Должностная инструкция секретаря (секретаря-референта)

Видео:Всё, что нужно знать о должностных инструкциях за 6 минутСкачать

Должностная инструкция секретаря-референта — права и обязанности

Секретарь референт — это помощник руководителя, который должен обладать обширным кругом знаний и умений для того, чтобы уметь не только принять и отправить документацию, но и организовать распорядок дня руководителя наиболее оптимальным образом.

В современном мире секретарь референт обязан обладать не одним, а несколькими иностранными языками и владеть навыками делового этикета и психологии общения. Однако все эти умения подразумеваются не априори, они должны быть конкретизированы.

Каждый руководитель подбирает помощника под критерии организации и свои личные, поэтому так важно детализировать все запросы к помощнику в официальном документе.

Образец типовой должностной инструкции секретаря-референта

Типовая должностная инструкция описывает требования, предъявляемые к сотруднику, занимающему должность секретаря референта. В ней оговаривается профессиональная квалификация и опыт работы, наличие определенных знаний и навыков, условия назначения и подчинения. Должностная инструкция содержит полный перечень требований, обязанностей, а также прав сотрудника.

В данном документе содержатся данные об ответственности за совершенные или несовершенные действия. Отдельным разделом оговариваются условия работы секретаря референта. В них входят важные оговорки о возможных командировках, ненормированном рабочем дне, работе в выходные.

Должностная инструкция составляется под нужды конкретной компании, в нее можно добавлять пункты на усмотрение руководителя, руководствуясь примером.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Скачать образец типовой ДИ секретаря-референта 

Общие положения

На должность секретаря референта берут людей с высшим образованием, с обязательным знанием иностранных языков и навыками делопроизводителя.

Данную должность нельзя получить без опыта работы, который имеет минимальную планку в один год. Помощник подчиняется непосредственно генеральному директору и утверждается в должности только им.

Кроме вышеперечисленных требований секретарь референт обязан:

• владеть техническими средствами коммуникации, необходимыми для его работы;
• знать и руководствоваться локальными НПА, Уставом, инструкцией по делопроизводству;
• владеть знаниями о законодательстве РФ, нормами ТБ и пожарной безопасности.

Хотя в деятельности помощника самое главное — это исполнительность и оперативность, но достижение этих показателей невозможно без наличия обширной базы знаний и опыта.

Должностные обязанности

Секретарь-референт имеет следующие должностные обязанности:

Организовывать:

• документооборот;
• прием посетителей;
• встречи и командировки директора;
• заседания и совещания с участием руководителя;
• заполнение журналов и форм личной отчетности.

Анализировать предоставляемую информацию и делать по ней выводы.

Контролировать:

• качество представляемых на подпись документов;
• исполнение приказов и распоряжений руководителя.

Кроме этого в обязанности помощника входит выполнение отдельных служебных поручений и заданий, исходящих от руководителя.

Права

Секретарь-референт имеет право получать, аккумулировать и обрабатывать информацию, касающуюся его непосредственной деятельности.

Помощник может выдвигать правомерные требования по организации своего рабочего места, для возможности выполнения своих обязанностей и сохранения материальных ценностей, вверенных ему для работы.

Секретарь референт имеет право разрабатывать и вносить на рассмотрение рационализаторские предложения по улучшению своей деятельности и деятельности организации, в части его профессиональной деятельности. Он может давать собственную оценку происходящему и принимать решения самостоятельно по ситуации.

Скачать образец 

Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за некачественное или несвоевременное выполнение работы, возложенной на него данной должностной инструкцией. Помощник отвечает за передаваемые руководителю документы и несет ответственность за их ненадлежащее оформление.

На секретаря референта налагается ответственность за последствия неверно принятых им решений, несоблюдения законодательных норм, нанесения материального ущерба имуществу организации и нарушения трудовых и этических норм.

Наибольшую ответственность несет секретарь референт за разглашение полученной в процессе, информации, которая квалифицируется как коммерческая тайна.

Условия работы

Должностная инструкция секретаря-референта генерального директора обязана содержать полные и достоверные сведения о графике и условиях работы. Также здесь могут указываться особые требования к форме одежды на работе, на заседаниях, в командировках.

График работы может включать в себя отдельные указания о ненормированности дня и методах компенсации.

Инструкция секретаря референта — это документ, который позволяет ему знать свои обязанности и права и дает возможность работодателю требовать надлежащего выполнения трудовых обязанностей.

Должностная инструкция секретаря-референта образец 2018 скачать 

Бесплатная консультация юриста по телефону: (8 4,25 из 5)
Загрузка…

Видео:Правила этике: как должно выглядеть лицо секретаря вашей фирмы?Скачать

Какие должностные функции у секретаря — референта?

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Как известно, предприятиями управляет руководитель, корректируя, контролируя и направляя в нужное русло работу персонала. Одному ему за всем не уследить, особенно если фирма очень велика, поэтому в своем штате он должен иметь обособленный круг помощников.

В основном это люди, которые задействованы в административно — управленческом аппарате, которые являются непосредственными помощниками директора.

Общие положения секретаря — референта в 2018

В общепринятом понимании, секретарь-референт — это офисный работник, помощник руководителя, чья работа основана на нормах, закрепленных в уставных документах, в том числе и должностной инструкции.

Он числится в штате сотрудников, а соответственно, имеет свои права и обязанности, функции, требующие добросовестного выполнения, несет ответственность в полной мере за не исполнение прямых обязанностей.

Прежде всего, нужно отметить, что принимает его на работу, непосредственно директор, которому он в дальнейшем и подчиняется.

Отбирая кандидатов на эту должность, руководитель в первую очередь, акцентирует внимание на уровень образования и стаж работы.

Если же стаж на некоторых предприятиях не столь важен, то образование у поступающего на работу должно быть высшее или среднее специальное. Лучше всего иметь на руках свидетельство о прохождении курсов.

Секретарь — референт – это офисный труженик, а значит, работает с документацией, компьютерными программами, личными делами сотрудников. Кроме того, он должен обладать навыками перевода с иностранных текстов.

Это очень важно для работы, потому что в большинстве случаев приходится иметь дело с партнерами — иностранцами, особенно это приемлемо для больших фирм. Иметь достаточно широкое понятие финансовой и хозяйственной деятельности предприятия. Быть подготовленным к решению организационных вопросов.

Владеть и правильно распоряжаться информацией доносить ее до персонала в неискаженном виде. Пройти инструктаж по технике безопасности. Быть вежливым и добросовестно исполнять поручения и приказы, точно и в установленный срок.

Должностные функции секретаря — референта – должностные обязанности

Секретарь — референт имеет доступ ко всей документации, чтобы правильно информировать сотрудников и партнеров, при возникновении у них каких-либо вопросов и предложений. Присутствие его на совещаниях обязательно, потому что одной из главных функций — является осуществление записей всего совещательного процесса.

Если на предприятии отсутствует кадровая служба – эта работа возлагается на секретаря. Следовательно, он может оформлять приказы, касающиеся личного состава, вести личные дела сотрудников, табеля учета рабочего времени, а также выдавать персоналу справки качающиеся их зарплаты и стажа.

Еще одной обязанностью секретаря-референта является проверка поступающей документации, перед тем как она попадает на подпись к руководителю.

При поступлении документа, он должен проверить правильность его оформления, исключить наличие ошибок в подсчетах и заполнении, проследить, чтоб он был вовремя подписан, а также правильно хранился.

https://www.youtube.com/watch?v=KDa0hRvYZ9c

По итогам года все документы подвергаются проверке, по результатам которой некоторые попадают в архив или подвергаются утилизации.

Прием телефонных звонков, факсов, телеграмм, выполнение копирования и сканирования тоже прерогатива помощника директора.

На что имеет право секретарь — референт?

В ходе рабочего процесса может сложиться ситуация, в необходимости наличия документа, который хранится у партнеров или в других организациях, секретариат имеет право направить запрос о необходимости предоставления бумаг, а в случае их несвоевременного доставления, наличия недочетов или ошибок — дать объяснение руководителю и с его согласия или по приказу направить документацию на доработку.

Секретарю разрешено запрашивать материалы, необходимые для исполнения распоряжений, а также рассматривать и перенаправлять документацию до места использования, требовать доработки документов, если в них имеются какие-либо недочеты и ошибки, а также визировать их в рамках своей компетенции.

Если произошли какие-то задержки в выполнении поручений руководства, сотрудник имеет право дать объяснения по поводу сложившейся ситуации.Ему позволительно работать с конфиденциальными документами. Кроме того, сотрудник вправе требовать от директора предоставления нормальных условий для осуществления труда, правильно оборудованного и хорошо освещенного рабочего места и места хранения бумаг.

Прежде, чем попасть на стол начальника вся документация обрабатывается секретарем, чтобы избежать недочетов и ошибок. Секретариат может предлагать директору усовершенствование форм внутренней документации.

Должностная инструкция секретаря — референта — ответственность

Каждый сотрудник предприятия при поступлении на работу подписывает трудовой договор и знакомится с должностной инструкцией. Если он некачественно, недобросовестно относится к выполнению непосредственных обязанностей, то внутренние нормативные акты предусматривают ответственность за это.

Он отвечает за качество документов, которые в дальнейшем передаются на подпись руководству. Несет ответственность за небрежное отношение к сохранности и регистрации документов. Должен быть аккуратным, ответственным и пунктуальным работником.

Образец должностной инструкции секретаря — референта

Стоит отметить, что должностная инструкция очень важный документ, содержащий некие правила, которым должен следовать секретарь. В ней прописаны все функции, обязанности, права, ответственность секретариата.

Скачать образец должностной инструкции секретаря-референта 

Бесплатная консультация юриста по телефону: (5 4,60 из 5)
Загрузка…

Видео:Курс обучения "Секретарь-референт" - 10 советов от профессиональных секретарейСкачать

Образец должностной инструкции секретаря

Утверждаю ………………………………………… …………………………………………….

(наименование организации)

…………………………………………….

(должность)  

…………….………………………………

(ф.и.о.)   

«…..» …………………. 20….. г.

м.п.  

……………………………………………………………………………..
(наименование, предприятия, организации)

1. Общие положения

 1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

 .2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

 1.3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению

……………………………………………….……………………………………………………..

 1.4. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю

………………………………………………………………………………………………………
(предприятия, структурного подразделения)

 1.5.

Секретарь должен знать:- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;- положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;- устав предприятия;- схемы документооборота;- сроки и порядок сдачи дел в архив;- системы организации контроля исполнения документов;- методы оформления и обработки документов;- машинопись;- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;- основы этики и эстетики;- правила делового общения;- оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;- основы законодательства о труде;- правила внутреннего трудового распорядка;- правила и нормы охраны труда.

— основы организации труда.

 1.6. Во время отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности секретаря

 Секретарь:- осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя;- принимает корреспонденцию, поступающую на рассмотрение руководителя, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;- ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением организационной техники, предназначенной для сбора, обработки, хранения и представления информации при подготовке и принятии решений;- принимает документы и личные заявления на подпись руководителя;- подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;- следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись;- проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;- передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную по каналам связи информацию и доводит до его сведения ее содержание;- по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;- выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;- осуществляет контроль над исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;- ведет контрольно-регистрационную картотеку;- обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;- печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, вводит текущую информацию в банк данных;- организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;- формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

— выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

3. Права секретаря

 Секретарь имеет право:- знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;- вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением своих обязанностей;- запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;- требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность

 Секретарь несет ответственность:- за последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных действующим законодательством РФ, уставом предприятия, иными нормативными правовыми актами;- за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ;- за совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;

— за причинение материального ущерба и ущерба деловой репутации предприятия — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5. Прочее

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов регулирующих трудовые правоотношения в РФ.

Согласовано:

Начальник юридического отдела

……………….…………… / ……….… «……» ………………………20 …. г.
  (ф.и.о. / подпись)

с должностной инструкцией ознакомлен

……………….…………… / ……….… «……» ………………………20 …. г.
  (ф.и.о. / подпись)

__________________

• Скачать образец должностной инструкции секретаря

Видео:Типовая должностная инструкцияСкачать

Должностная инструкция секретаря-референта

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4.

На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5.

На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.
1.6.

Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

Должностные обязанности секретаря-референта

Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
2.2.

Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
2.4.

Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
2.5. Ведет прием посетителей.
2.6.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Права секретаря-референта

Секретарь-референт имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3.

Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2.

За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3.

За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Общий каталог всех должностных инструкций тут: Список разделов Должностных Инструкций!

КА «Кадровый метод» — это современное кадровое агентство по быстрому и эффективному поиску, подбору персонала. Наше агентство по подбору персонала окажет услуги по рекрутингу необходимого Вам персонала.

Ищем и подбираем топ персонал (топ менеджеров, директоров, управленцев высшего звена), персонал среднего звена, IT специалистов, менеджеров продаж, линейный персонала, бухгалтеров, врачей, стилистов, …
Информацию для работодателей по услугам поиска и подбора персонала Вы можете найти на данной странице.

На странице «Акции» Вы можете узнать о наших последних акциях и спецпредложениях для Заказчиков (работодателей). На странице каталога должностных инструкций, прочитать какая должна быть должностная инструкция и скачать базовые варианты ДИ.

Если Вам интересен запрос ищу работников, то мы Вам подберем персонал, а соискателям поможем найти работу! Осуществим поиск сотрудников и поиск работников для Вас в сжаты сроки.

Для Вашего удобства мы создали раздел «Подбор персонала по профессиям» в котором мы разместили подробную информацию по основным позициям популярных заявок от Заказчиков поиска и подбора, но с привязкой к конкретному названию вакансии, к примеру секретарь, менеджер по продажам, товаровед, удаленный менеджер по продажам, менеджер по закупкам, топ персонал, руководители и т.д., а также раздел «Поиск и подбор (рекрутинг) персонала по специализациям»
Для соискателей созданы 3 полезных раздела, а именно «Как составить резюме», «Советы соискателю» и «Открытые вакансии». Соискателю станет найти работу проще! Наши советы соискателям работы помогают найти работу, если прочитать внимательно все статьи! Подписка на рассылку наших новых вакансий на странице «Подписка на новые вакансии»

Видео:ПЛЮСЫ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЕМ/ РАБОТА СЕКРЕТАРЯ/ БЫТЬ СЕКРЕТАРЕМСкачать

Секретарь – где учиться, зарплата, преимущества профессии

Секретарь (офис-менеджер, референт, делопроизводитель) — это специалист, занимающийся делопроизводством и помогающий организовать работу руководителя компании. Он является «правой рукой» директора и «лицом фирмы». Это незаменимый сотрудник, который поддерживает порядок в документах, согласовывает и организует встречи, ведет деловую переписку.

Деятельность любой организации связана с большим документооборотом, без референта легко скатиться в хаос, вплоть до того, что работа будет парализована, важные договоры потеряются, предприятие понесет убытки.

В обычных компаниях за порядок в бумагах отвечают один-два делопроизводителя. Но в крупных холдингах этой работой может заниматься целый отдел (секретариат).

В любом случае обязанности секретариата будут похожи на должностные обязанности секретаря руководителя.

Квалификационные требования

Референт — это сотрудник, который от лица фирмы общается с людьми. Он встречает посетителей, отвечает на телефонные звонки. Поэтому при приеме на работу уделяют очень большое внимание внешности будущего работника (опрятности) и его коммуникативным навыкам.

Требования к квалификации можно посмотреть в справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37. Какие-либо специальные требования к работникам по этой профессии не установлены.

Но компания может придерживаться своих стандартов, главное, чтобы они не были дискриминационными.

https://www.youtube.com/watch?v=Cn_9FxS_Ztc

В крупных организациях и госструктурах к секретарям выдвигаются особые требования, в числе которых знание иностранных языков и делового этикета.

Сотрудники компаний, которые работают на международном уровне, занимаются не только делопроизводством и приемом посетителей, но и организацией конференций, деловых встреч, фуршетов и т. д.

, поэтому дополнительные навыки часто являются основополагающими при устройстве на работу.

Что обязан знать и должен делать секретарь

Ежедневно секретарь должен выполнять следующие функции:

1. Принимать информацию от подчиненных для передачи ее руководителю.
2. Организовывать телефонную связь руководителя. В его отсутствие принимать информацию, а затем доводить ее до сведения директора.
3. Принимать и вести учет телефонограмм.
4. Создавать условия для нормальной работы руководителя: следить за потребностью в канцтоварах и оргтехнике.
5. Оказывать помощь в организации производственных совещаний и собраний. Доводить до участников дату, место и время мероприятия. Собирать необходимые материалы, обеспечивать явку присутствующих и вести протокол собрания.
6. Вести делопроизводство на предприятии. Для этого секретарь должен осуществлять прием, систематизацию входящей корреспонденции и передавать ее на рассмотрение руководства. Затем на основании наложенной визы передавать документы исполнителям под роспись. В должностные обязанности секретаря входит также контроль над ходом, сроками и результатом их исполнения.
7. Выполнять работы по распечатке и размножению документов.
8. Организовывать прием посетителей к руководителю компании и по возможности создавать условия для скорейшего решения вопросов.

Для того чтобы выполнить эти на первый взгляд простые должностные обязанности секретаря, работник должен знать:

• весь состав руководства предприятия и его структурных подразделений;
• устав, штаты и структуру предприятия, его профиль, перспективы развития и специализацию;
• нормативные документы для должного ведения делопроизводства;
• правила пользования средствами оргтехники и связи;
• правила ВТР, ОТ, пожарной безопасности и промышленной санитарии;
• правила организации труда на рабочем месте;
• нормативные и правовые акты, приказы, постановления, распоряжения по планированию, учету и управлению качеством выполняемых работ.

Приемная работа в офисе подразумевает приветствие посетителей и их комфорт. В целом, секретариат безоговорочно помогает новому сотруднику и посетителям ориентироваться.

Он включает направление посетителей к людям, которые получают доступ и просматривают новые приложения, развернутые в домашнем каталоге. Тем не менее, секретарская работа способствует укреплению репутации и имиджа компании, предлагая дружеский и профессиональный прием людям, которые присоединились к компании.

Вести календарь и план встреч

Секретари Office планируют встречи и обновляют календари событий. Они также организуют встречи и координируют расписание конференц-зала. Перед встречами они собирают справочные материалы и создают пространство для встреч. Они посещают встречи и готовят протоколы или резюме результатов встречи.

Секретарь хранит и упорядочивает файлы

Одна из важных функций секретаря — систематизировать и хранить файлы сотрудников и клиентов. Помимо файлов, ведите учет других вещей в компании.

Храните файлы в алфавитном порядке и используйте файловую систему, чтобы упростить хранение ключей и поиск ключей для успешной организации файлов.

Переписка, которая включает в себя телефонные звонки и электронные письма, которые приходят и выходят из организации, получает и подтверждает секретарь. они получают электронные письма перед отправкой в ​​адресный отдел или офис.

Видео:Курсы секретарей-референтов онлайн. Бесплатный урок №1 от центра "Лидер"Скачать

Должностная инструкция секретаря — образец 2021 года и как ее составить, права и обязанности

Время чтения: 5 минут(ы)

Работа секретаря отличается многозадачностью и необходимостью успеть все и сразу, ведь в противном случае вся работа фирмы может пойти наперекосяк.

В этой статье мы расскажем, как правильно составить должностную инструкцию секретаря, а также представим несколько готовых вариантов данного документа.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции прописывается:

• к какой категории сотрудник принадлежит;
• кому он подчиняется;
• кем назначается и освобождается от должности;
• кому переходят функциональные обязанности сотрудника в момент его отсутствия на рабочем месте.

Секретарь относится к категории технических исполнителей, подчиняется непосредственно руководителю подразделения/компании, а назначается и снимается с должности только приказом генерального директора.

Как правило, на данную должность назначаются лица с образованием не ниже специального и опытом работы на аналогичной должности от одного года, однако порой в небольшие фирмы принимают людей без какого-либо опыта вовсе. В то же время в крупных организациях условия трудоустройства могут быть более жесткими.

https://www.youtube.com/watch?v=Af8dM22xZKQ

Для успешного выполнения порученных задач секретарю необходимо знание:

• организационной структуры;
• норм делового общения;
• организации делопроизводства;
• основ гражданского и трудового законодательства;
• правил эксплуатации вычислительной и организационной техники;
• прикладных программ;
• машинописи;
• правил охраны труды, противопожарной защиты и техники безопасности.

Руководствоваться в своей деятельности секретарь должен:

• действующим законодательством;
• уставом предприятия;
• руководящей документацией предприятия;
• приказами и распоряжениями руководства;
• собственной должностной инструкцией.

Должностные обязанности: на что имеет право секретарь и его ответственность

Отдельным параграфом прописываются должностные обязанности секретаря, в том числе:

• прием посетителей;
• прием и передача на подпись руководителя документов и личных заявлений;
• получение корреспонденции, поступающей в адрес руководителя на рассмотрение, и ее перенаправление в соответствующие структурные подразделения или конкретным лицам;
• проведение коммуникаций с помощью средств связи, регистрация и передача служебной информации руководителю;
• осуществление деятельности по техническому и организационному обеспечению работы руководителя;
• составление запросов, писем и других документов по поручению руководителя;
• подготовка заседаний и совещаний, устраиваемых руководителем, а также ведение и оформление протоколов;
• организация командировок руководителя: приобретение билетов, аренда транспорта и помещения;
• контроль выполнения сотрудниками предприятия распоряжений и приказов руководства;
• формирование дел, обеспечение сохранности документов и передача их в архив в определенные сроки;
• выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

Помимо обязанностей секретарь имеет и права, в том числе на:

• принятие самостоятельных решений в рамках собственной компетенции;
• отказ от выполнения полномочий в случае возникновения опасности для здоровья или жизни;
• предъявление руководству требований о создании нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов и материальных ценностей;
• получение служебной информации в полном объеме для исполнения собственных полномочий;
• направление в адрес руководства рационализаторских предложений по улучшению деятельности предприятия и собственной работы;
• информирование руководителя о выявленных в деятельности организации недостатках и выдвижение предложений по их устранению;
• получение от работников структурных подразделений необходимых материалов и пояснений причин нарушения качества и сроков выполнения заданий, поручений руководителя.

В следующей главе следует прописать зону ответственности сотрудника. Секретарь, как правило, отвечает за:

• несанкционированное представление интересов организации;
• результаты самостоятельно принятых решений и совершенных действий;
• ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
• нарушение требований руководящей документации предприятия;
• неправомерное обращение с личными сведениями и передачу конфиденциальных данных;
• причинение вреда организации, ее персоналу, контрагентам и государству;
• нарушение правил трудового распорядка, требований трудовой дисциплины, противопожарной защиты и норм техники безопасности;
• нарушение норм делового общения.

При составлении должностной инструкции крайне важно понимать, что менять ее текст в соответствии со спецификой работы можно как угодно, главное при этом – чтобы документ не противоречил действующему законодательству и заключенному между сторонами трудовому договору, а сотрудник был ознакомлен со всеми внесенными в него корректировками.

Образцы должностной инструкции секретаря

В зависимости от места и особенностей работы трудовые функции секретаря могут иметь определенные нюансы, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов документов, предназначенных для использованиях в различных организациях.

Секретаря руководителя (по профстандарту)

Скачать образец типовой инструкции секретаря руководителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/1z0a3wxi3TowbW

Секретаря-делопроизводителя

По следующей ссылке мы разместили документ, подходящий для секретаря с функциями делопроизводителя: https://yadi.sk/i/CsoTnmdn3Towm8

Секретаря-референта

Функциональные обязанности секретаря-референта несколько отличаются от стандартных: https://yadi.sk/d/HkLeZDDk3Towqt

Офис-менеджера с функциями секретаря

Чтобы найти образец инструкции для данного сотрудника, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/f0eXKy2b3Towyi

Учебной части

В зависимости от учреждения должностная инструкция секретаря учебной части может быть следующей:

• школы (по новому закону об образовании): https://yadi.sk/i/D5wISs2Y3ToxA2

• колледжа: https://yadi.sk/i/wTooxnf53ToxdB

• техникума: https://yadi.sk/d/IkyRbl0Z3ToxVx

Секретаря-машинистки

Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/i/DWMKYFdi3Toxk6

Судебного заседания

С инструкцией секретаря районного суда вы можете ознакомиться по следующему адресу: https://yadi.sk/i/lyTkislj3ToyCa

Здесь размещен документ, подходящий для секретаря мирового судьи: https://yadi.sk/i/jY00M73g3ToyMt

Пресс-секретаря

Скачать образец инструкции пресс-секретаря вы можете здесь: https://yadi.sk/i/J4nElPMU3ToyZ3

Ученого

По следующей ссылке мы разместили документ для ученого секретаря совета: https://yadi.sk/d/oDtIaJqf3Tp2jq

Ответственного секретаря газеты

Трудовые функции ответственного секретаря газеты выглядят так: https://yadi.sk/i/9fxgAyws3Tp2zZ

Приемной

Чтобы найти бланк документа для секретаря приемной, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/7RXepLQl3Tp3Me

Секретаря-администратора

По следующей ссылке находится инструкция секретаря с функциями администратора: https://yadi.sk/d/k93AVPJP3Tp3W7

Корпоративного секретаря акционерного общества

Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/d/YNcunY4p3Tp3nN

Комиссии по делам несовершеннолетних

Секретарь комиссии по делам несовершеннолетних должен работать по инструкции такого плана: https://yadi.sk/i/w4PdYv7x3Tp3yV

ДОУ

В детских образовательных учреждениях используются инструкции следующего образца: https://yadi.sk/i/bSOYXr3G3Tp46s

Деканата

Должностная инструкция секретаря деканата: https://yadi.sk/d/a0C0pjmr3Tp4uB

Таким образом, подходить к составлению должностной инструкции необходимо со всей ответственностью, в противном случае результат работы секретаря может не оправдать ожиданий его руководителя.

https://www.youtube.com/watch?v=vme1p8rWjxk

Вам помогла эта статья? Будем благодарны за оценку:

Видео:Онлайн курс обучения «Секретарь-референт» - 10 советов от профессиональных секретарейСкачать

Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря

Чтобы регламентировать трудовые отношения и распределять обязанности, составляется должностная инструкция. Она предусмотрена и для секретаря.

В документе отражены требования к квалификации, необходимые для работы знания и навыки. включает в себя развернутый перечень обязанностей, определяет полномочия и ответственность сотрудника.

В конце статьи можно скачать образец должностной инструкции секретаря.

Первый раздел инструкции: старт работы

Должностная инструкция менеджера или другого работника не является строго обязательным для предприятия документом и не имеет утвержденной формы. Типовой образец включает в себя 4 раздела, среди которых вводные положения, обязанности, права, ответственность.

Первая часть «Общие положения» дает представление о требованиях к кандидату на должность, подчиненности работника и необходимых для него знаниях.

Должностная инструкция офис включает следующие положения.

1. Должность относится к группе технических исполнителей.
2. Присвоение должности и освобождение от обязанностей происходит посредством издания приказа генерального директора.
3. Непосредственный начальник: генеральный директор либо руководитель подразделения.
4. Требования к образованию: высшее, неполное высшее или среднее специальное. Опыт работы минимум 6 месяцев. Необходимо владеть навыками работы с офисной техникой и текстовыми редакторами.
5. В период отсутствия секретаря приказом руководителя назначается заместитель (менеджер или другой работник).

В отдельный пункт выделяется, чем руководствуется секретарь при выполнении должностных обязанностей. Он ориентируется на действующее законодательство, Устав организации и прочие локальные документы, приказы директора и непосредственно данную инструкцию.

Что входит в должностные обязанности секретаря

На самом деле работа секретаря, как и менеджера, не ограничивается вежливым приемом посетителей и ответами на звонки руководству. У него немало обязательств, связанных с обработкой документов и организацией совещаний.

Второй раздел, описывающий должностные обязанности, включает в себя следующий перечень функций.

1. Прием корреспонденции, поступающей на имя директора, и ее распределение по структурным подразделениям организации.
2. Прием заявлений и бланков на подпись руководителя.
3. Подготовка документов и прочих материалов, которые требуются для работы директора.
4. Отслеживание своевременного рассмотрения и предоставления результатов по документам, направленным в различные структурные подразделения и отдельным лицам (например, менеджерам).
5. Проверка правильности оформления и редакция документов, переданных директору на подпись.
6. Организация телефонных переговоров руководства.
7. В случае отсутствия руководителя фиксирование информации, а затем доведение до его сведения.
8. Подготовка ответов на полученные письма, запросов в сторонние организации и прочих документов, порученных директором.
9. Составление программы совещаний, сбор информации, приглашение участников и их последующая регистрация, оформление протоколов заседаний.
10. Контроль соблюдения распоряжений руководства.
11. Обеспечение директорского места необходимыми канцелярскими товарами и техникой, создание условий для наиболее эффективной работы.
12. Прием посетителей.
13. Перенос информации в базу данных либо печать рабочих материалов по распоряжению директора.
14. Копирование документов на ксероксе.
15. Формирование дел по установленной номенклатуре, их хранение и своевременная сдача в архив.
16. Соблюдение внутреннего распорядка организации, техники безопасности, противопожарной защиты.
17. Поддержание порядка на своем рабочем месте.

Важно! От секретаря, как и от менеджера и других работников, ожидается выполнение приказов руководства и следование Правилам внутреннего распорядка, которые приняты на предприятии.

Это ключевые рабочие функции, которые включает в себя должностная инструкция секретаря руководителя. Помимо приема посетителей, здесь уделяется внимание контролю за соблюдением приказов директора, организация собраний и ведение протоколов.

Продолжение инструкции: перечень прав секретаря

Далее должностная инструкция офис освещает права секретаря. Перечислим основные положения.

1. Владение всей информацией (конфиденциальные сведения не исключение), которая требуется для выполнения должностных обязанностей.
2. Внесение предложений по улучшению рабочего процесса касательно как самого сотрудника, так и предприятия в целом.
3. Отправка запросов подразделениям организации и отдельным лицам с целью получения сведений и документов, требующихся для выполнения обязательств. Возможно как по своей инициативе, так и по поручению руководителя.
4. Принятие решений в своей зоне ответственности.

Также должностная инструкция позволяет сотруднику требовать предоставления подходящих условий для трудовой деятельности. В случае возникновения опасности для жизни и здоровья работник вправе не приступать к выполнению обязательств.

Заключительный раздел ответственность

В последнем разделе инструкции перечислены ситуации, в которых на секретаря может быть возложена ответственность.

1. Невыполнение, несвоевременное либо ненадлежащее выполнение своих обязательств.
2. Нарушение должностной инструкции.
3. Разглашение конфиденциальных сведений, несоблюдение коммерческой тайны.
4. Нарушение внутреннего распорядка, правил противопожарной безопасности и охраны труда.

В должностной инструкции секретаря-референта также прописана ответственность за проведение заседаний без распоряжения руководства и ненадлежащее качество документов, представленных на подпись. Сотрудник отвечает за последствия принятых им решений и нарушение норм этикета.

https://www.youtube.com/watch?v=IgEfZk2l-aY

Должностная инструкция содержит основной перечень рабочих функций секретаря, определяет его права и зону ответственности.

В его обязательства входит подготовка переговоров с руководством, систематизация документов и их своевременная передача в архив. От секретаря ожидается соблюдение норм делового общения и вежливое обслуживание посетителей.

Далее можно скачать по ссылке примерный образец должностной инструкции, содержащий все 4 раздела.

🎥 Видео

Профессия секретарьСкачать

Должностная инструкция | Рекомендации юристаСкачать

Помощник руководителя обязанности | Работа помощник руководителя | Бизнес ассистент функцииСкачать

Должностные инструкции - Елена А. ПономареваСкачать

Секретарь руководителяСкачать

Секретарь. Личный помощник. Бизнес-ассистент. Как грамотно построить карьеру?Скачать

ЧТО БЕСИТ СЕКРЕТАРЯ?/ РАБОТА СЕКРЕТАРЯ/ ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯСкачать

Как пройти собеседование на должность "Ассистент руководителя" | Анна ГуссСкачать

Имидж Секретаря-администратора: все что нужно знать #shortsСкачать

Про должностные инструкции - Елена А. ПономареваСкачать

Урок 1: Управление документами как сфера профессиональной деятельности.Скачать

Содержание должностной инструкции. Методика разработки | Боровкова Елена Алексеевна. РУНОСкачать

Основные направления деятельности секретаря руководителя (Апанасенко О.Н.)Скачать