Журнал регистрации карт (7 видео)

Содержание

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистриро
Пожалуй, приступим
Внутренние документы
Договоры
Входящие документы
Назначение и порядок ведения журнала учета корпоративных карт
Универсальное средство расчетов
Назначение
Какие бывают карты?
Порядок оформления
Создание списка сотрудников
Хранение, выдача и возврат
Ведение журнала учета корпоративных карт
📺 Видео

Видео:Как правильно прошить и опечатать документСкачать

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистриро

– Минуточку, Иван Сергеевич!– Что такое?– Пока не произведем опись всех документов, о душе и речи быть не может.– Ну и бюрократ же ты, Вертер! […]– Но если мы допустим беспорядок в документации, потомки нам этого не простят. […] Вот, недавно, Иванов А.В. привез гадину из мезозойской эры. И мы записали, что это – птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу!– Это ужасно, Вертер. Ужасно…К/ф « Гостья из будущего»

Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего».

И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации.

Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался!

Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности.

Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать? что не регистрировать? если регистрировать, то как? какие документы и каким образом хранить? кому рассылать? И тому подобные «страшные ужасы»! На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота.

«Спокойствие, только спокойствие!» – как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил». Мы поможем вам разобраться с регистрацией[1]: какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т.д.

Я постараюсь дать универсальные рекомендации, следуя которым вы сможете не только самостоятельно выстроить основу документооборота организации, не наплодив сколь-нибудь страшных ошибок, но и развить его, модифицировать и усовершенствовать, приспособив под нужды и особенности конкретной организации.

Рекомендации, которые я дам в этой статье, основаны на личном опыте и обкатаны в течение нескольких лет работы в канцелярии.

Пожалуй, приступим

Итак, нам потребуется:

компьютер, оснащенный пакетом программ MS Office (в частности, MS Excel);
сканер;
принтер;
корпоративная электронная почта (если ее нет, то бумага А4 в несколько повышенном количестве для ксерокопий);
штамп «Вход. №_______, «____» ___________20___г.». Он может быть куплен как готовым, так и самонаборным. Если нет штампа – не беда! Напишете необходимые отметки от руки.

Наверное, я огорчу некоторых из вас, сказав, что для правильно организованного документооборота нужно регистрировать практически все документы, проходящие через секретаря (канцелярию), потому что в большинстве организаций принято, чтобы всякое движение документов осуществлялось именно через секретаря или канцелярию.

Далее разобьем весь поток документов на несколько больших групп:

внутренние документы, создаваемые и перемещающиеся только внутри вашей организации (служебные и докладные записки, протоколы и т.д.);
договоры и связанные с ними документы (приложения, спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий и согласования разногласий, соглашения о расторжении и др.);
входящие документы, поступающие извне: по почте, по факсу, по электронной почте, с курьером, привозимые работниками из командировок и т.д.;
исходящие официальные письма;
документы, отправляемые из вашей организации.

Остановимся подробнее на каждой из групп документов.

Внутренние документы

Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать. Обычно требуется четыре реестра регистрации:

Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами (приказом) или учредительными документами (уставом организации).

Для распоряжений каждая из служб или отделов должна вести отдельный реестр (в Примере 2 они выполнены в виде отдельных вложенных листов; их можно увидеть, посмотрев в нижний левый край документа) и использовать буквенную индексацию (например, распоряжения по отделу логистики могут иметь буквенный индекс ОЛ (Пример 3), распоряжения по бухгалтерии – буквенный индекс ГБ (Пример 4)).

Распоряжения по всей компании в целом могут регистрироваться без буквенного индекса.

Реестр служебных, пояснительных и докладных записок. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 5.

Пояснения по столбцам:

«П/н» – порядковый номер.

«Дата» – дата документа.

«№ записки» – номер документа.

«Кому адресована/отослана» – перечень должностей и Ф.И.О. лиц, которым адресован и отослан данный документ.

«» – краткое содержание документа.

«ГИД» – должность и Ф.И.О. главного исполнителя документа.

«Примечание» – примечания и служебные отметки.

https://www.youtube.com/watch?v=DiEcL1hZFac

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы:

Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме.

Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.

Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре – делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.

Договоры

Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8–10. Останавливаться на нем не будем, т.к. в мартовском номере[3] я подробно описывала, как создать и вести этот реестр.

Входящие документы

Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции. Конечно, никто не запрещает вам создать отдельные реестры для документов, поступающих по факсу, по электронной почте и т.д.

, но этим вы создадите себе лишние хлопоты, а возможно, и неприятности: например, на запрос руководителя «подобрать все полученные документы от ООО „Эдельвейс“» вы забудете просмотреть пару регистрационных журналов или, открывая большое количество разнообразных реестров и соединяя полученные путем наложения фильтров данные в единый документ, сильно затянете сроки выполнения данного вам поручения.

Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как представлено в Примере 11.

Пояснения по столбцам:

«№ п/п» – номер по порядку (не путать с регистрационным номером!).

«Дата регистрации» – официальная дата регистрации.

Здесь нужно дать некоторые пояснения.

Внимание! Я буду «учить вас плохому»: вы, вероятно, уже читали в книгах по делопроизводству, что поступившая корреспонденция должна регистрироваться в день ее получения. На самом деле «день получения» – это понятие несколько размытое.

Так, у простых почтовых писем, получаемых через «Почту России», фактическую дату получения отследить практически невозможно: на конверте присутствует только оттиск почтового календарного штемпеля с датой поступления письма в ваше отделение связи. За получение простого письма на почте расписываться не нужно.

Отсюда следует, что зарегистрировать такое письмо можно и «завтра», а в зависимости от его содержания – и вовсе «потерять».

Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь.

В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т.д.

«Регистрационный номер» – номер, присваиваемый данному пакету документов и проставляемый с помощью штампа «Вх. №» или от руки в правом нижнем углу каждого одностраничного документа и на первой странице многостраничного, если иное не предусмотрено инструкцией по делопроизводству организации.

Номер может быть как числовым, так и буквенно-числовым (это предпочтительнее, т.к. я рекомендую разбить входящие на следующие подгруппы и ввести для каждой буквенный индекс: Ф – факс, ЭП – электронная почта).

Без индекса следует регистрировать бумажные документы, полученные иными путями (например, доставленные работником организации и сданные на регистрацию по возвращении его из командировки; доставленные гостями, посетившими вашу организацию с деловым визитом и т.д.).

Буквенный индекс может быть абсолютно любым, в зависимости от ваших насущных потребностей, например, ЗП – заказное письмо, ЦП – ценное письмо и т.д. Но не очень увлекайтесь, а то сами запутаетесь.

Обратите внимание! Все поступившие к вам документы должны иметь регистрационные номера, а вот проставлять их с помощью штампа или от руки нужно не везде. Обычно перечень таких документов уточняется в беседе с руководителем компании или/и с руководителями соответствующих служб и подразделений. Например, штамп «Вх. №» можно не проставлять на следующих документах:

первичные бухгалтерские документы (товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.);
документы, полученные из различных судебных инстанций (в этом случае, как вариант, надпись «Вх. №» может проставляться карандашом или на обороте документа);
международные товарные накладные CMR.

Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации.

Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы (открытки, проспекты, брошюры, буклеты), а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала (таких как исходящий номер, дата, должность и Ф.И.О. ответственного лица, подпись, печать) и выполненные не на бланке организации.

https://www.youtube.com/watch?v=1pp-GmfcsNo

На первых порах рекомендую заносить в реестр все поступающие документы, даже если они носят рекламно-информационный характер и не имеют признаков, присущих деловой бумаге, т.к. практика показывает, что неопытный работник, ведущий регистрацию, по первости не всегда может верно оценить характер и важность полученных документов (см. эпиграф к статье).

Наш совет. Не выбрасывайте вскрытые конверты. Причем даже если вы не проставили на документах номер (из вышеприведенных мною или других подобных соображений), то на конверте его нужно проставить обязательно. После чего конверт прикрепляют (степлером или скрепкой) к документам, которые в нем пришли.

Входящий регистрационный номер нужно обязательно проставлять на вашем экземпляре накладной экспресс-оператора. Если в момент доставки вы видите, что экземпляр накладной один и курьер явно намерен его забрать себе, то не поленитесь и сделайте ксерокопию. Советуем сохранять эти накладные в отдельной папке. Рано или поздно эта папка вам может очень пригодиться.

«Организация-отправитель» – наименование организации или физического лица контрагента, указанное на почтовом конверте. Это очень важное уточнение, особенно если вы работаете с контрагентами, имеющими многочисленные филиалы в разных городах, т.к. иногда очень важно знать, от кого фактически поступил пакет.

«Адрес отправителя (фактический)» – списывается с конверта.

«» – самая важная графа. Сюда аккуратно вписываем все, что пришло в этом пакете, а именно исходящие номера, даты и названия присланных документов. Если присланы копии каких-либо документов, то в скобках указываем «копия»; если эти документы являются заверенными копиями, то пишем «заверенная копия».

Видео:Журнал Регистрации 1CСкачать

Назначение и порядок ведения журнала учета корпоративных карт

Корпоративные карты в последнее время все чаще используются различными организациями для осуществления повседневных расчетов. Они являются удобными, поэтому вводятся в деятельность предприятия.

Оформление карты производится для оговоренных локальными нормативными актами сотрудников. Выдача осуществляется банком с предварительным открытием корпоративного счета.

Для проверки использования, выдачи и возврата платежных средств в компании должен быть заведен журнал учета корпоративных карт. Он оформляется ответственным лицом в определенном порядке.

Универсальное средство расчетов

Корпоративные карты – универсальные средства расчетов, необходимые для проведения платежей в качестве оплаты товаров, услуг, снятия наличных средств. Они применяются на основании пунктов Положения об эмиссии банковских карт и операциях с ними.

Банковские организации вводят в оборот дебетовые, кредитные и предоплаченные карты. Каждая из них может быть выпущена как физическим или юридическим лицом, так и индивидуальным предпринимателем.

Оформление карты возможно только на работников конкретного предприятия, которые подали заявление на ее выпуск. При этом сделать это может не каждый сотрудник, а только лицо, должность которого отражена в списке пользователей корпоративной картой.

Для осуществления выдачи необходимо заключение договора между предприятием и сотрудником. На основании бумаги человек может использовать карту в определенном порядке.

На сумму, которую можно использовать, устанавливается определенный лимит. Он может быть постоянным и временным.

В некоторых случаях ограничения предусматриваются исключительно для:

наличных платежей;
безналичного использования средств;
операций, проводимых на территории иностранного государства.

Корпоративные карты могут использоваться только с соблюдением некоторых условий:

Средства не могут быть зачислены на карту через третьих лиц.
Операции проводятся на счете предприятия. Поэтому если сотрудник захочет потратить лишние средства на личные нужды, начальник обязательно увидит это.
В тот момент, когда производятся расходы, средства считаются подотчетными. Банковская организация может запросить подтверждающую документацию по операциям.
При валютных операциях проводится уведомление банка в 10-дневный период. В документе приводятся обоснования расходов, а также расчеты.

Назначение

Преимущества корпоративных карты выделяют многие организации, которые ввели их в качестве платежных средств. С помощью них расходы стали легче не только для работников фирмы, но и бухгалтеров, ведущих учет, работодателей, контролирующих расходы.

Выделяют несколько пунктов, которые отличают такой тип карт от обычной:

Корпоративная карта применяется при совершении покупок товаров, оплате услуг и работы поставщиков.
Использовать платежное средство можно в командировках сотрудника. Легко с помощью карты оплачивать представительские расходы.
Личные траты сотрудниками исключаются. Также запрещено переводить средства для оплаты заработной платы на корпоративный счет.
Пластиковую карту можно использовать не только как средство проведения безналичных операций. При необходимости с нее можно снять деньги.
Отчет о тратах при использовании корпоративной карты намного проще, чем при выдачи наличных. Ведь в данном случае не оформляется ордер, не вносятся данные об операции. Чтобы подтвердить расходы, необходимо подписание платежного поручения. Если счет и карта объединены, то даже этот этап не выполняется.
В ходе стандартного использования сумм, выдаваемых под отчет, работник направляет на имя руководителя заявление. В нем отражается необходимая сумма и порядок предоставления отчета. При наличии корпоративной карты такая процедура не проводится.
Вторичное использование карты требует только фактического отчета.
Лимит, максимально допустимый для корпоративных карт, не предусмотрен. В случае выдачи наличных работнику предоставляется не более 100 000 рублей. Ограничение по корпоративным картам устанавливается самим работодателем.

Бланк журнала учета корпоративных карт

Какие бывают карты?

Компания может самостоятельно определить виды платежных корпоративных карт, которые будут использоваться для расчетов. Банковскими организациями предоставляется множество типов. Прежде всего, стоит определить дебетовую или кредитную карту необходимо выдать сотрудникам.

https://www.youtube.com/watch?v=j4i9nRAf2ao

В первом случае работник будет тратить средства, имеющиеся на счету предприятия. Если выбирается кредитная карта, то определенная договором с банком сумма зачисляется в виде кредита на счет.

Даже если в ходе работы будут использованы дебетовые карты, имеется возможность частичного кредитования. Услуга называется овердрафтом. Она применяется при отсутствии собственных средств на карте в ходе оплаты товаров. Овердрафт представляет собой небольшой займ, который можно тратить, когда личные деньги закончились.

Корпоративные карты могут быть именными и неименными. При обозначении имени на платежном средстве использовать его может только определенный сотрудник. Дополнительно на карту наносятся специальные знаки, отражающие фирму работодателя.

Неименные карты выпускаются для всей компании. Они выдаются любому лицу, входящему в определенный локальными нормативными актами список.

Порядок оформления

Порядок оформления корпоративной карты содержит несколько основных пунктов:

Перед созданием самого платежного средства в банковской организации открывается специальный счет. Он необходим для зачисления средств, которые будут доступны при использовании платежной карты.
Далее создаются сами карты, заверенные образцами подписей сотрудников.
Предприятие и банк заключают договор на открытие счета и проведение расчетов по корпоративным картам.
Чтобы средства списывались с основного счета, составляется дополнительное соглашение.

При предоставлении необходимой документации и открытии счета, заявителю нужно передать в банк:

пофамильный список сотрудников, которые допущены к использованию карт, внесенный в специальный реестр;
заявление сотрудника на выдачу с подписью начальника организации;
приказ о выдаче платежных средств указанным сотрудникам.

Карта может быть выдана только тому работнику, который прописан в заявлении и приказе. Если самостоятельно он получить ее не может в силу каких-либо обстоятельств, то выдача осуществляется доверенному лицу после оформления нотариальной доверенности с подтверждением данного права.

Создание списка сотрудников

Предприятие должно определиться со списком сотрудников, которые будут использовать неименные корпоративные карты. Пофамильный перечень утверждается на основании приказа или распоряжения начальника организации.

При создании документа можно ориентироваться на приведенный ниже образец:

Общество с ограниченной ответственность «Сладовар»

ПРИКАЗ №59

об утверждении списка работников,

которые вправе использовать корпоративные карты

г. Москва 15 августа 2020 года

В соответствии с порядком перехода организации на безналичные расчет с подотчетными лицами

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить список сотрудников, допущенных к использованию корпоративных карт и распоряжению денежными средствами на их счете:

Генеральный директор Ульянченко А.Ю.
Главный бухгалтер Осинцева М.В.
Коммерческий директор Лиманов В.Г.
Главный специалист по закупкам Арзуманова И.И.
Аудитор Солонинкина А.С.
Менеджер по закупкам Баранова С.Е.

Генеральный директор ________________ /Ульянченко А.Ю./

Скачать бланк журнала учета корпоративных карт

Скачать пример заполнения бланка журнала учета корпоративных карт

При увольнении одного из указанных в списке лиц или приеме на работу нового работника, который также может использовать корпоративные карты, список составляется в приказном порядке заново. Документ повторно направляется в банк при любых изменениях.

Образец заполнения журнала учета корпоративных карт

Хранение, выдача и возврат

В компании должен быть налажен контроль, связанный с хранением, движением корпоративных платежных средств.

Он необходим для исключения вероятности:

потерь корпоративных карт;
нецелевого использования;
хищения денег.

Именные карты всегда остаются у держателей. Они должны соблюдать требования безопасности.

https://www.youtube.com/watch?v=_SKSal7JqzM

Если карта неименная, она может быть выдана сотруднику только в случае необходимости. Чаще всего платежные средства предоставляются при отъезде в командировку, представительских расходах.

Порядок передачи карты работнику не прописывается на законодательном уровне. Поэтому компании рекомендуется самостоятельно установить его в локальных документах.

Чаще всего в ходе выдачи сотрудником составляется заявление с указанием цели и предположительными расходами. Представитель работодателя подписывает документ и прописывает лимитированную сумму, которая может использоваться работником.

Выдача осуществляется на определенный срок. Он отражен в положении, разработанном предприятием. Продлить его может только руководитель в особенных случаях. Чаще всего продление возможно при постоянных длительных командировках сотрудника.

Если карту вовремя не вернут, то лицо, осуществляющее контроль, сообщает об отсутствии платежного средства главному бухгалтеру. Карта моментально блокируется, а к нарушителю применяются меры.

Ведение журнала учета корпоративных карт

Для того, чтобы отслеживать движение платежных средств, в предприятии оформляется журнал учета корпоративных карт.

В документе прописываются:

дата выдачи;
срок, отводимый на использование;
цель передачи средства;
номер карты;
лимитированная сумма;
должность, фамилия, имя, отчество сотрудника, получившего карту.

Ведение документа осуществляется назначенным руководителем ответственным лицом. Он удостоверяется, что при выдаче и возврате карты сотрудник ставит свою подпись. Также заверяется данный факт отметкой бухгалтера предприятия.

Платежные карты корпоративного характера являются весьма удобными. Поэтому большое количество организаций активно использует их в повседневной деятельности.

Внимание!

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!