Запрос работодателя о предоставлении документов (сведений) отделу кадров (примерный образец)

Письмо – запрос. Примеры и бланки

В России, чтобы получить нужную информацию, заинтересованная сторона составляет официальный запрос.
Повод для составления запроса различен. Это получение информации о акциях и скидках, текущих цен на товар, получение документов, прайс-листов, каких – либо сведений.

Нюансы составления письма

Сотрудник, оформляя официальное письмо – запрос в другую организацию, должен придерживаться определенных правил. Запрос оформляется на имя директора, его заместителя или иного должностного лица, занимающего руководящую должность письменно на бумаге формата А4.

Если в компании есть свой фирменный бланк, то используют его, где уже заранее прописаны реквизиты (наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и контакты). В России анонимные запросы не принимаются и на них не обращают внимания. В письме должно быть понятно от кого пришел запрос и как можно связаться и отправить ответ.

При написании основной части документа нужно четко и кратко выложить намерение в получении нужной информации. При возможности ссылаются на законы РФ, которые гарантируют ответ.

Скачать бланк и образец письма – запроса

Скачать пустой бланк письма – запроса (Word, 28 Кб)

Скачать образец письма – запроса (Word, 28 Кб)

4. Примеры различных писем – запросов

Здесь представлены примеры и бланки самых часто используемых запросов:
— О предоставлении информации
— О предоставлении документов
— В налоговую
— В банк
— Письмо-запрос акта сверки
— О подтверждения необходимой информации

Пишется официально с указанием всех необходимых реквизитов, обычно используют фирменный бланк. Схеманаписания текста документа:
1. Разъяснение мотива.
2. При необходимости указывают закон РФ, регламентирующий просьбу.
3.

Суть обращения и что требуется от получателя данного обращения.
4. Указание данных запрашиваемого информацию: ФИО, подпись, печать.
5. Регистрация исходящего документа.
Важно отметить, что не стоит писать такой тип запроса в порядке ультиматума.

Это может негативно сказаться на репутации организации, от которой направлено письмо.

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении информации (29 Кб)

Письмо-запрос о предоставлении документов

Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации. Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д.
Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса:
1.

«Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон).
2. Регистрация в качестве исходящего документа. Обычно под номером регистрации кратко прописывают тему обращения.
3. Обращение к руководителю (Уважаемый(ая) ….)
4. Суть просьбы и пожелание сотрудничества.
5. Завершение письма-запроса (ФИО, подпись, при необходимости печать).

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении документов (29 Кб).

Письмо-запрос в налоговую

Наиболее часто письма – запросы в налоговую службу направляются бухгалтерией предприятий и организаций для предоставления пояснений по положениям НК РФ, информации и документов. 

Скачать бланк – образец письма-запроса в налоговую (Word, 33 Кб)

Письмо-запрос в банк

Банки предоставляют лишь малую часть данных о их клиентах. Полная и детальная информация на запрос предоставляется только на основании судебного решения. Однако физлица, а так же компании нередко осуществляют запросы о банковских продуктах.
Скачать бланк – образец письма-запроса в банк (Word, 31 Кб)

Письмо-запрос акта сверки

Акт сверки необходим для подтверждения наличия или отсутствия задолженности. Запрос формируется и отправляется на имя руководителя.

Скачать бланк – образец письма-запроса акта сверки (Word,  29 Кб)

Такие письма направляет, например, кадровая служба, которой необходимо выснить – действительно ли принимаемый на серьезную должность сотрудник трудился в предыдущей компании.

Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)

Способы отправки письма – запроса

Письмо – запрос является элементом деловой переписки между организациями или физлицом и компанией. Доставить документ можно тремя способами:
1. Самостоятельно, зафиксировав получение у секретаря или иного должностного лица, осуществляемого прием информации.

Обычно формируют два образца документа, где один из них остается на руках с отметкой о получении. Это дает гарантии, что запрос «не потеряется».
2. Воспользоваться услугами почты, отправив заказное письмо.
3.

Отправить по электронной почте и продублировать обычным письмом.

Сроки ответа

Деловая переписка по законам РФ никак не регламентируется. Будет ли отправлен ответ на запрос или нет, зависит от того, насколько получатель следует правилам деловой этики. Ответить за запрос хороший тон для солидной компании.

Так же следует ожидать, что ответ на запрос вы получите, но он будет отрицательным.
Таким образом, стоит отметить, что все письма-запросы составляются в соответствии с основными требованиями, предъявляемым к деловой переписке: краткость и точность излагаемой мысли, отсутствие двойственных фраз.

Кроме того, письма оформляются на фирменном бланке компании (при его наличии).

Выдаем работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р

При увольнении или в любой момент по требованию работника, который выбрал электронный способ ведения трудовой книжки, работодатель обязан выдать сведения о его трудовой деятельности. Форма СТД-Р и порядок ее заполнения утверждены приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23н. Она обязательна и, по своей сути, является частично заменой бумажной трудовой книжки.

Причем по содержанию и правилам заполнения она очень схожа с СЗВ-ТД. Расскажем, как оформить этот документ, если работник подал заявление на увольнение.

Какие данные туда включать? С начала работы у данного работодателя или только за 2020 год? Надо ли выдавать сведения по форме СТД-Р сотруднику, если он не написал заявления о выборе электронной трудовой книжки? Какая ответственность грозит работодателю за невыдачу?

Когда и кому выдавать форму СТД-Р

Сведения по форме СТД-Р должны выдавать все работодатели, у которых есть трудящиеся по трудовым договорам2, в том числе индивидуальные предприниматели (ИП), адвокаты, нотариусы, которые занимаются частной практикой, главы крестьянских (фермерских) хозяйств. Причем независимо от формы собственности и количества сотрудников (ст. 66.1 ТК РФ, п. 1.1 Порядка заполнения).

Выдавать сведения по форме СТД-Р обязательно только тем работникам, которые выбрали ведение трудовой книжки в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Работник (в том числе дистанционный, совместитель или надомник) обязан их получить:

• при увольнении – в последний рабочий день;
• по запросу – в течение трех рабочих дней после подачи заявления о выдаче3.

Нужно ли выдавать при увольнении СТД-Р сотруднику, который:

• не писал заявление о ведении электронной трудовой книжки или
• выбрал продолжение ведения трудовой книжки на бумаге?

Нет, не нужно. При увольнении работодатель в последний день работы сотрудника обязан:

1) выдать ему на руки бумажную трудовую книжку или

2) предоставить сведения о трудовой деятельности, если он отказался от ведения бумажной трудовой.

https://www.youtube.com/watch?v=UDSKEX7FCrw

А значит, если работник не подавал заявления об отказе от ведения трудовой книжки на бумаге или подал с просьбой сохранить ее, выдать ему при увольнении нужно лишь бумажную трудовую книжку (ст. 66.1 и ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Кто и как должен оформлять документы по форме СТД-Р

Поскольку недавно утвержденная форма СТД-Р является продолжением серии обязательных форм по ведению электронных трудовых книжек, логично передать полномочия по выдаче сведений по форме СТД-Р работнику, который отвечает в организации за бумажные трудовые книжки и/или заполняет отчет по форме СЗВ-ТД. В этом случае он с большей долей вероятности не допустит ошибок. Для передачи обязанности по выдаче документов по форме СТД-Р составьте приказ, содержащий данные о назначении такого ответственного лица и (при необходимости) внесите изменения в его должностную инструкцию и/или трудовой договор.

Форму СТД-Р работодатель может выдавать как в бумажном, так и электронном виде. Какой вариант выбрать, решаете не вы, а работник, указав в заявлении – лично или электронным способом на электронный адрес работника (ст. 66.1 ТК РФ, п. 1.3 Порядка заполнения).

Напомним, что бумажную форму нужно заверить подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица и печатью организации (при ее наличии). Электронную – усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица (см. п. 2.7 Порядка заполнения).

Как правильно заполнить форму СТД-Р

Форма СТД-Р состоит из четырех групп сведений:

1) о работнике – вносите сюда все персональные данные о сотруднике из имеющихся в организации кадровых документов. Например, из личной карточки. Остальное заполните из документа, который подтверждает регистрацию работника в системе персонифицированного учета ПФР (постановление Правления ПФР от 13.06.2019 № 335п4);

2) касающиеся работодателя – сюда все данные можно перенести из выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;

3) про подачу заявления о способе ведения трудовой книжки или выдачи сведений о трудовой деятельности;

4) о трудовой деятельности.

Ниже подробно рассмотрим порядок заполнения всех разделов и строк данной формы. Начнем с первого раздела: «Сведения о работнике» (образец заполнения см. в Примере 1).

Пример 1. Фрагмент заполнения раздела «Сведения о работнике»

«Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)»: заполняйте сведения на русском языке в именительном падеже полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами. Поле «Отчество», соответственно, заполняйте при его наличии.

«Дата рождения»: поставьте дату рождения сотрудника в формате «ХХ» месяц ХХХХ года.

«СНИЛС»: укажите страховой номер индивидуального лицевого счета работника. Напомним, он состоит из 11 цифр в формате ХХХ-ХХХ-ХХХ-ХХ или ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ.

Теперь переходим ко второму разделу – «Сведения о работодателе» (образец его заполнения см. в Примере 2).

Пример 2. Фрагмент заполнения раздела «Сведения о работодателе»

«Регистрационный номер в ПФР»: укажите регистрационный номер, который присвоили организации при регистрации в ПФР. Он состоит из 12 цифр в формате ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ.

«Работодатель (наименование)»: приведите полное наименование компании в соответствии с уставом или иным учредительным документом (выпиской из ЕГРИП). Например, «Общество с ограниченной ответственностью “РАБОТОДАТЕЛЬ”».

Если работодатель ИП, адвокат, нотариус, который занимается частной практикой, глава крестьянского (фермерского) хозяйства – укажите его Ф.И.О. полностью, без сокращений, в полном соответствии с документом, удостоверяющим личность.

Например: «Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович».

«ИНН»: возьмите его из данных о постановке на учет в налоговой инспекции.

«КПП»: приведите код причины постановки на учет (он берется из того же документа). КПП состоит из девяти цифр. Работодателям-физлицам он не присваивается, потому в СТД-Р его не указывайте.

https://www.youtube.com/watch?v=6p1bkWY_TLE

Затем идет третий раздел «Сведения о подаче заявления о способе ведения трудовой книжки или выдачи сведений о трудовой деятельности» (см. образец заполнения в Примере 3).

Пример 3. Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности

Строка «Дата подачи»: заполняется, только если работник подавал заявление:

• о продолжении ведения трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ);
• предоставлении сведений о трудовой деятельности5 (ст. 66.1 ТК РФ).

Если сотрудник сделал выбор в пользу бумажной книжки, то дата цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ вписывается в строку «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки». Если – в пользу электронной, то дату надо поставить в следующую строку – «Подано заявление о представлении сведений о трудовой деятельности».

Далее переходим к разделу «Сведения о трудовой деятельности». Приведите данные о периоде работы сотрудника в вашей организации (п. 2.6 Порядка заполнения).

Причем отразить надо все кадровые мероприятия от приема на работу до увольнения, включая подачу заявления о переходе на электронную трудовую книжку. Каждое кадровое мероприятие пишется в отдельной строке.

Все события должны быть указаны с момента начала работы строго в хронологическом порядке.

Мы уже говорили, что выдавать документ по форме СТД-Р нужно только работникам, которые отказались от бумажной трудовой книжки:

• в день увольнения. В этом случае, повторим: указываете все кадровые мероприятия в отношении этого работника в вашей организации вплоть до увольнения (см. образцы заполнения в Примерах 4–6);
• продолжающему трудиться у вас работнику и письменно запросившему предоставить сведения о его трудовой деятельности. Например, чтобы получить субсидию или чтобы одобрили кредит. В этом случае так же указываются все кадровые мероприятия по сотруднику у данного работодателя.

Заявление на выдачу документов при увольнении: какие бумаги получит сотрудник, а также образец запроса на предоставление справок

Законодательство не ограничивает перечень документов, которые работник вправе требовать от работодателя, при условии, что они касаются его лично и в них указана его фамилия. Расскажем, какие справки и документы следует запрашивать при увольнении.

Какие бумаги должны выдать работнику при уходе?

Статьей 84.1 ТК РФ утверждены условия расторжения трудовых отношений. В последний рабочий день наниматель должен отдать увольняемому трудовую книжку и окончательно рассчитать его согласно ст. 140 ТК РФ.

Кроме этого, при условии письменного обращения, он должен выдать подписанные копии бумаг, касающиеся бывшего сотрудника.

Таким образом, ТК РФ говорит о безоговорочной выдаче трудящемуся всех запрошенных им документов.

Статья 140 ТК РФ. Сроки расчета при увольнении

При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в указанный в настоящей статье срок выплатить не оспариваемую им сумму.

В случае увольнения компания:

1. Возвращает трудовую и медицинскую книжки.
2. Выдает расчетный лист, справку о заработной плате за последние два календарных года, выписки из отчетов СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М, копию раздела 3 расчета по страховым взносам за работника, сведения из реестра застрахованных лиц по форме ДСВ-3 (в случае уплаты дополнительных взносов на накопительную часть пенсии).
3. Выдает документы по запросу работника: 2НДФЛ, копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении, справку о заработной плате для службы занятости.

Как составить запрос на получение справок?

Заявление о предоставлении необходимых бумаг и справок пишут собственноручно или распечатывают на листе размера А4. Можно взять в организации фирменный бланк для составления заявления. Традиционно заявление состоит из 5 блоков:

В правом верхнем углу отражается, кому настоящее заявление предназначено и, соответственно, от кого оно. Служебный документ подается официальному представителю компании, следовательно, нужно указать:

• занимаемую должность адресата;
• название предприятия;
• ФИО руководителя.

Писать должность и имя адресата следует в дательном падеже (к примеру, директору Смирнову, проректору Семёнову).

В сообщении о заявителе нужно назвать свою фамилию и имя, также стоит указать должность работника в родительном падеже (например, бухгалтера Золотаревой). Нет разницы, как написать: «бухгалтера» или «от бухгалтера». Второй вариант верен с точки зрения русского языка, но заявление примут в любом случае. Написание без предлога — уже устоявшаяся практика в деловой переписке.

https://www.youtube.com/watch?v=N_jkyFiDpS8

То же касается написания слова «заявление» — с заглавной или прописной буквы, составить заявление можно по-разному. Распространены три версии написания:

• Начинается строка со строчной буквы и после слова «заявление» ставится точка. Это общепринятый способ оформления. В этом случае одним предложением считают наименование документа, сведения об адресате и заявителе.
• Прописная буква без точки в конце. В случае написания слова «заявление» в центре листа оно становится названием целого документа. Оно подчиняется тем же правилам, что и остальные заголовки.
• Без точки в конце и большими буквами. Подобная редакция традиционно встречается при наборе текста на компьютере, а не написании от руки.

Сам текст заявления начинается с красной строки. Заявление вы пишете с четкой целью, и следует здесь передать, по какой причине обращаетесь к адресату. Изложите:

1. основания обращения: «в связи с увольнением»;
2. свои требования: «выдать документы, связанные с работой»;
3. доказательства — дайте ссылку на ст. 62 и 84.1 ТК РФ.

Следует придерживаться официально-делового стиля и писать лаконично.

Дата составления заявления указывается после его содержания и выравнивается по левому краю. Можно указать число и сразу после слова заявление, это не будет ошибкой.

Подпись ставят собственноручно, даже если остальной текст напечатан. Без подписи сотрудника всякое заявление может быть признано недействительным, так как она является важным реквизитом.

К кому обратиться, в какой форме?

Трудовой кодекс устанавливает довольно много случаев, в которых работник обязан или вправе направиться к работодателю с обращением. Закон не всегда определяет, какой должна быть форма обращения — устной или письменной и требуется ли для нее официальная форма.

Заявление о выдаче документов нужно подавать письменно. Устная просьба не позволит в случае конфликта подтвердить требования работника. Заявление нужно зарегистрировать у делопроизводителя или в отделе кадров. Если в организации мало сотрудников, этим может лично заниматься директор или бухгалтер. Имеет смысл оставить у себя 2 экземпляр с пометкой о принятии.

Использовать свое право получить документы наниматель может когда угодно: и в отпуске, и в период временной нетрудоспособности. В этом случае он может направить заявление почтой.

В данном случае заявление следует направлять в адрес компании заказным письмом с уведомлением.

При этом рекомендуется, чтобы заявитель оформил опись вложения с целью избежания разногласий по поводу содержимого письма.

Запрос на предоставление документов

Запрос о предоставлении документов и информации — это вид деловой переписки, официальное обращение к юридическому лицу:

• физического лица или его представителя;
• юридического лица или его представителя.

Оформление и образец рекомендованы ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Письма-запросы предназначены для получения дополнительной информации и документации, необходимых в жизненных и деловых ситуациях. Они адресуются:

• законодательным и исполнительным органам государственной власти, их территориальным подразделениям;
• деловым партнерам;
• контрагентам;
• головному предприятию и нижестоящей организации;
• дочерней фирме;
• обособленному подразделению;
• органам корпоративного управления;
• поставщикам товаров, работ и услуг населению.

Письмо-запрос — документ, имеющий юридическую силу, поэтому оно:

• должно иметь все необходимые реквизиты;
• составляется в соответствии с государственным регламентом, если адресован госорганам.

С помощью запроса на предоставление информации нельзя получить сведения, содержащие чужие персональные данные, государственную и коммерческую тайну.

Что запрашивают в госорганахКоммерческие и потребительские запросы

сведения из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ); о дисквалифицированных по решению суда лицах; сведения о владельцах объектов недвижимости, земельных участках и строениях; сведения из информационной системы обеспечения градостроительной деятельности.	набор документов для проверки благонадежности предполагаемого партнера; об ассортименте и стоимости выпускаемой или поставляемой продукции, оказываемых услуг; о технических характеристиках продукции, ее наличии, способах и сроках доставки товаров и продукции; инструкции и паспорта изделий, правила эксплуатации; сертификаты и лицензии.

Некоторые сведения не раскрываются. Например, при проверке контрагента вам предоставят не все запрашиваемые документы, но их можно заменить.

Кто и по какой форме составляет

Унифицированного бланка или образца запроса в таможню о предоставлении информации не существует, поскольку каждая ситуация уникальна. Его содержание будет определяться:

• целью получения необходимых сведений;
• регламентом, если адресатом является госорган;
• составителем и его видением ситуации.

Кто обычно готовит обращение:

• в интересах организации это делает любой уполномоченный и компетентный сотрудник по поручению либо в соответствии с должностными полномочиями;
• гражданин лично или уполномоченное им доверенное лицо.

Рекомендованная структура содержит следующие смысловые блоки:

Заголовок

Обращение

Вводная часть

просьбы

Срок

Подпись

Отражает суть: «О предоставлении информации по договору…», «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления таможенной информации».

Необходимо, если письмо направляется в адрес партнеров, другой стороны договора, контрагентов. Обращение не пишут при формировании обращения на сайтах ведомств и госструктур.

Содержит пояснение причины необходимости запрашиваемых сведений.

Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить.

Указывается желаемый срок получения ответа, если он не определен госрегламентом или договором.

Документ заверяется ответственным лицом или гражданином.

Наиболее точно и полно описаны требования и сформулировано, какие пункты содержит бланк запроса, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации ‎01.06.2019).

Образцы

Переписка с исполнительными органами государственной власти подчиняется общим требованиям.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Для коммерческого документооборота пригодится образец письма-запроса документов у контрагента в случае их утраты и необходимости получения дубликатов:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФИРМА»Волгоградский просп., д. 18, Москва, 110213, Тел. (321) 321-11-22; тел./факс (495) 321-01-02 ОКПО 02112332; ОГРН 1022000230321; ИНН/КПП 1103021120/33802200201.09.2020 №123/01-1Генеральному директору ООО «Холод»Смирнову С. С.Прохладная ул., 9Москва, 123211Уважаемый Сергей Сергеевич!ООО «Фирма» закупало у вас кондиционеры модели LG P09EP в количестве 150 шт. в течение марта — июня 2020 г. Расчеты произведены полностью.В связи с непредвиденными обстоятельствами (пожар в офисе) нами утрачены:

Какие документы может запросить работник

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя в течение трех рабочих дней выдавать работнику документы, связанные с работой, если работник письменно об этом попросил. Казалось бы, все просто. Но на практике работодатели сталкиваются с множеством вопросов, ответы на которые закон не дает.

Опираясь на судебные решения, постараемся ответить на эти вопросы.

Как запрашивать документы

Только письменный запрос (заявление работника) является основанием для выдачи документов, связанных с работой. И это заявление играет огромную роль.

Во-первых, от даты получения заявления начнется отсчет трех рабочих дней, в течение которых нужно выдать документ. Во-вторых, только из заявления мы узнаем, какие именно документы просит работник.

В-третьих, опираясь на заявление, можно дать мотивированный отказ в выдаче документов, которые не относятся непосредственно к работе.

Если письменного запроса не было, а была только устная просьба работника, работодатель может ее проигнорировать. Суды не считают это нарушением[1].

Работник пишет заявление в свободной форме на имя руководителя организации (пример 1). Обязательно указывает, какие именно документы он просит выдать. Если сам прийти за документами в нужный срок работник не сможет, в заявлении он может указать, по какому адресу их можно отправить по почте.

Заявление желательно зарегистрировать. Это позволяет зафиксировать именно дату получения, ведь на деле дата написания заявления не всегда совпадает с датой получения этого заявления работодателем.

Запросить документы, связанные с работой, может не только действующий или увольняющийся работник, но и бывший. При этом не играет никакой роли, как давно он был уволен[2].

Какие документы не вправе требовать работник

Статья 62 ТК РФ дает работнику право требовать не любые документы организации, а только те, которые связаны конкретно с ним, с его трудовой деятельностью.

В качестве примера в данной статье перечислим некоторые виды справок и приказов по личному составу. Но этот список открытый, законодатели оставили возможность запрашивать и другие документы.

И эта неопределенность часто приводит к конфликтам.

Например, некоторые работники запрашивают копии штатных расписаний, локальных нормативных актов, инструкций, протоколов. Нужно ли их выдавать? По какому критерию определять, связан ли данный документ с работой конкретного работника? Ответа в законе нет, поэтому работодателям приходится решать это самостоятельно, на свой страх и риск.

Локальные нормативные акты

По мнению судей, локальные нормативные акты не относятся к документам, связанным с работой конкретного работника. Суды подтверждают, что работодатель не обязан выдавать копии локальных актов, с которыми работник должным образом был ознакомлен в период работы[3].

Штатное расписание, должностные инструкции

Суды считают, что по смыслу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставлять только те документы, которые содержат персональные данные работника, сделавшего запрос[4].

Соответственно, если документ такие данные не содержит и не описывает конкретную трудовую функцию работника, то и выдавать его по запросу работника не обязательно.

Приказы для подразделения, нормативные акты министерств

Письменные распоряжения организации, касающиеся структурных подразделений в целом, работодатель также не обязан выдавать по запросу работника. К такому выводу пришли сразу несколько судов[5].

Также работодатель не обязан знакомить работников с нормативными документами министерств и ведомств и предоставлять их копии. Даже если на основании нормативного акта работодатель разрабатывает систему оплаты труда работников, в копии документа можно правомерно отказать, ведь его составляла не компания[6].

Формы первичных учетных бухгалтерских документов также не являются документами, связанными с работой[7].

Документы с конфиденциальной информацией

Если у работника нет доступа к конфиденциальной информации, то в выдаче копий документов, содержащих эти сведения, можно отказать[8].

Ставропольский краевой суд[9] попробовал обобщить законные причины не выдавать работникам копии документов.

Так, основанием для отказа выдать копию может служить наличие в документе информации, которая относится к государственной, коммерческой или служебной тайне, или наличие сведений конфиденциального характера о третьих лицах, в том числе о других работниках. К таким документам суд отнес копии материалов инвентаризации, договоров о полной коллективной материальной ответственности.

https://www.youtube.com/watch?v=vwhPSCX6HBY

Графики отпусков, табели учета рабочего времени также содержат информацию о других работниках организации. Поэтому работодатель вправе отказать работнику в выдаче копий этих документов[10].

Как оформляются справки

Работникам могут понадобиться различные справки. Некоторые из них имеют установленную форму, другие составляются произвольно. Расскажем о самых распространенных.

Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ)

Форма этой справки утверждена Приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. С февраля 2018 г. в нее внесены некоторые изменения[11], главные из которых:

• из раздела 2 исчезло поле, где нужно было указывать адрес физического лица, которое получило доход;

• из раздела 4 удалены инвестиционные вычеты;

• для реорганизованных организаций добавлены дополнительные поля (форма реорганизации (ликвидации), ИНН/КПП реорганизованной организации).

Эту правку готовит бухгалтер, так как в ней указываются сведения об источнике дохода, заработной плате и удержанных налогах.

Справка о занимаемой должности и зарплате

Эту справку запрашивают для оформления визы, получения субсидии, оформления опекунства или усыновления.

Нужна она и для военкомата при первоначальной постановке на воинский учет.

Справка не имеет жесткой формы, но конкретные требования и форме документа может установить орган, для которого данная справка запрашивается (пример 2).

Оформляют справку обычно на фирменном бланке. Чтобы она имела юридическую силу, ее должен подписать руководитель организации или уполномоченный работник. Если справка содержит информацию о заработной плате либо иные сведения финансового характера, то нужна также подпись главного бухгалтера. Подписи должностных лиц заверяют печатью организации (при ее наличии).

Полномочия подписывать справки должны быть указаны либо в приказе о распределении обязанностей, либо в доверенности (ст. 8, 57 ТК РФ, ст. 185 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ)). В спорных ситуациях может потребоваться документ, дающий право подписи лицу, подписавшему справку вместо руководителя организации.

Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы

Эту справку может затребовать уволенный работник, который хочет встать на учет в центр занятости.

Образец формы справки о кадровых ресурсах 2020 г

• О нас
  • Наши сертификаты и партнеры
  • Структура и отделы
  • Пресса о нас
  • Вакансии
  • Партнерам
• Услуги
  • Тендеры и госзакупки
  • Юридические услуги
  • Бухгалтерские услуги
  • Кредитование бизнеса
  • Реклама и продвижение
  • Допуски СРО
  • Сертификаты ISO
  • Лицензии для бизнеса
  • Обучение и курсы
  • Программы для бизнеса
    • Контур. Зарплата (АМБа) — программа для расчета зарплаты (заработной платы) — СКБ Контур
    • Контур. Персонал — программа для кадрового учета — СКБ Контур
    • Тендерплан — система поиска тендеров и госзакупок
    • СБИС Все о компаниях и владельцах. Выписки ЕГРЮЛ и ЕГРИП, проверка контрагентов, ИНН и КПП организаций, реквизиты ИП и ООО
    • СБИС коммуникации. звонки между коллегами и партнерами. конференцсвязь, удаленная помощь, проведение вебинаров
    • СБИС Точка продаж. Автоматизация магазинов, кафе, аптек. Pos терминалы, ккт для розницы с поддержкой ОФД и ЕГАИС (ФСРАР)
    • Автоматизация ресторана, бара, кафе. СБИС Presto
    • Автоматизация салона красоты, фитнес-клуба, медицинского центра. СБИС для салона и сферы услуг
    • СБИС Заказы и поставки (EDI). Электронный обмен EDI-данными: прайс-листы (PRICAT), заказы (ORDERS), накладные в электронном виде
    • СБИС Корпоративная социальная сеть. Корпоративный портал компании — единое пространство и удобные инструменты для совместной работы
    • Электронная отчетность через интернет СБИС: сдать онлайн отчет в налоговую, ПФР, ФСС, Росстат для ИП, ООО и др.
    • ОФД СБИС — оператор фискальных данных
    • Поиск и анализ закупок СБИС: поиск торгов, аукционов и тендеров по всем площадкам
    • Управление бизнес-процессами. Электронные согласования, натсройка своих процессов без программирования по стандартам ВРМ
    • СБИС Управление персоналом. Автоматизация HR процессов. Учет рабочего времени, мотивация и геймификация, расчет зарплаты и учет кадров
    • Учет и контроль рабочего времени СБИС. Система автомататизированного учета рабочего времени сотрудников
    • СБИС Электронный документооборот. ЭДО Счета-фактуры, акты, накладные с электронной подписью, автоматизация документооборота
    • Автоматизация бухгалтерского и налогового учета — СКБ Контур
    • Услуги информационной безопасности — Контур.Безопасность
    • Учет товаров онлайн, касса для ЕГАИС для небольшой розницы (konturkassa) — Контур. Маркет — СКБ Контур
    • Контур. Бухта: бухгалтерское обслуживаниедля ИП и ООО — СКБ Контур
    • Контур. Норматив — справочно-правовая система (СПС) — СКБ Контур
    • Бухгалтерия. Контур — сдача отчетности ИП и ООО, бухгалтерия на УСН, ЕНВД онлайн — СКБ Контур
    • Оператор фискальных данных (ОФД) — СКБ Контур
    • Контур. Отель — облачная система управления и автоматизации гостиниц, отелей, хостелов. — СКБ Контур
    • Отчет. ру — СКБ Контур
    • Контур. Экстерн — электронная отчетность через интернет для ИП и ООО, сдача отчетности в налоговую, ПФР, ФСС — СКБ Контур
    • Алкодеклорация. Контур — сдача алкогольной декларации онлайн, отчетность и декларация по алкоголю в РАР — СКБ Контур
    • Контур. Закупки — поиск закупок, тендеров — СКБ Контур
    • Контур. ЖКХ Квартплата — программа для ведения бухгалтерского учета для УК и ТСЖ в сфере ЖКХ — СКБ Контур
    • Сверка алкогольных деклараций в Алкосверка. Контур — СКБ Контур
    • Контур. Декларант: таможенное декларирование онлайн, отправка декларации в ФТС — СКБ Контур
    • Контур. Пульс — СКБ Контур
    • Контур. ФМС: сервис для гостиниц по передаче данных в МВД об иностранных и российских гражданах — СКБ Контур
    • Фокус API — СКБ Контур
    • Контур. Фокус — проверка контрагентов, выписки ЕГРЮЛ и ЕГРИП — СКБ Контур
    • Проверка контрагентов в интернет-банке — СКБ Контур
    • Эльба: электронный бухгалтер Эльба, ведение бухгалтерии, бесплатная налоговая отчетность для ИП — СКБ Контур
    • Электронный документооборот Диадок — СКБ Контур
    • Получить электронную цифровую подпись (ЭЦП), Удостоверяющий центр (УЦ) — СКБ Контур
• Тендеры с авансом
• Прямые контракты
• Субподряды без тендера
• Господдержка
  • Закупки у СМП по 44 ФЗ
  • Закупки у МСП по 223 ФЗ
  • База контрактов с льготами МСП
• Отзывы
  • Наши победы и успешно заключенные контракты
  • ТОП лучших сделок
• Контакты

Закажите бесплатную консультацию

И мы поможем вам в решении вашего вопроса

Подать заявку Часто в конкурсной документации Заказчиком прописано требование, что к заявке на участие должна быть приложена справка о кадровых ресурсах.

Иногда в документации прилагается соответствующий образец для заполнения, но в некоторых случаях он отсутствует, и справка должна быть составлена участником самостоятельно. 1. Что должна содержать справка о кадровых ресурсах2. Таблица-1. Основные кадровые ресурсы пример 3. Таблица-2. Прочий персонал 4.

-инструкция как подготовить документы для тендера

Как правило, это таблица на официальном бланке предприятия, которая состоит из следующих столбцов:

1. Порядковый номер
2. ФИО сотрудника
3. Образование
4. Должность
5. Стаж работы

 
Возникли сложности с заполнением документов?

         Закажи грамотную помощь в заполнение документов у наших специалистов, с оплатой за результат

Обратиться к специалистам

2. Таблица-1. Основные кадровые ресурсы пример

№ п/п	Фамилия, имя, отчество специалиста	Образование (какое учебное заведение окончил, год окончания, полученная специальность)	Должность	Стаж работы в данной или аналогичной должности, лет
Руководящее звено (руководитель и его заместители, главный бухгалтер, главный экономист, главный юрист)
1
2
…
Специалисты (в том числе специалисты по продукции, менеджеры по закупкам, менеджеры по продажам, менеджеры по гарантийному обслуживанию)
1
2
…
Прочий персонал (в том числе экспедиторы, водители, грузчики, охранники и т.д.)
1
2
…

Также возможна таблица с прочим персоналом. Сюда относятся сотрудники, работающие в организации, но не имеющие непосредственного отношения к выполнению контракта по данному конкурсу. Выглядит таблица аналогично.

3. Таблица-2. Прочий персонал

Группа специалистов	Штатная численность, чел.
Руководящий персонал
Инженерно-технический персонал
Рабочие и вспомогательный персонал

В нижней части справки, обязательно должны быть указаны должность, ФИО и роспись уполномоченного лица с печатью организации (синего цвета).

4. -инструкция как подготовить документы для тендера

Для гарантированного результата в тендерных закупках Вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра Поддержки Предпринимательства.

Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, Вы можете получить целый ряд преимуществ: авансирование по гос контрактам, короткие сроки расчетов, заключение прямых договоров и субподрядов без тендера.

Оформите заявку и работайте только по выгодным контрактам с минимальной конкуренцией!

Скачать «Образец формы справки о кадровых ресурсах»

Обратно к списку

АКЦИЯ! Бесплатный анализ вашей отрасли и подборка контрактов с АВАНСОМ!

Образец письма-запроса о предоставлении документов

Деятельность любого предприятия выстраивается на основании информации. Получение ее происходит разными путями. В ряде случаев у субъекта возникает необходимость составить запрос на предоставление документов (образцы прилагаются в тексте). При его оформлении нужно придерживаться определенных правил, о которых поговорим в этой статье.

Необходимость составления запроса

У любого хозяйствующего субъекта в ходе производственной деятельности может возникнуть необходимость в оформлении запроса к официальной структуре с просьбой о предоставлении информации или документов. Примеров таких запросов множество:

• Письмо коммерческому партнеру с просьбой о предоставлении прейскуранта на услуги.
• Запрос юридического лица в ФНС о новых нормативах по составлению отчетности.
• Запрос кредитно-финансового учреждения о финансовом состоянии клиента и его деловой репутации и пр.

Запросы относят к корреспонденции, на которую распространяются стандартные правила делопроизводства. Плюс при их составлении учитываются правила, присущие только такому виду документов. Так, запрос обязательно должен содержать причину, по которой корреспонденту требуется получение информации. Как правило, это:

• Законодательные акты.
• Судебные решения.
• Заключенные ранее договора.

Причину можно не указывать только, если она очевидна для обеих сторон.

Правила составления

Законом не определена единая форма для письма-запроса, поэтому составляется документ в произвольной форме с соблюдением ряда правил. Он должен содержать в себе:

1. «Шапку», в которой указываются сведения об отправителе и адресате (наименование структуры полное, юридический и фактический адрес, контактные данные).
2. Дату и место его составление.
3. Регистрационный номер письма, под которым он отмечен в журнале отправленной корреспонденции.
4. Наименование документа.
5. Обращение к адресату. Как правило, используется обращение по имени, отчеству с приставкой «уважаемый (ая)». Исключение – письма в официальные в государственные структуры.
6. Основную суть запроса.
7. Подписи уполномоченных лиц и печать организации.

«Тело» документа, т.е. конкретно сам запрос желательно начинать с обоснования причины. Нет необходимости расписывать ее очень подробно, достаточно одной фразы. Например, «на основе заключенного ранее договора о…» или «в соответствии с нормативным актом № …» и пр.

https://www.youtube.com/watch?v=MbN-Xj6w0pI

В запросе стоит излагать только одну конкретную просьбу или предложение в лаконичной форме. Конечно, если у отправителя имеется несколько небольших просьб, отправлять множественные запросы одному адресату не стоит. Если ситуация, повлекшая необходимость сделать запрос нестандартная, нужно изложить ее более детально. Так, чтобы у адресата не оставалось вопросов на этот счет.

Любой запрос изначально предполагает ответ на него. Если отправителю он требуется срочно, необходимо этот факт указать отдельно. Например, «на данный запрос ответ должен быть предоставлен в течение пяти рабочих дней» или «во избежание недоразумений, просим ответить, как можно скорее» и пр.

https://www.youtube.com/watch?v=MbN-Xj6w0pI

В конце письма желательно дать указание на желательный способ ответа. Это может быть просьба отправить:

• Бумажное заказное письмо на обозначенный почтовый адрес.
• Электронное письмо на e-mail.
• Факсимильное сообщение.
• Письмо с курьерской доставкой.

Разновидности запросов

Имеются различные классификации запросов. Делятся они в зависимости от:

• Цели отправления.
• Типа отправителя.
• Типа адресата.

Рассмотрим наиболее распространенные группы.

Данный тип запросов – самый часто встречаемый. В таком письме отправитель просит предоставить ему какие-то сведения, а не документы или их части. Это может быть информация относительно:

• Стоимости товаров и услуг.
• Технических характеристик предлагаемой продукции.
• Условий участия в мероприятиях и пр.

В таком письме следует максимально подробно изложить сведения о каком продукте интересуют отправителя.

Если это товар, необходимо обозначить его наименование, артикул, модель, марку, дату производства и пр. Не обязательно, все указанные пункты должны быть известны отправителю, но имеющиеся сведения нужно указать максимально.

Письмом с просьбой подтвердить информацию, отправитель, как правило, просит предоставить ему сведения, выписки из официальных документов.

Например, Посольство делает запрос по месту работы заявителя с просьбой подтвердить размер заработной платы для предоставления визы. При этом четкое указание на вид документа, из которого будет предоставляться информация, отсутствует.

Запрос о предоставлении документов

Если просителю необходимы от адресата какие-то документы, в запросе следует указать их наименование, а не просто обозначить суть вопроса. При условии, что требуется нотариальная или иная заверка копий, этот нюанс следует отдельно оговорить в тексте. Если достаточно подписи руководителя предприятия и печати, данный факт нужно также обозначить.

Запрос в Налоговую Инспекцию

Любой хозяйствующий субъект обязан отчислять налоги в федеральный и местные бюджеты. Это значит, между предприятием и ФНС осуществляется постоянное взаимодействие.

Учитывая, множественные изменения налогового законодательства у субъектов периодически возникает необходимость сделать уточнения относительно нормативов или иной информации. Для реализации составляется запрос в отделение ФНС.

Формируется он, как правило, от лица главного бухгалтера или руководителя структуры.

Запрос в банк

Необходимость сделать запрос в банк может возникнуть у любого юридического и физического лица, а также государственного учреждения. Следует учитывать, что банк без судебного решения предоставит лишь малый объем информации о клиентах. Поэтому запросы чаще касаются информации о банковских продуктах.

Ответ на запрос предоставляется традиционно по правилам делового этикета в течение 2-х недель. Если адресату необходимо делать отдельные запросы для получения нужной информации, срок автоматически увеличивается.

Для ряда структур сроки предоставления ответов определены на законодательном уровне.

Заключение

Единой формы запросов о предоставлении информации не существует. Пишутся они произвольно с соблюдением правил делового этикета.

🎦 Видео