Форма акта о неисправимых повреждениях документов в делах (нарядах) и делах общего делопроизводства (4 видео)

Содержание

Образец заполнения акта изъятия документов 2021 года
Форма
В каких целях изымаются документы
Какие бумаги могут изыматься
На какой период можно забирать бумаги
Порядок процедуры изъятия документов
Как составить акт изъятия документов
акта
Образец заполнения акта изъятия документов
Как оформить утрату, порчу документов
Чрезвычайные обстоятельства
Неудовлетворительная система хранения документов
Невозврат документов из временного пользования
📹 Видео

Видео:Формы кадровых документов. Унифицированные или свои - Елена А.ПономареваСкачать

Образец заполнения акта изъятия документов 2021 года

В организации могут возникнуть различные обстоятельства, при которых возникает необходимость изъять какую-то определенную документацию. Однако нельзя просто так забрать документы. Данная процедура обязательно должна быть зафиксирована при помощи соответствующего документа. Именно в таких ситуациях составляется данный акт.

Форма

Еще несколько лет назад обязательное использование большинства унифицированных бланков было отменено. Таким образом, при оформлении данного акта можно использовать произвольный стиль. Нередко организации, которые занимаются проверкой, разрабатывают для этих целей фирменные бланки. Хотя можно воспользоваться стандартным шаблоном.

В каких целях изымаются документы

Зачастую на предприятиях выемка документов необходима для того, чтобы контролирующие органы выявляли законность деятельности организации. Например, когда необходима проверка бухгалтерии, контроль передвижения продукцию через государственные границы.

Бывают ситуации, что ответственные лица компании привлекаются к административной или уголовной ответственности. Такие разбирательства также нередко сопровождаются изъятием определенной документации.

В зависимости от целей проверки документы могут забирать представители различных контролирующих органов:

следователи;
таможенная служба;
налоговые инспекторы.

По сути, если возникают подозрения в том, что организация нарушает законодательство, любые государственные органы имеют право устраивать соответствующие проверки.

В большинстве случаев они сопровождаются не только временным приостановлением деятельности компании, но и изъятием документов.

Нужно понимать, принудительная выемка документов необходима для того, чтобы важные сведения не были скрыты, уничтожены или исправлены.

Какие бумаги могут изыматься

Если работники контролирующих структур решили устроить проверку, значит, имеются подозрения в правонарушениях. Все документы, которые относятся к данному делу, подлежат изъятию и проверке.

Стоит обратить особое внимание на то, что забирать разрешается только ту документацию, которая сможет подтвердить или опровергнуть нарушение законодательства.

При этом представителям контролирующих органов запрещено изымать документы, не относящиеся к делу, в отношении которого проводится проверка. Соответственно, учредительная и регистрационная документация изыматься не может.

Но в то же время стоит обратить внимание на то, что работники проверяющих структур вправе самостоятельно определять, какая именно документация относится к данному делу. Таким образом, проверяющие вправе самостоятельно определять перечень документов, подлежащих изъятию.

Хотя здесь имеется исключение. Нельзя просто так изъять документы, содержащие государственную тайну, которая охраняется законодательством. Если и возникнет необходимость забрать такие документы, контролирующие органы должны предварительно получить прокурорское разрешение.

Кроме этого, сложности могут возникнуть при изъятии документов, которые хранят сведения о счетах и вкладах граждан. Например, такие документы часто присутствуют в банковских и кредитных организациях. В этом случае сначала необходимо получить разрешение суда, который определит список документов, разрешенных к изъятию.

На какой период можно забирать бумаги

Законом не определен конкретный период, на который могут быть изъяты документы. Здесь все зависит от расследуемого дела и конкретной ситуации. Обычно этот период определяют сами представители контролирующих органов. Бумаги будут возвращены по окончанию проверки.

Нужно знать, копии документов не могут подлежать изъятию. Забираются исключительно оригиналы. Вместо них оставляются копии, которые необходимо заверить должным образом. Хотя бывают ситуации, когда нет возможности на месте сделать копии. В этом случае представители контролирующих органов обязаны в течение недели после изъятия самостоятельно сделать копии, предъявив их руководству компании.

https://www.youtube.com/watch?v=RP3u78pK9WI

Даже после того, как документы были изъяты, они продолжают являться собственностью организации. Соответственно, после проведения проверяющих мероприятий бумаги обязательно должны быть возвращены обратно.

Порядок процедуры изъятия документов

Никто не имеет права просто явиться на предприятие, и забрать какие-либо бумаги, даже если это представители контролирующих органов. Данная процедура обязательно должна сопровождаться оформлением соответствующего акта.

Для примера можно рассмотреть ситуацию, когда налоговый орган просит предъявить какую-то документацию для проведения проверки. Однако работник компании по непонятным причинам дает отказ. Со стороны налоговой службы это будет рассматриваться как сокрытие каких-то сведений. Это становится веским основанием для проведения тщательной проверки с изъятием определенной документации.

Условно процедуру изъятия документов можно разделить на несколько этапов:

Сначала контролирующие органы предоставляют постановление в письменном виде, в котором говорится о начале проведения проверки.
Официальный представитель зачитывает обязанности и права всем ответственным лицам. При этом им предлагается добровольно выдать указанную документацию.
Если от работников компании поступает отказ, изъятие выполняется в принудительном порядке. В данной процедуре должны участвовать понятые, которые своими подписями подтвердят правомерность действий контролирующих органов.
При изъятии вся документация нумеруется, прошнуровывается, заверяется подписями и печатями. Документы должны быть подписаны их владельцем. Если он не желает этого делать, соответствующая отметка ставится в акте.
Акт составляется в двух экземплярах. Один остается у проверяющих, второй передается владельцу изъятых документов. В акте должны быть указаны сведения о документах, которые были изъяты.
Все бумаги нужно упаковать должным образом. В этом виде они перевозятся к месту проверки.

Необходимо помнить, изымать документы можно только днем. Ночная выемка документов считается неправомерной. Если представители компании, которая является владельцем документов, считает, что действия контролирующих органов были неправомерными, они имеют право обратиться в суд.

Как составить акт изъятия документов

Если был выбран свободный стиль оформления, рекомендуется использовать лист бумаги формата А4. Заполняющие имеют право выбирать печатный или рукописный вариант.

Главное, на что нужно обратить внимание – акт должен иметь структуру, которая используется при составлении любых других официальных документов. Здесь должно быть начало в виде так называемой «шапки». Далее идет основа, которая включает в себя всю важную информацию.

Также здесь должно быть заключение, где все ответственные лица заверяют подлинность акта и его правильное составление.

Не стоит забывать о том, что в акте должны иметься сведения обо всех лицах, которые присутствовали при данном мероприятии. Обычно документ оформляется в двух экземплярах, чтобы каждая из сторон получила по одной копии. Но при необходимости их количество может быть увеличено.

акта

Начинать оформление документа нужно с заполнения «шапки». Здесь отмечается название акта и присвоенный ему номер.

Что касается основной части, то здесь должны присутствовать такие сведения:

Информация о стороне, которая выполняет изъятие. Это не только название контролирующего органа. Здесь необходимо указать сведения о работнике, который непосредственно выполняет данную процедуру.
Отмечается не только дата выемки документов, но и точное время с указанием часов и минут.
Если при изъятии присутствуют другие должностные лица, сведения о них также должны быть указаны в документе.
Прописывается информация об организации, в которой проводится данное мероприятие.
Далее нужно указать, какие именно документы подлежат изъятию. Если их несколько, каждая бумага прописывается отдельным пунктом. Также указывается дата их составления и номер, присвоенный внутренним документооборотом. Если этот пункт занимает слишком много места, данные сведения можно указать в отдельном приложении. Естественно, информация о нем прописывается в акте.
Указывается количество листов всех документов, которые подлежат изъятию.
Прописывается, сколько экземпляров имеет данный акт.

Здесь перечислены только основные пункты. При необходимости собственник документации дает какие-либо пояснения или комментарии. Они также фиксируются в акте. Если контролирующие органы желают внести какие-то дополнительные сведения, они имеют право это делать.

https://www.youtube.com/watch?v=5PSSRIzEXfE

Завершающая часть должна состоять из подписей всех ответственных лиц. Указываются компании, которые они представляют, занимаемые должности. По правилам проставления автографов все они должны иметь расшифровки.

Образец заполнения акта изъятия документов

Скачать бланк и образец

Видео:Как правильно оформлять документы по делопроизводствуСкачать

Как оформить утрату, порчу документов

В какой ситуации нужно оформить акт об утрате документов, а когда – акт о неисправимых повреждениях архивных документов? Образцы заполнения утвержденных форм этих актов мы показали для различных случаев: когда утрачены бумажные или электронные документы, когда научно-справочный аппарат архива цел или тоже пострадал (от этого зависит, сможем ли мы ссылаться в акте на номера описей, по которым документы поступали в архив, а также на их индивидуальные номера как единиц хранения в составе этих описей). Упомянутые формы актов «родом» из архивных правил и утверждены для применения в этой сфере. Как их правильнее использовать и заполнять, если надо зафиксировать утрату либо повреждение документов, хранившихся в подразделении до передачи в архив? В конце приведен пример протокола экспертной комиссии, которым происходит согласование акта.

В организации произошла утрата документов. Чем это может грозить? Прежде всего, это зависит от того, какие документы утрачены. Если финансовые, бухгалтерские, налоговые документы, сроки хранения которых не истекли, то возможны штрафы. Потеря учредительных и правоустанавливающих документов может повлечь неприятные хлопоты по их восстановлению. Утрата действующих договоров при наличии недобросовестных контрагентов может привести к изменениям оставшегося подлинного экземпляра договора, и в дальнейшем – к значительным финансовым потерям. Не стоит забывать и о научно-технической документации. Ее разработка стоит дорого. А если еще учесть утрату секрета производства («ноу-хау») и внезапное появление его у ваших конкурентов, то становится грустно. Но даже если секрет производства не попал к конкурентам, а просто случилась авария на предприятии, обрушение конструкций и т.п., а ваша организация является разработчиком проектной документации, то без наличия подлинных документов невозможно будет доказать, что вы не виновник происшествия.

Наиболее частыми причинами утраты документов становятся:

чрезвычайные обстоятельства: пожар, прорыв труб (залив документов), кража (взлом);
неудовлетворительная система хранения и учета документов;
невозврат документов из временного пользования;
утрата документов по причине халатности.

При этом происходит либо неисправимое повреждение документов, либо документы невозможно обнаружить, найти, т.к. они утрачены. В любом случае документы надо списывать и снимать с учета.

Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.

2015 № 526 (далее – Правила), предусмотрены как раз 2 формы актов для таких случаев, их заполнением и займемся:

акт о неисправимых повреждениях архивных документов и
акт об утрате документов.

Чрезвычайные обстоятельства

Пожар или залив документов наносят самый серьезный урон, эти факторы способны уничтожить целый архив.

Правилами определена необходимость обеспечения нормативных условий хранения документов: оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; соблюдение противопожарного режима; соблюдение охранного режима; создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий. Соблюдение данных требований позволит в значительной мере обезопасить документы и обеспечить их сохранность.

Кража документов. Чтобы максимально обезопасить свой архив от кражи, также следует соблюдать определенные требования 1: помимо охранной сигнализации, документы, имеющие грифы ограничения доступа, следует хранить в металлических шкафах или сейфах отдельно от другой документации.

Ключи от этих сейфов (так же как и ключи от хранилищ) лучше всего сдавать в опечатанном пенале на пост охраны под расписку. Установленная система видеонаблюдения поможет предотвратить кражу или даст возможность найти похищенные документы.

Существуют также следующие меры предосторожности:

в архивохранилище не должны находиться посторонние. Важно не дать возможность сторонним людям быстро сориентироваться и обнаружить необходимые документы;
научно-справочный аппарат архива (описи, учетные журналы и т.п.) лучше всего хранить в рабочей комнате, а не в архивохранилище, что также усложнит похитителям обнаружение необходимых им документов;
рабочая комната должна запираться, а ключ – сдаваться на пост охраны.

Неудовлетворительная система хранения документов

К ней можно отнести, в частности, отсутствие архива в организации (централизованного хранения и учета документов) или отсутствие лица, ответственного за архив.

https://www.youtube.com/watch?v=9LiPGJk1ZXg

Федеральный закон об архивном деле наделяет правом организации, не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, создавать архивы:

Фрагмент документа

Статья 13 «Создание архивов» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Такие организации зачастую пренебрегают этим правом (ведь закон не обязывает их иметь в своей структуре архивы), т.к. содержание архива требует дополнительных финансовых затрат.

Но даже если в организации создан и функционирует архив, важно, чтобы там работал специалист с профильным образованием, а также соблюдались все основные нормы, зафиксированные в правилах хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Правила требуют наличие стеллажей в архивохранилищах, что может обезопасить документы от возможного залива. На полу документы располагаться не должны, нельзя сваливать их в кучу.

Правила требуют помещения документов в твердую обложку или папку с клапанами, более того, размещения документов в архивных коробках. Обложки дел или папки, коробки могут спасти документы от огня или залива, пагубного воздействия световых лучей (выцветания текста), запыления документов (что приводит к развитию микроорганизмов, повреждающих бумагу, текст, образованию плесени).

Кроме того, важно соблюдать температурно-влажностный режим хранения.

Очень сухой воздух в хранилище приводит к изменению структуры бумаги, она становится ломкой, при длительном хранении рассыпается, восстановить документ уже не представляется возможным.

Влажный и прохладный воздух приводит к образованию плесени. Плесень можно «лечить», но это недешево, а следы плесени на бумаге вывести почти невозможно.

Невозврат документов из временного пользования

Документы могут быть выданы из хранилища по запросу (внешнему или внутреннему пользователю) и потом возвращены обратно. Правилами установлено, что выдача документов из архивохранилища:

регистрируется в Книге выдачи дел и
оформляется:

заказом (служебной запиской) на выдачу дел внутреннему пользователю,
а при выдаче сторонней организации – актом о выдаче дел во временное пользование.

Правилами определен срок выдачи документов –…