Паспорт архива организации, хранящей научно-техническую документацию (8 видео)

Содержание

Научно-технические архивы
Какие архивы бывают?
Какие виды НТД хранит архив?
Инструкция по заполнению паспорта архива
1. Общие положения
Раздел 1. Общие сведения
Раздел 2. Сведения о документах
Паспорт архива организации образец заполнения. Рекомендации по заполнению паспорта архива организации, хранящей научно-техническую документацию. Порядок заполнения и оформления бланка паспорта архива организации
Скачать образец документа
Коми-Пермяцкий окружной государственный архив
Раздел 2. Сведения о документах
Паспорт архива
Читать далее:
Инструкция по заполнению паспорта архива
🎬 Видео

Видео:Памятка по подготовке и передаче документов в архивСкачать

Научно-технические архивы

Настоящую статью хотелось бы предложить тем руководителям служб ДОУ, в подчинении которых оказался архив научно-технической документации (произойти это «радостное» событие может по-разному: вы можете устроиться на работу в такую организацию либо получить документы «по наследству» в процессе ее ликвидации или реорганизации). Начнем с азов: какие виды научно-технических документов бывают? как по названию организации можно определить виды создаваемых ею документов? чем отличается система хранения научно-технических документов от используемой для управленческих? на какие Основные правила работы и ГОСТы нужно опираться?

Управленческая документация (УД) – документация общего делопроизводства, организационно-распорядительная, планово-отчетная, документация по личному составу – в значительной степени отличается от научно-технической документации (НТД): у нее свои разновидности, свои ГОСТы, которыми следует руководствоваться, а система хранения может быть отлична от системы хранения УД.

Какие архивы бывают?

Допустим, вы столкнулись с тем, что архив технической документации в вашей организации уже имеется (вы можете устроиться на работу в такую организацию или получить ее документы «по наследству» в процессе ее ликвидации или реорганизации).

Обратимся к определению, что же такое «архив» и каковы его функции. В статье 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»1 говорится следующее: архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Итак, архивы могут быть структурными подразделениями организации, в т.ч. внутриведомственными, а также самостоятельными учреждениями, имеющими различный статус и различную систему подчинения:

федеральные архивы (непосредственно подчиняющиеся Росархиву);
государственные архивы (архивы субъектов РФ);
архивы муниципалитетов (органов местного самоуправления);
архивы ведомств, заключившие договор (соглашение) с Росархивом на осуществление депозитарного хранения документов, образующихся в их подведомственных организациях.

Но каким бы ни был архив, функции его всегда остаются неизменными:

хранение и обеспечение сохранности документации;
учет (при приеме на хранение в архив документация должна быть учтена: зафиксирована в инвентарных книгах, базах данных, указателях и т.п.);
комплектование (архив должен принимать на хранение документы от передающих структурных подразделений / организаций);
использование (расположить документацию необходимо так, чтобы легко и быстро впоследствии отыскать требуемый документ).

Нас с вами интересует архив как структурное подразделение, хранящее научно-техническую документацию своей организации.

Какие виды НТД хранит архив?

Как определить, какой вид НТД хранит архив? Это можно сделать по названию организации.

Допустим, к вам попали документы научно-исследовательского института, в аббревиатуре названия которого есть НИИ (ВНИИА, НИИТ и др.

), следовательно, эта организация разрабатывает научно-исследовательскую документацию.

В ее архиве вы встретите отчеты по научно-исследовательским работам, технические отчеты, отчеты по темам, могут быть регламенты, методики, рецензии, аннотации и др.

Система хранения научно-исследовательской документации мало чем отличается от хранения управленческой документации.

Хранение традиционно осуществляется по видам документации (УД отдельно от НТД, научно-исследовательская документация отдельно от других видов НТД), далее документы должны располагаться по хронологии.

Внутри годовых разделов система хранения может быть выбрана организацией самостоятельно: по направлениям деятельности организации, по лабораториям или отделам, по авторам-разработчикам и т.д.

Пример 1. Система хранения научно-исследовательской документации внутри года

https://www.youtube.com/watch?v=rL5UeqaaKZg

При поступлении в архив документ регистрируется в архивном (инвентарном) журнале, а затем ставится на архивную полку по порядку инвентарного номера; такая система и будет являться хронологической.

Размещение документов на архивной полке может быть более сложным, например, внутри годового раздела на архивной полке мы расположим документы:

сначала лаборатории № 1 (условно), руководитель – Иванов И.А.,
далее – документы лаборатории № 2, руководитель – Андреев И.Ф. и т.д.

Если ряд лабораторий института имеет профильное направление деятельности, то документы внутри годового раздела можно разместить по направлениям деятельности:

допустим, по направлению «дорожное строительство» работают 3 отдела и 8 лабораторий, тогда документы этих структурных подразделений концентрируются для хранения в одном месте.

Для научно-исследовательских институтов, занимающихся фундаментальной наукой и имеющих в своем штате выдающихся ученых, может быть применена система хранения документов по фамилии автора, даже независимо от даты создания документа.

Видео:Паспортизация архива организации - источника комплектования РГАНТДСкачать

Инструкция по заполнению паспорта архива

Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (далее-«Паспорт…»), является документом централизованного государственного учета и установлен Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Пермского края.

1. Общие положения

1.1. «Паспорт…» составляется каждой организацией — источником комплектования
государственного архива ежегодно в двух экземплярах, отра¬жает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 01.12 отчетного года.

1.2. Один экземпляр «Паспорта…» представляется в государственный архив, второй хранится в деле фонда организации.

1.3. К «Паспорту…», в соответствии с его разделами, составляется объяснительная
записка, в которой отражаются изменения в организации хранения и объемных показателях по сравнению с ранее составленным паспортом.

1.4. Объемные показатели даются в указанных в форме «Паспорта…» единицах измерения. Исправления не допускаются.

Раздел 1. Общие сведения

Графа 1 — «Количество фондов»

Указываются все фонды, если фондирование документов, находящихся на хранении в архиве организации, проведено раздельно.

В архиве кроме основного фонда, образовавшего в результате деятельности настоящей организации, могут храниться фонды организаций — предшественников и ликвидированных организаций.

Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая или документы по личному составу) учитывает¬ся в паспорте только один раз.

Графа 2 — «Площадь архивохранилища» (кв. м)

Указывается площадь отдельного помещения в кв. м. В случае его отсутствия, ставится прочерк.

Графа 3 — «Загруженность архивохранилища (%).

Графа заполняется при наличии архивохранилища. Прежде чем выявить его загруженность, требуется определить вместимость. Вместимость архивохранилищ определяется по следующей формуле: 1000 ед. хр. Х на площадь архивохранилища / 2,5 кв. м
(1000 ед. хр. умножить на площадь архивохранилища и разделить на 2,5 кв. м)

После выявления вместимости загруженность определяется по следующей формуле: Количество ед. хр. Х 100% / вместимость
(Количество находящихся на хранении ед. хр. умножить на 100% и разделить на вместимость)

Раздел 2. Сведения о документах

Графа 1 «Всего» строки 201

В ней указывается количество ед. хр. документов постоянного хранения, подготовленных к передаче на государственное хранение в государственный архив, внесенных и не внесенных в описи.

https://www.youtube.com/watch?v=nfZoKMAJGP4

Графа 1 «Всего» строки 202

В ней указывается количество ед. хр. документов по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, внесенных и не внесенных в описи.

https://www.youtube.com/watch?v=nfZoKMAJGP4

Графа 2 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В этих графах указываются самые ранние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

Графа 3 «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В данных графах указываются самые поздние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

Графа 4 строки 201

В этой графе указываются все находящиеся на хранении в архиве организации документы постоянного хранения в ед. хр., как подготовленные к передаче на постоянное хранение в государственный архив (но на 01.12 еще не переданные) внесенные в описи и утвержденные ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края (далее — ЭПМК).

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел:

постоянного хранения, документы по которым временно хранятся в архиве организации;
постоянного хранения, документы по которым передаются на государственное хранение в архив, но на 01.12 еще не переданных.

Графа 4 строки 202

В ней показываются документы по личному составу, находящиеся на хранении в архиве организации, внесенные в описи и согласованные ЭПМК.

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел по личному составу.

Графа 5 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В этих графах указываются самые ранние годы, за которые документы этих видов хранятся в архиве организации и внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.

Графа б «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В указанных графах указываются самые поздние годы, за которые документы этих видов внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.

Графа 7 «Хранятся сверх установленного срока»(для строки 201 «Постоянного хранения).

В этой графе указывается количество ед. хр., находящиеся на хранении в архиве организации после истечения предельного срока временного хранения архивных документов в нём.

Для архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства предельный срок хранения 5 лет, государственных краевые учреждений — 10 лет, государственных учреждений, территориальных отделов, управлений федеральных органов исполнительной власти -15 лет. Срок хранения документов постоянного хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов в делопроизводстве.

Графа 8 «Образуется в год дел»

В графе указывается среднее количество дел постоянного срока хранения и по личному составу (отдельно), которое образуется в делопроизводстве организаций за последние 5 лет.

Строка 301 «Количество штатных работников».

В графе указывается работник организации, если он занимает по штатному расписанию должность заведующего архивом организации.

Скачать (в формате doc)

Видео:Создание архива организации. Часть 1. Ознакомление с нормативно правовой базой. 28.09.2022Скачать

Паспорт архива организации образец заполнения. Рекомендации по заполнению паспорта архива организации, хранящей научно-техническую документацию. Порядок заполнения и оформления бланка паспорта архива организации

Тип документа: Паспорт

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 22,7 кб

Скачать образец документа

1. Состав и объем архивных документов

https://www.youtube.com/watch?v=ZV3vfgHYY70

Сведения гр. 4 представляются отдельно в установленном порядке.

2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

3. Состав и объем научно — справочного аппарата к архивным документам

3.1. Описи, каталоги, базы данных

3.2. Справочно — информационные издания:

Только для кинодокументов, фонодокументов, видеофонограмм, МЧД.

4. Состав и объем научно — справочной библиотеки

5. Условия хранения документов

Паспорт: образцы (Полный перечень документов)
Поиск по фразе «Паспорт» по всему сайту
«Паспорт архива».doc

Занесено в базу

Внесены исправления в

Получите бесплатную юридическую консультацию по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 938-41-64 Москва

+7 (812) 467-30-49 Петербург

8 (800) 511-37-96 Регионы

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

dogovor-obrazets.ru

Коми-Пермяцкий окружной государственный архив