Уведомление работника о необходимости явиться за получением трудовой книжки (примерный образец)

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения: образец, как оформить для получения работником личного документа

После расторжения трудового договора работодатель выдает уволившемуся сотруднику всю документацию, которая касается ведения его профессиональной деятельности в данной организации.

При определенных ситуациях граждане не имеют возможности забрать эти бумаги.

В таких случаях руководством компании на адрес бывшего работника направляется соответствующее уведомление.

В каких случаях составляется?

Несмотря на то, что трудовая книжка — достаточно важный документ, не каждый гражданин, уволившийся с работы, стремится его вовремя забрать. Это может быть связано с различными обстоятельствами.

Важно отметить, что в обязанности работодателя входит оперативная выдача трудовой. Конкретно, в течение 3-х дней с момента увольнения.

Что же делать в ситуации, если бывший работник просто не является за документом? Именно для таких случаев предусмотрено соответствующее увольнение.

Если по истечению установленного для выдачи трудовой документации срока, уволившийся сотрудник не пришел за книжкой, руководством предприятия в обязательном порядке оформляется и отправляется специальное оповещение.

Цель его отправки — напоминание о необходимости забрать документ.

Теме отправки уведомления стоит уделить отдельное внимание. Такая необходимость связана с тем, что при нарушении установленных на законодательном уровне сроков выдачи документов, работодателю грозит штраф.

Для того чтобы избежать возникновения вопросов со стороны органов, ведущих проверяющую деятельность, необходимо отправить уведомление таким образом, чтобы у работодателя было подтверждение факта его отправки.

С этой целью лучше всего отправить оповещение заказным письмом с описью содержимого.

Кроме этого следует позаботиться о получении извещения, подтверждающего, что гражданин получил уведомление.

Также стоит учесть, что в некоторых ситуациях забрать трудовую может представитель уволенного гражданина.

К примеру, если его призвали в армию или отправили в места лишения свободы.

Обязательным условием при этом считается наличие у представителя уволившегося гражданина доверенности, оформленной соответствующим образом. При получении письменного согласия на данное действие, трудовая может быть отправлена по почте.

Как оформить при необходимости забрать документ?

Уведомление указанного вида оформляется в свободном виде. Унифицированного образца для его составления нормативной документацией не предусмотрено.

При написании текста важно соблюдать общепринятые в компании правила ведения документооборота.

При наличии можно использовать для написания фирменный бланк организации.

Структура документа может выглядеть следующим образом:

• название, реквизиты компании;
• порядковый номер уведомления;
• дата составления;
• инициалы получателя (сотрудника, трудовые отношения с которыми были расторгнуты);
• точный адрес адресата;
• наименование документа;
• непосредственный текст обращения — просьба забрать трудовую книжку;
• дата увольнения;
• предложение получения трудовой путем почтового отправления;
• инициалы, подпись и должность специалиста, заполнившего и отправившего письменное информирование;
• печать организации (при наличии).

В большинстве случаев оформлением уведомлений указанного типа занимаются сотрудники отдела кадров, потому как именно эти специалисты отвечают за оформление трудовой документации работников.

Оповещение необходимо составлять в 2-х экземплярах. Первый — отправляется к адресату, второй — подшивается в его личное дело.

https://www.youtube.com/watch?v=rnbduTIwM1k

Основным способом передачи уведомления считается почтовое отправление.

Важно учитывать — отправлять сразу вместе с уведомляющим документом трудовую книжку категорически запрещено.

Это действие может рассматриваться как нарушение. Совершить отправку трудовой можно только после получения письменного согласия работника.

Важно не забыть и позаботиться о том, чтобы при получении уведомления адресатом, в компанию пришло соответствующее извещение.

При наличии такой бумаги работодатель сможет доказать свою правоту при судебном разбирательстве.

Скачать образец на получение

Скачать пример оформления уведомления о необходимости явиться и забрать трудовую книжку после увольнения – word.

О порядке и сроках уведомления работника о необходимости получения трудовой книжки, рассказано в данном видео:

Выводы

После увольнения гражданин должен получить все документы, в которых присутствует информация о его работе в конкретной фирме.

Если работник по каким-либо причинами не забирает трудовую книжку, сотрудниками отдела кадров отправляется на его адрес специальное уведомление.

Документ оформляется в свободной форме. Желательно указать в нем предложение о получении трудовой по почте. Отправить ее можно только при условии получении письменного согласия.

Руководителю важно не тянуть с отправкой уведомления, потому как несвоевременная выдача бумаг грозит ему штрафом. Для избежания такого развития событий необходимо отправлять уведомление с описью, а также оповещением о его получении.

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку — образец и правила составления

Трудовые книжки — обязательные «спутники» трудовой деятельности любого работающего гражданина.

Попав на вакантное место впервые, работник получает от работодателя правильно оформленную книжку — с этого момента хранение документа ложится на плечи работодателя.

Он обязан позаботиться о своевременном и точном внесении всей информации, касающейся работника: его приёме на свободное место, переводах с одной должности на другую, поощрениях за добросовестный труд, а также увольнении.

В отдельных случаях книжка может быть выдана работнику на руки под подпись. Например, такое происходит при увольнении вне зависимости от того, что послужило причиной прекращения действующего между работником и работодателем договора. Нередки также ситуации, когда работник по какой-либо причине не явился за трудовой.

Функции документа

Основная функция этого документа — это вовремя сообщить бывшему сотруднику в письменном виде, что процесс его увольнения завершён, и работник может явиться за своей трудовой книжкой.

Очевидно, что работник, самостоятельно изъявивший желание покинуть рабочее место, в таком уведомлении не нуждается. Он пишет заявление, в котором указывает точную дату окончательного расчёта. На неё ориентируется руководство при составлении приказа. В этот же день, считающийся последним днём работы, на руки выдаётся трудовая книга.

Например, срок действия срочного договора может подходить к концу. Положения этого документа являются достаточным основанием для инициации процесса увольнения. В этом случае также отправляется уведомление.

Точно таким же способом оповещают «пропавших» сотрудников, по какой-либо причине не забравших вовремя свои трудовые книжки. Бывший работодатель не обязан хранить эти документы. Кроме того, книжки понадобятся при новом трудоустройстве, так как они входят в перечень обязательных документов.

Структура и образец

Единой формы у этого документа, предусмотренной на законодательном уровне, нет. Поэтому сотрудники ориентируются только на правила ведения деловой переписки. Уведомление должно содержать определённую информацию и иметь при этом структуру, характерную для подобных документов.

https://www.youtube.com/watch?v=-iEBFfbLdMM

Допускается как написание от руки, так и заполнение уже утверждённого на предприятии или в организации (учреждении) бланка типовой формы.

Такой бланк включает в себя следующие пункты и разделы:

• Вверху на первой строке указывается наименование юридического лица (предприятия, организации, учреждения). На следующей строке вносятся его реквизиты. Обычно указывается адрес данного юридического лица и его телефон.
• Ниже справа указывается, кому именно предназначено уведомление. Вносится фамилия, имя и отчество работника, занимаемая им должность. Указывается структурное подразделение, в котором он занят трудовой деятельностью. Затем вписывается его адрес в том виде, который указывается при пересылке писем через почту (индекс, название населённого пункта и так далее).
• Под шапкой документа вписывается его название и порядковый (регистрационный) номер. Из названия должно быть чётко видно, что речь идёт именно о получении трудовой книги.
• Под названием указывается дата составления этого документа (число, месяц и год отправки работнику).
• Внизу в краткой форме излагается суть данного уведомления. От имени работодателя сотрудник кадрового отдела обращается к работнику или работнице и ссылается на причины получения книжки (например, в связи с завершением срока действия договора). Затем следует объяснение, куда именно следует явиться за документом.
• Указывается полный адрес (местоположение) отдела кадров, часы и дни его работы, обеденные перерывы.
• Внизу делается приписка, что в случае неявки у бывшего сотрудника просят дать письменное разрешение на пересылку документа через обычное почтовое отделение.
• Уведомление подписывается руководителем организации или предприятия. Подпись включает расшифровку и указание должности, занимаемой руководителем.

Нюансы оформления

У работодателя и сотрудников кадрового отдела есть два законных способа отправки таких документов — это:

• передача в руки при личной встрече;
• почтовая пересылка, если невозможно встретиться с бывшим сотрудником лично.

Одна из которых будет передана работнику, а вторая помещена в архив кадрового отдела данного юридического лица. Причём копия, оставленная на хранение, должна быть подписана бывшим работником — он ставит свою подпись и дату ознакомления.

Если трудовую необходимо выслать почтой, работодатель обязан заручиться письменным согласием бывшего сотрудника. Для этого в уведомление вносится соответствующая графа (внизу документа), напротив которой работник выражает своё согласие, например, пишет «пересылку разрешаю» и ставит дату с подписью.

На документе обязательно ставится мокрая печать. Только после её постановки уведомление передаётся для ознакомления бывшему работнику либо пересылается ему по почте. Датой отправки документа через почтовое отделение считается дата, отображённая на почтовом штемпеле.

Если работник не явился за трудовой книгой, работодатель может снять с себя ответственность, выполнив следующие действия:

• переслав уведомление по почте с просьбой дать разрешение на пересылку книжки;
• составив акт об отказе в такой пересылке или о не получении согласия на пересылку.

Копия уведомления помещается в личное дело работника, которое хранится в архиве предприятия или организации. Книжки ожидают выдачи (находятся в зарезервированном состоянии) в течение трёх месяцев.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Уведомление забрать трудовую книжку после увольнения: образец 2021 года

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно: Несмотря на то, что трудовая книжка — достаточно важный документ, не каждый гражданин, уволившийся с работы, стремится его вовремя забрать. Это может быть связано с различными обстоятельствами.Важно отметить, что в обязанности работодателя входит оперативная выдача трудовой. Конкретно, в течение 3-х дней с момента увольнения.Что же делать в ситуации, если бывший работник просто не является за документом? Именно для таких случаев предусмотрено соответствующее увольнение.Если по истечению установленного для выдачи трудовой документации срока, уволившийся сотрудник не пришел за книжкой, руководством предприятия в обязательном порядке оформляется и отправляется специальное оповещение.Цель его отправки — напоминание о необходимости забрать документ.Теме отправки уведомления стоит уделить отдельное внимание. Такая необходимость связана с тем, что при нарушении установленных на законодательном уровне сроков выдачи документов, работодателю грозит штраф.Для того чтобы избежать возникновения вопросов со стороны органов, ведущих проверяющую деятельность, необходимо отправить уведомление таким образом, чтобы у работодателя было подтверждение факта его отправки.С этой целью лучше всего отправить оповещение заказным письмом с описью содержимого.Кроме этого следует позаботиться о получении извещения, подтверждающего, что гражданин получил уведомление.Также стоит учесть, что в некоторых ситуациях забрать трудовую может представитель уволенного гражданина.К примеру, если его призвали в армию или отправили в места лишения свободы.Обязательным условием при этом считается наличие у представителя уволившегося гражданина доверенности, оформленной соответствующим образом. При получении письменного согласия на данное действие, трудовая может быть отправлена по почте.

Уведомление о явке за трудовой книжкой. Образец

На территории Российской Федерации трудовая книжка является основным документом, служащим для подтверждения стажа и факта исполнения должностных обязанностей гражданином. Для достижения указанных целей нормативными актами России детально прописан порядок ведения, хранения и выдачи названного формуляра работникам. Если гражданин отказывается от получения книжки или отсутствует на работе, то такому лицу необходимо направить уведомление о явке за трудовой книжкой.Скачать образец уведомления о явке за трудовой книжкой

Трудовая книжка

Статьей 65 ТК РФ прямо предусмотрено, что новый работник при оформлении на работу должен представить предприятию свою трудовую книжку.Исключением из этого правила являются случаи:

• первого оформления гражданина на работу;
• отсутствия у соискателя формуляра в связи с его порчей, утратой.

При наличии любой из указанных причин организация или предприниматель выдает работнику трудовую книжку. Названный документ находится у работодателя весь период исполнения физическим лицом должностных обязанностей и возвращается гражданину только в случае его увольнения.Все записи в трудовую книжку должны вноситься в строгом соответствии с формулировками закона и распорядительных документов предприятия.

Уведомление работника о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте пример

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

—————————————————————————¬¦ Сидорову Игорю Борисовичу ¦¦ Кому ————————— ¦¦ 109548, г. Москва, ¦¦ Куда ————————— ¦¦ ул. Шоссейная, 45-6 — 56 ¦¦ ——————————— ¦¦ ¦¦ Уведомление ¦¦ о необходимости прибытия за трудовой книжкой ¦¦ ¦¦ (направляется почтой заказным письмом на следующий день ¦¦ после дня увольнения) ¦¦ ¦¦ В связи с невыдачей Вам трудовой книжки в день увольнения по причине ¦¦ Вашей неявки в день увольнения в службу персонала ¦¦ ———————————————————————— ¦¦ /указать причину/ ¦¦ согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ уведомляем Вас о необходимости ¦¦ явиться за получением трудовой книжки в службу персонала по адресу: ¦¦ 117105, г. Москва, Варшавское шоссе, д. 35, офис N 18 ¦¦ ———————————————————————— ¦¦ /указать полный и точный адрес с номером кабинета (помещения)/ ¦¦ понедельник — четверг 9:00 — 17:30, ¦¦ (режим работы Службы персонала: ———————————— ¦¦ пятница 9:00 — 16:30 ¦¦ ———————) ¦¦ либо дать согласие (письменно путем подачи заявления по указанному ¦¦ адресу) на отправление (пересылку) ее Вам по почте (с указанием ¦¦ адреса). ¦¦ ¦¦ Начальник службы персонала ¦¦ —————————— _______________________________ ¦¦ /должность руководителя/ /подпись, Ф.И.О. руководителя/ ¦L—————————————————————————

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

• Уведомление: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Уведомление» по всему сайту
• «Уведомление о необходимости прибытия за трудовой книжкой (направляется почтой заказным письмом на следующий день после дня увольнения)».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Уведомление о необходимости закрытия счета, открытому участникам бюджетного процесса в учреждениях Центрального банка Российской Федерации и кредитных организациях в нарушение бюджетного законодательства Российской Федерации
• Уведомление о неисполнении вступившего в законную силу приговора суда (решения суда или иного судебного акта) о лишении права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью (образец)
• Уведомление о недопущении к участию в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом
• Уведомление о непринятии советом директоров (наблюдательным советом) акционерного общества решения по вопросу об образовании единоличного исполнительного органа общества
• Уведомление о непринятии советом директоров (наблюдательным советом) акционерного общества решения по вопросу о досрочном прекращении полномочий единоличного исполнительного органа
• Уведомление о начале работ по предотвращению (ликвидации) аварии на объекте электросетевого хозяйства
• Уведомление о назначении ответственного сотрудника за подготовку и согласование проекта контракта
• Уведомление о необходимости прибыть в соответствующие органы для проведения мероприятий по осуществлению государственного земельного контроля на территории сельского поселения Ильинское Красногорского муниципального района Московской области
• Уведомление о продаже части жилого дома, находящегося в долевой собственности
• Уведомление о проведении общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме в г. Реутов Московской области, которое будет проводиться в форме заочного ания

Как надо оформлять увольнение в трудовой книжке

По окончании трудового соглашения все отметки, сделанные в формуляре, заверяются подписью ответственного лица, работодателя, печатью, подписью работника.

В тех случаях, когда книжка велась на двух языках (русском и языке республики), заверяются оба варианта.

Формулировки прекращения трудовых отношений должны соответствовать нормативным актам и иметь на них ссылку: положения Трудового Кодекса (статьи 84, 83), Федеральных законов.

Внимание! При увольнении работник расписывается в приказе, книге учета движения и в личной карточке. Работник имеет право отказаться получать книжку при увольнении, если не согласен с формулировкой или обнаружил неточность

https://www.youtube.com/watch?v=xoSWePz83j0

По его письменному заявлению работодатель обязан выдать новый формуляр, в котором продублированы все предыдущие записи.

Период, в течение которого сотрудник не получил документ по вине работодателя, считается рабочим. Запись об увольнении фиксируется как недействительная.

При выдаче документа делается новая запись на основании другого распоряжения. Промежуток времени между приказами оплачивается согласно окладу, тарифной сетке

Работник имеет право отказаться получать книжку при увольнении, если не согласен с формулировкой или обнаружил неточность. По его письменному заявлению работодатель обязан выдать новый формуляр, в котором продублированы все предыдущие записи.

Период, в течение которого сотрудник не получил документ по вине работодателя, считается рабочим. Запись об увольнении фиксируется как недействительная.

При выдаче документа делается новая запись на основании другого распоряжения. Промежуток времени между приказами оплачивается согласно окладу, тарифной сетке.

Работник в последний рабочий день может не расписаться в приказе об увольнении и получении книжки. Факт отказа актируется и подтверждается подписью трех свидетелей.

При невозможности выполнить процедуру увольнения из-за отсутствия сотрудника на рабочем месте делается отметка в табеле учета. Если в течение 3 дней уволенный работник не объявился, ему отправляют уведомление о необходимости получения трудовой книжки при увольнении.

Ответ

Отвечает Ирина Лабутина, эксперт по труду и занятости.

1) Да, если сотрудник отказывается получать трудовую книжку, то составьте специальное уведомление и направьте его сотруднику письмом с уведомлением или другим способом, позволяющим доказать факт отправки.

В уведомлении укажите, что он должен явиться за трудовой книжкой или дать согласие на то, чтобы ее отправили по почте. В уведомление вы также можете вписать и все другие документы, которые обязаны предоставить в день увольнения.

Минтруд меняет срок выплаты отпускных

Со дня, в который выслано уведомление, организация освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки ( част 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Без письменного согласия отправить трудовую книжку по почте нельзя (письмо Минтруда России от 10 апреля 2014 г. № 14-2/ООГ-1347).

2) Если заработная плата выдается в организации наличными, то нужно письменно уведомить сотрудника о необходимости получения задолженности. Если есть реквизиты банковской карты, то перечислить можно на нее.

Можно направить денежные средства почтовым переводом по адресу регистрации по месту жительства физического лица.

За опоздание с выплатой окончательного расчета при увольнении работодатель обязан заплатить бывшему сотруднику проценты в размере не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки. Безопаснее заплатить проценты, даже если вины организации в этом нет.

Обоснование

Из рекомендацииИвана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

[/attention]

Что делать, если в день увольнения сотрудника выдать трудовую книжку и другие документы невозможно

Бывает, в день увольнения выдать трудовую книжку и другие документы сотруднику невозможно. К примеру, он отказывается получать бумаги или вовсе отсутствует. Тогда составьте специальное уведомление и направьте его сотруднику. Письмом с уведомлением или другим способом, позволяющим доказать факт отправки.

В уведомлении укажите, что он должен явиться за трудовой книжкой или дать согласие на то, чтобы ее отправили по почте.

В уведомление вы также можете вписать и другие документы: справку о сумме заработкапо форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 № 182н, копии сведений по форме СЗВ-М и все те бумаги, которые сотрудник ранее затребовал в письменной форме.

Только так можно выполнить требования части 5 статьи 80 Трудового кодекса РФ, пункта 3 части 2 статьи 4.1 Закона от 29 декабря 2006 № 255-ФЗ, части 4 статьи 11 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ. Со дня, в который выслано уведомление, организация освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовойкнижки. Об этом говорится в части 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ.

https://www.youtube.com/watch?v=OGeTl_nJqYI

Если сотрудник, получив уведомление, даст согласие на отправку трудовой книжки по почте, сделайте это. Согласие сотрудника должно быть выражено в письменной форме. Такие разъяснения содержатся в письме Минтруда России от 10 апреля 2014 г. № 14-2/ООГ-1347.

По общему правилу выдать трудовую книжку надо в течение трех рабочих дней с момента поступленияписьменного обращения сотрудника, которому не выдали документ после увольнения.

Данный срок нужно соблюсти и в случае направления трудовой книжки по почте. Отсчет ведите с момента получения письма-ответа на ваше уведомление или другого письменного заявления сотрудника.

Это следует из части 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ.

Из рекомендацииИвана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

[/attention]

Как оформить увольнение по собственному желанию

Вопрос из практики: обязан ли работодатель повторно отправлять сотруднику письмо с уведомлением о необходимости забрать трудовую книжку, если он не получил первое. Письмо вернулось

Ответ на этот вопрос зависит от того, по какой причине первое письмо с уведомлением не получил сотрудник.

Если работодатель допустил в адресе ошибку и по этой причине сотрудник письмо не получил, то тогда повторное отправление обязательно (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Причем ответственность с работодателя снимают только после отправки второго корректного извещения.

Если же адресата указали верно и письмо пришло по адресу, но сотрудник сам не захотел его получать, то в такой ситуации работодатель ответственности не несет.

Свои обязанности по уведомлению он исполнил с момента первого отправленного письма, при условии что все данные в нем, в частности адрес, указали корректно (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Направить повторное уведомление работодатель может, но не обязан.

Аналогичную позицию занимают и суды, см., например, апелляционное определение Астраханского областного суда от 4 марта 2015 г. № 33-600/2014.

Вносим запись об увольнении

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения: образец

Работодатель должен вернуть трудовую книжку уволенному наемному сотруднику. Это нужно сделать в день фактического расторжения договора с конкретным работником. Помимо этого, руководство организации производит расчет с выбывающим гражданином и выдает ему дополнительную документацию, касающуюся работы. Данные правила четко оговорены частью 4 статьи 84.1 ТК РФ.

Если человек не может самостоятельно забрать документы, организация высылает такому работнику надлежащее уведомление о необходимости получения трудовой книжки.

В каких случаях составляется уведомление для работника?

Трудовая книжка – важнейший документ, официально подтверждающий наличие у гражданина опыта работы. Однако не все граждане при увольнении своевременно её забирают. Практика показывает, что данное обстоятельство может быть продиктовано разными причинами.

Если уволенный гражданин не приходит за трудовой книжкой, работодатель высылает ему специальное уведомление – официальное напоминание. Такое правило четко оговорено ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ.

Данной бумагой бывший сотрудник фирмы оповещается о том, что ему следует прийти и забрать личный документ. Руководство компании вынуждено напомнить уволенному работнику о получении персональной документации по бывшему месту работы, чтобы соблюсти требования законодательства и избежать штрафных санкций.

Ведь ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ оговорено, что именно работодатель обязан позаботиться о том, чтобы уволенный гражданин вовремя получил трудовую книжку – непосредственно в день прекращения трудовых отношений. Днем увольнения считается последний день деятельности человека в организации, что установлено ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ.

Ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ определено следующее:

1. Работодатель вынужден официально напомнить уволенному сотруднику о необходимости получения трудовой книжки, если такой сотрудник не пришел за ней в день своего увольнения или, как вариант, отказался её получить. Чтобы сделать это, руководство компании высылает человеку соответствующее уведомление. Получив напоминание о необходимости получения, гражданин должен либо явиться в организацию, либо предоставить разрешение на почтовую отправку этой книжки.
2. Если работодатель выслал такое напоминание, он уже не будет привлекаться к ответственности за невыдачу. Со дня отправки бывшему работнику соответствующего уведомления руководство организации не отвечает за возникшую задержку.
3. Гражданин, который после увольнения не получил трудовую книжку, должен письменно обратиться с этим вопросом к бывшему работодателю. В этом случае компания должна вернуть данную книжку её владельцу – бывшему сотруднику – на протяжении 3 рабочих дней, отсчитываемых со дня подачи надлежащего обращения.

Самый лучший вариант – отправка уведомления заказным письмом. Такое письмо должно содержать перечень вложений и предусматривать извещение отправителя о том, что оно было передано адресату.

https://www.youtube.com/watch?v=SKoRAmZ8AJo

Любой работодатель должен быть готов документально подтвердить факт отправки напоминания. Извещение с почты – лучшее доказательство того, что руководство компании выполнило свои обязанности.

В определенных случаях трудовую книжку может забрать не её владелец, а уполномоченный представитель уволенного гражданина. Такое практикуется, если бывший работник находится под стражей или призван на армейскую службу. У данного представителя должна быть надлежащая доверенность на получение.

Как оформить при необходимости забрать трудовую книжку после увольнения?

Напоминание бывшему сотруднику о необходимости получения персональных документов составляется в произвольной форме. Строгие требования к оформлению этой бумаги не установлены законодательством. Рекомендуется только соблюдать общие правила совершения документооборота. Если имеется фирменный бланк, можно использовать именно его.

В документе следует отразить такую информацию:

1. Наименование компании, её реквизиты.
2. Порядковый (регистрационный) номер документа.
3. Дата оформления этой бумаги.
4. Сведения о бывшем работнике – адресате отправляемого уведомления. Прежде всего, нужно указать ФИО данного получателя, его корректный адрес, прочие контакты.
5. Название бумаги, отражающее её смысловую нагрузку.
6. Формулировка оповещения – напоминание о том, что уволенный получатель данного уведомления должен получить трудовую книжку.
7. Дата состоявшегося увольнения.
8. Работодатель должен предложить почтовую отправку (как вариант).
9. Сведения о составителе данного уведомления (ФИО, должность), а также его расшифрованная подпись. Это может быть, например, кадровый специалист фирмы.
10. Печать компании (если используется).

Важный нюанс – запрещается отправлять трудовую книжку вместе с данным уведомлением.

Иначе говоря, работодатель должен сначала выслать физлицу соответствующее напоминание. Если бывший работник даст письменное согласие на получение книжки почтой, можно использовать вариант почтовой отправки.

Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении: порядок оформления, образец документа, сроки и порядок отправки

При стандартной процедуре расторжения трудового договора с сотрудником никакие уведомления отправлять не требуется.

Это может понадобиться только в случае, если работник в силу определенных причин не получил трудовую книжку на руки при увольнении.

Отправка уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой или о предоставлении согласия на отправку ее почтой позволяет работодателю избежать ответственности за нарушение норм трудового права.

Какими правовыми нормами регулируется

Вся процедура расторжения трудового договора с сотрудником строго регулируется Трудовым кодексом. Это сделано для недопущения злоупотреблений со стороны работодателя и сотрудника при расторжении трудового договора.

Трудовая книжка передается работодателю на хранение при приеме сотрудника на работу (на основании ст. 65 ТК РФ). Работодатель обязан выдать документ только после расторжения с работником трудового договора.

Трудовой договор расторгается как по инициативе работодателя, так и по желанию сотрудника или по соглашению сторон. Но независимо от этого действует общий порядок увольнения. Согласно ст. 84.

1 Трудового кодекса, сотрудник должен получить в последний рабочий день все заработанные им деньги за период работы (в частности, зарплату, компенсацию неиспользованного отпуска и, если это предусмотрено, – выходное пособие).

В последний день работодатель передает сотруднику все документы, которые связаны с его трудовой деятельностью. Важнейшим из них является трудовая книжка. Она выдается сотруднику на руки, о чем ему необходимо поставить подпись в специальном учетном журнале. Невыдача трудовой книжки недопустима и является нарушением трудового законодательства.

Помимо Трудового кодекса, процедура ведения, хранения и заполнения трудовых книжек регламентируется Правилами Постановления Правительства от №225 и Инструкцией Минтруда от 2003 года.

https://www.youtube.com/watch?v=MIgZ8H9f0Nw

Согласно п. 36 Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 2003 года №225, бывшему сотруднику должно быть направлено пись­мен­ное уведомление о необ­хо­ди­мо­сти по­лу­чить тру­до­вую книж­ку, если он не сделал этого при увольнении.

В каких случаях требуется

На основании трактования норм Трудового кодекса ст. 84.1, подготовка и отправка работнику уведомления о необходимости получить трудовую книжку нужна в случае, если он не мог в последний рабочий день получить документ:

• по личным мотивам;
• в результате возникновения обстоятельств, на которые стороны не могли оказать никакого влияния.

Приведем перечень типовых ситуаций, требующих отправки уведомления о необходимости забрать трудовую книжку:

1. Сотрудник отсутствовал на работе в последний рабочий день, трудовой договор с ним расторгнут.
2. Работник, несмотря на увольнение, отказался от получения трудовой книжки по своим соображениям.
3. При увольнении осужденного сотрудника: он должен дать согласие на пересылку трудовой или получение ее доверенным лицом. В последнем случае необходима доверенность на представление интересов, которую вправе заверить начальник колонии (по ст. 185 ГК).
4. При увольнении сотрудника, который был призван для прохождения военной службы. Трудовой договор с ним расторгается автоматически на основании ст. 83 ТК.
5. В случае смерти работника. При этом уведомление направляется в адрес одного из родственников.

Когда уведомление направлено, с работодателя снимается ответственность за невыдачу трудовой книжки.

Стоит учесть, что в уведомлении работодатель не только оповещает сотрудника о необходимости явиться за трудовой книжкой, но и спрашивает его согласия на отправку трудовой заказным письмом с описью вложения.

При этом, согласно п. 36 Правил №255 от 2003 года, отправка трудовой книжки почтой без предварительного согласия работника не допускается.

Как составить

В законодательстве лишь в общих чертах регулируется порядок действий работодателя в случае отказа сотрудника от получения трудовой книжки или при невозможности забрать ее лично.

Но образцы необходимых документов, которыми следует руководствоваться работодателю при отправке уведомления, здесь не приведены. Нет их не только в Трудовом кодексе, но и в Правилах №225, и в Инструкции №69.

Поэтому работодатель составляет уведомление в свободном формате, но с учетом положений ст. 84.1 Трудового кодекса.

В уведомлении в адрес сотрудника о необходимости забрать трудовую книжку нужно прописать такие сведения:

1. Дата составления и исходящий номер документа (согласно внутренней системе нумерации).
2. Фамилия, имя и отчество сотрудника, с которым расторгли трудовой договор, и его адрес.
3. Сообщение о том, что с сотрудником расторгли трудовой договор.
4. Дата прекращения трудовых отношений.
5. Указание на необходимость забрать трудовую книжку, которая осталась на предприятии.
6. Адрес, по которому она хранится, и время, когда можно забрать документ.
7. Просьба предоставить письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте.
8. Должность уполномоченного лица от имени работодателя, его подпись и расшифровка.
9. Печать работодателя (при ее наличии).

Образец уведомления о явке за трудовой книжкой можно скачать по следующей ссылке.

На­ли­чие всех указанных рек­ви­зи­тов поз­во­лит утвер­ждать, что сотрудник был должным образом уведомлен о необходимости забрать трудовую книжку.

Сроки оформления уведомления

Работодатель обязан отдать трудовую книжку работнику, который не получил ее при увольнении, в течение 3 дней после поступления от него такого заявления. Но если трудовая книжка была утрачена работодателем, то на него возлагается ответственность за выдачу ее дубликата.

Уведомление о необходимости получения трудовой книжки следует отправить незамедлительно: на следующий рабочий день после последнего дня работы сотрудника.

Как правильно отправить

Уведомление допускается направить в адрес работника одним из следующих способов:

1. «Почтой России» – желательно сделать отправление посредством ценного письма с описью вложения. Само уведомление о вручении не нужно, так как отслеживание движения письма возможно по трек-номеру с помощью электронных сервисов.
2. Собственной курьерской службой компании или сторонней курьерской компанией. Подтверждением отправки уведомления станет подпись сотрудника в накладной или специальной ведомости.

Если сотрудник получит уведомление, но никак не отреагирует на него, то работодателю следует передать трудовую книжку на хранение в архив. По закону они должны храниться в течение 75 лет.

Ответственность за неотправку

Независимо от причины, по которой работодатель не выдал трудовую книжку, от наличия или отсутствия его вины в этом за нарушение положений Трудового кодекса предусмотрено наказание. Оно содержится в ст. 5.27 КоАП РФ.

Когда работодателем является организация, то штраф за невыдачу трудовой книжки установлен в размере 50 тыс. р. Для предпринимателя величина ответственности составляет 5 тыс. р.

По ст. 234 КоАП предусматривается компенсация за невыдачу трудовой книжки в пользу сотрудника. Ее размер определяется на основании неполученного заработка за период с момента увольнения до передачи физлицу документа.

https://www.youtube.com/watch?v=peHu1u5Tgds

Негативные последствия для работодателя наступают, только если он не отправил сотруднику уведомление о выдаче трудовой книжки. Такой порядок действий допустим, если сотрудник уклоняется от получения трудовой книжки или не имеет возможности явиться за ней лично. Порядок действий прописан в ст. 84.1 Трудового кодекса.

Но если же работодатель умышленно не выдает трудовую книжку работнику, то ему грозит ответственность. Работник вправе обратиться в суд, а также с жалобой на действия компании в трудовую инспекцию.

В случае если работодатель так и не отправил уведомление, то, согласно ст. 234 Трудового кодекса и п. 35 Правил №225, он должен придерживаться такого порядка действий:

1. Издать новый приказ о расторжении трудового договора. Приказ издается на день получения сотрудником трудовой книжки или день отправки уведомления .
2. Если в трудовой книжке уже содержится запись об увольнении сотрудника, то работодателю следует ее аннулировать и признать недействительной. Затем вносится запись с другой датой увольнения.
3. Сотруднику возмещается весь недополученный им заработок за период задержки с выдачей трудовой книжки. Средний заработок определяется как среднедневной заработок, умноженный на количество дней до момента получения трудовой книжки или до дня отправки уведомления (такая позиция содержится в судебной практике).

Таким образом, работодатель несет материальные потери в случае неотправки уведомления в размере среднего заработка сотрудника за каждый день просрочки.

Помимо этого, с работодателя могут взыскать денежную компенсацию в размере 1/150 ключевой ставки, которая установлена Банком России (по ст. 236 ТК), и компенсацию морального вреда, который был причинен неправомерными действиями администрации (по ст. 237 Трудового кодекса).

Таким образом, уведомление о трудовой книжке при увольнении составляется в случае, если этот документ не выдали непосредственно при расторжении трудового договора в последний рабочий день.

Работодатель должен учесть два важнейших требования при отправке уведомления: в него следует включить требование о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку почтой; уведомление должно быть отправлено способом, который бы обеспечил доказательства его получения сотрудником.

Если работодатель не отправит уведомление и задержит трудовую книжку физлицу, то на предприятие накладываются комплексные санкции: это штраф за нарушение трудового законодательства по КоАП РФ и дополнительные выплаты в адрес сотрудника из-за необходимости изменения даты увольнения.

🎥 Видео