Информация о планируемом к проведению мероприятии

Проведение Мероприятий. Полезные советы

Говоря просто, мероприятия, это то, что отличается от обычной жизни. 

Чтобы создать особый момент, который прочувствуют клиенты или сотрудники — нужен партнер для проведения мероприятия. Команда специалистов с большим опытом и специальными компетенциями. Вам понадобятся организаторы, другими словами — event-агентство. 

Само проведение и планирование мероприятия наверняка будет весьма стрессовым процессом. Прочитайте наши советы чтобы лучше подготовиться к вашему особенному моменту. Надеемся наши советы будут вам полезны.

1. Начинайте подготовку мероприятия заранее

Подготовку проведения крупного мероприятием, стоить начать за четыре-шесть месяцев. Небольшие события можно планировать за месяц.

У вас уйдет много времени на согласования между разными вовлеченным сторонам — участниками, заказчиками, поставщиками.

Современные коммуникации позволяют общаться быстрее чем когда-либо в человеческой истории, и вам кажется что подготовкам происходит буквально на лету. 

Но качестве всегда требует времени. Ошибки в ходе проведения мероприятий будут обходиться слишком дорого, поэтому запланируйте достаточно времени на подготовку и тендера и самого мероприятия.

2. Настройтесь быть гибкими

Не все пойдет по плану, но это нормально в event-бизнесе. Интересы людей, их планы и особенно вкусы постоянно меняются, тут нет ничего определенного. Лучше заранее на это настроиться.

Изменений будет много, до последнего момента проведения мероприятия. Но, пусть вас утешит мысль, что если в результате изменений вы добьетесь лучшего эффекта, то сможете провести более качественное мероприятие.

Так что перемены — ваш способ стать лучше.

3. Правильная команда мероприятия

Вы вряд ли сможете провести масштабное мероприятия силами только внутренней команды. Вам потребуются технические подрядчики, режиссер, специалисты в узкопрофессиональных вопросах, таких как флористика. От того, какую команду вы соберете будет зависеть то, как будут воспринимать мероприятие в целом.

Причем звездная команда это не обязательно просто команда из «звезд». Важно, могут ли эти люди эффективно взаимодействовать, разрешать противоречия, работать вместе на результат.  

Разбейте мероприятия на блоки (например, регистрация, техника, кейтеринг, транспорт) и назначьте блок каждому члену вашей команды. Пусть они несут индивидуальную ответственность за свой участок мероприятия.

4. Управление информацией. 

Очень важно, чтобы над проведением мероприятия работала команда в общем информационном поле. Для этого помогают регулярные совещания, общие документ, например в облачных Google-таблицах, чаты в Telegram или WhatsApp. 

Создайте общий документ, который подробно описывает все, что связано с мероприятием, где указаны поставщиками, их зона отвественности при проведении мероприятия, планы и здания. Тогда вы будете уверены, и вся ваша команда не упустить изменения и сможет вовремя определить, если что-то идет не так.

5. Готовьте план «Б» для вашего мероприятия

По правде говоря, очень редко случается, что проведение мероприятия происходит без заминок или по крайней мере одной проблемы, Оцените критически важные элементы мероприятия, которые нужно обязательно реализовать. Устройте небольшой брейн-шторм, что может пойти не так. И, на основе этого, готовьте планы реагирования на любые возможные изменения в программе мероприятия. 

6. Репетиции перед проведением мероприятия. 

Каждый «прогон», т.е. репетиция того или иного блока значительно повышает качество финального мероприятия. Соберите команду, мысленно пройдитесь по всему, от монтажа, застройки до финала мероприятия.

Прорепетируйте тексты, слайды. Пусть все проблемы взаимодействия проявятся на этом этапе. Да, времени всегда не хватает.

Но качество зависит от того, сколько в репетировали перед премьерой! Потом ошибки будет не исправить! 

7. Снимайте и фотографируйте на мероприятии буквально все

Красивая картинки стоит тысячи слов. Позитивные фото — важный способ продемонстрировать успех вашего мероприятия даже для тех, кто на нем не был. Удачный отчетный ролик создаст дополнительный эффект от мероприятия, программируя память участников. 

Отдельный вопрос — техническая съемка всех статей бюджета, чтобы понимать на что были потрачены деньги. Фотографируйте баннеры, промо-персонал, монтажные работы, подарки и пр. Вам будет гораздо проще анализировать успех или неудачи 

8. Расширение аудитории мероприятий через онлайн

Проведение мероприятия, это идеальный способ создать контент для социальных сетей. У вас есть повод, чтобы расширить аудиторию! Запустите специальным digital-проектам в социальных сетях, таких как , Instagram, TikTok, , через видео-каналы , Vimeo и, что особенно важно — в мессенджерах, через Telegram-каналы. 

Это нельзя пускать на самотек, необходимо готовить специальный контент для онлайн-аудитории.

Но, если идея оригинальная и привлекает интерес аудитории — пользователи будут просматривать ролики, участвовать в конкурсах и делиться в своих эккаунтах социальных сетей, таким образом увеличивая общую аудиторию проекта. Эффект от мероприятия мультиплицируется, значительно превосходя охват обычного мероприятия.

https://www.youtube.com/watch?v=ghZ_Ys1KTbE

Сразу после проведения мероприятия подведите итоги. Пока в памяти свежи впечатления, запишите все проблемы и, что не менее важно, что сработало. Выскажите благодарности, примите решения по дальнейшим улучшениям.  

Многие организаторы попадают в ловушку — делают перерыв. Но тогда впечатления смазываются, вы теряете детали, которые были особенно видны при проведении мероприятия. Чтобы этого избежать — быстро подводите итоги. 

10. Верьте в себя. 

Вы, как капитан корабля, должны провести мероприятие от начала до конца, обойти все преграды. Собрать команду, распределить ответственность, позаботиться об аудитории и сохранять оптимизм в любой ситуации. Люди должны верить в вас, доверяться, значит и вам нужно соответствовать. Будьте капитаном! 

Небольшой ликбез по проведению мероприятий. 

Какие бывают форматы для проведения мероприятий

Вот основные и типичные форматы, для проведения которых приглашают агентства. 

• Деловые конференции и форумы 
• Корпоративный праздник (День компании, День Бренда)
• Тимбилдинг (командообразующее мероприятие) 
• Профессиональный праздник (День Нефтяника, День Металлурга)
• Юбилей компании
• Корпоративный Новый Год
• Корпоративный выезд на природу (другое типичное название — Family Day) 
• Дилерская конференция, съезд
• Выездная конференция для партнеров / для сотрудников
• Цикловое совещание (часто у фарма-компаний) 
• Торжественная церемония (вручения наград)
• Тест-драйв (для журналистов или для клиентов) 
• Лонч продукта / презентация продукта
• Инсентив-тур (поощрительная поездка)
• Пресс-мероприятия (пресс-конференции, пресс-туры, презентация для прессы)
• Частные праздники (День Рождения, свадьба, юбилей)
• Детские праздники (мы этим не занимаемся) 

НЕ ЯВЛЯЮТСЯ EVENT-МЕРОПРИЯТИЕМ

Промо-акции не являются event-мероприятиями, так как обычно проводятся в течение продолжительного времени, имеют широкую аудиторию, персонально неизвестную заказчику заранее, часто проводятся одновременно в разных местах или даже разных регионах.

Выставки и конференции не являются собственно мероприятиями, так как имеют широкую аудиторию, персонально неизвестную заказчику заранее. Чаще всего, участие гостей финансируются не из бюджета заказчика, а за счет продажи билетов или выставочных стендов и не создают атмосферу торжественности.

УСЛУГИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЮ МЕРОПРИЯТИЙ

Eventum Premo осуществляет полный цикл услуг по организации маркетинговых и деловых мероприятий, предоставляющее полный комплекс услуг:

• Разработка креативной концепции мероприятия
• Подбор площадки мероприятия, event-логистика
• Подбор артистов и развлекательных номеров
• Декорирование, технические решения
• Производство брендированной продукции
• Подбор и тренинг персонала для мероприятия
• Администрирование мероприятие
• Подготовка фото и видео-отчетов
• Digital-сопровождение проекта

Качество проведения вашего мероприятия обеспечивает команда из 70 специалистов: event-менеджеры, дизайнеры, декораторы, PR-специалисты, режиссеры и сценаристы, инженеры и технические специалисты. Мы работаем, чтобы проведение мероприятий, технические решения, организация шоу-программ – все было на высшем уровне!

Грамотный выбор агентства по организации мероприятий повлияет на успешное проведение презентаций, пресс-конференции или PR-акций. Выбирая Eventum Premo, вы выбираете наиболее известное event-агентство в России, лучших event-специалистов, имеющих большой опыт в проведении корпоративных мероприятий.

У нас самая низкая текучка кадров среди event-агентств. В нашей сложившейся команде работают опытные специалисты по организации корпоративных и деловых мероприятий – мы работаем над сохранением знаний в нашей компании. Этим мы можем гарантировать успех при проведении вашего мероприятия.

4 закона, которые нужно знать организатору мероприятий

Федеральный закон от 29.12. 2010 № 436-ФЗ «О защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и развитию» (далее ─ Закон № 436-ФЗ).

По закону нужно поставить предупреждающий знак, если в информационной продукции или видео содержится материал, который может причинить вред их здоровью и (или) развитию. К нему относятся, например, кадры с алкогольной продукцией или сигаретами. 

За несоблюдение закона грозит штраф (ст. 6.17 КоАП РФ): 

• от 2 000 до 3 000 руб. для физических лиц; 
• от 20 000 до 50 000 руб. для юридических лиц. 

Чтобы избежать проблем, следует контролировать возраст детей. Не стоит верить на слово подросткам. Разместите на странице мероприятия информацию о том, что на входе будет контроль и всем участникам нужно предъявить паспорт.

Особенности

Возрастная маркировка напрямую влияет на доход организатора — чем выше ограничение, тем уже круг потенциальной аудитории, соответственно, продажи билетов меньше.

https://www.youtube.com/watch?v=ZcvlTXvMHdE

К каким мероприятиям относятся: просмотр фильмов в кинотеатре (фильмы ужасов), массовые мероприятия (рок-фестивали), шоу (кабаре для взрослых) и другие.

Как это работает

Старшеклассник Иван купил билет на просмотр фильма с маркировкой 18+. Сотрудники кинотеатра не проверили паспорт и пропустили его на сеанс. Кинотеатр может быть наказан контролирующим органом.

2. Онлайн-касса с уведомлением налоговой

Федеральный закон от 03.07.2016 № 290-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Организаторы мероприятий обязаны уведомлять налоговую инспекцию о продаже билетов. Сделать это можно с помощью:

• онлайн-кассы и специального программного обеспечения; 
• онлайн-сервиса по продаже билетов, который формирует кассовые чеки для покупателей.

С полученной прибыли нужно уплатить налог. 

За продажу билетов «мимо кассы» грозит штраф на сумму от 10 000 до 30 000 руб. Кроме того, будет взыскано от 25 до 100 % суммы, полученной в обход онлайн-кассы (ст. 14.5 КоАП РФ). Повторное нарушение ведет к очередному штрафу и приостановлению деятельности. 

Даже из-за того, что зарегистрированному участнику не пришел билет или чек, могут быть проблемы: штраф от 2 000 до 10 000 руб. (ст. 14.5 КоАП РФ), начисление пени, а также внеплановая проверка ФНС. Помимо этого, в случае отсутствия онлайн-кассы при расчетах банковскими картами организатору может грозить проверка полиции.

У сервиса Nethouse.События онлайн-касса встроенная. При покупке билета организатор выдаст участнику все необходимые чеки и электронный билет. В случае если билет будет потерян или удален, участник может повторно запросить его отправку.

Для этого ему нужно обратиться к организатору через форму обратной связи, которая находится внизу страницы события. Через 3 дня после проведения мероприятия организатору приходит на почту акт выполненных работ.

Налоги организатор платит самостоятельно.

3. Возврат билетов участникам

Закон РФ от 09.10.1992 № 3612-I «Основы законодательства Российской Федерации о культуре» (далее ─ Закон № 3612-I).

Закон распространяется на культурные мероприятия, поэтому полезно знать некоторые его особенности. Например, как можно вернуть билет. У зрителя могут поменяться планы, а иногда организатор переносит мероприятие на неопределенный срок.

Если отмена мероприятия происходит со стороны организатора, зрителю по запросу должна быть возвращена полная стоимость билета. Если зритель сам решил, что не сможет посетить мероприятие, то, подав заявку на аннулирование билета, он получит возврат соразмерно требованиям, установленным в ст. 52.1 Закона № 3612-I, а именно:

• за 10 или более дней до проведения мероприятия — 100 %;
• 5—10 дней до мероприятия — 50 %;
• 3—5 дней — 30 %.

Если зритель отказался от участия в мероприятии менее чем за 3 дня до начала, организатор вправе не возвращать стоимость билета. Исключение: когда зритель болен и может это подтвердить больничным листом либо не может посетить мероприятие по иным обстоятельствам, которые нужно подтвердить документально.

4. Проведение публичных мероприятий

Федеральный закон от 19.06.2004 № 54-ФЗ (ред. от 11.10.2018) «О собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях».

Проводить мероприятия нельзя: 

1. В местах, которые не отвечают безопасности участников и зрителей. Это, например, здание, которое может обрушиться в любой момент. Если под мероприятие нужно определенное место, следует уточнить у органов местного самоуправления, не пересекается ли мероприятие с другими. Это касается праздников, которые проводятся в городских парках, скверах, на площадях, улицах, аренах и т.д.
2. На территориях, прилегающих к магистралям, путепроводам, электростанциям, железнодорожным дорогам, нефтепроводам, газопроводам и местам, где требуется соблюдение специальных правил безопасности.

Если организатор планирует проводить мероприятие на территории объектов культурного и исторического наследия, где часто пустует большое пространство, то потребуется разрешение от органов исполнительной власти. Для проведения мероприятия на Красной площади или в Кремле потребуется разрешение президента.

Как составить план мероприятий

Любой руководитель рано или поздно сталкивается с написанием плана мероприятий. План мероприятий может попросить написать непосредственный руководитель или учредители компании.

И даже если в голове у вас есть четкий план действий, перенести его на бумагу, сделав понятным для всех не так просто, как кажется на первый взгляд.

Кроме того, план мероприятий часто требуется не просто написать, но и защитить перед руководством.

Что такое план мероприятий

План мероприятий – это документ в котором определены цели, описаны конкретные действия, сроки их выполнения, а также определены ответственные лица за выполнение действий, необходимых для достижения желаемого результата.

https://www.youtube.com/watch?v=jFxGVZUiNWU

План мероприятий может писаться для конкретного события, или на конкретный период работы подразделения или компании. В целом мероприятия бывают периодические и разовые. На мероприятия, которые приходится выполнять постоянно (периодические) принято прописывать бизнес процессы и регламенты. Но у молодой компании как правило их нет, и поэтому всё начинается с планов мероприятий.

Для разовых мероприятий план очень важен поскольку, добиться слаженной работы большого количества людей крайне трудно если у каждого нет четких прописанных инструкций. А для того чтобы они появились и составляется план мероприятий.

Для чего нужен план мероприятий

Написание плана мероприятий занимает достаточно много времени. И часто у сотрудников возникает вопрос о целесообразности траты времени на написание плана мероприятий.

Но важно понимать, что любой процесс, который выполняют сотрудники должен быть расписан до мелочей, это необходимо для того чтобы добиться правильности его исполнения вне зависимости от того, кто данное мероприятие выполняет.

Прежде всего план мероприятий необходим для подсчета затрат для выполнения задачи. Начинающие стартаперы, сталкиваются с тем что, казалось бы, гениальный план, на бумаге выглядит не окупаемым или не достижимым.

Когда вы начинаете составлять план мероприятий, вы столкнётесь с тем что вам придётся просчитать и оцифровать все показатели вашего мероприятия. Поэтому одной из важнейших целей составление плана мероприятий является экономия и бережливое использование ресурсов.

Ведь эффективность каждого мероприятия оценивается исходя из затраченных ресурсов и полученного результата.

Достижение сложных целей достигается за счет выполнения огромного комплекса мероприятий. При отсутствии заранее прописанного плана мероприятий вам придется тратить время на планирование каждого нового мероприятия. Хотя можно было бы сразу выполнять следующее мероприятие.

Как написать план мероприятий

Любой план состоит из одних и тех же пунктов. Для того чтобы не было разночтений лучше каждый термин, используемый в плане мероприятий разобрать по отдельности:

• Цель – это то чего мы хотим достичь, то к чему мы должны прийти. На цели и строиться весь план мероприятий. Цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой.
• Мероприятия – действия выполнение которых позволит достичь намеченной цели.
• Ожидаемый результат – что вы ожидаете получить от выполнения конкретного мероприятия. Важно чтобы это были конкретные измеримые показатели. Успех выполнения каждого мероприятия должен оцениваться четкими цифрами, которые невозможно трактовать двояко.
• Сроки – в какие временные сроки необходимо выполнить мероприятие. Так же здесь можно указать периодичность выполнения мероприятия.
• Ресурсы – сколько ресурсов выделено на выполнение мероприятия.
• Ответственный – кто отвечает за выполнение мероприятия.

Выполнение любой серьезной цели зависит от выполнения целого комплекса мероприятий. Каждое отдельное мероприятие может выполнять отдельный сотрудник или подразделение компании.

Важно определить критерии выполнения цели, поскольку всегда существуют разные системы координат. Единое понимание цели обеспечивает правильное понимание всеми участниками процесса.

Часто сталкиваюсь с тем что разные отделы одной компании считают один и тот же показатель по-разному. Как правило так как это им выгоднее.

И здесь нужно задать единые правила игры, при этом учесть прежде всего экономическую целесообразность и интересы компании в целом.

План мероприятия пример

Ниже пример плана мероприятий на продвижение сайта. Естественно это просто пример, мероприятия не продумывались тщательно, но понимание о внешнем виде он даёт. Указаны лишь некоторые пункты для примера, нет важных KPI показателей. Стоит помнить, что на достижение цели может влиять комплекс факторов, как внешних, так и внутренних и все их стоит учесть.

Цель	мероприятие	срок	ресурсы	ответственный	ожидаемый результат
рост выручки с сайта на 50% в 2016 году	Ежедневная публикация минимум 3х новостей	ежедневно	бюджет 15000р	Пупкин В.П.	обеспечить рост трафика на 30% в месяц
поменять расположение рекламных блоков	до 01.12.2015	договорится с программистом	Иванов И.И.	CTR с РСЯ 0,8
Обеспечить еженедельную новостную рассылку подписчикам	еженедельно	спланировать время, 1 час в неделю	Иванов И.И.	не менее 1000 переходов в неделю с писем
Продвижение в ТОП 3 запросов находящихся в ТОП 20, за счёт линк компаний, минимум 20 запросов ежемесячно	ежемесячно	5000р/мес	Иванов И.И.	рост трафика с продвигаемых запросов на 1000%

Хочется отметить что внешний вид таблицы далеко не обязательный. Дело в том, что некоторые мероприятия, требуют большого описания и в таблице они будут смотреться не читабельно. Главное, в плане мероприятий это его содержание.

План мероприятий

Руководитель обязан создавать безопасность не только во время рабочего процесса, но и во время проведения различного рода культурных программ. Именно для этого требуется составлять план мероприятий на день, неделю, месяц, год. Он обязан не только запланировать все нюансы предстоящих событий, но также выявить те сферы, которым требуется уделить особое внимание.

План мероприятий представляет собой список, в котором расписаны цели. Также указываются действия, которые будут применяться для их проведения. Этот документ имеет определенную форму и основные пункты, обязательные к заполнению.

Определение плана мероприятий

План проведения мероприятий – это составление четкой схемы предстоящего события в организации, где требует внимания каждый пункт. В этой документации указываются все нюансы предстоящего события, указывается, когда и где оно будет проводиться.

В обязательном порядке назначается ответственный сотрудник. Стоит также понимать, что мероприятием может считаться то событие, где участвует более десяти человек.

К этому понятию причисляются не только корпоративы, но также утренники в детских учреждениях, конкурсные программы и ремонтные работы.

https://www.youtube.com/watch?v=Ni7EXj9f8fM

Проект в электронном виде

При большом скоплении людей важно обеспечить безопасность и грамотно организовать каждый этап.

Особые меры предосторожности должны быть соблюдены, когда людей будет окружать пиротехника или иное оборудование, которое может причинить вред жизни и здоровью присутствующих. Тщательная подготовка исключает неприятные сюрпризы и нарушения.

Именно поэтому требуется написать график мероприятий, а также подробно выделить все нюансы процесса каждого из них.

На заметку! Даже простой коллективный сбор или ремонтные работы требуют плана и обеспечения безопасности людям, которые будут участвовать в процессе.

Некоторые новые планы составляются на основании вышедших законов. Например, если правительство выделило средства на реставрацию здания, требуется провести планирование этой процедуры, пошагово выделив каждый момент.

Оформление этого документа необходимо не только для отчетности, но также для подтверждения того, что все было организовано согласно нормам. Основной целью составления графика является: учесть все нюансы и оптимизировать процесс подготовки.

В случае каких-то форс-мажорных ситуаций проект всегда поможет подсчитать ущерб и определить, в чем заключалась недоработка.

Создание

Имеет программа мероприятия образец.

Планирование

Чтобы правильно заполнить форму, потребуется учесть основные факторы:

1. Выделить цель, которую преследует организация конкретного мероприятия.
2. Определить составляющие этой цели, без которой осуществить программу не получится.
3. Обозначить ожидаемый результат.
4. Прописать сроки.
5. Упомянуть ответственных лиц.
6. Указать финансовую составляющую и источник ресурсов.
7. Прописать контакты лиц, которые приглашены со стороны.
8. Зафиксировать, каким образом будут устранены последствия в случае ЧС.

Дополнительная информация! Если это проект, который будет осуществляться несколько раз в год, можно составить единый документ. В нем будет прописана периодичность.

Обязательные пункты плана предстоящих мероприятий

Планировать необходимо любое событие, в котором будет участвовать большое количество людей. Даже ремонт подразумевает наличие бригады и лиц, которые будут трудиться в параллель ремонтному процессу. Ниже приведен правильный план мероприятия, пример с обязательными пунктами:

1. Описание праздника.
2. Примерное количество участников.
3. Время и место проведения.
4. Исполнители и ответственные лица.
5. Обоснование.
6. План-график.
7. Отчетность и контроль.
8. Желаемый результат по каждой позиции.
9. Финансирование в цифрах.
10. Иные приложения.

Образец

Проект мероприятия должен содержать меры противодействия при возможных чрезвычайных ситуациях. Если перед началом поступают предупреждения об опасности, то событие следует отменить. Составить документ нужно в нескольких экземплярах. Их количество формируется согласно числу ответственных лиц, и одна бумага с подписями передается в бухгалтерский отдел.

На заметку! Если событие не подразумевает финансовых затрат, то экземпляр для бухгалтерии не обязателен.

Что нужно предусмотреть

Цель должна быть чётко сформулированной и достижимой. В проекте требуется уделить особое внимание мелочам. Если это праздник, то много времени уйдет на реализацию творческих идей и организацию банкета. Важно учитывать:

• Количество присутствующих.
• Подбор меню.
• Оформление зала.
• Техническое оснащение.
• Фото и видео съемку праздника.

Нужно побеспокоиться об организации безопасности присутствующих. В некоторых случаях руководителю необходимо договориться с правоохранительными органами для выделения сотрудников на подобный вечер. До начала события нужно позаботиться об устранении неполадок и улучшении условий проведения мероприятия.

Образец плана на месяц

Лучше составлять план проведения мероприятия по образцу согласно ГОСТу Р 6.30-2003. Основные требования заключаются к форме документа и его содержании. В шапке указывается название предприятия и дата составления документации. Затем прописывается суть и сроки его проведения.

https://www.youtube.com/watch?v=PKmS6764fCE

Заполненный образец

Бумага утверждается грифом и подписями ответственных лиц.

Форма годового плана

План, график мероприятий требует заблаговременного составления по форме. Годовой план потребует длительного планирования и подготовки. Годовой отчет подразумевает таблицу, в которой указаны все события за год. Ниже прописывается расшифровка каждого события.

Основные требования к документации:

1. Указать полные реквизиции компании.
2. Подтвердить подлинность бумаги грифом и подписями.
3. Приложить запланированный перечень затрат по каждому пункту.

Если назначается несколько ответственных, то каждый сотрудник должен получить копию проекта. Хранится документ, который уже проработан, в течение 5 лет.

форма написания годового проекта

Любой план может редактироваться, особенно если он составляется сразу на большой срок. Любые изменения должны быть согласованы со всеми лицами, которые имеют отношение к планируемым мероприятиям.

Как удержать в голове «1000 мелочей»? Рабочие инструменты успешного ивент-менеджера

Готовитесь к долгожданному корпоративу? Или планируете рабочую поездку на конференцию? Или, может, ожидаете увлекательного тимбилдинга? Какими бы ни были ивенты, обычно для участников и гостей они проходят насыщенно и весело. Но не каждый задумывается над тем, какая колоссальная работа была проделана организаторами до этого мероприятия.

Как все успеть? Как ничего не упустить, не забыть, не опоздать? Ведь иногда малейший сбой, «прокол», неполадки или форс-мажор могут испортить впечатление от всего мероприятия. А некоторые ивенты готовятся месяцами, в них задействованы сотни и тысячи участников!

Потому для организации и систематизации всех вопросов в подготовке организаторы используют вспомогательные материалы. Это документы, чек-листы, планы и сметы – словом, все, что визуализирует процесс и помогает избежать недоразумений.

Сотрудники агентства событий «Авентура» решили поделиться своими секретами и показать подготовку к событию изнутри. Эти материалы и документы помогут при организации идеального события, например, если вы решили провести мероприятие своими силами.

Наша статья будет полезна в первую очередь маркетологам, руководителям pr и hr отделов. 

Бриф

Это один из важнейших этапов. Во время общения с руководителем компании важно понять цели и задачи мероприятия, уловить задумку, главную идею, чтобы потом максимально точно ее реализовать. Иногда эти желания выражаются между слов, нужно их прочувствовать.

Бриф состоит из нескольких блоков. Например, мы используем следующую структуру: 

• Основная информация о мероприятии (дата, время, город и место проведения, повод, основное послание (ожидаемые результаты), цель мероприятия, формат (корпоративное мероприятие, открытие, тимбилдинг, конференция, семинар, презентация, пресс-конференция, рекламная акция, спонсорское участие, выездное мероприятие, запуск нового продукта, другое).  
• Аудитория (общее количество участников, средний возраст, состав: сотрудники %, партнеры %, VIP-гости  %, пресса %, из них: Мужчины %, Женщины %).
• Пожелания по месту проведения мероприятия (ресторан, загородный комплекс, гостиничный комплекс, ночной клуб, конференц-зал, открытая площадка, выставочный центр, наличие VIP-зоны, другое).
• Обеспечение логистики (трансфер для гостей, обеспечение логистики переезда из разных городов, организация проживания, возможность парковки, особые условия).
• Формат питания (банкет, фуршет без рассадки, фуршет с рассадкой, кофе-брейк, пикник (барбекю), коктейль).
• Пожелания по техническому обеспечению (свет, звук, сценические конструкции, видео оборудование (светодиодные экраны, плазменные панели, проекционное оборудование), оформление, декор, специальные эффекты (лазерное шоу, световое шоу, 3-D проекция и т.д.).
• Рекламно-имиджевое сопровождение (подарки, сувениры, пригласительные, бейджи, фирменные пакеты, ручки, блокноты,  футболки, кепки, дипломы, награды, баннеры, афиши, другое).
• Программа мероприятия
• Официальная часть (выступление руководства, выступление сотрудников, выступление партнеров, церемония награждения, презентационный фильм , имиджевый ролик)
• Шоу-программа (ведущий, шоу-балет, dj, живая музыка, оригинальный жанр, «звезда» эстрады, пиротехническое шоу (фейерверк), шоу-номера, другое) 
• Дополнительно (фото-видео, съемка   экскурсии, переводчик, брендирование площадки, регистрация гостей, другое)
• PR-сопровождение (привлечение СМИ, организация пресс-конференции, продвижение в соц сетях, написание  PR-постов, внутрикорпоративный PR).
• Предполагаемый бюджет мероприятия (без НДС)
• Контактная информация о заказчике (Ф.И.О., должность, контакты).  

Как видите, бриф – это, список важных вопросов о целях и задачах мероприятия, дате и сроках, формате и месте проведения, аудитории, сопроводительных услугах: кейтеринге и логистике. Обычно мы предоставляем шаблон брифа, который в процессе обсуждения может дополняться. Тут важно не упустить нюансов. Чем полнее будет сформулирована задача, тем точнее она будет реализована.

Презентация с концепцией события

Презентация – это визуализированная концепция ивента, то, каким вы его видите, исходя из предыдущих обсуждений.

Это краткая предварительная программа мероприятия, отраженная в нескольких емких слайдах. Она не должна включать всю информацию, расскажите о самых ярких и интересных моментах, нюансах и «фишках».

Заразите своей идеей через слайды, чтобы руководитель поверил вам и вашей задумке. 

Пример презентации события

В презентации можно рассказать о целях и задачах события, форме проведения, стилистике и атрибутике, коротко о сценарии, об основных его этапах, ярких моментах, развлекательной программе.

На каждом этапе показывайте предполагаемый результат, решение определенных задач, реализацию концепции. Не забудьте упомянуть об уникальности проекта, креативности, новшествах.

Если требуются какие-то особые условия, это также можно отметить.

https://www.youtube.com/watch?v=RnAlPa1HyHA

Успешная презентация – залог успешной реализации вашей идеи. Идеальным вариантом будет, если вы предложите альтернативные концепции (2-3). Руководитель оценит ваши старания и ответственный подход к работе. 

Смета – это предварительный список расходов, которые потребуются для реализации данного проекта. Она нужна для того, чтобы руководитель мог оценить предстоящие затраты. Обычно смета рассчитывается по максимуму, и в процессе согласования корректируется: сокращаясь или наоборот увеличиваясь. В любом случае, перед составлением сметы важно знать, на какой бюджет можно рассчитывать.

В смете обязательно указываются основные и дополнительные расходы: аренда площадки, оплата ведущим, артистам и звукорежиссеру, аренда оборудования, транспорта, оформление, реквизит, подарки гостям, кейтеринг и т.д. Если вы обращаетесь за помощью в ивент-агентство, то в смете прописывается стоимость организации события: разработка сценария, администрирование, работа персонала и прочее.

Важно заранее все продумать, чтобы учесть все до мелочей. Иначе выделенного бюджета может не хватить. Если какие-то моменты сметы не до конца ясны, стоит обсудить с руководителем возможные колебания бюджета. Иногда в смету закладывается процент на непредвиденные расходы.

Пример сметы мероприятия

Договоры, счета, акты на оказание услуг

Каждый этап подготовки к мероприятию нужно подкреплять документально. Первоначально – договором с ивент-агентством. Этот документ регулирует ваше сотрудничество в правовом поле. Поэтому очень важно прописать в нем все пункты, нюансы, обязанности и ответственность каждой из сторон. В случае возникновения недоразумений (которые, к сожалению, иногда бывают) договор – ваш главный защитник.

Пропишите все возможные сценарии сотрудничества, в том числе, форс-мажорные ситуации, а также границы. То же касается и фирм-подрядчиков, если вы организовываете мероприятие самостоятельно. Каждая договоренность и каждая услуга должны быть подкреплены документально – договором или квитанцией. Не забывайте и о мелких расходах, сохраняйте чеки на все покупки.

Подписание договора

Тайминг мероприятия с контактами подрядчиков

Тайминг мероприятия — важный внутренний документ организатора, где поминутно расписаны все этапы события и действия участников. Он составляется в хронологическом порядке, с учетом времени на монтаж и демонтаж. Тайминг позволяет оценить продолжительность каждого технического момента события.

Пример тайминга

В него включают работы по подготовке сцены, действия ведущих, выступления артистов, время на речь, награждения, перерывы, развлекательные элементы, фуршет и т.д.

Обязательными пунктами таблицы являются указания времени, действия, места (сцена, гримерка, зал), ответственного человека с указанием его контактов (чтобы быстро связаться в случае заминки) и примечаний (технических требований, необходимого реквизита и других нюансов).

Тайминг контролирует ход программы, и помогает уложиться в необходимое время, не растягивая какой-либо отдельный этап. Чем подробнее расписан тайминг, тем лучше скоординирован каждый член команды организаторов.

Чек-лист

Чек-лист – это подробный список всего необходимого для мероприятия, так называемый «to do list». Он дает возможность увидеть, что уже сделано и подготовлено, а что нет, что нужно сделать в первую очередь, а что можно отложить.

Чек-лист может постоянно меняться, расширяясь новыми пунктами. Для удобства он оформляется в виде таблицы по блокам или тематическим группам: ведущие, шоу-программа, обед, подарки, полиграфия, транспорт, отель и пр. Напротив каждого пункта есть отметка о выполнении, «дедлайн» и примечания.

Пример чек-листа

Как правильно составить чек-лист? 

• Составьте таблицу с необходимыми целями и разбейте их на задачи

Как составить план мероприятия: образец

Под мероприятием подразумевается спланированное и проведённое при участии группы людей собрание: праздник, деловая встреча, спортивное соревнование, детский утренник, рекламная акция и т. д.

Поскольку на мероприятии чаще всего присутствует большое количество участников, крайне важно позаботиться о безопасности всех приглашённых, а также о том, чтобы им было комфортно, никто не скучал, не было претензий к меню, выступлению артистов, оформлению помещения для переговоров и т.

д. Для того чтобы избежать неприятных сюрпризов, необходимо тщательно подготовиться.

Подготовка мероприятия начинается с планирования. О том, как составить план мероприятия, лучше побеспокоиться заранее. Чем больше времени остается до значимой даты, тем больше возможностей всё обдумать, взвесить, избежать ошибок и негативных отзывов участников. Планы составляются в соответствии со спецификой мероприятия, но имеются и общие рекомендации по планированию.

Что предусмотреть в плане

В первую очередь цель. Ни одно мероприятие не проводится просто так.

Руководители компании желают добиться определённых результатов: формирование корпоративной культуры, продвижение товара на рынке, расширение площадок для бизнеса, сплочение сотрудников, чествование юбиляра (официальное признание его заслуг перед фирмой) и т. д. Главное – цель должна быть конкретной, чётко сформулированной и достижимой. Вместе с целью определяется и вид мероприятия (фуршет, пикник, праздник в аквапарке и т. д.).

Следующий этап планирования – бюджет. Как бы ни старался организатор, реализовать все творческие идеи не удастся, если этого не позволит смета. Поэтому прежде чем решать, как составить план мероприятия, необходимо определиться с финансами.

https://www.youtube.com/watch?v=n1qZNcUZr2g

Учитываются следующие позиции:

• количество и пол гостей (необходимо для составления меню, подбора напитков);
• место проведения мероприятия;
• оформление и техническое оснащение;
• транспорт (если мероприятие выездное);
• фото- и видеосъёмка;
• приглашение ведущего, артистов;
• призы и подарки;
• освещение мероприятия в СМИ (при необходимости).

Опросные листы

После выяснения вышеперечисленных вопросов можно приступать к составлению опросных листов для приглашённых. Так будет легче учесть пожелания гостей. По результатам анкетирования, возможно, придётся внести коррективы в план и смету. Предлагаем примерный перечень вопросов:

1. Планируете ли Вы посетить мероприятие?
2. Если не планируете посещения мероприятие, то по какой причине?
3. Как Вы узнали о проведении мероприятия?
4. Как прошла регистрация на участие в мероприятии (очень просто, просто, без особых проблем, с незначительными затруднениями, возникли затруднения)?
5. Имеются ли у Вас пожелания по меню?
6. Кто оплатит Ваше участие в мероприятии?
7. Какие темы, вопросы для обсуждения Вас интересуют?
8. Имеются ли у вас вопросы по мероприятию, какие?
9. Имеются ли у вас вопросы к ведущему мероприятия, какие?
10. Как Вы желаете получить информацию о мероприятии (адресная почта, электронная почта, телефон)?
11. Другое.

Вопросы корректируются в зависимости от вида и содержания мероприятия. Главное — составить анкету таким образом, чтобы организатор получил все интересующие его ответы.

Это поможет определиться с тем, как составить план мероприятия, избежать всевозможных недоразумений.

Так, деловые партнёры-мусульмане во время банкета не притронутся к свинине (значит, в меню должны быть предусмотрены блюда из курицы, индейки), а шутки ведущего корпоратива могут кому-то показаться не смешными. Разумеется, опрос должен быть анонимным.

После того как информация собрана, сотрудник приступает непосредственно к составлению плана.

Как составить план мероприятия: пример

Форма плана разрабатывается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Традиционно в плане перечисляются виды работ по подготовке и проведению мероприятия, сроки выполнения и ответственные. В начале документа указываются наименование организации и вида документа об утверждении, дата, номер и место составления документа, гриф об утверждении.

Отдельно оформляются финансовые документы, листы согласования и ознакомления с документом. В виде схемы это выглядит примерно так:

Таблица 1. Образец плана мероприятия

Утверждаю ————— ————— (должность руководителя компании) ————————————- (Ф.И.О.) (подпись)
План мероприятий по подготовке и проведению —————————————————— (наименование мероприятия)
Дата проведения: Место проведения: Цель мероприятия:
№	Виды работ	Сроки выполнения	Ответственные
1.	Создание оргкомитета

📸 Видео