Образец оформления рассылки писем (документов, телеграмм) по списку в структурном подразделении Министерства здравоохранения Российской Федерации

Видео:Sendinblue: сервис Email рассылок с бесплатной отправкой до 300 писем в деньСкачать

Приказ Минздрава РФ от 30 октября 1998 г. N 320

При необходимости ссылок на документы их следует давать в тексте письма.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

При ссылке в тексте на какой-либо документ указываются его реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, автор, дата, номер документа, заголовок, например:

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 26 июня 1995 г. N 610 «Об утверждении Типового положения об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов…»

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений организаций, должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.

В текстах указывается полное название Министерства: Министерство здравоохранения Российской Федерации или сокращенное: Минздрав России.

Не допускаются произвольные сокращения «РФ» вместо слов «Российская Федерация», «МЗ» вместо слов «Министерство здравоохранения» или «Минздрав».

В тексте документа слово «министерство» (в единственном числе) пишется с прописной буквы, когда подразумевается конкретное министерство, и выражениях типа: указанное Министерство; установленный Министерству план.

Во множественном числе пишутся со строчной буквы словосочетания типа государственные комитеты, министерства; указанные министерства.

При ссылке на конкретный указ Президента Российской Федерации слово «Указ» пишется с прописной буквы, например: «В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 апреля 1998 г. N 483 «О структуре федеральных органов исполнительной власти» и далее в тексте — настоящий Указ.

Слова «коллегия», «приказ» пишутся со строчной буквы, например: «… коллегия Министерства здравоохранения Российской Федерации», «… приказ Министерства здравоохранения Российской Федерации».

В тексте необходимо правильно употреблять предлоги. Предлог «по» в значении «после чего-нибудь» употребляется с предложным падежом, а не с дательным. Например: «… по истечении срока исполнения».

Предлоги благодаря, согласно, вопреки, подобно употребляются только с предложным падежом, а не с дательным. Например: «… благодаря своевременному обеспечению», «… согласно приказу Министерства», «… вопреки указанию».

Отметку о наличии приложений к письмам следует оформлять в соответствии с п.7.10. Приложения к письмам подписываются ответственными за их подготовку должностными лицами.

Перед представлением на подпись проекта письма исполнитель обязан проверить наличие указанных приложений к письму, необходимых виз и количество экземпляров.

Проекты писем, представляемых на подпись заместителю Министра, должны иметь визы исполнителя, первого руководителя структурного подразделения, подготовившего документ, а в случае его отсутствия — заместителя руководителя, исполняющего его обязанности, руководителей заинтересованных структурных подразделений.

Проекты писем, представляемых на подпись Министру, кроме указанных виз, должны быть завизированы заместителями Министра, курирующими соответствующие направления. Проекты писем по финансовым вопросам должны иметь визу первого заместителя Министра, курирующего эти вопросы.

Письма по вопросам, вносимым на решение вышестоящих органов и затрагивающим интересы других министерств и ведомств должны быть предварительно согласованы с руководителями этих учреждений.

https://www.youtube.com/watch?v=1GRkX7nlZjo

Отметка об исполнителе (составителе документа) помещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в соответствии с п.7.15.

В письмах, оформленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» и знаков препинания.

Проект письма представляется на подпись с материалами, на основании которых оно готовилось. Передача проектов писем на подпись Министру производится только через руководство Управления делами, первым заместителям Министра и заместителям Министра — через секретарей.

Письмо, подготовленное за подписью руководства Министерства и направляемое в один адрес, представляется в трех экземплярах один из которых — на бланке. После подписи и регистрации он направляется адресату, второй (со всеми визами) — остается в деле Управления делами, третий — передается исполнителю.

Если перед текстом письма указано от двух до четырех адресатов, то на подпись руководству Министерства должно представляться соответственно от четырех до шести экземпляров письма.

В этом случае количество подписанных экземпляров письма должно соответствовать количеству адресатов.

Если письмо должно направляться по списку рассылки (более четырех адресатов), подписывается лишь один экземпляр, который потом размножается в количестве необходимом для рассылки всем заинтересованным учреждениям (п.7.6.).

Копии документов, зарегистрированных в Управлении делами и переданные исполнителю, подшиваются в структурных подразделениях в дела в соответствии с номенклатурой дел. Управление делами справки по этим документам и визовые копии документов исполнителям не выдает.

10.1. Телеграммы (телетайпограммы)*(5)

Телеграммы (телетайпограммы) обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста. Они направляются в случаях крайней необходимости, когда отправление документа почтой не обеспечит своевременного решения вопроса. Отправка телеграмм осуществляется с разрешения Управления делами.

Телеграммы делятся на следующие категории: «Вне категории», «Внеочередные», «Правительственные», «Международные», «Срочные», «Обыкновенные». Отметку о категории проставляют в первой строке телеграммы.

В телеграммах, подписанных Министром, в правом верхнем углу печатается слово «Правительственная».

Категория и вид телеграммы проставляются составителем и указываются перед адресом.

При оформлении телеграмм нужно указывать подробный адрес, полностью обеспечивающий доставку телеграммы адресату.

Адресная часть телеграммы во всех случаях начинается с города или другого населенного пункта, а затем указывают номер отделения связи (последние три цифры почтового индекса), краткое (или условное телеграфное) название учреждения в именительном падеже, фамилию адресата в дательном падеже, например:

Санкт-Петербург 100 Литовская 2 НИИ Онкологии

Если город не является административным центром, а районного подчинения или сельская местность, то обязательно указание области, района, например:

Абакан Красноярского Хакасской…

Пос Сокол Магаданской…

Если телеграмма отправляется разовым адресам на ней указывается подробный адрес или номер телетайпного аппарата.

Текст телеграммы печатают на одной стороне стандартного листа бумаги формата А4 прописными буквами через два машинописных интервала без абзацев и переноса слов.

Текст излагают кратко и ясно, без союзов, предлогов, если при этом не искажается смысл телеграммы. Отрицание «не» в телеграммах опускать нельзя.

Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать 50 слов. Вставки в тексте делать нельзя.

Знаки препинания ставятся лишь в том случае, если от них зависит смысл текста: точка — тчк, тире — тире, запятая — зпт, кавычки — квч, двоеточие — двтч, скобки — скб.

https://www.youtube.com/watch?v=wsu5M25swn8

Текст ответной телеграммы следует начинать с номера и даты документа, на который дается ответ, без добавлений «На Ваше письмо», «На Ваш …».

Текст телеграммы заканчивается точкой. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. Все цифровые данные пишутся в телеграмме словами. Сочетание цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Словами следует писать и знаки: «N» — номер или HP, «+» — плюс, «%» — процент и т.д.

Телеграмма должна быть подписана. Подпись ставится в отдельной строке через два интервала от текста. Должность подписавшего телеграмму указывается одним словом, например:

Росминздрав Стародубов

Замросминздрав Стуколова

В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.

После текста и подписи проводится черта, под которой указывается структурное подразделение, подготовившее телеграмму, фамилия и телефон исполнителя, регистрационный номер и дата телеграммы. Полное название и адрес Министерства указывается при передаче телеграммы по телеграфу.

Если один и тот же текст телеграммы направляется нескольким адресатам, то при передаче по телетайпу подписывается один экземпляр, на котором указаны адреса.

При передаче телетайпограммы более, чем в четыре адреса, к телетайпограмме должен быть приложен лист рассылки, подписанный исполнителем, с указанием адресов.

При передаче по телеграфу количество экземпляров должно соответствовать количеству адресатов. Подписывается только один экземпляр телеграммы, остальные — заверяются.

Подтверждением отправки телеграммы (телетайпограммы) является заверенная оператором копия отправленной телеграммы (телетайпограммы).

10.2. Факсограммы

Видео:Правила оформления email-рассылок. На что обратить вниманиеСкачать

Оформление реквизита «Адресат»

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).

Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

Реквизит «Адресат» включает в себя:

• наименование адресата (получателя письма);
• почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

• должностное лицо/несколько должностных лиц;
• организация;
• структурное подразделение организации;
• группа организаций;
• физическое лицо.

Адресат – должностное лицо

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:

Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

• при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
• перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:

Адресат – организация

Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

Адресат – структурное подразделение

Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.

https://www.youtube.com/watch?v=exOzDIf4d8A

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

Адресат – физическое лицо

Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

Адресат – несколько организаций
или структурных подразделений

Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.

Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.

Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-­м, 3-­м и 4-­м адресатами не указывается.

Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под­разделения.

Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:

Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:

Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту.

В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы.

Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).

Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97­2016? Ничего.

Размещение реквизита «адресат» на бланке

Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:

• на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
• на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.

Технические вопросы

• Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?

Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.

https://www.youtube.com/watch?v=XkFoA5nr1WU

В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30­2003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.97­2016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:

• Как выравнивать реквизит «Адресат»?

Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:

В. Ф. Макеева,
канд. ист. наук, доцент

Видео:Email-рассылка БЕЗ ПОПАДАНИЯ В СПАМ! Email-маркетинг ДЛЯ БИЗНЕСА! Обучение емейл рассылки...Скачать

Формирование и рассылка однотипных документов по заданной базе адресов

Многим из нас приходилось сталкиваться с ситуацией, когда нужно подготовить кучу документов с одинаковой формой и содержанием, меняя лишь Ф.И.О.

адресата или название и реквизиты компании в тексте (это могут быть кадровые документы для персонала, коммерческие предложения для клиентов, поздравления коллегам или партнерам и т.д.).

Нудное копирование одного и того же файла с ручной заменой маленькой толики текста и дальнейшую ручную рассылку по почте можно автоматизировать, скоординировав действия трех Ваших помощников — Word, Outlook и Excel.

• Excel возьмет на себя формирование базы для рассылки;
• Word будет отвечать за подготовку рассылаемых документов;
• Outlook отправит все сформированные документы.

Подготовка базы для рассылки в Excel

Для начала сформируем базу для рассылки. Она представляет собой простую таблицу на листе, обязательно с шапкой и без пустых строк или столбцов. Чтобы точно быть уверенным в правильном формировании, можете преобразовать диапазон в «Умную таблицу». На листе с базой рассылки не должно быть других данных, кроме таблицы (иначе при слиянии Word может неверно определить диапазон данных).

Пример базы рассылки

Поля в таблице настраивайте под Вашу задачу (сотрудники, клиенты, заказчики, партнеры…). В нашем примере это список сотрудников с указанием размера премии. После формирования сохраняем файл в удобном месте.

Подготовка документа в Word.

Представим, что нашим сотрудникам на руки выплачена премия, и они должны предоставить расписку в ее получении. Чтобы не заставлять их писать от руки, подготовим все расписки сами и передадим им для подписи. Для начала сформируем шаблон документа.

Шаблон расписки

Желтым цветом выделены те части текста, которые будут индивидуальны для каждого адресата рассылки. Их автоматический подбор из базы нам и нужно настроить. Для этого воспользуемся инструментом «Слияние» на вкладке «Рассылки» (нам нужен «Пошаговый мастер слияния…»).

Команда на ленте

После запуска в правой части экрана появится окно мастера слияния. Нам предлагается пройти 6 шагов, чтобы выполнить поставленную задачу.

На первом шаге определяем тип документа (если нужно просто распечатать расписки — выберите «Письмо», если отправить по почте — «Электронное сообщение»). После выбора жмем «Далее».

Шаг 1. Выбор типа документа

На втором шаге выбираем документ Word, для которого будем формировать рассылку. В данном примере это текущий документ (но Вы можете выбрать шаблон или другой существующий документ). После выбора снова жмем «Далее».

Шаг 2. Выбор документа для слияния

На третьем шаге мы выбираем список рассылки. Так как он находится в файле Excel, то необходимо выбрать команду «Обзор…» и найти созданный ранее файл.

https://www.youtube.com/watch?v=6O7CgKhVI4g

В появившемся окне нужно будет выбрать в файле лист, который содержит базу, а также указать, что первая строка является заголовком.

Шаг 3. Выбор листа в файле с Базой рассылки

После нажатия кнопки «Ок» Word покажет окно «Получатели слияния», в котором будет отображена Ваша база рассылки из таблицы.

В этом окне можно удалить получателей из рассылки, сняв галочку напротив них. Для более удобной работы есть команды сортировки, фильтрации, поиска, а также проверки адресов. Пользуйтесь, чтобы сформировать нужный список.

После того, как всё будет настроено и получатели выбраны — жмём «Ок» и переходим к четвертому шагу.

Шаг 3. Выбор получателей из Базы рассылки

На четвертом шаге нужно настроить обновляемые поля в документах.

Для этого выберем те части текста, которые будут изменяться от адресата к адресату (мы помечали эти поля желтым цветом), и вставим в них поля из Базы рассылки. Пример — на гифке ниже (также гифка доступа по ссылке).

После вставки в тексте появятся взятые в кавычки имена полей из таблицы Excel. Когда Вы вставите поля во все части документа — жмите «Далее» и переходите к пятому шагу.

Шаг 4. Настройка полей

На этом шаге Вы можете просмотреть результаты слияния, листая список получателей (стрелки под заголовком «Просмотр писем»). Если результат Вас устраивает — переходите к последнему шагу.

Шаг 5. Просмотр писем

На последнем шаге Вы можете распечатать подготовленный пакет однотипных документов, создать отдельный файл, в котором каждый лист будет отдельной распиской, или же отправить всем адресатам сообщения (нужно будет выбрать поле таблицы Excel, в котором содержится электронный адрес, а также указать тему рассылаемого письма и все ли созданные документы следует отправить).

Шаг 6. Отправка сообщений по электронной почте

После того, как Вы нажмете «ОК», в Outlook будут созданы и автоматически отправлены сообщения для каждого адресата с его распиской.

Созданное сообщение в Outlook

Разумеется, в данной статье описан лишь общий принцип работы инструмента. В каждом отдельном случае могут возникнуть свои проблемы и тонкости. Но мы всегда готовы Вам помочь.

Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram: @KillOot

Поддержать наш проект и его дальнейшее развитие можно вот здесь.

С уважением, команда tDots.ru

💡 Видео

Рассылка в Телеграм | 6400 сообщений за 12 минутСкачать

Как настроить почту для рассылки писемСкачать

Программа для рассылки писем - уникальная программа для массовой рассылки писемСкачать

Пример письма для рассылки по базе e-mail. Разбираем мои рассылки по базе 2Гис.Скачать

Программа для рассылки писем на EmailСкачать

Как сделать email-рассылку в UnisenderСкачать

Как писать ПРОДАЮЩИЕ ПИСЬМА для email рассылки | КопирайтингСкачать

Супер рассылка сообщений в телеграме! Один из лучших методов рассылки в telegram на сегодня!Скачать

Эффективные рассылки и e-mail маркетинг. Отдел маркетинга с Валерией Безвесильной.Скачать

Cценарий и Образец Рассылки По Электронной Почте | Информационная Рассылка #5.1Скачать

Текст email рассылки: правила создания писем с примерами • Бесплатный курс по рассылкам — УРОК №10Скачать

Шаблоны писем для рассылки: работа с шаблонами • Бесплатный курс по Email маркетингу — УРОК №15Скачать

ТОП-3 СЕРВИСОВ ДЛЯ E-MAIL РАССЫЛКИСкачать

Сегментация рассылок | Российский Сервис Email Рассылок Писем — NotiSend.ruСкачать

Как создать рассылку в NotiSend — пошаговая инструкция (база, письма, адреса, статистика и т.д.)Скачать