Журнал учета ключевых носителей, выданных уполномоченным лицам (работникам) организаций в целях представления таможенным органам сведений в электронной форме (рекомендуемый образец)

Видео:Все о подаче сведений в ФИС ФРДО: Инструкция по заполнению шаблонаСкачать

Образец журнала учета и регламента использования в организации ЭЦП

Организации обязаны выполнять требования по обеспечению безопасности хранения, обработки и передачи средств криптографической защиты информации. Требования к хранению и учету электронной подписи и ее средств прописаны в отдельном приказе, а за его невыполнение юридическое лицо может понести наказание вплоть до уголовной ответственности.

Требования по обеспечению безопасности хранения ЭЦП

Требования к журналу учета ЭЦП, а также к документам по информационной безопасности указаны в Приказе от 13.06.2001 г. под номером 152, опубликованном Федеральным агентством правительственной связи и информации (ФАПСИ). Приказ прописывает определения средств криптографической защиты информации, ключевой информации, а также правила по хранению, обработке, передаче данных.

Приказ ФАПСИ от 13 июня 2001 г N 152 

Согласно приказу, электронная подпись в организации должна ставиться на учет, и ее движение (выдача, формирование, передача, установка или уничтожение) также должны быть отслежены документально. Для этой цели и создан журнал учета средств электронной подписи.

Нормативные документы

Помимо приказа ФАПСИ организации должны придерживаться в своей работе с электронной подписью следующий документов:

Все внутренние положения, регламенты и инструкции по использованию средств электронной цифровой подписи должны строиться на этих управляющих документах и отвечать их требованиям.

Общие положения регламента использования ЭЦП в организации

Документ должен включать все принципы использования ЭЦП в организации и содержать следующие разделы:

• термины и определения;
• нормативные ссылки;
• основные положения;
• требования к использованию ЭЦП;
• организация работы с носителями ключевой информации;
• правила получения сертификата ключа ЭЦП;
• правила предоставления данных о статусе сертификата ЭЦП;
• порядок использования ЭЦП;
• условия признания юридической силы ЭЦП;
• порядок отзыва сертификата ключа ЭЦП;
• процедура восстановления работы ранее приостановленного сертификата ЭЦП.

Дополнительно к документу указываются ссылки на положения по электронному документообороту, а также на приложения в виде журнала учета электронной подписи, акта уничтожения ключевых носителей и т.д.

Организация работы с носителями ключевой информации

Пользователи, имеющие доступ к средствам электронной подписи, несут ответственность за ее сохранность согласно ФЗ-63. Список лиц, имеющих доступ к носителям ключевой информации, должен быть составлен руководством организации и зафиксирован в журнале учета выдачи электронной подписи.

Руководство организации также обязано назначить сотрудника, ответственного за осуществление электронных взаимодействий со сторонними агентами, и наделить его правом устанавливать электронную подпись соответствующим приказом.

Директор отдела информационной безопасности по согласованию с руководителем организации назначает ответственных за установку на рабочих местах средств для работы с ЭЦП. Контроль за использованием средств электронной подписи, а также за хранение и безопасность ЭЦП ложится на сотрудников компании.

Правила хранения и использования ЭЦП

Носитель электронной цифровой подписи изготавливается в удостоверяющем центре и обслуживается сторонней организацией.

Генерация ключей и их запись на токен (ключевой носитель) происходит на специальном сертифицированном оборудовании с использованием регламентированных технологических процессов.

Формирование ключей ЭЦП, а также их маркировка учитывается в обязательном порядке в журнале учета ЭЦП организации. ЭЦП выдается сотруднику под роспись.

https://www.youtube.com/watch?v=MbN-Xj6w0pI

Установка на рабочее место ПО АРМ от КриптоПро призвано гарантировать безопасность ключевой информации. Для возможности восстановления сертификата ключевой подписи в случае поломки носителя создается его копия на персональном компьютере.

Безопасность информации во время копирования информации обеспечивается переносом данных только при помощи ПО «‎АРМ Генерация ключей». Носители ЭЦП маркируются специальными этикетками с номерами, соответствующими записи в журнале выдачи ЭЦП.

Каждому пользователю выдается личный носитель сертификата ЭЦП, содержащий закрытый ключ электронной подписи. Пользователь обязан хранить носители ЭЦП в месте, недоступной сторонним лицам.

Рекомендации по обеспечению безопасности при работе с ЭЦП

На ПК должно быть установлено только лицензионное ПО последней версии. Обновление программного обеспечения обязательное условие безопасного использования средств ЭЦП.

Также на ПК устанавливается антивирусное программное обеспечение с регулярным обновлением, а все съемные носители и файлы, запускаемые из сети, должны проверяться антивирусом перед открытием.

Рекомендуется использовать ограничение IP-диапазона, блокировку сетевых атак и средства фильтрации трафика.

Пример заполнения журнала использования ЭЦП в организации

Работа с электронной подписью должна проводиться с отдельной учетной записи. Аутентификация и идентификация пользователя происходит при помощи логина-пароля.

Все пароли должны быть уникальными и не совпадать с паролями от входа в систему. Плановая смена паролей происходит раз в 60-70 дней, а внеплановая — при выявлении нарушения в использовании носителей ключевой информации.

Для обеспечения информационной безопасности своего рабочего места пользователю запрещается:

• сообщать пароль третьим лицам от своей учетной записи;
• оставлять пароль, записанный на бумажном носителе, в общественном месте;
• выводить пароль на внешние устройства (дисплей, телефон);
• использовать пароль от учетной записи в интернет-кафе;
• использовать опцию сохранения пароля от учетной записи в памяти системы ПК.

Ключи шифрования ЭЦП должны храниться только на флэш-носителе. Для работы с ЭЦП флэш-носитель подключают к ПК, а после использования — закрывают программу, вынимают носитель и убирают его в шкаф или сейф. Оставлять носитель ЭЦП на столе во время отсутствия на рабочем месте запрещено.

Если есть подозрение на компрометацию ключа ЭЦП, необходимо срочно обратиться в удостоверяющий центр для приостановки действия сертификата или его отзыва.

Образцы документов

Регламент, а также положение по использованию и хранению электронной цифровой подписи составляются юридическим и IT-отделом исходя из требований приказа ФАПСИ № 152.

Образец для скачивания журнала учета ЭЦП в организации.

Пример регламента использования ЭЦП в организации.

Образец положения по использованию и хранению ЭЦП.

Для всех юридических лиц являются обязательными к выполнению требования Приказа ФАПСИ № 152 по обеспечению безопасности использования электронной цифровой подписи.

Каждая организация должна вести журнал учета ЭЦП в организации по образцу, а также иметь регламент и положение по использованию, обеспечению сохранности и уничтожению ЭЦП.

Документы должны содержать такие разделы, как требования к ЭЦП, организация хранения подписи и правила использования подписи, порядок отзыва сертификата и процедура восстановления ранее приостановленного. Составляются документы юридическим отделом и отделом информационной безопасности исходя из рекомендаций и требования ФАПСИ.

Видео:Как заполнить сведения об адресах сайтов на госслужбе – Елена А. ПономареваСкачать

Приказы об установлении списка лиц, имеющих доступ к персональным данным, о допуске работника, утверждении их перечня и места хранения: образцы и правила оформления

›

07.09.2019

Если допуск понадобится лицам, не обозначенным в приказе, для них издается отдельный документ. Допуск регистрируется в журнале.

Общие правила составления

1. Приказ оформляется на бланке формата А4.
2. Приказ должен содержать пункты, разъясняющие, что надо сделать, за какое время и кто из сотрудников за это отвечает.
3. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части указываются причины, побудившие создать приказ. В данном случае это законодательные акты.

Утверждение перечня личных сведений

Правовой акт включает в себя:

Утверждение перечня и отсылку к нему. Перечень часто оформляется в виде приложения.

• Утвердить прилагаемый перечень данных МОУ СОШ №7.
• Назначение ответственного за исполнение.
• Например: Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Установление списка лиц, имеющих доступ к такой информации

1. В правовом акте должно присутствовать:
2. Пример: В соответствии с Трудовым кодексом РФ и законом РФ № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27 июля 2006 года.

3. Перечень работников, допущенных к сведениям, с указанием их должности.

4. Вот примерно как выглядит документ для утверждения списка лиц, имеющих доступ к личным сведениям работников:

Пример: Контроль за исполнением возложить на К. А. Голикова.

Это могут быть дисциплинарные взыскания (увольнение, выговор, замечание), штрафы.

Правовая основа

Принимая на работу сотрудника, работодатель получает от него следующие данные личного характера:

Согласно ст. 86-90 ТК РФ организация-работодатель должна придерживаться правил:

• обработки личной информации сотрудников;
• хранения и пользования данными;
• передачи личных данных работников.

Приложение может включать образцы заявлений работников:

• о согласии с обработкой своих личных данных;
• о согласии получения дополнительных сведений в отношении работника.

Типовой вариант такого документа по указанию руководства может быть разработан:

• специалистом по кадрам;
• юристом компании;
• помощником руководителя.

приказа

Приказ должен включать в себя следующие элементы:

При работе с Положением о данных в отношении работников работодатели допускают некоторые ошибки:

Что такое персональные данные

Перечень кадровых документов, в которых содержатся персональные данные работников, приведен в табл. 1 на с. 76.

Таблица 1. Документы, в которых содержатся персональные данные работников

Оператор по обработке персональных данных

Обработка персональных данных — любое совершаемое с ними действие. Операции по обработке персональных данных:

Положение о работе с персональными данными

Таблица 2. Структура Положения о персональных данных работников

Фрагмент Положения о персональных данных работников

Введение Положения в действие

Образец приказа

Ознакомление работников с Положением

Работники должны быть ознакомлены с Положением под роспись (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Данный факт может фиксироваться:

• Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами
• Фрагмент журнала ознакомления сПоложениемо персональных данных
• Примечание. Срок хранения персональных данных

Ответственный за организацию работы с персональными данными работников

Образец приказа

Может быть введена и новая должность.

А.Ю.Тьевар, старший научный редактор журнала «Зарплата»

Кем издается?

Если допуск понадобится лицам, не обозначенным в приказе, для них издается отдельный документ. Допуск регистрируется в журнале.

Устанавливаем доступ к персональным данным

Не прочитано

https://www.youtube.com/watch?v=NRUTQ4C9kJQ

Документооборот / Идеальный документ

На страницах нашего журнала мы неоднократно писали о том, как составить и утвердить положение о персональных данных и получить согласие работников на их обработку. В этом номере мы обсудим, как оформить доступ к таким сведениям для сотрудников, которым он необходим, чтобы выполнять свою работу, а также назначим ответственного за организацию обработки персональных данных в компании.

Для чего нужен документ

С 27 июля 2011 года работодатель обязан назначать ответственного за организацию обработки персональных данных в компании1. Для этого ему нужно издать приказ. Ответственный сотрудник получает в таком документе конкретные указания от исполнительного органа компании, которые он обязан выполнять (например, генерального директора, президента, правления, дирекции и др.).

В каком виде составляется

В письменной. Унифицированной формы приказа нет, поэтому он составляется произвольно.

Что обязательно должно быть в документе

Дата, место составления, ссылка на положения Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (ст. 14, 18.1, 20, 21, 22.1), фамилия, имя, отчество ответственного за организацию обработки персональных данных, подпись, подтверждающая, что он ознакомлен с приказом.

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Для чего нужен документ

В трудовом договоре указываются обязанности сотрудника. Если они изменяются, нужно подписать об этом дополнительное соглашение.

• В каком виде составляется
• В письменной произвольной форме.
• Что обязательно должно быть в документе
• Новые обязанности в соответствии с приказом о назначении ответственного лица за организацию обработки персональных данных.

Приказ о снятии с работников ответственности за организацию обработки персональных данных

Для чего нужен документ

Как было отмечено выше, ответственный за организацию обработки персональных данных в компании должен быть один. Специалисты Роскомнадзора рекомендуют снять его полномочия с работников, на которых они были возложены ранее (если такие есть в вашей организации).

1. В каком виде составляется
2. В письменной произвольной форме.
3. Что обязательно должно быть в документе
4. Дата, место составления, перечень работников, с которых снимается ответственность за организацию обработки персональных данных, подписи всех лиц, названных в приказе.

Приказ об установлении перечня работников, которые имеют доступ к персональным данным сотрудников компании

Для чего нужен документ

Персональные данные работника могут храниться на бумажных носителях и (или) в электронной форме. При этом работодатель обязан определить список лиц, которым нужен к ним доступ, чтобы выполнять свои трудовые обязанности2.

• В каком виде составляется
• В письменной произвольной форме.
• Что обязательно должно быть в документе
• Дата, место составления, ссылка на законодательство, перечень работников, которым устанавливается доступ к персональным данным сотрудников организации, подписи всех лиц, названных в приказе.

Обязательство о неразглашении персональных данных

1. Для чего нужен документ
2. Если у вас будет обязательство, вы сможете привлечь работника к ответственности, если он раскроет персональные данные сотрудника, которые стали ему известны при исполнении своих обязанностей3.
3. В каком виде составляется
4. В письменной произвольной форме.

5. Что обязательно должно быть в документе
6. Дата, фамилия, имя, отчество лица, который дает обязательство, его паспортные данные, предмет обязательства (что именно обещает не раскрывать), ссылка на законодательство об ответственности за разглашение персональных данных, подпись автора обязательства.

   Составляем приказ о персональных данных работников

   К персональным данным относится информация, позволяющая определить конкретное лицо. Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ определен перечень сведений, в том числе Ф.И.О., пол, возраст, фото и видео человека, образование, место проживания, семейный статус и другие подобные сведения, по которым конкретное лицо может быть идентифицировано.

   https://www.youtube.com/watch?v=NRUTQ4C9kJQu0026t=272s

   Ответим в статье на вопросы о необходимости издания и содержании приказа о защите данных, а также ответственности работодателя при его отсутствии.

   Зачем нужен приказ о персональных данных

   Администрацией учреждения должна быть внедрена система защиты информации, касающейся сведений о работниках. Одним из элементов данной системы является издание распорядительного документа, определяющего алгоритм работы с данными.

   Приказ о защите сведений определяет обязанность ответственных лиц обеспечить конфиденциальность персональных данных о сотрудниках и объем допуска каждого должностного лица.

   Установленный образец приказа о защите персональных данных работников отсутствует, однако законодательно определено содержание документа, сопровождающего организацию процесса защиты информации:

   • назначение ответственного за организацию процесса обработки данных;
   • определение перечня лиц, допущенных к сбору, хранению и обработке;
   • утверждение положения об обработке и защите конфиденциальных данных.

   Видео:Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить - Елена А. ПономареваСкачать

   

   Журнал учета использования электронной подписи. Журнал учета ключевых носителей, выданных уполномоченным лицам (работникам) организаций в целях представления таможенным органам сведений в электронной форме (рекомендуемый образец)

   » Журнал » Журнал учета использования электронной подписи

   Акт уничтожения средства электронной подписи составляется в организации в случаях, когда необходимость в использовании этого вида подписи отпадает, меняются условия эксплуатации либо истекает срок самого сертификата электронной подписи и ЭЦП.

   ФАЙЛЫСкачать пустой бланк акта уничтожения средства электронной подписи .docСкачать образец акта уничтожения средства электронной подписи .doc

   Где регистрируется

   Когда происходит получение ключа, его номер и дата получения обязательно заносятся реестр сертификатов ключей. Это отражено в пятом пункте статьи 14 Закона №63-ФЗ от 6 апреля 2011 года.

   При уничтожении в этом документе делается соответствующая отметка с подписями ответственных лиц. При этом могут быть упомянуты номер и дата акта уничтожения средства электронной подписи.

   Сроки

   Удостоверяющие центры выдают электронные цифровые печати организациям и частным лицам, они и определяют сроки их действия. В большинстве случаев это календарный год. Практика показала, что это оптимальный срок использования, за который организация успеет выполнить все полагающиеся действия с электронной подписью.

   Кроме того, бухгалтерия за год минимум один раз делает сводный отчет с проверкой сроков действия электронной подписи. При правильно организованной в учреждении работе печать будет вовремя заменена на новую. Предыдущая версия, если она устарела, уничтожается.

   Виды средств электронной подписи

   В 2011 году закон точно определил, какие электронные подписи могут быть действительны в Российской Федерации. Это всего две разновидности: обычная и усиленная электронная печать. Последняя, в свою очередь, делится на квалифицированные и неквалифицированные экземпляры.

   Обычная электронная подпись может представлять собой пароль.

   Усиленная отличается от обычной тем, что при ее формировании применяются криптографические способы. Квалификация же печати приобретается путем издания специального квалифицированного сертификата.

   Юридическими лицами допускается использование только квалифицированной усиленной печати. И акт уничтожения средства электронной подписи может быть издан только по поводу уничтожения этого вида ЭП.

   Кем составляется акт

   Для того чтобы документ имел законную силу, числиться в составителях должны минимум три человека. Согласно общепринятым требованиям в акте должна содержаться информация о:

   • Полном наименовании организации (юридического лица), которому принадлежит средство электронной печати.
   • ФИО и должности членов комиссии, которая составила акт.
   • Дате и городе подписания документа. Эти данные располагаются в верхней части, сразу после названия акта уничтожения средства электронной подписи.
   • Полном наименовании средства электронной подписи.
   • Способе уничтожения.
   • Том, куда будет передана карточка учета лицензии ЭЦП.

   Причем последние два пункта уже сформулированы в бланке. Остается вписать название местного казначейства и название уничтожаемой единицы учета на предприятии.

   Когда электронная подпись перестает действовать

   14 статья, пункт 6 закона 63-ФЗ предусматривает такие основные случаи, при которых дальнейшее использования электронной цифровой печати нецелесообразно, так как сертификат на ее использование теряет силу. Это происходит если:

   • Вышел срок его действия и требуется продление. Обычно УЦ, которые выдают ЭП и сертификаты к ним, ограничивают время действия одним годом.
   • Тот, кто владеет правом подписи, пишет заявление специального образца о том, что он уничтожает ее и больше не собирается использовать.
   • Закрывается учреждение, которое использовало ЭЦП. В этом случае обязательно наличие подтверждающих этот факт документов.
   • Удостоверяющий центр, который выдал ЭЦП, закрылся и не передал свои права другому учреждению. Причем ответственность за информирование владельцев электронных печатей лежит на самом удостоверяющем центре.
   • Если для продолжения действия сертификата в него необходимо внести какие-либо изменения (например, продлить срок).
   • Если физический носитель ЭЦП (например, флешка) вышел из строя, а копий его не было сохранено.

   Причем если у сертификата истек срок действия, то его владелец обязан максимум за 5 дней написать заявление о том, что ему требуется продление. Если владелец такого заявления не написал, то все документы, подписанные этой электронной цифровой печатью, теряют свою силу, а деятельность по процессам, заверяемым с помощью такой ЭЦП, считается незаконной.

   https://www.youtube.com/watch?v=e0aout08o8w

   Большинство удостоверяющих центров строго следят за сроками пользования своих печатей и в таких случаях прекращают их действие дистанционно.

   Кто может уничтожить

   Средства электронной подписи контролируются не меньше, чем физические печати. Уничтожить их могут либо владельцы, которые писали заявление на получение и пользовались в рабочей деятельности, либо доверенные лица этих сотрудников.

   Важно! Право действовать от имени владельца сертификата должно быть официально подтверждено нотариально заверенной доверенностью.

   Кому нужно сообщить

   Все ЭЦП и сертификаты к ним с самого начала заносятся в общий Реестр сертификатов. Когда происходит уничтожение средства электронной подписи, эта информация должна быть удалена из этого реестра в течение 1 рабочего дня.

   Несмотря на то что действие сертификата можно прекратить и по телефону, и при личном устном обращении, юридически более грамотно будет оформить все в письменном виде. Так, при обращении в суд, например, на руках остается официальный документ, который может послужить веским доказательством в пользу одной из сторон.

   Также информация об уничтожении ЭП и аннулировании сертификата поступает в САС, которая издает официальное уведомление об аннулировании.

   Таким образом, инициатором уничтожения и вычеркивания из реестра действующих ЭП может быть как владелец, так и удостоверяющий центр, который ее выдал.

   И в этом процессе очень помогает акт уничтожения средства электронной подписи, бланк и образец которого размещены на нашем сайте.

   assistentus.ru

   Об утверждении положения о порядке хранения средств электронной цифровой подписи (ЭЦП)

   Документ по состоянию на февраль 2014 г.

   📸 Видео

   Учет НМА с 2024 года: что изменить в учетной политикеСкачать

   

   Учет спецодеждыСкачать

   

   Управленческая отчетность - пример внедрения. Панель управления ключевыми показателями. Дашборд.Скачать

   

   Журнал учёта счетов-фактур, соцвычеты на обучение, санкцииСкачать

   

   196 вебинар КБА НКО 30.05.2023 - «Предоставление бл. помощи и пожертвований физ-м и юр-м лицам»Скачать

   

   Порядок проведения инвентаризации, учет излишков и недостачСкачать

   

   ООО, ИП, АО, ЗАО... Организационно-правовые формы предприятий.Скачать

   

   Учет принятых обязательств в ПП Бухгалтерия государственного учрежденияСкачать

   

   Отражение данных о капитальном ремонте в инвентарной карточке учета НФАСкачать

   

   Управленческая отчетность от А до Я: основы внедрения, инструменты, результатыСкачать

   

   Счет фактура, УПД, транспортная накладная, товарная накладная, акт и договор | Краткий обзорСкачать

   

   Подготовка заявки: как заполнить разделы по интеллектуальной собственности. Август 2021Скачать

   

   Второй оптимизационный пакет поправок: отдельные изменения (обучение закупкам по 44-ФЗ), 18.02.2021Скачать

   

   Нововведения по дополнительным требованиям и порядку оценки заявок.Скачать

   

   Обзор ключевых изменений в законодательстве по 44-ФЗСкачать