Номенклатура дел отдела кадров (образец заполнения) (5 видео)

Содержание

Образец номенклатуры дел отдела кадров
Для чего нужна организации номенклатура дел?
Номенклатуры дел отделов
Бухгалтерия
Юридический
Отдел кадров
Как правильно составить?
Порядок составления и утверждения
Номенклатура дел отдела кадров: пример
10-Номенклатура дел.doc
Номенклатура дел отдела кадров. Образец и бланк 2021 года
Общие принципы составления номенклатуры
Определение срока хранения документов
Структура номенклатуры дел
Откуда взять индекс дела
Как надписать дело
Каким по объему может быть дело
Какими могут быть сроки хранения
Особые заметки
Как утверждается и хранится номенклатура
💥 Видео

Видео:Оформление номенклатуры дел. Практика | Альфия Левина. РУНОСкачать

Образец номенклатуры дел отдела кадров

Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота.

Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Для чего нужна организации номенклатура дел?

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:

Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

Номенклатура дел кадровой службы – справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье.

Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

Простота поиска.
Индексация хранящихся документов.
Установленный срок хранения материалов.
Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
Составление актов на их уничтожение.

Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

Номенклатура бывает трех видов:

Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.

Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.

Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.

Номенклатуры дел отделов

Каждый отдел организации ведет свою номенклатуру дел. Дела у каждого подразделения разные, соответственно, и номенклатуры отличаются. Рассмотрим для примера образцы номенклатур нескольких отделов организации.

Бухгалтерия

В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая страховые взносы. В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.

Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.

Юридический

В перечень включены все юридические документы, связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения.

https://www.youtube.com/watch?v=5PSSRIzEXfE

Основная особенность этой номенклатуры заключается в том, что на хранение она в ведомственные или государственные архивы не передается.

Хранится она постоянно в организации до прекращения ее деятельности. Для включенных в перечень документов установлен срок хранения до 5 лет. При этом федеральные акты списываются по утрате ими силы, местные – через год, внутренние – с момента прекращения действия в течение пяти лет.

Данное положение зависит от категории документов. Например, правовая переписка хранится 3 года, а договора с организациями – 5.

Отдел кадров

В номенклатуру кадровой службы включают документы и материалы, касающиеся персонала и сотрудников организации:

Составленные кадровиком.
Поступившие от руководства, смежных подразделений, персонала.
Учетные документы персонала, формы, которые предусмотрены для работы с кадрами.

Основной список документов включает в себя:

Должностные инструкции.
Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
Распоряжения, приказы по персоналу.
Договоры (трудовые), включая соглашения к ним.
Личные дела сотрудников. Списки, учетные карточки по Т-2 (форма учета).
Книги приказов по личному составу, журналы регистрации их, а так же договоров, учета командировок, трудовых книжек, отпусков и прочее.
Объяснительные, служебные и прочие записки, а так же докладные и другие материалы, которые служат основанием для издания распоряжений и приказов по персоналу.
Справки, служебная переписка.
Документы работников, например, копии дипломов или паспортов, другие материалы.
Входящие документы, к примеру, административные акты на работников организации.

Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

Однако существуют общие правила, которые нужно соблюдать:

Трудовые договоры включаются в личные дела, либо их регистрируют отдельно. Во втором случае договоры выделяются в перечне отдельной группой, массивом. В первом – нет.

Соглашения к договорам отдельно не регистрируются.

Если работников много, то все договоры разбиваются по группам, томам, регистрируются по алфавиту.

Договоры с уволенными работниками перемещаются в папку с недействующими договорами. Речь идет о событиях, свершившихся в течение календарного года.

Форма Т-2 включается в перечень отдельно. Это основной документ кадрового учета.

Картотека формируется как по подразделениям, так и по алфавиту.

Распоряжения и приказы по кадрам хранятся раздельно. Разделяют их по сроку хранения.

Штатное расписание хранится и значится в отделе кадров копией, поскольку оно не самостоятельный документ, а приложение к приказу, определяющему основную деятельность.

Читайте так же: Договор беспроцентного займа — образец

Подлинник включается в сводную номенклатуру организации. Лучше всего выделить этот документ (копию штатного расписания) в отдельное дело. В него сюда будут подшиваться материалы, связанные с изменениями в штате.

Основной же особенностью кадровой номенклатуры, как нам кажется, является срок хранения материалов и документов. Минимальный срок установлен для документов, ставших не нужными, истекла надобность в них. Он составляет не менее 1 года.

Важные для организации и самого отдела документы хранятся до ликвидации организации.

Это договор администрации и коллектива, положение об отделе кадров и ряд других. Максимальный срок хранения установлен – 75 лет. Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. После ликвидации, подлежащие длительному хранению материалы, передаются в ведомственные или государственные архивы.

Как правильно составить?

Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура, то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.

https://www.youtube.com/watch?v=FoyzzxVN304

При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.

Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.

В перечень в обязательном порядке включают:

Устав организации.
Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
Номенклатура дел подразделений.
Штатное расписание.
Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
Должностные инструкции.

После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела, документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений – 8 приложение.

Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

Номер (индекс) дела.
Наименование его.
Количество папок (единиц хранения) в деле.
Срок хранения дела.

Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.

Порядок составления и утверждения

Первым делом проводится анализ всех документов, предыдущих перечней, возникших документов в процессе деятельности, Устава, коллективного договора, штатного расписания, нормативных актов и других значимых материалов.

Если в организации есть подразделения, то сначала свои номенклатуры верстают они. Затем эти документы согласуются с экспертной комиссией (ЭК) или собственной архивной службой.

После этого, создается сводная номенклатура. Она так же согласуется с ЭК и со специалистами архива.

Согласованный перечень утверждается руководством и вводится в действие приказом.

Нюансы номенклатуры отдела кадров узнайте из видео:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Также рекомендуем к прочтению:

Видео:Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.Скачать

Номенклатура дел отдела кадров: пример

На каждом крупном предприятии кадровые служащие должны позаботиться о поддержании порядка в документации.

Любая путаница способна привести к крупным проблемам для сотрудников, поэтому нужно позаботиться о классификации документов и строгом контроле их перемещения и хранения.

Для этого разрабатывается номенклатура дел – это систематизированный перечень бумаг, которые проходят через отдел в течение определенного периода.

Наличие номенклатуры позволяет быстрее ввести в курс дела новых работников, а также своевременно передавать документы в архив, отправлять их на хранение или доработку. При закрытии компании наличие номенклатуры позволяет не допустить утери документов и обеспечить их правильное хранение в течение положенного срока.

Чтобы определить сроки хранения, вы можете использовать действующий (в последней редакции) типовой перечень документов 2010 года. Скачать его для более подробного ознакомления можно по приведенной ссылке.

Информацию об иных используемых повсеместно перечнях документов можно найти там же.

Организациям, для которых разработаны специальные ведомственные и отраслевые перечни, ссылки на статьи и сроки хранения необходимо оформлять в соответствии с ними.

https://www.youtube.com/watch?v=qxdbnMU_dew

Вы имеете возможность скачать представленный в статье образец номенклатуры дел отдела кадров в формате doc. Надеемся, что вы получили ответы на свои вопросы по поводу организации делопроизводства, прочитав данную статью.

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:

Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

Простота поиска.
Индексация хранящихся документов.
Установленный срок хранения материалов.
Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
Составление актов на их уничтожение.

10-Номенклатура дел.doc

Номенклатура дел (образец)

Индекс дела	Название раздела,заголовок дела(тома, части)	Кол-во дел(томов, частей)	Срок хранения дела(тома, части) и № статейпо перечню1	Примечание
1	2	3	4	5
01. Канцелярия
01-01	Устав предприятия	Пост., ст. 8.1.
01-02	Положение о канцелярии. Копия	Пост., ст. 10
01-03	Должностные инструкции работникам канцелярии	3 г., ст. 12.3	После замены новыми
01-04	Приказы (распоряжения) руководителя предприятия по основным вопросам деятельности	Пост., ст. 16.1
…	…
03. Бухгалтерия
03-01	Положение о бухгалтерии. Копия	Пост., ст. 10
03.02	Должностные инструкции работникам бухгалтерии	3 г., ст. 12.3	После замены новыми
03-03	Больничные листы	3 г., ст. 479
03-04	Акты сверок расчетов по платежам в бюджет	До минования надобности	После проведения налоговой проверки
…	…
04. Отдел кадров
04-01	Положение об отделе. Копия	Пост., ст. 10
04-02	Должностные инструкции сотрудникам отдела	3 г., ст. 12.3	После замены новыми
04-03	Положения об отделах предприятия	Пост., ст. 10
04-04	Приказы руководителя предприятия о приеме, переводе, увольнении, премировании работников предприятия	75 л., ст. 16.4
04-05	Приказы руководителя предприятия о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках работников предприятия	3 г., ст. 16.3
04-06	Обращения граждан и документы по их рассмотрению (акты, справки, переписка)	5 л ЭПК, ст. 29
…	…

подпись подпись СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО11

По срокам хранения	Всего	В том числе
переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
постоянного
долговременного (свыше 10 лет)
временного (до 10 летвключительно)
Итого

подпись подпись Схема построения номенклатуры дел организации

1 Сроки хранения документов, заведенных в организации, указываются в номенклатуре дел в соответствии с Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38, с изм. и доп. от 28 апреля 2004 г. № 4. 1 Согласно Приложению 10 Инструкции по делопроизводству в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов и не имеющих вышестоящего органа управления, не оформляется.

1 * Заполняется по окончании календарного года.

https://www.youtube.com/watch?v=SeuVaj6_WjI

Поиск по сайту:

Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:

перечень типовых документов, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;

Видео:Номенклатура дел кадровой службыСкачать

Номенклатура дел отдела кадров. Образец и бланк 2021 года

Номенклатура дел отдела кадров является по своей сути описью имеющихся в данном подразделении дел и выполняет функцию систематизатора. Одновременно она является часть общей для организации номенклатуры дел.

Файлы в .DOC:Бланк номенклатуры дел отдела кадровОбразец номенклатуры дел отдела кадров

Для государственных (муниципальных) организаций систематизированный учет имеющихся в них документов является обязательным и оговорен, например, законом «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Согласно ему систематизации подлежат все документы, подлежащие учету как архивные, то есть имеющие:

историческую;
культурную;
экономическую и иную ценность.

Частные организации имеют право не соблюдать установленные для государственных и муниципальных организаций требования, однако следует иметь в виду, что за несвоевременное уничтожение документов, подлежащих длительному или постоянному хранению, организация может быть привлечена к административной или даже уголовной ответственности.

Общие принципы составления номенклатуры

Дела в номенклатуре отдела кадров систематизируются:

с учетом функции (распорядительные документы, локальные нормативные акты, удостоверения, личные карточки, переписка и т.п.);
с учетом сроков их хранения, которые зависят от важности документа. Например, срок хранения личных дел работников, трудовых договоров, личных карточек работников составляет 75 лет, переписка по воинскому учету хранится 3 года, графики отпусков — 1 год и т.д.;
с соблюдением хронологического принципа.

Для того чтобы не ошибиться при сортировке дел, можно опираться на следующие документы:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. №236);
утвержденный Росархивом в 2002 году свод правил работы архивов предприятий.

Определение срока хранения документов

Первым этапом составления номенклатуры дел кадровой службы будет экспертиза ценности документов. Для этого документы необходимо рассортировать по следующим группам:

приказы по личному составу и основной деятельности;
трудовые договоры;
учетные документы;
личные карточки;
трудовые книжки и т.п.

Для каждой группы в соответствии со сроками, указанными в упомянутом выше Перечне, необходимо будет определить срок хранения.

Если при определении сроков хранения той или иной группы документов возникают трудности, на предприятии потребуется создать экспертную комиссию, включающую в себя наиболее компетентных в делопроизводстве и кадровом деле работников, и определить сроки хранения с учетом ее мнения.

По результатам экспертизы все документы опять же поделятся на группы:

документы постоянного хранения;
документы длительного хранения (свыше 10 лет);
документы сроком хранения 5 лет и меньше;
документы с истекшим сроком хранения.

Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению в установленном в организации порядке с составлением акта.

https://www.youtube.com/watch?v=rd5LbaMCTcY

Более подробно о том, как составляется акт об уничтожении документов, можно прочитать в специальном материале нашего сайта.

Структура номенклатуры дел

В Правилах работы с архивными документами, утвержденными Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 (Приложение 25), имеется образец номенклатуры дел организации, которым можно воспользоваться и для оформления номенклатуры дел отдела кадров. На нашем сайте имеются бланк и образец номенклатуры дел, который вы можете скачать для своих нужд.

Номенклатура имеет четко структурированную форму, включающую в себя таблицу со следующими разделами:

в левом верхнем поле — название организации, название документа с указанием года;
в правом верхнем поле — гриф «Утверждаю» с указанием ФИО, должности и подписи утверждающего номенклатуру дел лица;
таблица номенклатуры дел, состоящая из граф: «Индекс дела»», «Заголовок дела», «Количество дел», «Срок хранения», «Примечания»;
отметки о согласовании с руководителем отдела документационного обеспечения или иным лицом, ответственным за архив, и, при необходимости — отметки о согласовании экспертной комиссией;
итоговая запись номенклатуры;
подписи — начальника отдела кадров, начальника отдела документационного обеспечения, заведующего архивом.

Откуда взять индекс дела

Под индексом понимается номер дела, указывающий на его место в системе. Индексы разрабатываются организацией самостоятельно и утверждаются одновременно с утверждением первой номенклатуры дел организации и, как правило, остаются неизменными.

Каждый индекс должен нести в себе два основных параметра:

цифровое обозначение подразделения;
номер самого дела по порядку его регистрации.

Например, если отдел кадров входит в управление персоналом, имеющее индекс «06», его индекс может выглядеть как «06-01». Этим же индексом должны обладать документы отдела. Например, Положение об отделе кадров может фигурировать в номенклатуре дел как «06-01.01».

Поскольку в течение года в отделе могут появиться новые документы, логичным будет оставлять для них резерв (пустые строки в номенклатуре с заранее присвоенными индексами). Как правило, достаточно 2-3 позиций.

Электронные дела также заносятся в номенклатуру с соответствующим индексом.

Как надписать дело

Заголовок должен содержать в себе основные характеристики документа, то есть то, что указано непосредственно на его обложке. Отметим, что заголовок дела не равен заголовку документа.

Дело — это совокупность однородных документов за определенный период времени, например, «Приказы по основной деятельности за 2023 год», «Срочные трудовые договоры 2023 года. Том 1».

Заголовок дела должен быть предельно ясным.

Как правило, структурируются дела в номенклатуре от более важного к менее важному:

положение о структурном подразделении, должностные инструкции работников;
документы, поступившие от вышестоящих ведомств;
распорядительная документация по предприятию;
отчетные документы от годовых отчетов к квартальным, ежемесячным и т.п.;
переписка со сторонними организациями;
переписка внутри организации;
журналы, реестры, описи и прочее.

Рекомендуется группировать дела в хронологическом и вопросно-логическом порядке.

Каким по объему может быть дело

Для удобства работы рекомендуется не создавать дела объемом более 250 листов. Если год не завершен, а дело уже содержит 250 листов, рекомендуется завести второй том.

При этом на корешках дел делается надпись: «Том 1. январь — июнь 2024», «Том 2. июль — декабрь 2024». К концу года документы в томах могут быть поделены для большего удобства на равное количество.

Какими могут быть сроки хранения

Отметки о сроке хранения могут выглядеть следующим образом:

постоянное хранение — «Пост.»;
длительное хранение — 75 лет, 10 лет — указываются сроки;
временное хранение (до 10 лет) — указываются сроки;
до минования надобности — ДМН;
до замены новыми — ДЗН;
ЭК, ЭПК (ЦК) — срок установлен по решению специализированной экспертизы.

Особые заметки

В этом разделе проставляются:

отметки об убытии дел, например, если дело в течение года было передано в другую организацию;
отметки о повреждениях и гибели дела;
отметки о переводе в электронную форму и т.д.

Как утверждается и хранится номенклатура

Номенклатура дел отдела кадров составляется в конце текущего года на следующий. После составления она передается начальнику отдела документального обеспечения управления и включается в общую номенклатуру.

https://www.youtube.com/watch?v=pvSoWv0LG5o

Общая номенклатура дел вводится в действие приказом по организации. После этого каждое подразделение получает для работы выписку из действующей номенклатуры.

Подлинник номенклатуры дел хранится постоянно. Рабочие экземпляры — до замены новыми.