Форма аналитического листка

Видео:[Урок Revit Structure] Аналитическая модельСкачать

Примеры написания аналитических записок: структура документа

Любой аналитический документ – это инструмент управленческой категории, позволяющий принять правильное решение. В документе отображается обзор по определенному предмету исследований, с выводами по итогу, с указанием методик их проведения. В записку может включаться информация о прошлых исследованиях и полученных данных.

Структура документа

На уровне нормативных актов структура документа не определена, нет жестких требований к его составлению. В делопроизводстве сложилась определенная практика, выделяют следующие обязательные пункты:

• шапка документа, название;
• аннотация;
• введение;
• суть описываемой проблемы, то есть основная часть документа;
• выводы и заключение;
• подпись составителя и дата.

В конце документа, после выводов, может быть перечень используемой литературы, отчеты, на которые опирался при составлении записки ее автор, перечень приложений.

Шапка и название документа

Эта часть документа составляется в строгом соответствии с нормами, принятыми в деловом документообороте.

Пример написания аналитических записок:

Руководителю ООО….

Ф.И.О

(от) кого

Руководитель структурного подразделения ….

Ф.И.О

Аналитическая записка

Если внутренним документооборотом предусмотрена регистрация таких документов, то проставляется дата и исходящий номер записки.

Аннотация или предисловие

Данный пункт документа предполагает краткое описание сути проблемы. Если речь идет о научных кругах, то могут указываться основная цель и методики, которые применялись при анализе данных.

В данном пункте записки могут описываться источники получения данных, обоснование их использования.

Должна быть отображена стратегическая цель, достижение которой подвигло автора документа на проведение исследований.

Рассмотрим пример написания аналитических записок.

Если документ относится к внутреннему документообороту, то предисловие может быть вообще кратким:

…Об итогах инвентаризации склада №…., проведенной …дата…

или

…О ходе выполнения работ, запланированных на текущий квартал отделом…название…

Если речь идет о документах, используемых в научных кругах, или об анализе серьезной проблемы, то предисловие может выглядеть следующим образом:

…Аннотация: За последние 3 месяца был проведен анализ потребительского спроса на автомобили по их категориям и торговым маркам в магазине …название…

Исследование проводилось с использованием классического многофакторного анализа. Данные сведены в общую таблицу с оцениванием всех факторов по десятибалльной шкале. По итогу исследований был выявлен безусловный лидер …названием транспортного средства…

Примеры написания аналитических записок по торговому отделу предприятия:

… В компании…название… на протяжении 6 месяцев проводился анализ результатов деятельности отдела продаж. В итоге был выявлен ряд отклонений от плановых показателей с возможными причинами их появления.

Основная часть документа

В этой части записки рекомендуется придерживаться определенной структуры:

1. Описание проблемы, которая подлежала анализу.
2. Методики, используемые при анализе.

Если документ в итоге получится объемным, то можно составить содержание с указанием номеров страниц, названий определенной части документа.

Основной упор идет на методики анализа с предварительными выводами. Если в ходе работы появились определенные теории, то они озвучиваются в документе. Главное, чтобы структура основной части документа имела логику.

https://www.youtube.com/watch?v=1t4Qsla_kB8

Рассмотрим пример написания аналитических записок, описание сути проблемы.

Руководство компании …. обратилось в нашу организацию в связи с тем, что за последние 2 года в отделе продаж наблюдается планомерное снижение прибыли.

При проведении переговоров было выявлено, что уменьшения количества клиентов нет, наоборот, за последние 2 года их количество выросло на 20%. В то же время размеры выручки снизился на 30%.

В ходе анализа деятельности отдела продаж были использованы следующие методики……………. .

Заключительная часть, выводы

Аналитическая записка предприятия (примеры есть в этой статье) или научного работника, политика не может быть без выводов.

Помимо этого, действительно правильно составленным документом считается тот, который содержит еще и прогноз, и рекомендации по дальнейшим действиям.

А построение этих выводов и рекомендаций должно быть только на проведенных исследованиях и полученных в итоге результатах. При этом выводы не должны повторяться, имеется в виду с предварительно полученными, которые были прописаны в основной части записки.

Аналитическая записка (примеры ниже) не должна содержать никаких противоречий, тем более в заключительной части, в документе должна прослеживаться четкая взаимосвязь между выводами и проведенным анализом. Никаких заключительных «речей», которые не обоснованы вышеизложенным текстом, то есть никаких личных умозаключений.

Рассмотрим образец аналитической записки (пример).

… Для того чтобы устранить потери от продаж, которые наблюдались последние 2 года, следует запланировать следующие мероприятия:

Не рекомендуется составлять выводы более чем на одну страницу формата А4.

Подпись и приложения

В конце документа обязательно прописывается должность и ФИО (с расшифровкой) автора. Если анализ проводился несколькими лицами, то их необходимо указать. Проставляются дата составления записки и подписи. Если документ рассчитан на широкий круг людей либо передается в другое структурное подразделение предприятия, то можно указать контактные данные для обратной связи.

Аналитические записки (примеры мы рассмотрели) могут иметь приложения. Именно дополнительные документы могут содержать графики и промежуточные данные, перечень терминов, которые использовались, или формулы для расчетов, которыми пользовался автор. Указать можно и список литературы, информация из которой легла в основу анализа.

Общие рекомендации

Если в статье примеров, как пишется аналитическая записка, недостаточно, дополнительно их можно найти в интернете, но главное, чтобы документ соответствовал следующим критериям:

• Должен быть вывод, который позволит оценить, насколько возможно достичь цель, которая ставилась перед автором.
• Документ не должен быть слишком объемным, не более 10 страниц формата А4.
• Исследование проблемы должно проводиться методиками, которые уже апробированы на практике.
• Рекомендуется обязательно проводить сравнительный анализ, доказать какой-либо факт намного проще на основе других фактов.

Не стоит в одну записку вмещать все имеющиеся доводы. Следует выбрать самые наглядные и те, которые легко доказать. Рекомендуется использование графиков и таблиц, это сделает документ более наглядным.

Видео:Сводные таблицы Excel с нуля до профи за полчаса + Дэшборды! | 1-ое Видео курса "Сводные Таблицы"Скачать

Образец аналитической справки

Аналитическая справка – это документ, в котором кратко отражаются результаты проведенных исследований на заявленную тему, интересующую руководителя предприятия, ИП, государственный орган или частное лицо. Справка составляется в произвольной форме. Готовые образцы документа представлены в статье.

  Скачать образец аналитической справки (word)

Ранее мы приводили образец оформления экспертного заключения, ознакомиться с ним вы можете тут.

Что дает аналитическая справка

Справка чаще всего составляется учителями в образовательных учреждениях в рамках обязательных программ исследования школьных коллективов, уровня успеваемости отдельных учащихся. Такой документ прилагается в портфолио педагога и в дальнейшем учитывается при повышении категории, проведении аттестации на соответствие, премировании и т.п.

https://www.youtube.com/watch?v=HDrnCzPlHis

Заказать проведение того или иного исследования может практически любая компания. Чаще всего изучаются потребности клиентов, рыночная конъюнктура в той или иной сфере, на основе чего формулируются бизнес-стратегии развития на ближайшее время. Исследования проводятся маркетологами, социологами, психологами и другими экспертами. Они выступают исполнителями задания.

В качестве заказчиков могут быть:

• частные компании;
• федеральные и местные органы власти;
• предприниматели.

Задачи, ход исследования и его результаты оформляются в виде довольно большого документа, содержащего теоретическую и практическую часть. Поэтому для удобства восприятия информации создается специальная аналитическая справка, которая содержит краткие выдержки, отвечающие на конкретные вопросы.

Структура документа: 6 разделов

Как правило, справка состоит из нескольких страниц. Структура документа и его форма могут быть любыми; обычно справка состоит из таких разделов:

1. Титульный лист с основными данными об исследовании (его «паспорт»): данные о заказчике и исполнителе, дата и место исследования, составления справки.
2. Аннотация – краткая вводная часть с описанием предмета, целей и объекта исследования.
3. Основная часть – собственно результаты, сформулированные в виде текста, диаграммы, таблицы, графика, схемы и тп
4. Краткие выводы (заключение).
5. Подписи всех участников исследования с указанием их должности, специальности или квалификации. Печать организации, где они работают.
6. Приложения – в этот раздел выносятся объемные изображения, документы, графики, таблицы и другая информация, не разместившаяся в основной части.

Аналитическая справка оформляется в соответствии с общими требованиями к деловой документации (в печатном виде только на одной стороне листа А4), без исправлений и зачеркиваний.

Стиль изложения – научный с элементами официально-делового. Все выводы конкретные, по возможности содержат не только качественные, но и количественные оценки.

Количество страниц в среднем 7-10 (иногда всю информацию можно разместить на 1-2 листах).

Образцы аналитических справок

Документ может быть составлен на обычных листах либо на фирменном бланке организации, проводившей исследование по заказу другой компании.

Часто аналитические справки составляют учителя и другие педагогические работники. Они проводят изучение уровня успеваемости учащихся, развития их навыков, компетенций и многие другие. Если исследование небольшое, его результаты помещаются буквально на 1 страницу.

Также аналитическая справка составляется в кратком виде для предоставления отчета руководителю, которого интересуют конкретные ответы на несколько вопросов, а не все исследование целиком. В таких случаях она содержит простой перечень выводов по исследованию, а также предложение об улучшении ситуации путем принятия конкретных мер.

Нередко документ составляется подобно отчету руководителю: анализируется проблема, предоставляются данные по текущему состоянию и варианты решения ситуации.

Аналитические справки нередко составляются и школьными психологами, которые оценивают уровень развития личности, степень готовности к обучению и другие важные показатели.

Аналитическая справка и записка

Эти два документа довольно сильно отличаются друг от друга по назначению и содержанию, поэтому не стоит путать их друг с другом. Аналитическая справка содержит описание проведенного исследования с конкретными выводами, подтвержденными доказательными материалами – расчетами, документами, графиками и т.п.

Видео:Создание аналитического показателяСкачать

Как написать аналитическую справку + образец

Форма самостоятельной работы студентов зависит от предмета и конкретной темы. Обычно преподаватели задают сделать доклад, решить упражнения, написать эссе и т. д.

, но по ряду дисциплин учащимся могут дать особый тип работы — подготовку аналитической справки.

Не все знают, что должно содержаться в таком документе, поэтому мы расскажем, как написать аналитическую справку и покажем пример.

Рекомендации по подготовке всех типов учебных работ мы собрали в информационном телеграм-канале, а также сделали специальную группу со скидками и акциями.

Что значит аналитическая справка

Понятие аналитической справки пришло в учебный процесс из делопроизводства. Этот документ готовят в различных организациях, чтобы изучить деятельность тех или иных отраслей: стоимость закупок, эффективность работы отделов, результаты производства и пр.

https://www.youtube.com/watch?v=Zpljp2GrHio

Нужна помощь?

Доверь свою работу кандидату наук!

Узнать стоимость бесплатно

В вузе аналитическую справку чаще всего задают по предметам, связанным с бизнесом: экономике, менеджменту, маркетингу и т. п. Впрочем, эту форму работы могут задать и по истории или географии (сравнить определённые периоды или страны).

Цель аналитической справки — изучить конкретный аспект деятельности и сделать выводы о его успешности.

Как выглядит аналитическая справка

Аналитическая справка — это документ, объём которого обычно составляет 5-10 страниц. В нём отражена информация по конкретному вопросу, а также есть наглядные материалы, которые облегчают её восприятие:

• схемы;
• таблицы;
• графики;
• диаграммы и пр.

Составление аналитической справки — непростой процесс, который требует от студента умения работать с информацией и внимания к деталям.

Как составить аналитическую справку

Учащимся, которые ещё не сталкивались с этим типом работ, будет полезно знать, как пишется аналитическая справка.

Структура аналитической справки

работы зависит от предмета и конкретной темы, но общий план аналитической справки подойдёт для любой дисциплины:

1. Титульный лист.
2. .
3. Введение.
4. Основная часть.
5. Выводы.

Титульный лист аналитической справки и её оглавление оформляются также, как и для других работ в институте.

Во введении необходимо сформулировать цель и задачи работы, подчеркнуть актуальность и значимость темы.

В разделах основной части нужно изложить ключевую информацию: например, цифровые показатели или данные исследований.

В заключении студент формулирует итоги работы, интерпретирует изложенную информацию и даёт краткую характеристику изучаемой проблеме.

Кстати! Для наших читателей сейчас действует скидка 10% на любой вид работы

В компаниях аналитическую записку пишут на специальных бланках, в вузе её можно оформить в обычном текстовом редакторе

Требования к оформлению аналитической справки

В ГОСТах не зафиксировано единой формы аналитической справки, поэтому рекомендуем обратиться к методическим указаниям конкретного университета.

Чаще всего стандарты оформления аналитической справки такие же, как и у большинства учебных работ:

• шрифт Times New Roman или Arial;
• размер — 12 или 14 пт;
• выравнивание по ширине;
• одинарный или полуторный межстрочный интервал;
• абзацный отступ 1.25 см;
• поля — по 2 см с каждой стороны.

Наглядные материалы лучше делать небольшого объёма, чтобы не пришлось «разрывать» их на несколько страниц.

Правила написания аналитической справки

Тем, кто не знает как сделать аналитическую справку, помогут наши советы:

1. Написание аналитической справки начинается с поиска нужной информации. Обратите особое внимание на её актуальность (необходимо брать статистику последних лет, пользоваться «свежими» изданиями справочной литературы).
2. После того, как вы нашли подходящие источники, выберете нужные данные и структурируйте их, исходя из цели работы.
3. Соблюдайте логику изложения (например, по хронологическому принципу).
4. Проанализируйте полученную информацию и сделайте выводы. Они не должны противоречить представленным данным.
5. Подтверждайте все использованные сведения ссылками на источники.

Чтобы было легче понять, как составляется аналитическая справка, приведём пример.

Посмотри примеры работ и убедись, что мы поможем на совесть!

Образец аналитической справки

По ссылке вы можете скачать образец аналитической справки, посвящённой трудоустройству студентов конкретных специальностей в Томской области. Она достаточно большая по объёму, но даёт хорошее представление о том, что должно быть изложено в подобных работах. Рекомендуем ориентироваться на этот шаблон аналитической справки при подготовке собственной.

Если, несмотря на наши советы, студент всё же не разобрался, как оформить аналитическую справку, её подготовку всегда можно доверить образовательному сервису. Там работают профессионалы, которые справятся с любой дисциплиной.

Что такое и целисправки

Исследование работ, возникших проблем, анализ сложившейсяситуации – это основные причины составления аналитической справки. Цели такогодокумента сводятся:

• к выявлению проблемных участков. К примеру,почему на предприятии снизились продажи продукта, в то время как числозаказчиков увеличилось, и цена осталась прежней;
• к разрешению проблемных участков. Ваналитической записке должны быть даны выводы по сложившейся ситуации, а такжемероприятия, которые решат данные проблемы;
• анализ сложившегося положения. Зачастуюруководство заказывает аналитику по предприятию за квартал или прошедший год;
• для дачи оценки работы отделу, коллективу илиотдельному работнику. Так, подобная аналитическая справка (пример написанияесть на нашей странице) составляется для дальнейшей аттестации работника (менеджера,учителя, воспитателя, руководителя отдела и прочее).

Сфера применения

Сфера применения аналитической записки – любая, гдетребуется проведение исследования. Таким образом, аналитическая справкаиспользуется в любой области: от производства до предоставления услуг.

https://www.youtube.com/watch?v=87B17AFw7Xw

Это может быть:

• исследование спроса на продукт или услугу;
• проведение анализа сложившегося экономическогоположения на предприятии;
• оценка эффективности деятельности структурногоотдела;
• исследование конъюнктуры рынка;
• оценка профессиональных качеств структурнойединицы или отдельного работника.

Кто составляетаналитическую записку

Обязанность составления аналитического документа ложитсяна плечи специализированного отдела, компании или сотрудника, которыйкомпетентен в таких вопросах.

В любом случае, составитель справки должен разбираться ввопросе, и, по необходимости, привлекать к работе сотрудников из других отделовдля полноты раскрываемой в справке информации.

Кстати! В конце составленного документа указывается составитель и ставится его личная подпись.

При этом заказчиком бумаги может стать любое лицо:

• юридическое;
• частное;
• физическое, оформленное индивидуальнымпредпринимателем.

Также существуют специализированные компании, которыезанимаются такой аналитикой.

Нормативное регулирование

Написание аналитической записки не регламентируетсякаким-либо нормативно-правовым актом в целом. К такой бумаге не предъявляетсяжестких стандартов:

• не определена единая формаинформационно-аналитической справки;
• не установлен единый образец;
• не установлены требования к структуре;
• не даны единые рекомендации по написаниюдокумента.

Чтобы сориентироваться в правильности составления справки – используйте локальные нормативно-правовые акты, касающиеся написания таких документов, а также рекомендации, установленные управляющей компанией, или определенные в качестве отраслевых требований по составлению такой бумаги.

Как написатьаналитическую записку основные правила

Поскольку единых требований к составлению аналитическогодокумента нет, воспользуйтесь общими рекомендациями, которые пригодятсясоставителю (это требования к структуре, инструкции и образец документа).

Структура

Примерная структура документа выглядит следующим образом:

1. Титульный лист или шапка. Если в справке отводитсяцелый лист, то на титуле указывается дата составления, название предприятия иструктурного подразделения (если необходимо), а также предмет исследования. Вшапке обычно указывается, кому адресован документ, кем составлен.

Руководителю ООО«Лидер А»

Шабанову Ю. Ю.

Начальника отделааналитики и статистики

Евгеньева Т. В.

2. Введение, аннотация документа. От указания сутиисследования («О результатах модернизации производства комплексных удобрений»),до более детального описания сложившегося положения («За первый кварталпредприятием ООО «Гранит» отгружено 300 тонн продукции покупателю А, в то времякак…»).

3. Основная часть справки. Это само исследование, основнаячасть объема текста, при этом следует описывать не только аналитику, но иуказывать методики ее проведения.

4. Заключительная часть с выводами. Хорошая аналитикавсегда помимо выводов содержит прогноз (а лучше несколько – в зависимости от сценариевдействия), а также рекомендации по стабилизации положения, увеличенияэффективности работы и улучшения показателей.

Инструкция посоставлению

Если перед Вами стоит вопрос, как написать аналитическуюсправку, образец с пустыми графами есть на нашем сайте. Вам останется скачатьего и заполнить в зависимости от Ваших требований.

При составлении Вы можете выбрать свободную форму документа, если к Вашей ситуации не применимы отраслевые требования, и не установлены образцы внутреннего документооборота.

Тогда при составлении используйте структуру, которую мы рассмотрели в предыдущем разделе. Помните, что в справке не должно быть воды.

Пишите по делу, приводите доказательства, и не только качественные, но и количественные данные.

Пример образец

Постарайтесь уместить информацию на 5-7 страниц печатноготекста А4. Для удобства – в содержании бумаги должны быть включены наименованияструктурных частей справки.

https://www.youtube.com/watch?v=qtkUElHEa1I

Стандартные требования к оформлению сводятся к следующим характеристикам:

Несколько образцов аналитической справки Вы можетескачать у нас на сайте.

Обжалованиерешения аттестационной комиссии

Информационно-аналитическая справка зачастую используетсякак образец и один из инструментов аттестации работника для присвоения ему разряда,категории или квалификации. Наглядный пример: аттестация педагогов ивоспитателей. Подобная практика проводится один раз в пять лет, но по желаниюработника может быть проведена и ранее.

При этом аналитическую справку работник составляет насебя самостоятельно, а уже аттестационная комиссия проверяет ее на актуальностьи достоверность предоставленных сведений.

После проверки справки и прочей документации,аттестационная комиссия выносит решение о присвоении категории или оставлениибез нее. Руководитель работника должен уведомить о решении комиссии.

Если сотрудник не согласен с решением аттестационнойкомиссией – он имеет право обжаловать решение. Что касается педагогов, то такиеработники могут подать на обжалование в Департамент по аттестациинаучно-педагогических и научных работников.

При этом следует понимать, чтообжаловать саму оценку соответствия занимаемой должности можно только в суде,доказав предвзятость (к примеру, замешаны родственные связи).

В остальном,обжалованию подлежат только вопросы, касающиеся сроков, отказа в приемезаявления на повышение категории, процедуры ания, состава комиссии ипрочее.

Обжаловать решение можно также в судебном порядке.

У аналитической записки широкая сфера применения, из-заэтого требования к ее составлению, формы и образцы устанавливаются внутренниминормативными актами (если таковые есть) и методическими рекомендациямиопределенной сферы применения (если такие установлены). В остальном, нет ниединой формы, ни единых требований. Поэтому при написании справки следует пользоватьсястандартными рекомендациями по составлению справки, которые мы рассмотрели встатье.

Скачать документы

Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте

Видео:Тестирование для дегенератовСкачать

11 приемов для подготовки таблицы с аналитическим отчетом: формат ячеек, заголовки и одновременное редактирование — Офтоп на vc.ru

Часто, чтобы разобраться в отчете веб-аналитика, приходится тратить много усилий, — чтобы понять, к какому столбцу относятся данные или определить важность показателя. После долгих исследований не остается сил на главное — сделать выводы и принять решение.

Есть правила, которые сделают отчеты в таблицах простыми для восприятия.

1. Установить правильный порядок ячеек

В первом столбце всегда должна быть информация о том, кого или что мы анализируем. Если проверяем статистику по источнику трафика, в первом столбике — источники трафика. Если в таблице информация по людям — имена людей.

Например, у нас есть отчет со статистикой по отправителям. Переносим колонку Sender (отправитель) на место колонки А.

Как сделать: выделяем колонку Sender → перетягиваем ее влево. Или выделяем колонку → в меню нажимаем «Правка» → «Переместить столбец влево».

2. Закрепить колонки и столбцы

Первая строка в документе — список характеристик. При прокрутке вниз первая строка исчезает из видимости. Остаются только данные, которые трудно определить к какой-то характеристике. Точно так же и с первым столбцом, если листать таблицу вправо. Видим данные, но неясно к кому они относятся.

https://www.youtube.com/watch?v=4TL8YGbiH3U

Чтобы всегда иметь перед глазами характеристики и объекты отчета, нужно закрепить верхнюю строку и первую колонку.

В примере мы закрепим 2 колонки — Sender (имя отправителя) и Offer (предложение). Если мы будем листать таблицу вправо, эти колонки останутся на месте. Так мы всегда будем понимать к какому отправителю относится информация.

Как сделать: в меню выбираем «Вид» → «Закрепить» → 1 строку и 2 столбца.

3. Выровнять цифры

Чтобы легче ориентироваться в значениях, выровняйте все цифры по правому краю. Так легче визуально сравнить размеры. Понять, цифра двузначная или трехзначная.

Как сделать: выделяем все ячейки или столбцы с цифрами → выбираем выравнивание по правому краю.

4. Отредактировать заголовки

Не стоит выделять заголовки слишком ярким цветом. Это создает визуальный шум и отвлекает. Поэтому сделайте заливку верхней строки в цвет немного темнее цвета таблицы.

Как сделать: выделяем верхнюю строку → нажимаем «Цвет заливки» → выбираем светло-серый цвет.

Дальше выравниваем заголовки по тому, как выровнен текст в колонке. Если колонка с цифрами — заголовок выравниваем по правому краю. Если весь столбец выровнен по левому краю — заголовки слева.

5. Установить правильные форматы ячеек

В таблицах есть разные форматы ячеек:

• текст;
• числа;
• процент;
• валюта;
• дата и другие.

Зачем устанавливать форматы ячеек:

1. Одинаковый вид. Можно устанавливать количество знаков после запятой. Определять, как отделять сотни от тысяч: 1000, 1 000 или 1.000. Выбрать место для знака процентов: %25 или 25%. Единый формат делает данные одинаковыми, визуально понятными и не дает запутаться.
2. Корректность данных. Например, дата «1/4/2016». Если не установить формат даты для такой ячейки, слеш (/) будет читаться как знак «поделить».
3. Правильный подсчет. Представьте, что вам нужно перемножить два столбца — числа и проценты. Если форматы установлены неправильно, нужно переводить проценты 20% в число 0,2. Или в формуле умножать значение на 100. И это еще очень простой подсчет — со сложными многокомпонентными формулами будет хуже. Установив правильные форматы, вы не рискуете забыть что-то перевести или домножить. Данные считаются правильно.

Формат чисел

При установке формата чисел нужно обратить внимание на количество цифр после запятой. Никому не интересно знать, что среднее количество продаж — 81,39847. Достаточно 81.

Как сделать: выделяем колонку → нажимаем «Формат» → «Числа» → уменьшаем число знаков после запятой.

Установите единую границу между сотнями и тысячами.

Границу между сотнями и тысячами в разных странах пишут по-разному. Кто-то привык использовать точку, кто-то — запятую. У нас принято разделять пробелом. Если разделить данные пробелом вручную, получить 2 разных числа в ячейке. Например, 18 346 — это 18 и 346. Поэтому правильно прописывать границу через формат.

Как это сделать: выделяем колонку → нажимаем «Формат» → «Числа» → «Другие форматы» → «Другие форматы чисел» → прописываем такой формат «### ### ##0».

Формат денег

Чтобы столбцы с деньгами выглядели одинаково, определите место для значка валюты. $100 или 100$ — до или после суммы. Не имеет значения, где стоит знак. Главное, чтобы он стоял одинаково во всех ячейках.

Сразу же обращайте внимание на количество знаков после запятой и границу между сотнями и тысячами. В стандартных форматах валюты сотни и тысячи отделяются запятой.

Как сделать: если все равно, как разделять сотни и тысячи: Выделяем ячейки → «Формат» → «Числа» → «Другие форматы» → «Другие форматы валют» → выбираем нужный формат.

Если нужно, чтобы сотни и тысячи разделялись пробелом: Выделяем ячейки → «Формат» → «Числа» → «Другие форматы» → «Другие форматы чисел» → прописываем формат «### ### ##0$» или «$### ### ##0».

Переформатируйте остальные ячейки — с процентами и датами. Используем уже знакомое меню «Формат» → «Числа».

Чтобы сэкономить время, используем копирование форматов. Если в таблице есть похожие столбцы, не стоит форматировать каждый. Устанавливаем правильный формат для одного, а потом копируем его для всех остальных.

Как сделать: нажимаем на ячейку с установленным правильным форматом → нажимаем «Копирование форматов» → выделяем ячейки, на которые хотим перенести формат.

6. Выделить Total

Если внизу таблицы есть строка с суммой по колонкам (Total), выделите ее полужирным шрифтом.

Как сделать: выделяем строку Total → нажимаем «Полужирный».

7. Выровнять ширину столбцов

Чтобы заголовки выглядели аккуратно, нужно сделать три изменения:

• использовать перенос по словам, чтобы слишком длинные названия столбца не обрезалось, а делилось на несколько строк. Как сделать: выделяем строку → «Формат» → «Перенос текста» → «Переносить по словам»;
• длинные названия перевести в короткие. Например, «List Name / DB size» переводим в «DB size»;
• установить ширину столбцов двойным кликом. Как сделать: кликаем 2 раза на границу между столбцами → ширина колонки адаптируется под текст.

8. Сделать одинаковые названия значений, дополнить таблицу

Приведите таблицу в единый вид. Если есть несколько одинаковых значений, написанных по-разному, исправьте это. Например, значение Buy now и buy now делаем одинаковым — Buy now.

Зачем нужны одинаковые значения:

• для фильтров;
• для сводных таблиц.

Excel и «Google Таблицы» определяют значения разными, если они написаны в разном регистре. Чтобы легко структурировать или фильтровать данные, приведите значения в единый вид.

https://www.youtube.com/watch?v=hFZbCT6SyPc

Дальше дополните ячейки, в которых нет значений. Например, колонка прибыли (Profit) заполнена только частично. Если есть прибыль или убыток. Но если прибыли или убытка нет, ячейки пустые. Заполните их, добавьте «0».

9. Использовать условное форматирование

Если в таблице есть колонка с прибылью, выделите ее цветом. Если есть прибыль (значение больше 0) — зеленый цвет. Если прибыли нет (значение 0 или меньше) — красным.

Как сделать: выделяем столбец → нажимаем «Формат» → «Условное форматирование» → в новом окне нажимаем «Добавить правило» → прописываем условие → выбираем цвет.

10. Если файл заполняет несколько человек

Когда над одним файлом работают несколько человек, происходит путаница. Кто-то вставил неправильное значение. Кто-то добавил информацию не в ту ячейку. Кто-то использует другие форматы. Чтобы избежать недоразумений, используйте следующие приемы.

Проверка данных

Представим, что у нас отчет веб-аналитика только за 2016 год. Менеджер что-то перепутал и захотел добавить данные за 31 декабря 2015 год. Если настроить проверку данные, таблица предупредит менеджера об ошибке или запретит прописывать такие данные.

Как сделать: чтобы установить ограничение по дате выделяем колонку Date → нажимаем «Данные» → «Проверка данных» → в строке «Правило» выбираем «Дата» → «в диапазоне» → прописываем диапазон.

Защищенные диапазоны

В таблице могут быть колонки, которые заполняете только вы. Например, только у вас есть информация о количестве продаж и прибыли. Защитите столбцы и только вы сможете добавлять в них значение.

Как сделать: выбираем «Данные» → «Защищенные листы и диапазоны» → выделяем колонки для защиты → вписываем людей, которые могут редактировать колонки.

Ячейки, которые можно заполнять

В таблице, кроме защищенных столбцов, есть колонки с формулами. И те, и другие нельзя заполнять другим пользователям.

Чтобы не возникало путаницы, выделите желтым цветом колонки, которые заполняет менеджер. Или наоборот — красном цветом пометьте те колонки, которые нельзя заполнять. Главное в таком случае не забыть обсудить правила с другими пользователями.

11. Сводные таблицы

Данные заполнены правильно, визуально понятно. Последний этап подготовки хорошего отчета — структурирование.

Сводные таблицы — удобный и простой инструмент для аналитики. Смотрите пример использования сводных таблиц. Они упрощают работу с большим объемом данных. Структурируют, показывают связи.

Мы создаем сводную таблицу, которая покажет сколько продаж и прибыли принесли разные форматы баннеров.

Как сделать: нажимаем в меню «Данные» → «Сводные таблицы» → выбираем область таблицы, на основе которой будет строиться сводная → в документе появляется новая вкладка с настройками сводной таблицы → в поле «Строки» добавляем Format → в поле значение добавляем количество продаж (# Sales) и стоимость продаж ($ Sales).

Что получилось

Мы отредактировали отчет, привели его в единый формат, подготовили к работе в команде и создали сводную таблицу. Сравните таблицу до и после редактирования.

🌟 Видео

Вебинар "Все о формах аналитики: что? где? когда?"Скачать

Аналитические формы глагола. Часть перваяСкачать

Аналитический дешборд с помощью QUERY (Google Sheets)Скачать

Быстрое прогнозирование в Microsoft ExcelСкачать

Создание сводной таблицы в ExcelСкачать

Об особенностях заполнения статистических форм аналитического отчета по ГИАСкачать

Онлайн-воркшоп Talantix: магия HR-аналитики на основе сводных таблицСкачать

Как выглядят КЕЙСЫ НА СОБЕСЕДОВАНИИ. Особенности УПРАВЛЕНЧЕСКИХ БИЗНЕС-КЕЙСОВ для руководителя.Скачать

Урок 4. Весь бухгалтерский учёт на примере одной задачиСкачать

Встреча с Путиным в общежитии МГУ на Воробьевых горах!Скачать

Математика это не ИсламСкачать

Дашборды: интерактивная визуализация данных / Алексей Колоколов (Институт бизнес-аналитики)Скачать

Почему Карл Юнг гений психологии? Аналитическая теория. АрхетипыСкачать

Бухгалтерский баланс - просто о сложномСкачать

Тестировщик с нуля / Урок 16. Тестирование полей ввода и тестирование веб-формСкачать

Анализируем аналитику Тайфуна, Макса и мб свою (СТРИМ)Скачать