Отчет о выполнении плана

Видео:Тема 3: Отчет об исполнении плана ФХД (ф. 0503737): особенности заполненияСкачать

Отчет о проделанной работе: зачем он нужен и как его составить

Каждому руководителю хочется знать, не напрасно ли он тратит деньги на найм и оплату труда персонала, приносит ли конкретный сотрудник пользу общему делу или только потребляет ресурсы.

Сложность в том, что определить это не всегда просто, особенно когда речь идет о вспомогательных подразделениях, которые не участвуют непосредственно в получении прибыли.

Если производительность рабочего на конвейере подсчитать легко, то как оценить эффективность бухгалтера или специалиста по охране труда? Оставлять их совсем без контроля нерационально, не замеченные вовремя промахи дорого обходятся компании. Да и разгребать потом «снежный ком» нерешенных проблем никому не понравится.

Немало управленцев предпочитают по старинке организовывать планерки, совещания или «вызов на ковер» конкретного сотрудника (или нескольких) с целью узнать, как они справляются со своими обязанностями.

Это отнимает много времени и нервов как у руководителя, так и у его подчиненных, да и проверить достоверность полученной информации иногда не получается.

Кроме того, устроить личную встречу не всегда есть возможность, если человек находится в командировке или переведен на удаленку.

Гораздо удобнее использовать такой инструмент, как отчет о проделанной работе, позволяющий за короткое время ознакомиться с результатами деятельности и оценить продуктивность исполнителя.

Использование такой отчетности оправданно в следующих ситуациях:

• внедряется или используется система KPI (ключевых показателей эффективности) или аналогичные. По сути матрица KPI и представляет собой срез информации о выполнении показателей, характеризующих деятельность;
• существуют премии «по итогам»;
• сотрудник находится в командировке или имеет разъездной характер деятельности;
• в компании трудятся так называемые удаленные сотрудники. При установлении дистанционного режима обязателен учет рабочего времени. Но потраченное время не всегда равно полученному результату, поэтому без сбора данных о выполнении поставленных задач не обойтись.

Как составить

Единый образец отчета о выполненной работе не установлен. Но это не значит, что составлять его можно как угодно. Неправильно поданный отчет оставит негативное мнение о степени загруженности и эффективности исполнителя. Приведем пример такой «неправильной» бумаги.

На основании такого документа получится сделать вывод разве что о том, что сотрудникам отдела кадров нечем заняться.

Как же составить правильный документ? Руководствоваться стоит следующими принципами:

• краткость. Эпопею на 30 листах читать никому не хочется, и есть вероятность, что добравшись до конца, руководитель попросту забудет, о чем шла речь в начале;
• конкретность. Общие фразы — главный враг при составлении отчетного документа. Руководителя интересует результат, а не мастерство сотрудника в эпистолярном жанре;
• наглядность. Результат — главная часть. Если есть цифры — отлично, показываем их. Очень украшают документ диаграммы, графики или сравнительные таблицы. Если же оцифровать достижение невозможно, наиболее выигрышным представляется подход «от проблемы к решению». Он состоит из нескольких этапов:
  • обозначается проблема (задача);
  • описывается, какие шаги предприняты для решения (достижения цели), что получилось, что — нет и по каким причинам.

Отражают следующие сведения:

• Ф.И.О. работника;
• период, за который отчитываются;
• какие задачи поставлены;
• что из них выполнено;
• что из них не выполнено и почему;
• как оптимизировать деятельность;
• планы на будущий период.

Исходя из этого, примерный образец формы отчета о проделанной работе следующий:

Иногда целесообразно приложить документы: проекты соглашений, договоров, контрактов, подписанные экземпляры, финансовые бумаги, если отчитываются не только о деятельности, но и о расходах.

https://www.youtube.com/watch?v=F1friYlSryw

Вот хороший пример отчета о проделанной работе за месяц отдела кадров.

Форма и периодичность сдачи устанавливаются локальными нормативными актами организации или прописываются в трудовом договоре сотрудника. Встречаются такие варианты:

• ежедневные. Чаще всего используются в командировках и при разъездной работе;
• еженедельные. Удобны при удаленной работе, когда нет необходимости оценивать ежедневные результаты;
• ежемесячные. Употребляются при использовании систем оплаты и мотивации «за результат»;
• ежеквартальные;
• ежегодные. Используются в основном в целях финансового анализа и планирования затрат на персонал, его обучение, мотивацию и пр.

На практике сейчас чаще предоставляют отчет в excel, в виде выгрузки из CRM или других электронных документов. Но кое-где используются и бумажные экземпляры. Сколько хранить такие документы? Законодательством сроки не установлены, т. к.

предоставление таких бумаг не обязательно. Организация вправе сама установить удобный период, исходя из специфики своей деятельности (обычно 1-3 года).

Но это не касается отчетов, непосредственно на основании которых начисляется заработная плата или производятся другие финансовые операции. Их хранят длительно.

Можно ли не предоставлять

По законодательству, оформление отчета о проделанной практической работе сотрудниками не обязательно. Но такое требование устанавливается локальными нормативными актами организации или в трудовом договоре.

Так, подобные требования практически всегда включают в ТД, заключаемые с дистанционными работниками. Кому предоставлять отчет, зависит от организационный структуры компании.

Обычно руководитель собирает данные с подчиненных работников и отчитывается вышестоящему руководству. Но существуют и другие схемы.

Дисциплинарное наказание за несдачу отчета ждет сотрудника, только если такая обязанность зафиксирована его должностной инструкцией или другими документами, с которыми он должным образом ознакомлен. В других случаях наказать за непредоставление данных нельзя.

Видео:Отчет о выполнении плана мероприятий ТГО по противодействию коррупции в 2020 годуСкачать

Примеры отчетов о проделанной работе. Как составить отчет

Нет такого руководителя, который хоть раз в год не требует от своих подчиненных отчета о том, что было сделано. И проблема в том, что при рутинной занятости разработать такой документ кажется довольно сложной задачей. А попросить примеры отчетов о проделанной работе у начальства почему-то мы стесняемся. А вдруг решит, что мы не соответствуем занимаемой должности?

Кому это нужно

Этим вопросом задается исполнитель, получивший задание отчитаться. Чаще всего сотрудники фирм чувствуют себя почти оскорбленными от таких требований. Но во всем есть смысл.

Во-первых, отчет о проделанной работе нужен самому исполнителю. Не формальное, а заинтересованное отношение к этому процессу позволит найти узкие и слабые места в своей квалификации. А значит, определены направления, по которым можно (и нужно) развиваться. Ведь все мы учимся на своих ошибках.

Во-вторых, в этом нуждается руководитель. Отчет о проделанной работе позволяет объективно оценить качество и скорость решения поставленных задач.

Благодаря этому документу отпадет множество вопросов — от самого примитивного «чем вы все время занимаетесь» до сложного «почему я должен поменять вам компьютер на более современный». Поскольку в отчете будет указано, что для сохранения изменений в документе затрачивается много времени.

И от исполнителя это не зависит – устаревшая офисная техника не может работать быстрее. Собственно, поэтому и создается ощущение, что работник все время пьет чай – он просто ждет, пока выполнится операция.

https://www.youtube.com/watch?v=zJ9lzf81JVM

А вопрос: «Зачем нужно писать отчет о проделанной работе за месяц?» сам по себе некорректен. Потому что накопление статистической информации и заполнение баз данных имеет смысл для стратегов, а не для оперативных сотрудников. Им-то как раз проще решить задачу, чем рассказывать о методах ее решения.

Что писать

Примеры отчетов о проделанной работе показывают, что писать нужно очень подробно. Все, что представляется мелочью или незначительным телодвижением, может оказаться ключевым элементом в выполнении конкретных функций. Но понимание этого придет только после изучения нескольких написанных отчетов.

Если же работа носит рутинный характер, например, сверка документов и выявление несоответствий, то имеет смысл разработать табличную форму. При этом, опять-таки, вначале таблица должна быть очень подробной и содержать множество граф; со временем отпадет необходимость в некоторых столбцах, и форма отчета примет нормальный (читай — разумный) вид.

В ряде случаев, составляя отчет о проделанной работе (учителя, например), нельзя формально подходить к вопросу самоанализа.

Ведь, помимо запланированной учебно-методической нагрузки и изучения необходимого материала, школа занимается и воспитательной деятельностью.

Здесь требуется особый подход к составлению документа: необходимо понять причины отставания ряда учеников, найти способызаинтересовать детей своим предметом. И при этом нельзя забывать об успевающих (а то и одаренных) школьниках.

Цели отчетов

Для правильного составления и минимальных временных затрат необходимо с самого начала определиться, с какой целью и для чего пишется отчет о проделанной работе за год. Назовем самые популярные:

— обоснование реальной пользы от конкретной позиции в организации;

— подтверждение квалификации того или иного сотрудника;

— демонстрация эффективной работы руководству;

— получение финансирования на следующий отчетный период;

— получение согласия на развитие направления (идеи);

— обоснование расходования выделенных ресурсов и финансов и т. п.

Известная формулировка – правильная постановка задачи обеспечивает 50 % решения – работает и в этом случае. Чем лучше мы понимаем, зачем нужен отчет, тем легче нам его написать. Вплоть до того, что документ «для галочки» совершенно не требует от нас творческого подхода. И затрат времени.

Структура документа

Если на предприятии нет разработанной формы отчетности, то разрабатывать ее приходится самостоятельно. Зная цели документа, необходимо продумать его структуру. Примеры отчетов о проделанной работе позволяют сделать вывод о том, что необходима четкая и простая схема.

В самом начале следует объяснить назначение и логику подачи информации. Разъяснить последовательность изложения и составить оглавление. Для таблицы необходимо дать краткие пояснения, почему выбрана именно такая форма.

Внутри разделов и подразделов также следует придерживаться единства изложения. Так документ будет более понятен, в результате он легче воспринимается.

В отчете за длительный период времени вполне уместны иллюстрации в виде диаграмм и графиков, которые облегчат восприятие.

Но здесь нужно придерживаться правила «золотой середины»: сплошной текст, равно как и исключительно визуальные материалы, очень быстро утомляют.

Стилистика

Для рядового сотрудника, пожалуй, самым сложным в написании оказывается терминология и формулировка. Пафосный отчет будет выглядеть неестественно и вызовет негативную реакцию руководства. Слишком простые формулировки (отксерено 25 документов, например) также оттолкнут читателя.

Но при этом следует избегать шаблонов. Исключение составляет только тот документ, который никто и никогда не будет читать. С такими задачами мы иногда сталкиваемся, но в этой статье нас интересуют реальные (не для проформы созданные) отчеты.

В любом случае не стоит говорить только о достижениях. Чтобы их подчеркнуть, необходимо рассказать и о трудностях, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы. Помимо прочего, анализ сложностей – это пища для размышлений по поводу оптимизации труда для руководящих сотрудников.

Примеры отчетов о проделанной работеговорят о том, что не стоит пользоваться обтекаемыми фразами вроде «неудовлетворительное состояние», «возникшие затруднения» и т. п. Лучше все называть своими именами: «сломанный ксерокс», «отсутствие доступа к интернету», «недостаток или несвоевременное поступление информации из сопряженного отдела».

Все это позволяет адекватно и объективно оценивать сложившуюся на фирме обстановку.

Оценка результатов

Каждый полученный результат должен быть подтвержден цифрами. Такая конкретизация обеспечивает понимание динамики развития.

https://www.youtube.com/watch?v=s7v1qwd9Agg

Кроме того, необходимо задать и критерии оценки результатов. Будет это предыдущий отчетный период (если это отчет за квартал, например) или, наоборот, процентное значение выполнения поставленных целей, решать автору документа.

Вообще, косвенные показатели могут много рассказать о процессе решения поставленных задач. Для дальнейшего анализа здесь также есть масса информации. От определения трудозатрат до понимания правильности постановки целей.

От проблемы к решению

Большинство отчетов составляется по принципу описания хода работ. Выигрышнее выглядит документ, в котором четко прослеживается взаимосвязь проблема-решение. Читатель сразу понимает, какими методиками и техникой (при необходимости) воспользовался исполнитель для своевременного и качественного выполнения поставленной задачи.

Еще более подробно составленная цепочка «конкретная проблема — причины ее возникновения — постановка задач — решение» сразу же наводит на мысль о необходимости представить ежедневный отчет в табличной форме. Причем и названия граф уже известны. Представленная таким образом информация легка для прочтения и анализа.

Представление количественных показателей

В тех случаях, когда отчет состоит в основном из цифровых данных, табличная форма как раз может оказаться очень сложной для восприятия. Сплошной поток цифр буквально утомляет читателя уже через несколько минут. Другое дело — разноцветные диаграммы и графики. Они наглядны, понятны, легкочитаемы.

Видео:Отчет о выполнении плана мероприятий ТГО по противодействию коррупции в 2023 годуСкачать

Об утверждении методических рекомендаций по подготовке отчетов о выполнении планов информатизации федеральных органов исполнительной власти и органов управления государственными внебюджетными фондами Российской Федерации, включая форму отчета о выполнении таких планов информатизации , Приказ Минкомсвязи России от 12 марта 2019 года №92

В соответствии с пунктом 31 Правил подготовки планов информатизации государственных органов и отчетов об их выполнении, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24 мая 2010 г. N 365 «О координации мероприятий по использованию информационно-коммуникационных технологий в деятельности государственных органов»,

приказываю:

Утвердить прилагаемые методические рекомендации по подготовке отчетов о выполнении планов информатизации федеральных органов исполнительной власти и органов управления государственными внебюджетными фондами Российской Федерации, включая форму отчета о выполнении таких планов информатизации.

Министр

К.Ю.Носков

Методические рекомендации по подготовке отчетов о выполнении планов информатизации федеральных органов исполнительной власти и органов управления государственными внебюджетными фондами Российской Федерации, включая форму отчета о выполнении таких ..

УТВЕРЖДЕНЫ

приказом

Министерства цифрового

развития, связи и массовых

коммуникаций Российской Федерации

от 12 марта 2019 года N 92

I. Общие положения

1. Настоящие методические рекомендации разработаны в соответствии с пунктом 31 Правил подготовки планов информатизации государственных органов и отчетов об их выполнении, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 мая 2010 г.

N 365 «О координации мероприятий по использованию информационно-коммуникационных технологий в деятельности государственных органов» и определяют рекомендуемый порядок формирования и направления федеральными органами исполнительной власти и органами управления государственными внебюджетными фондами Российской Федерации (далее — государственные органы) в Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации отчетов о выполнении ими планов информатизации, рекомендуемую форму отчета о выполнении планов информатизации, а также рекомендации государственным органам по ее заполнению.

2. Понятия и термины, используемые в настоящих методических рекомендациях, применяются в тех же значениях, в каких они определены в Федеральном законе от 9 февраля 2009 г.

N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» и Федеральном законе от 5 апреля 2013 г.

N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — Федеральный закон N 44-ФЗ), в постановлении Правительства Российской Федерации от 24 мая 2010 г.

N 365 «О координации мероприятий по использованию информационно-коммуникационных технологий в деятельности государственных органов» (далее — Постановление N 365), постановлении Правительства Российской Федерации от 6 июля 2015 г.

N 676 «О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации», постановлении Правительства Российской Федерации от 26 июня 2012 г.

N 644 «О федеральной государственной информационной системе учета информационных систем, создаваемых и приобретаемых за счет средств федерального бюджета и бюджетов государственных внебюджетных фондов», постановлении Правительства Российской Федерации от 30 января 2013 г. N 62 «О национальном фонде алгоритмов и программ для электронных вычислительных машин», постановлении Правительства Российской Федерации от 14 ноября 2015 г. N 1235 «О федеральной государственной информационной системе координации информатизации» (далее — Постановление N 1235).

II. Рекомендации по формированию и направлению отчета о выполнении плана информатизации

3.

Государственные органы ежегодно, в соответствии с главой IV Правил подготовки планов информатизации государственных органов и отчетов об их выполнении, утвержденных Постановлением N 365 (далее — Правила подготовки планов информатизации и отчетов об их выполнении), формируют по состоянию на последний день отчетного года, отчет о выполнении плана информатизации за год, предшествующий текущему, и представляют указанный отчет в Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации до 15 апреля года, следующего за отчетным.

4.

В соответствии с пунктом 25 и 32 Правил подготовки планов информатизации и отчетов об их выполнении в отчет о выполнении плана информатизации государственными органами включаются в отношении всех мероприятий по информатизации, предусмотренных к реализации в отчетном году, получивших положительное заключение Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и включенных в план информатизации, утвержденный актом государственного органа:

а) сведения о достижении целевых показателей (индикаторов) реализации приоритетных направлений развития и использования информационно-коммуникационных технологий;

б) сведения о результатах реализации мероприятий по информатизации, включая описание качественных и количественных характеристик;

в) данные об использовании бюджетных ассигнований на выполнение мероприятий по информатизации;

г) оценка эффективности использования и развития информационно-коммуникационных технологий;

5. Рекомендуемая форма отчета о выполнении плана информатизации, а также рекомендации по ее заполнению государственными органами приведена в Приложении к настоящим методическим рекомендациям.

6. Формирование отчета о выполнении плана информатизации осуществляется государственными органами в отношении сведений о выполнении мероприятий по информатизации, которые:

а) не составляют государственную или иную охраняемую в соответствии с федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации тайну — в соответствии с подпунктом «а» пункта 9 Положения о федеральной государственной информационной системе координации информатизации (далее — ФГИС КИ), утвержденного Постановлением N 1235, а также в соответствии с пунктом 2 Правил размещения информации во ФГИС КИ, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 11 февраля 2016 г. N 44 (далее — Правила размещения информации во ФГИС КИ), посредством заполнения соответствующих полей экранных форм веб-интерфейса федеральной государственной информационной системы координации информатизации;

б) составляют государственную или иную охраняемую в соответствии с федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации тайну — на бумажных носителях по форме отчета о выполнении плана информатизации, указанной в пункте 5 настоящих методических рекомендаций.

7. Государственные органы к отчету о выполнении плана информатизации при необходимости могут приложить документы и (или) иные материалы, содержащие обоснование причин отклонения фактических значений показателей (индикаторов) мероприятий по информатизации от их запланированных значений.

8.

В соответствии с пунктом 15 Правил размещения информации в ФГИС КИ размещение государственным органом во ФГИС КИ отчета о выполнении плана информатизации, сформированного государственным органом в соответствии с подпунктом «а» пункта 6 настоящих методических рекомендаций, а также иных документов и материалов (при наличии), указанных в пункте 7 настоящих методических рекомендаций, начинается с внесения в ФГИС КИ уполномоченным должностным лицом, ответственным за подготовку соответствующей информации для размещения в ФГИС КИ, и завершается ее подписанием усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченным должностным лицом, ответственным за размещение информации в ФГИС КИ.

9.

Отчет о выполнении плана информатизации, сформированный государственным органом в соответствии с подпунктом «б» пункта 6 настоящих методических рекомендаций, рекомендуется подписывать руководителем государственного органа либо уполномоченным должностным лицом, ответственным за планирование и реализацию мероприятий по использованию информационных технологий в деятельности соответствующего государственного органа и направлять в Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации на бумажном носителе с соблюдением требований законодательства Российской Федерации.

Приложение. Форма отчета о выполнении плана информатизации

Приложение

к методическим рекомендациям

https://www.youtube.com/watch?v=bJkKT6DM5u4

по подготовке отчетов о выполнении

планов информатизации федеральных

органов исполнительной власти и органов

управления государственными

внебюджетными фондами Российской

Федерации, включая форму отчета

о выполнении планов информатизации,

утвержденным приказом Министерства

цифрового развития, связи и массовых

коммуникаций Российской Федерации

от 12 марта 2019 года N 92

1. Сведения о достижении целевых показателей (индикаторов) реализации приоритетных направлений развития и использования информационно-коммуникационных технологий

________________

Сведения формируются по мероприятиям по информатизации, соответствующим приоритетным направлениям.

1.1. Достижение целевых показателей (количественных)

Видео:Отчет о выполнении Плана мероприятий по противодействию коррупции за 2020 годСкачать

Как работнику отчитаться о проделанной работе

Отчет о проделанной работе — это документ, позволяющий руководителю оценить продуктивность труда сотрудника. Он необходим при внедрении в организации различных систем мотивации работников.

Суть любого трудового процесса заключается в постановке руководителем задачи и последующем ее выполнении сотрудниками. Выполненные задачи фиксируются в отчете, который периодически составляется работником. Частота формирования этого документа определяется внутренними правилами компании.

Отчет нужен руководителю, чтобы иметь наглядную картину производительности труда сотрудников, и для составления стратегии развития трудового процесса и успешности компании. Необходимость подавать этот документ дисциплинирует сотрудника и помогает выявить собственные слабые стороны.

В отличие от принятых во многих компаниях «летучки» и «вызова на ковер», периодическое формирование итогов трудовой деятельности более продуктивно сказывается на ведении дел и помогает выстроить доверительные отношения между руководством и подчиненными.

Форма и содержание документа

Законодательно закрепленного шаблона документа не существует, поэтому информация о проделанной работе подается в свободной форме. Это связано с тем, что невозможно предусмотреть корректные бланки для каждой отрасли и всего многообразия специалистов. Но разные организации вправе согласовать собственный бланк. Единый формат позволяет быстрее анализировать большие объемы информации.

Но какой бы формат документа ни был принят в организации, как правило, в него включены следующие сведения:

• Ф.И.О. сотрудника;
• период отчетности;
• поставленные задачи;
• выполненные задачи;
• невыполненные задачи и обоснование;
• предложения по оптимизации;
• планы на следующий период.

Важен не только сам факт присутствия перечисленных сведений, но и правильная и удобная их подача. Исходя из этого, документ делается:

1. Кратким — прочтение бумаги должно занимать немного времени.
2. Конкретным — в тексте нет места «воде» и лирическим отступлениям.
3. Наглядным — используйте цифры, таблицы и понятные графики.
4. Структурированным — используйте подзаголовки для отделения блоков информации.

Особенности для удаленки

В связи с ростом количества удаленных сотрудников возникла необходимость контролировать их производительность труда. По большому счету, такие работники отчитываются по тем же правилам, что и остальные. Но есть несущественные отличия, как правильно отчитаться о проделанной работе на удаленке:

• документы подаются в электронном виде;
• отчетность готовится чаще (еженедельно, ежемесячно).

Согласно информации Роструда, работодатель определяет не только порядок доведения до сведения сотрудников заданий, но и как отчитываться о выполненном труде. Это делается, чтобы избежать нежелательных трудовых споров.

Так выглядит шаблон отчета о проделанной работе.

Пример заполнения:

В некоторых компаниях созданы специальные электронные формы отчетности, которые заполняются в режиме онлайн. Благодаря тому, что полученные данные представлены в едином формате и являются однотипными, их допустимо анализировать при помощи различных программ. В дальнейшем такой мониторинг позволяет прогнозировать прибыль и устанавливать план продаж и т. п.

Что будет, если не отчитываться

Трудовое законодательство не обязывает работников отчитываться о результатах труда. Но локальные нормативные акты вправе предписывать такую необходимость.

Более того, обязанность отчитываться, как правило, включается в трудовые договоры с дистанционными сотрудниками.

Тем не менее, наказать за непредоставление отчетности получится, только если эта обязанность закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции.

Видео:Отчет о выполнении плана мероприятий ТГО по противодействию коррупции в 2021 годуСкачать

Как написать отчёт о проделанной работе: пример, цели, как правильно составлять

Практически каждый руководитель периодически требует от своих работников отчеты о проделанной работе, пример которого несложно найти. Однако некоторым людям кажется, что это очень сложная задача.

Цель отчета о проделанной работе

Существование каждой организации или компании всегда предполагает наличие отчетов. Ведь для любой организации важно иметь подтверждение эффективности проделанных работ в конкретный временной отрезок. Это нужно, чтобы грамотно построить дальнейшее развитие компании.

Однако некоторые люди не знают, как написать отчёт о проделанной работе. Пример его очень важен для человека, который делает его первый раз. Ведь он должен соответствовать определенным требованиям фирмы.

Любой компании важно знать о результате ее работы

https://www.youtube.com/watch?v=gfE-GE44Rhw

Если сотрудник попрактикуется, сделает несколько отчетов, то в дальнейшем ему будет очень просто заниматься такой деятельностью.

Конкретные цели отчета о проделанной работе:

1. Обоснование финансовых трат, выплат заработных плат для сотрудников.
2. Подтверждение выполненных работ или оказания различных услуг для сотрудников организации.
3. Создание определенных порядков и трудовых дисциплин в компании.
4. Установление, какую конкретную работу выполнили сотрудники. Это помогает избежать спорных моментов или плохого выполнения заданий.

Также отчеты необходимы для сотрудников, которые отправлены в командировки. Для большей детальности о том, какая работа выполнена, сколько финансов предприятия или организации потрачено.

Сотрудники могут их выполнять каждый день, неделю, месяц, квартал, год. Все зависит от требований руководства.

Структура отчета

Не у всех организаций есть разработанные формы для отчетов, поэтому каждый сотрудник должен выполнять это сам. К тому же единой структуры как таковой и не существует.

Начиная отчет, сотрудник должен объяснить себе назначение подаваемой информации, а также логику повествования. Все пояснения должны быть максимально краткими.

Самая распространенная структура отчетов о проделанной работе:

1. Введение. В этом разделе находится небольшое описание компании. На каком месте она находится среди подобных организаций в регионе или городе.
2. Отчет о проделанной работе. Практически вся выполненная деятельность подразделений должна быть описана. В небольших компаниях, где нет отделов, эту информацию заполняет руководитель, основываясь на данных каждого работающего специалиста.
3. Заключение. Этот раздел коротко обобщает информацию о проделанной работе за конкретный период времени. Подчеркиваются данные о неудачах, успехах, просроченных заданиях. А также о планах компании на ближайшее будущее.

Для лучшего понимания информации специалист должен придерживаться единой формы изложения. В отчетах можно использовать диаграммы, графики, изображения. Однако нужно правильно совмещать текст и визуальную часть, чтобы не было перенасыщений.

Также в отчете о проделанной работе человек должен соблюдать стилистику. Специалист должен подавать сухой текст, без лишней информации. Также он не должен быть слишком простым.

В отчете нужно выделить не только достижения, но и трудности, с которыми сталкивалась организация. Все проблемные ситуации необходимо описывать такими, какие они есть на самом деле. Это позволит руководству объективнее понять сложившиеся трудности.

Самые важные требования к составлению отчета

Отчет о проделанной работе — это творческий процесс, однако и некоторым требованиям он тоже должен соответствовать. В первую очередь специалист должен помнить, что это — документ, и в нем нужно соблюдать официальную стилистику.

В отчете нельзя употреблять личные местоимения. Также человек должен конкретно говорить о задачах, которые были выполнены или просрочены, чтобы полностью отразить причины этого.

Когда составляется отчет о проделанной работе, специалист должен информировать о проведенных мероприятиях, акциях, презентациях. Всю информацию нужно приводить точно и грамотно.

В случае, если у организации нет четких требований или образцов отчета, нужно делать все, исходя из норм документов. В них находятся все данные о том, какой тип шрифта использовать, какими образом форматировать текст, как размечать поля и интервалы.

Как правильно написать отчет о проделанной работе

У каждого специалиста наступит период, когда руководство потребует отчет о выполненной работе. Следуя инструкции, это сможет сделать каждый:

Необходимо сравнить, какие задачи были поставлены и что выполнено

1. В самом начале нужно сопоставить поставленные задания с результатами, это позволит специалисту убедиться в выполненной работе. Только после этого нужно начинать написание отчета. Оформляется он в нескольких вариантах: простой и профессиональный. Первый человек может оформлять как сочинение. Добавлять можно все, что работник посчитает необходимым. Указывать нужно все до мельчайших деталей, например, о конкретных выходах на работу в выходные дни.
2. Сложный вариант написание более верный, чем простой. Его нужно оформлять как задачу. Специалисту необходимо указать, что от него требовалось сделать. Потом уже все, что использовалось для этого. А именно: время на работу, какую помощь оказывали люди, затраченный бюджет. Далее нужно коротко указать, какими способами и методами он выполнял работу.

Видео:Отчет о выполнении плана мероприятий ТГО по противодействию коррупции в 2022 годуСкачать

Эффективный отчет о проделанной работе

Работодатели стремятся держать под контролем каждую минуту рабочего времени своих подчиненных. И не могут найти способа оригинальнее, чем регулярные отчеты, в которых сотрудники подробно расписывают свои действия. Но какое количество рабочего времени следует тратить на отчетность? И на каких параметрах эксперты советуют сосредоточиться?

«Год назад мы устроили кандидата, который до этого работал в известном российском рекламном агентстве, на должность менеджера по работе с клиентами в крупную западную структуру», — рассказывает руководитель департамента хедхантинговой компании Cornerstone, Елена Гороховатская.

Одной из причин, по которой он решил сменить место работы, стало требование работодателя ко всем сотрудникам без исключения: составлять еженедельные отчеты о проделанной работе. Люди расписывали каждое свое действие в мельчайших подробностях, и в конце месяца не помнили, чем они занимались, помимо составления этих отчетов.

В результате генеральный директор занимался изучением всех таблиц, вызывая подчиненных «на ковер» для разъяснительных бесед.

Подобное продолжалось не один месяц, пока измученные сотрудники не предложили новую форму отчетности: каждый в начале месяца составляет список задач, которые необходимо решить в течение месяца, и по прошествии формирует отчет строго по результатам, обходя стороной мелкие детали.

https://www.youtube.com/watch?v=w2h5WlalQ-k

Корпоративная культура: Узнать больше

«Без отчетов нельзя оценить эффективность, разработать стратегию или спрогнозировать дальнейшее развитие компании», — уверена Иванова Юлия, руководитель московского офиса компании по подбору персонала THI Selection. — «Но время, которое тратят сотрудники на составление и подготовку отчетов, не должно занимать более 5-10% от их рабочего времени».

«В тайм-менеджменте существует правило, по которому, в случае если ваше планирование дня составляет более 5-10 минут, а всей недели — более 15-20 минут, то это значит, что в нем необходимо что-либо менять, — заявляет Глеб Архангельский, генеральный директор компании «Организация времени». — Данные параметры применимы и к отчетности: в случае, если отчет о результатах дня отнимает более 5-10 минут от рабочего времени, а о результатах недели — более 15-20 минут, то его необходимо упрощать».

Бесполезные часы

В некоторых московских маркетинговых и PR-агентствах, следуя практике западных компаний, обязали всех своих сотрудников заполнять так называемые таймшиты (или табель учета рабочего времени). Человек должен указать, с точностью до минуты, какое время и какая работа выполнялась им в течение недели.

Затем отчет передавался руководителю, который начислял работнику зарплату, ссылаясь на принятые внутри компании нормативы.

Для менеджеров, особенно креативных и проектных отделов, это являлось настоящей пыткой: каким образом занести в отчет то, что нельзя записать как конкретный показатель? Чтобы «уболтать» потенциального клиента, склонив его к сделке, может понадобиться несколько часов и не всегда это гарантирует положительный результат.

С 11.00 до 19.30 я думаю, с 19.30 до 23.00 — воплощаю. 7 дней в неделю. 365 дней в году.

Бывает, что популяризация стандартов западного консалтинга доходит до абсурда: агентства выставляли смету клиенту, в которой рассчитывалась по часам стоимость менеджера проекта, тот начинал подозревать в попытке компании «навариться» на его бюджете.

Большая часть российских заказчиков не любят такую систему. С другой стороны, поставщики услуг и их клиенты рассматривают одну и ту же проблему с различных позиций. Время, уходящее на то, чтобы им подстроиться друг под друга, никаким образом не окупается.

Эксперты настаивают на том, чтобы нормативы были привязаны к производительности в большей степени, нежели ко времени.

«Клиентская база у менеджера по продажам должна в месяц расширяться на определенное количество компаний определенного уровня», — делится собственным опытом Глеб Архангельский.

В московском офисе рекрутинговой компании THI Selection пользуются подобной формой отчетности. Работники компании, по словам ее руководителя Юлии Ивановой, представляют еженедельные отчеты в которых указывают статистику о количестве встреч, кандидатов и проценте выполнения плана.

Подобный подход, уточняет она, позволяет уяснить большее количество полезных нюансов, в отличие от почасового контроля.

«Если клиенту при 30 интервью отправляют один отчет, это означает, что сотрудник либо приглашает неподходящих людей, либо плохо проводит предварительный отбор кандидатов», — поясняет Юлия Иванова.

На практике видно: чем ближе к производству, тем больше смысла в отчетах.

Служащие департамента продаж компании, занимающейся производством и продажей алюминиевых конструкций, ежедневно тратят 15-20 минут для того, чтобы заполнить небольшой блиц-отчет, отвечая на четыре легких вопроса: с кем общался, какого результата добился, какой поставщик был у клиента ранее и если вдруг случилось так, что отказался работать с заводом, то по каким именно причинам. За каждый заключенный договор, помимо фиксированной зарплаты, сотрудник получает бонус, который исчисляется в процентах от сделки. Такая отчетность помогает планировать работу. Человек заранее сможет рассчитать, оценивая причины неудавшейся сделки, как ему следует вести себя с очередным клиентом.

Почувствуй вкус обратной связи. KEY HABITS

Полезные цифры

«Для того, чтобы выполнить задачи контроля над людьми, отчеты не являются самым эффективным способом, но с помощью их использования компании могут решать определенные экономические задачи», — рассуждает Татьяна Андреева, старший преподаватель Высшей школы менеджмента в СПбГУ.

В свое время таймшиты вводились для того, чтобы подсчитать себестоимости интеллектуальных услуг.

Для примера, чтобы хоть приблизительно понять, насколько прибыльным для компании является тот или иной клиент, потраченные на него часы умножались на зарплату сотрудников и складывались с определенной долей постоянных расходов.

https://www.youtube.com/watch?v=ll9mmmwVLkA

Отчеты должны быть индивидуальными для каждой компании — все зависит от целей работодателя.

В некоторых холдингах практикуется принцип внутренних трансфертных цен: когда управляющей компании оплачивают услуги производственные подразделения, и для того, чтобы эти цены рассчитать и обосновать, нужно проанализировать, сколько сил и времени тратится на помощь каждому из подразделений.

Если компания производит два различных продукта и перед руководством компании поставлена задача поделить на них маркетинговые затраты, маркетологи обязаны указывать в отчетах не абстрактные величины (например, количество посещенных выставок), а обозначать временные затраты по каждому из продуктов.

Подобные отчеты могут разбиваться на три графы — «время», «тип продукта», «действие». Экономисты, обычно, ориентируются на первую и вторую графы. Зато детали, т. е.

то что именно делал сотрудник — готовил ли рекламные материалы или обсуждал с дизайнером упаковку, могут оказаться интересны его непосредственному руководителю.

В последнем случае для того, чтобы начальник был в курсе всех дел подчиненного, достаточно фразы в свободной формулировке.

Оксана Гончарова

Иллюстрация: Кристина Ниесова

📽️ Видео

Как посчитать процент выполнения плана в ExcelСкачать

Отчёт о финансовых результатахСкачать

В помощь супервайзеру. Прогноз выполнения плана продаж.Скачать

Выверяем обязательства. Отчет Сводные данные об исполнении плана ФХД.Скачать

Диаграмма выполнения плана в ExcelСкачать

Как составить баланс и отчет о финансовых результатах. Пример I Короткова Светлана Анатольевна. РУНОСкачать

КАК ЛЕГКО ПОНЯТЬ ОТЧЁТ О ПРИБЫЛЯХ И УБЫТКАХ. ОБЪЯСНЯЮ ПРОСТЫМИ СЛОВАМИ. ЧТО ТАКОЕ ВЫРУЧКА И ПРИБЫЛЬ.Скачать

Отчет о выполнении плана развития Южного за 2007-2013 годаСкачать

ПОНЯТНАЯ ЛЕКЦИЯ про P&L (+ шаблон для составления P&L )Скачать

Заполнение отчета о выполнении ГОЗСкачать

Как заполнить сведения о производственном контролеСкачать

Правительство РФ опубликовало отчет о выполнении антикризисного планаСкачать

Отчёт о выполнении краткосрочного плана по капремонту в Забайкальском крае_22.02.2017Скачать

PM_07. План коммуникаций и Еженедельный отчет по проектуСкачать