – объяснить, где что находится; выдать пропуск; организовать рабочее место и настроить компьютер; как связаться с отделом кадров, бухгалтерией и техподдержкой; ознакомить с графиком работы.

Удачные примеры адаптации

Мы неоднократно рассказывали, как современные компании проводят процесс адаптации (например, здесь). Скажем, в L’Oreal создали мобильное приложение, которое работает как тренер и наставник по адаптации.

А в Essar Oil & Gas разработали 3D-модель компании, которая помогает сразу, в один сеанс провести комплексную адаптацию: познакомить новых сотрудников с организацией и топ-менеджерами, показать, где что находится.

Кстати, еще мы писали о стоимости адаптации и давали советы, которые помогут сотруднику привыкнуть к новой компании.

https://www.youtube.com/watch?v=jc6Hwh37Yf8

Больше статей – в нашем блоге.
А еще у нас есть телеграм и фейсбук.

📺 Видео