Должностная инструкция офис-менеджера организации (пример)

Видео:Курс обучения "Офис-менеджер" - 7 секретов успешной карьеры офис-менеджераСкачать

Должностная инструкция офис-менеджера

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции офис-менеджера, образец 2021 года.

На данную должность может быть назначен человек, обладающий высшим профессиональным образованием, специальной подготовкой по направлению «Офис-менеджер», опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года. Не забывайте, каждая инструкция офис-менеджера выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать офис-менеджер. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.

3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.

4. Офис-менеджер должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;

— основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;

— принципы построения организационной структуры офиса;

— основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;

— порядок ведения деловой документации;

— порядок заключения договоров;

— правила пользования оргтехникой;

— основы экономики, организации труда и управления;

— основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, основы работы с системой «1С:Предприятие»;

— закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;

— все бизнес-процессы, проходящие в организации.

законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:

— действующим законодательством;

— внутренними нормативными актами работодателя;

— трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

6. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.

7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.

Офис-менеджер:

1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:

— организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;

— обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

— обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

— принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

— принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,

— подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

— обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

— следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

— организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

— по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

— оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,

— выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

— осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,

— обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,

— печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

3. Ведет делопроизводство.

4. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.

5. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.

6. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.

8. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

9. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

10. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

11. Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.

12. Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.

13. Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.

14. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

15. Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.

2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.

3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. За использование имущества и средств предприятия в интересах, противоположных интересам учредителей.

https://www.youtube.com/watch?v=bgAH3b2RNJ4

Должностная инструкция офис-менеджера — образец 2021 года. Должностные обязанности офис-менеджера, права офис-менеджера, ответственность офис-менеджера.

Пример должностной инструкции Офис-менеджера

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Офис-менеджера Общества с ограниченной ответственностью OOО «НОВЫЙ БИЗНЕС» (далее «Общество»)1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Генерального директора Общества.1.3.

Офис-менеджер подчиняется непосредственно Руководителю Административного отдела.1.4. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

1.5. В период временного отсутствия Офис-менеджер его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом Генерального директора Общества.

Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на Офис-менеджера.

2. Должностные требования

2.1. На должность Офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований по стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 2-х лет.2.2. Офис-менеджер должен знать:2.2.1.

Законодательные и иные нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность предприятия, постановления федеральных, региональных и местных органов государственной власти и управления, определяющие приоритетные направления развития экономики в соответствующей отрасли.2.2.2.

Организационно-распорядительные документы, локальные нормативные акты и нормативно-техническую документацию Общества, касающиеся его деятельности.2.2.3. Профиль, специализацию и особенности структуры управления и кадрового состава Общества.2.2.4. Организационную структуру Общества.2.2.5.

Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях.2.2.6. Стандарты деловой переписки, в т.ч. с иностранными партнерами.2.2.7. Английский язык на уровне intermediate (разговорный).2.2.8. Принципы и методы администрирования.2.2.9. Порядок оформления, ведения и хранения рабочей документации.2.2.10.

Порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий.2.2.11. Архивное дело.2.2.12. Формы и методы контроля исполнения документов.2.2.13. Методы организации делопроизводства и стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.2.2.14.

Средства и способы механизации ручного труда;2.2.15. Порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги;2.2.16. Основы экономики, организации труда, производства и управления;2.2.17. Трудовой кодекс Российской Федерации;2.2.18. Правила внутреннего трудового распорядка;2.2.19.

Правила пользования и оргтехникой (факс, ксерокс, принтер и т.п.).2.2.20. Этику и правила делового общения.2.2.21. Навыки работы с компьютером и специализированными компьютерными программами (пакет MS Office, Internet Explorer и т.п.).

2.2.22. Правила и нормы охраны труда и противопожарной безопасности.

3. Должностные обязанности

3.1. Офис-менеджер:3.1.1. Планирует свой рабочий день (встречи, звонки, переговоры, прием посетителей и т.п.).3.1.2. Осуществляет поддержку административно-распорядительной деятельности Общества.3.1.3.

Обеспечивает контроль над обеспечением работников офиса канцелярскими и иными принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе работников офиса.3.1.4. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества.3.1.5.

Организует встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание гостей Общества (в т.ч. делегаций, клиентов, партнеров).3.1.6. Организует материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.3.1.7.

Выезжает по заданиям Руководителя административного отдела в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.3.1.8. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров и контролирует их исполнение.3.1.9.

По поручению Руководителя Административного отдела согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения Руководителя Административного отдела; контролирует исполнение указаний и распоряжений.3.1.10.

Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных Руководителем Административного отдела и не требующим его непосредственного участия.3.1.11.

Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых Руководителю Административного отдела, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их Руководителю Административного отдела.3.1.12. Обеспечивает работников Общества необходимыми рекламно-сувенирными и расходными материалами для работы (визитные карточки, бейджи и пр.).3.1.13.

Обеспечивает получение пропусков сотрудниками Общества для доступа в офис.3.1.14. Контролирует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для нормальной работы офиса.3.1.15. Ведёт учёт офисного инвентаря, предметов хозяйственного обслуживания и осуществляет оперативный учет.3.1.16.

Проводит ежегодную инвентаризацию материально-технических ценностей.3.1.17. Осуществляет контроль над надлежащим состоянием вверенного ему офисного оборудования. При выявлении неисправностей вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.3.1.18. Соблюдает нормы деловой этики, придерживается корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами.3.1.19. Осуществляет текущее взаимодействие с арендодателем офисных помещений, представителями частных охранных предприятий.3.1.20. При необходимости заказывает и контролирует выполнение ремонтных работ в офисе Общества.3.1.21. Выполняет разовые служебные поручения Генерального директора.

3.1.22. Осуществляет другие права, установленные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4. Обязанности по охране труда

Офис-менеджер должен:4.1. Выполнять установленные нормы труда4.2. Выполнять требования положения и инструкций по охране труда4.3. Проходить обучение по оказанию первой помощи4.4.

На территории Общества в рабочее время: не распивать спиртные напитки, не курить в неустановленных местах, не употреблять наркотические вещества, не принимать пищу вне специально предназначенных для этого помещений, не проводить собрания, митинги, манифестации, любую агитацию и пропаганду политических партий и религиозных объединений, не приносить проводить и кормить животных на территории Общества.4.5. При необходимости – использовать средства индивидуальной защиты4.6. Незамедлительно сообщать Руководителю Административного отдела и/или Генеральному директору Общества о каждом несчастном случае, об ухудшении своего здоровья, о возникновении ситуаций, представляющих угрозу жизни и здоровью людей, грозящей аварией или сохранности имущества Общества.4.7. Содержать в порядке и чистоте рабочее место4.8. Выполнять санитарные нормы и соблюдать режимы работы и отдыха4.9. Соблюдать правила эксплуатации вычислительной техники в соответствии с инструкциями по эксплуатации4.10. Во время работы запрещается: одновременно касаться экрана монитора и клавиатуры, прикасаться к задней панели системного блока (процессора) при включенном питании, производить отключение питания во время выполнения активной задачи, допускать попадание влаги на поверхность системного блока, монитора, клавиатуры, дисководов, принтеров и др. устройств.4.11. Во всех случаях обнаружения обрывов проводов питания, неисправности заземления и других повреждениях электрооборудования, появления запаха гари немедленно отключить питание и сообщить об аварийной ситуации лицу, ответственному за электробезопасность и/или представителю арендодателя.4.12. В случае появления рези в глазах, резком ухудшении видимости-невозможности сфокусировать взгляд или навести его на резкость, появлении боли в пальцах и кистях рук, усилении сердцебиения, следует немедленно покинуть рабочее место, сообщить о происшедшим Руководителю административного отдела и обратиться к врачу.4.13. При возгорании оборудования покинуть рабочее место, вызвать пожарную команду и сообщить о происшедшем лицу, ответственному за противопожарную безопасность иили представителю арендодателя.

4.14. Запрещается самостоятельно выяснять и устранять причины отключения электропитания, т.к. напряжение может также неожиданно появиться.

5. Права

Офис-менеджер имеет право:5.1. Запрашивать от руководителей структурных подразделений Общества, специалистов и иных работников необходимую информацию (отчеты, объяснения, пр.) для своей работы и в рамках своих компетенций;5.2. Подписывать и визировать документы в пределах предоставленных полномочий;5.3.

Требовать от Руководителя Административного отдела оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей;5.4.

Действовать от имени своего структурного подразделения, представлять интересы Общества во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями предприятия, организациями и органами государственной власти в случае выдачи соответствующей доверенности от имени Общества;5.5.

Сообщать Руководителю Административного отдела обо всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в предпринимательской, коммерческой или иной деятельности Общества или его структурных подразделений и вносить в установленном порядке предложения по их устранению;5.6.

Участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, а также смет, договоров и других документов, связанных с работой структурного подразделения;

5.7. Участвовать в подготовке проектов приказов и распоряжений по Обществу по производственной деятельности, охране труда и противопожарной безопасности.

6. Ответственность

Офис-менеджер несет ответственность в соответствии с Законодательством РФ за:6.1. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил охраны труда и противопожарной безопасности, создающих угрозу деятельности Общества и его работникам;6.2.

Несоблюдение лимитов по административно-хозяйственным и командировочным расходам;6.3. Не обеспечение сохранности исходящей, входящей и внутренней документации;6.4.

Несоблюдение интересов Общества, выдачу конфиденциальной информации о сотрудниках и информации, составляющей коммерческую тайну Общества и ее клиентах третьим лицам;6.5. Использование персонального компьютера, оргтехники и другого офисного оборудования и корпоративных ресурсов в нерабочих целях;6.6.

Нетактичное поведение при общении с персоналом и посетителями Общества;6.7. Предоставление Генеральному директору ложной или искаженной отчетной и другой информации;6.8. Несоблюдение Правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины;6.9.

Неисполнение или некачественное исполнение своих должностных обязанностей и обязанностей по вопросам соблюдения правил охраны труда и противопожарной безопасности;

6.10. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Руководителя Административного отдела и Генерального директора.

7. Взаимодействие с подразделением

7.1. Офис-менеджер осуществляет взаимодействие со структурными подразделениями Общества в соответствии с локально-нормативными актами Общества и законодательством Российской Федерации.7.2.

Порядок разрешения разногласий с сотрудниками других структурных подразделений определяет Генеральный директор.

7.3.

Взаимодействие с представителями других предприятий определяются действующими нормативно-техническими и правовыми документами.

8. Режим работы, право подписи

8.1. Режим работы Офис-менеджера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка (ДИ/ИТД), установленными в Обществе и трудовым договором.8.2.

В связи с производственной необходимостью Офис-менеджер может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

8.3.

Офис-менеджеру для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его должностные обязанности в случае получения соответствующей доверенности от имени Общества.

Видео:Должностные инструкции - Елена А. ПономареваСкачать

Должностная инструкция офис-менеджера — образец 2021 года и как ее составить, права и обязанности

Время чтения: 3 минут(ы)

Офис-менеджер – должность, которая есть в большинстве компаний. Обязанностей у такого сотрудника немало, и от его деятельности во многом зависит нормальный рабочий процесс в организации.

Из этой статьи можно узнать, что из себя представляет должностная инструкция офис-менеджера, и какие пункты она должна содержать.

Как составить: общие положения

В каждой должностной инструкции должен быть раздел «Общие положения». В нем указывается следующая информация:

• к какой из категорий относится работник;
• кому из руководителей он непосредственно подчинен;
• какое образование и опыт работы необходимы;
• кто назначает специалиста и освобождает его от должности;
• какие знаниями должен обладать;
• какими нормативными актами должен руководствоваться в работе.

Офис-менеджер организации или предприятия принадлежит к категории специалистов, осуществляющих документационное и организационное обеспечение деятельности компании. Он назначается и снимается с должности приказом руководителя юридического лица.

Как правило, такому специалисту требуется начальное профессиональное или высшее образование. Требования к стажу могут отсутствовать, но в ряде компаний предпочитают принимать людей с опытом работы от одного-двух лет.

https://www.youtube.com/watch?v=WQBgb3N05uY

Чтобы качественно и эффективно выполнять собственную работу, офис-менеджер обязан знать:

• правила техники безопасности и охраны труда;
• требования, которые предъявляются к рабочему месту и качеству работы;
• правила организации и ведения документооборота;
• основы управления, экономики и организации труда;
• персонал, организационную структуру и штатное расписание фирмы;
• функциональные обязанности административных сотрудников;
• основы этики и психологии взаимоотношений в коллективе;
• правила работы с оргтехникой.

Таким образом, для работы офис-менеджеру требуются как общие, так и специальные знания, без которых он не сможет выполнять свои обязанности. Чаще всего он находится в непосредственном подчинении руководителя организации или предприятия. Его замещение в период отпуска или болезни может быть поручено любому другому уполномоченному лицу.

Кроме того, должностная инструкция офисного специалиста закрепляет его должностные права, обязанности и ответственность.

Должностные обязанности: на что имеет право офис-менеджер и его ответственность

Стандартные должностные обязанности офис-менеджера включают в себя:

• обеспечение компании расходными материалами, канцелярскими принадлежностями и другими товарами, необходимыми для ее нормальной работы;
• учет и организацию хранения этих материалов;
• поддержание порядка и чистоты в офисе;
• ведение документооборота;
• контроль исполнения приказов и распоряжений руководства.
• обеспечение взаимодействия между работниками и управленческим аппаратом;
• поддержание чистоты и порядка на рабочем месте;
• контроль за соблюдением всеми сотрудниками правил охраны труда, противопожарной защиты и техники безопасности.
• внесение предложений по улучшению работы офиса.

При этом менеджер офиса имеет право на:

• требование от руководства обеспечений нормальных условий труда;
• своевременное получение вознаграждения за свой труд;
• запрос и получение необходимых документов, материалов и разъяснений, относящихся к его деятельности;
• оперативное ознакомление с распоряжениями и приказами руководителя компании, а также ее подразделений;
• получение информации об изменениях, касающихся деятельности предприятия.

Отдельным пунктом следует обозначить зону ответственности работника. Как и любой другой сотрудник офис-менеджер несет ответственность за:

• неисполнение или недобросовестное исполнение своих обязанностей;
• совершение противоправных действий;
• нарушение правил распорядка и порчу имущества заведения;
• неправомерное использование служебных полномочий, которые ему предоставлены.

С должностной инструкцией менеджер офиса должен быть ознакомлен под роспись.

Типовая инструкция

Скачать образец типовой инструкции офис-менеджера вы можете здесь: https://yadi.sk/i/X4VSiR8r3TgLuU

С функциями секретаря

Чтобы найти документ, подходящий для сотрудника с функциями секретаря, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/XwoOy8et3TgM8G

Офис-менеджера ООО

По следующей ссылке вы найдете должностную инструкцию работника ООО: https://yadi.sk/i/QfRSbHAn3TgMGq

В заключение хотелось бы отметить, что из-за некачественной работы офис-менеджера может встать работа всей организации, поэтому к составлению должностной инструкции данного сотрудника необходимо подходить с особой ответственностью, стараясь расписать весь его функционал максимально подробно.

Вам помогла эта статья? Будем благодарны за оценку:

2. Основные обязанности

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает документы, проводит их регистрацию, направляет исполнителям; выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о них генеральному директору, представляя проекты резолюций.

2.2. Ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневно контролирует сроки исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений.

2.3. Готовит по поручению генерального директора проекты документов, обеспечивает согласование проектов с руководителями подразделений; готовит и оформляет управленческо-распорядительные документы.

2.4. Осуществляет и контролирует документооборот между офисом и подразделениями. По поручению генерального директора осуществляет документооборот между предприятием (офисом) и другими организациями, органами, учреждениями (налоговая служба, пожарная инспекция и т. п.).

При возникновении вопросов, требующих решения, незамедлительно сообщает генеральному директору.

2.5. Ведет делопроизводство, обеспечивает сохранность документации, формирует дела и передает их на архивное хранение, готовит к уничтожению.

2.6. Производит регистрацию и ведет учет договоров. По поручению генерального директора готовит справки по исполнению договоров.

2.7. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.

2.8. Ведет учет, выписывает доверенности, принимает отчеты доверенных лиц.

2.9. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени работников офиса или лиц, определенных распоряжением руководителя, оформляет командировочные документы.

2.10. По поручению генерального директора ведет кадровый учет, оформляет прием и увольнение, отпуска, больничные работников офиса.

2.11. Участвует в совещаниях, созываемых генеральным директором, организует их техническое обслуживание.

2.12. Обеспечивает рассылку, ознакомление, учет и хранение приказов и распоряжений.

2.13. Своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов.

2.14. Выполняет отдельные (разовые) поручения генерального директора, связанные с деятельностью фирмы.

2.15. Офис-менеджер, выполняя возложенные на него функции, обязан:

— сохранять конфиденциальность информации;

— своевременно выполнять распоряжения руководства;

— соблюдать правила и сроки подготовки документов;

— обеспечивать сохранность документов;

— соблюдать правила и нормы делового общения, служебную субординацию, придерживаться корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами.

3. Права

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за информацией по подготовке, исполнению документов.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, если они подготовлены с нарушением установленных норм, правил, стандартов.

3.3. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями клиентов, партнеров, иных посетителей офиса, телефонными звонками.

3.4. Вносить предложения, направленные на оптимизацию документооборота и делопроизводства.

3.5. Требовать соблюдения своих трудовых прав и обязанностей, установленных трудовым договором и законодательством РФ.

4. Ответственность

Офис-менеджер несет персональную ответственность за:

4.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.

4.2. Сохранение конфиденциальности информации.

4.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное, несвоевременное исполнение обязанностей.

4.4. Нарушение правил трудового распорядка, производственной дисциплины.

4.5. Необеспечение сохранности документов и вверенных материальных ценностей.

4.6. Неправомерное использование предоставленных прав, использование коммерческой информации в личных целях.

https://www.youtube.com/watch?v=OYX4YpugJOk

Должностная инструкция может быть изменена, дополнена приказом генерального директора.

С инструкцией ознакомлен:

[подпись] /[расшифровка подписи]/

[число, месяц, год]

II. Должностные обязанности

Офис-менеджер:

2.1. Осуществляет работу поорганизационно-техническому обеспечению административно-распорядительнойдеятельности руководителя и структурных подразделений.

2.2. Принимает заявки наприобретение различных материалов, необходимых для жизнедеятельности офиса, атакже выполняет самостоятельное приобретение товаров.

2.3. Выполняет различныеоперации сприменением компьютерной техники, предназначенной длясбора, обработки и представления информациипри подготовке и принятии решений.

2.4. Заказ канцелярскихтоваров, моющих средств а также расходных материалов.

2.5. Организует приемпосетителей, содействует оперативности рассмотрения просьби предложений работников.

2.6. Ведет делопроизводствои документооборот по предприятию, учет входящей и исходящей корреспонденции.

2.7. Прием и распределениевходящих телефонных звонков.

III. Права

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Знакомиться с проектамирешений руководства предприятия, касающимися егодеятельности

3.2. Вносить на рассмотрениеруководства предложения по совершенствованию работы,связанной с обязанностями, предусмотренными настоящейинструкцией.

3.3. В пределах своейкомпетенции сообщать непосредственному руководителю о всехнедостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по ихустранению.

3.4. Запрашивать лично илипо поручению руководства предприятия от структурныхподразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать отруководства предприятия оказания содействия в исполнениисвоих должностных обязанностей и прав.

3.6. Вносить на рассмотрение непосредственному руководителю компетентные и обоснованные предложения по улучшению условий труда.

3.7. Пользоваться утвержденными Инструкциями, приказами, распоряжениями, Правилами и др. документами по предприятию, регламентирующими работу офис-менеджера.

IV. Ответственность

Офис-менеджер несетответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение илинеисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящейдолжностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательствомРоссийской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные впроцессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенныхадминистративным, уголовным и гражданским законодательством РоссийскойФедерации.

4.3. За причинение материального ущерба— в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством РоссийскойФедерации.

4.4. За несоблюдение правил внутреннеготрудового распорядка, техники безопасности и противопожарной безопасности.

4.5. За порчу или небрежное отношение кхранению и использованию, хищение имущества фирмы.

4.6. За сохранность документации инесоблюдение интересов фирмы, выдачу конфиденциальной информации, документациио фирме и ее клиентах третьим лицам.

4.7. За предоставление ложной или искаженнойотчетной и др. документации (информации).

Должностная инструкция разработана всоответствии с:

• Трудовым Кодексом РФ, с учетом изменений и дополнений.
• Постановлением Министерства труда и социального развития РФ «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» №37.
•  Уставом предприятия.
• Стандартами менеджмента качества.

🔥 Видео

Всё, что нужно знать о должностных инструкциях за 6 минутСкачать

Обзор профессии - Офис менеджерСкачать

Должностная инструкция // Для чего нужна должностная инструкция и как составить этот документСкачать

Помощник руководителя интернет магазина.Офис-менеджер и помощник директора - должностная инструкцияСкачать

Наталья Лавонина, офис-менеджер СДЭК МоскваСкачать

Онлайн курс обучения «Офис-менеджер» - 7 секретов успешной карьеры офис-менеджераСкачать

Типовая должностная инструкцияСкачать

Эффективная должностная инструкцияСкачать

ОФИС-МЕНЕДЖЕР-что за профессия и почему подходит в основном девушкамСкачать

Офис-менеджерСкачать

Как продать себя на собеседовании? Техника, которая поможет вам получить работу. Самопрезентация.Скачать

Начинающий руководитель: что важно сделать первым делом? / Александр ВысоцкийСкачать

3 лучших способа контролировать выполнение задач сотрудникамиСкачать

Оргсхема в современном бизнесе. Основы организационной структуры предприятия простыми словамиСкачать

3 приема как поставить подчиненного на место / Управление персоналом 16+Скачать

Помощник руководителя обязанности | Работа помощник руководителя | Бизнес ассистент функцииСкачать

Как обучать новых сотрудников? / 4 шага в создании системы обучения сотрудниковСкачать

10 ВОПРОСОВ НА СОБЕСЕДОВАНИИ И КАК НА НИХ ОТВЕЧАТЬСкачать