Акт о выдаче дел во временное пользование

Видео:Выдача дел из архива организации во временное пользованиеСкачать

Как оформить утрату, порчу документов

В какой ситуации нужно оформить акт об утрате документов, а когда – акт о неисправимых повреждениях архивных документов? Образцы заполнения утвержденных форм этих актов мы показали для различных случаев: когда утрачены бумажные или электронные документы, когда научно-справочный аппарат архива цел или тоже пострадал (от этого зависит, сможем ли мы ссылаться в акте на номера описей, по которым документы поступали в архив, а также на их индивидуальные номера как единиц хранения в составе этих описей). Упомянутые формы актов «родом» из архивных правил и утверждены для применения в этой сфере. Как их правильнее использовать и заполнять, если надо зафиксировать утрату либо повреждение документов, хранившихся в подразделении до передачи в архив? В конце приведен пример протокола экспертной комиссии, которым происходит согласование акта.

В организации произошла утрата документов. Чем это может грозить? Прежде всего, это зависит от того, какие документы утрачены. Если финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, сроки хранения которых не истекли, то возможны штрафы. Потеря учредительных и правоустанавливающих документов может повлечь неприятные хлопоты по их восстановлению. Утрата действующих договоров при наличии недобросовестных контрагентов может привести к изменениям оставшегося подлинного экземпляра договора, и в дальнейшем – к значительным финансовым потерям. Не стоит забывать и о научно-технической документации. Ее разработка стоит дорого. А если еще учесть утрату секрета производства («ноу-хау») и внезапное появление его у ваших конкурентов, то становится грустно. Но даже если секрет производства не попал к конкурентам, а просто случилась авария на предприятии, обрушение конструкций и т.п., а ваша организация является разработчиком проектной документации, то без наличия подлинных документов невозможно будет доказать, что вы не виновник происшествия.

Наиболее частыми причинами утраты документов становятся:

• чрезвычайные обстоятельства: пожар, прорыв труб (залив документов), кража (взлом);
• неудовлетворительная система хранения и учета документов;
• невозврат документов из временного пользования;
• утрата документов по причине халатности.

При этом происходит либо неисправимое повреждение документов, либо документы невозможно обнаружить, найти, т.к. они утрачены. В любом случае документы надо списывать и снимать с учета.

Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.

2015 № 526 (далее – Правила), предусмотрены как раз 2 формы актов для таких случаев, их заполнением и займемся:

• акт о неисправимых повреждениях архивных документов и
• акт об утрате документов.

Чрезвычайные обстоятельства

Пожар или залив документов наносят самый серьезный урон, эти факторы способны уничтожить целый архив.

Правилами определена необходимость обеспечения нормативных условий хранения документов: оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; соблюдение противопожарного режима; соблюдение охранного режима; создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий. Соблюдение данных требований позволит в значительной мере обезопасить документы и обеспечить их сохранность.

Кража документов. Чтобы максимально обезопасить свой архив от кражи, также следует соблюдать определенные требования 1: помимо охранной сигнализации, документы, имеющие грифы ограничения доступа, следует хранить в металлических шкафах или сейфах отдельно от другой документации.

Ключи от этих сейфов (так же как и ключи от хранилищ) лучше всего сдавать в опечатанном пенале на пост охраны под расписку. Установленная система видеонаблюдения поможет предотвратить кражу или даст возможность найти похищенные документы.

Существуют также следующие меры предосторожности:

• в архивохранилище не должны находиться посторонние. Важно не дать возможность сторонним людям быстро сориентироваться и обнаружить необходимые документы;
• научно-справочный аппарат архива (описи, учетные журналы и т.п.) лучше всего хранить в рабочей комнате, а не в архивохранилище, что также усложнит похитителям обнаружение необходимых им документов;
• рабочая комната должна запираться, а ключ – сдаваться на пост охраны.

Неудовлетворительная система хранения документов

К ней можно отнести, в частности, отсутствие архива в организации (централизованного хранения и учета документов) или отсутствие лица, ответственного за архив.

https://www.youtube.com/watch?v=kGJDQNmfVJI

Федеральный закон об архивном деле наделяет правом организации, не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, создавать архивы:

Фрагмент документа

Статья 13 «Создание архивов» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Такие организации зачастую пренебрегают этим правом (ведь закон не обязывает их иметь в своей структуре архивы), т.к. содержание архива требует дополнительных финансовых затрат.

Но даже если в организации создан и функционирует архив, важно, чтобы там работал специалист с профильным образованием, а также соблюдались все основные нормы, зафиксированные в правилах хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Правила требуют наличие стеллажей в архивохранилищах, что может обезопасить документы от возможного залива. На полу документы располагаться не должны, нельзя сваливать их в кучу.

Правила требуют помещения документов в твердую обложку или папку с клапанами, более того, размещения документов в архивных коробках. Обложки дел или папки, коробки могут спасти документы от огня или залива, пагубного воздействия световых лучей (выцветания текста), запыления документов (что приводит к развитию микроорганизмов, повреждающих бумагу, текст, образованию плесени).

Кроме того, важно соблюдать температурно-влажностный режим хранения.

Очень сухой воздух в хранилище приводит к изменению структуры бумаги, она становится ломкой, при длительном хранении рассыпается, восстановить документ уже не представляется возможным.

Влажный и прохладный воздух приводит к образованию плесени. Плесень можно «лечить», но это недешево, а следы плесени на бумаге вывести почти невозможно.

Невозврат документов из временного пользования

Документы могут быть выданы из хранилища по запросу (внешнему или внутреннему пользователю) и потом возвращены обратно. Правилами установлено, что выдача документов из архивохранилища:

• регистрируется в Книге выдачи дел и 
• оформляется:
• заказом (служебной запиской) на выдачу дел внутреннему пользователю,
• а при выдаче сторонней организации – актом о выдаче дел во временное пользование.

Правилами определен срок выдачи документов –…

Видео:Что такое акт приёма передачи?Скачать

Инструкция: как составить акт приема-передачи имущества во временное пользование

Шаблоны и формы

Акт приема-передачи оборудования во временное пользование — это документ, по которому одна сторона получает от другой материальные ценности на промежуток времени, определенный соглашением.

2 января 2021 Задорожнева Александра

Скачать бланк акта приема-передачи оборудования (пустой для заполнения)

Скачать образец акта приема-передачи оргтехники

Скачать образец акта приема-передачи спецтехники

Скачать образец акта приема-передачи инструмента

Скачать акт приема-передачи вагон-дома

Это не отдельный документ, а приложение к договору. Его составляют при передаче имущества и товарно-материальных ценностей на хранение, во временное пользование, собственность. Документ означает, что продавец или арендодатель передал товары, материалы, оборудование по договору, а покупатель или арендатор их принял без претензий.

https://www.youtube.com/watch?v=RP3u78pK9WI

В актовом документе описывается состояние ТМЦ, фиксируются внешние и скрытые недостатки, указывается название и количество изделий.

По какой форме его составить

Унифицированной формы нет. Стороны вправе использовать любую форму, которая подходит под конкретную ситуацию. Допускается модификация существующего бланка ОС-14 по приемке оборудования (Постановление Госкомстата №7 от 21.01.2003). При необходимости в ОС-14 добавляются и удаляются строки — организациям разрешено корректировать шаблон (Информация Минфина №ПЗ-10/2012).

Если применяете самостоятельно разработанный бланк или модификацию ОС-14, утвердите форму в учетной политике организации.

Правила составления

Актовые бумаги составляют на обычном форматном (А4) листе, в двух экземплярах. При участии в сделке третьего лица, добавляют еще один бланк. Все экземпляры необходимо подписать и заверить печатью (если их используют). При передаче оборудования обычно прикладывают техническую документацию. Приложения необходимо перечислить отдельным пунктом.

В актовом документе указывают реквизиты, идентифицирующие покупателя и продавца (арендодателя и арендатора) и определяют суть сделки (п. 2 ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011). Вот как оформить передачу оборудования во временное пользование и других ТМЦ актовыми регистрами:

1. Озаглавить документ.
2. Проставить номер, дату и место составления.
3. Сослаться на основание: договор с номером и датой.
4. Перечислить передаваемое оборудование, имущество, инструменты.
5. Указать техническое состояние, характеристики материальных ценностей.
6. Определить явные и скрытые недостатки.
7. Перечислить приложения.

Поставьте подписи представителей, расшифруйте и зафиксируйте печатью, в случае их использования.

Образцы

Вот образец акта приема-передачи оборудования во временное пользование — используйте шаблон в работе:

Так выглядит образец акта передачи имущества во временное пользование (оргтехники):

Таким образом оформляется выдача на время дел и других документов:

Еще один пример — прием-передача во временное пользование бытовки:

Так оформляется передача шин на сезонное хранение:

Скачать образец акта приема-передачи шин

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Видео:Выдача дел с оперативного хранения в работуСкачать

Приказ Минздрава РФ от 30 октября 1998 г. N 320

Машинописные архивные копии (выписки) оформляют на общих бланках Министерства с обозначением названия: «Архивная копия».

Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. архивной копии (выписки) должно отвечать вопросу заявления. После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр документа.

Архивные копии и выписки заверяются подписью заведующего архивом и гербовой печатью Министерства.

На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и печать — на обороте последнего листа заверяемого документа.

https://www.youtube.com/watch?v=6QubChFjwdM

Подготовленные архивные копии и выписки направляются с сопроводительным письмом, подписанным Управляющим делами или его заместителем, заинтересованной организации или лицу с указанием, что они не могут быть размножены без разрешения Министерства.

16.3. Выдача документов во временное пользование

Архивные документы выдаются во временное пользование структурным подразделениям Министерства, организациям системы здравоохранения и сторонним организациям.

Дела из архива выдаются во временное пользование на срок, не превышающий:

— 10 дней — для работников структурных подразделений Министерства;

— 3 месяца — для сотрудников других организаций.

По истечении установленного срока при необходимости производится переоформление документов на выданные дела после ознакомления с их сохранностью.

Выдача дел из архива регистрируется в журналах учета выдачи дел.

Выдача дел в другие организации производится только на основании письменного запроса с разрешения Управляющего делами или его заместителя и оформляется актами о выдаче дел во временное пользование.

Акт составляется в двух экземплярах на общем бланке Министерства: один остается в архиве, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации-получателя и руководством Министерства. Подписи скрепляются гербовыми печатями.

После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в архиве Министерства.

Перед выдачей дел из архива во временное пользование проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи. Перед выдачей и при возвращении дел в архив проверяются также нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела. Состояние возвращаемых дел проверяется в присутствии лица, сдающего эти документы.

При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю организации-пользователя для привлечения виновных к ответственности или в соответствующие органы для привлечения организации к ответственности, другой — остается в архиве.

_____________________________

*(1) Карточки на документы, переданные на рассмотрение руководству структурного подразделения, хранятся отдельно и их расстановка по разделам картотеки производится после того, как документы возвращены и в карточки перенесены резолюции.

*(2) Составлены в соответствии с «Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009).

Разъяснения о применении «Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» дает Министерство юстиции Российской Федерации.

*(3) Краткая форма протокола применяется в том случае, когда к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений.

*(4) Написание наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, учреждений и организаций, должностных лиц указано в приложении 13.

*(5) Далее по тексту читать телеграммы.

Приложение 1
к п.2.3.

Перечень документов, не подлежащих регистрации

1. Письма, присланные в копии для сведения.

2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

3. Сводки, информации, прейскуранты, присланные для сведения.

4. Учебные планы, программы. Копии.

5. Рекламные извещения, плакаты.

6. Программы совещаний, конференций и т.п.

7. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

8. Бухгалтерские документы.

9. Документы материального учета.

10. Печатные издания (газеты, журналы, книги).

11. Информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, телефонные справочники, проспекты изданий, авторефераты и др.).

12. Научные отчеты по темам.

13. Формы статистической отчетности.

14. Месячные, квартальные, годовые отчеты.

15. Ответы на запросы Министерства

Примечания:

1. Документы, перечисленные в п.п.2, 4, 8, 9, 12, 13, 14, 15, подлежат специальному учету в пределах структурных подразделений или у исполнителей.

2. Письма на имя Министра и его заместителей, поступившие из представительств и посольств иностранных государств, а также представительств иностранных фирм и от иностранных граждан, регистрируются в Управлении международного сотрудничества.

3. Структурные подразделения по согласованию с Управлением делами могут расширить перечень документов, не подлежащих регистрации.

https://www.youtube.com/watch?v=SCOqBKMLNKA

Приложение 2
к п.2.7.

Сводка учета объема документооборота

┌─────────────┬───────────────────────┬─────────────────────┬───────────┐│Структурные │ Входящие │ Исходящие │ Внутренние││подразделения├───────────┬───────────┼──────────┬──────────┼───────────┤│ │ по группам│по коррес- │по группам│по адреса-│ по группам││ │ документов│пондентам │документов│там │ документов│├─────────────┼───────────┼───────────┼──────────┼──────────┼───────────┤│ │ │ │ │ │ ││ │ │ │ │ │ ││ │ │ │ │ │ │

└─────────────┴───────────┴───────────┴──────────┴──────────┴───────────┘

┌─────────────┬───────────────────────┬─────────────────────┬───────────┐

Приложение 3
к п.3.1.

💥 Видео

Систематизация дел и документов в системе «АРХИВНОЕ ДЕЛО»Скачать

Мастер-класс на тему «Подготовка и оформление дела перед передачей на постоянное хранение».Скачать

Выдача документов по запросу в системе «Архивное дело»Скачать

Как составить архивную опись | Мария Алхутова. РУНОСкачать

Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.Скачать

Регистрация после получения РВП (разрешение на временное проживание)Скачать

Зачем составлять Акт приёма-передачи дел главного бухгалтераСкачать

Система «Архивное дело»Скачать

Осуществление миграционного учёта и выдача разрешений на временное проживание в целях образованияСкачать

Прием и передача дел на архивное хранение в системе «Архивное дело»Скачать

Памятка по подготовке и передаче документов в архивСкачать

Порядок выдачи и замены паспорта гражданина РоссииСкачать

Как правильно прошить и опечатать документСкачать

Колониальная УК "РФ - РОССИЯ" не может писать законы, только оферты!Скачать

Постановка на миграционный учет иностранных граждан через портал ГосуслугиСкачать

Создание архива организации. Часть 3. Организация хранения документов (раздел 2).Скачать