Служебная записка о создании комиссии по приему документов кадровой службы (образец заполнения)

Проверка кадрового делопроизводства: как оформить документацию

Вы устроились в компанию, где кадровое делопроизводство «как-то» велось. Ключевое слово – «как-то». Нет системы, нет обязательных документов, вы нашли много нарушений. Волосы встают дыбом, а делать что-то надо. Нужна точка отсчета. Оформите результаты своей проверки. Вам помогут примеры докладных записок. А потом начните работу с чистого листа!

Самопроверка состояния кадровой документации — самая простая методика оценки из существующих (при условии, что вы знаете, как и что проверять).

Оформление результатов проверки кадровых документов

Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:

Не существует унифицированных форм по оформлению результатов проверки кадровой документации.

Если вы предварительно оценили состояние кадровой документации и обнаружили недостающие документы, нарушения в их оформлении, иные недостатки в ведении кадрового делопроизводства, можно обратиться к руководителю организации с докладной запиской. В этом документе сформулируйте просьбу о создании комиссии по проверке состояния кадрового делопроизводства и комплектности кадровой документации.

Примеры докладных записок

Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации:

При поступлении на работу 27.05.2018 мне не передавалась по акту кадровая документация.

Поэтому с момента начала работы до настоящего времени мной проводилась работа по аудиту кадровых документов, по результатам которой выявлены ошибки в оформлении и хранении кадровой документации, а также утраченные или пришедшие в негодность документы. Прошу создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Оценка состояния кадровой документации проводится в таблице, которая в дальнейшем понадобится для оформления результатов аудита в виде докладной записки, или акта. Пример таблицы приведен ниже в тексте докладной записки.

Примерный текст докладной записки о текущем состоянии кадровой документации:

Мною, начальником отдела кадров Сидоровой Е.И., в период с 20.06.2018 г. по 26.06.2018 г. проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определить ее состав на соответствие требованиям, предъявляемым действующим законодательством РФ. В процессе проверки выявлены следующие недостатки (несоответствия):

Вид документа Документы соответствуют действующему    законодательству Документы не соответствуют требованием законодательства, требуют доработки Отсутствуют документы, сроки для их разработки и утверждения Примечания (перечень действий, сроки выполнения, риски и т.д.)

укажите свои данные по результатам проверки

Прошу создать комиссию для проверки кадровой документации. Цель проверки — привести документы в соответствии с действующим законодательством.

Скачать примеры докладных записок 

Проверочные листы ГИТ и Электронный инспектор вам в помощь

10 проверочных листов ГИТ

На вебинаре в Контур.Школе расскажут, как подготовить документы для проверки 

Зарегистрироваться 

Для проверки кадровой документации можно использовать также проверочные листы и сервис Электронный инспектор на сайте онлайнинспекция.рф.

Электронный инспектор выявит нарушения и выдаст рекомендации, как исправить.

Проверочные листы — это список контрольных вопросов по определенным тематикам. Самостоятельно, без определенной подготовки, ими сложно пользоваться. Регистрируйтесь на вебинар Контур.Школы «10 самых важных проверочных листов. Готовим документы для проверки ГИТ», чтобы разобраться с нюансами.

Что делать дальше для организации кадрового делопроизводства?

Вы оформили результаты проверки кадровых документов. Теперь создайте свою систему работы. В статье «Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов» подробно раскрыт каждый из следующих этапов:

• Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях.
• Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
• Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов.
• Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
• Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
• Подготовьте проекты документов для оформления процедур, связанных с движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и т.п.).

Служебная и докладная записки

В чем разница между служебной и докладной записками? Возможно ли использование служебных записок вместо докладных? Мы произвели пореквизитный анализ этих документов и показали множество образцов полностью оформленных служебных и докладных записок для различных случаев. Объяснили, как организовать их регистрацию, исполнение, сколько потом хранить. Эта статья будет полезна компаниям, избравшим служебные записки основным средством письменных внутрикорпоративных коммуникаций.

В делопроизводстве используется три вида записок, которые различаются по назначению:

• служебная записка обычно направляется «по горизонтали», например, от руководителя одного подразделения руководителю другого;
• докладная записка направляется по вертикали (от подчиненного вверх руководству);
• объяснительную составляют, как правило, когда у работника требуют письменных объяснений какого-либо инцидента (например, опоздания на работу, причиненного ущерба имуществу работодателя и т.п.).

Пожалуй, самой популярной из перечисленных является служебная, несмотря на некоторые сложности в определении ее статуса как документа. На практике очень многие организации поддерживают довольно обширную внутреннюю переписку именно с помощью служебных записок.

Докладные записки менее популярны, т.е. в некоторых организациях направляют служебные записки и «по вертикали», и «по горизонтали» (и это несмотря на то, что докладная записка в числе официальных документов значится – имеет код по ОКУД, а служебная – нет).

Есть ли такой документ?

Как документ служебная записка не имеет официального статуса и не предусмотрена Общероссийским классификатором управленческой информации (ОКУД). Поэтому найти ее определение оказалось непросто.

Краткий словарь видов и разновидностей документов (Главархив, ВНИИДАД, М., 1974) толкует служебную записку как записку о выполнении какой-либо работы, направляемой одним должностным лицом другому.

Реквизиты и бланк служебной записки

При оформлении служебной записки опирайтесь на рекомендации ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а конкретные правила оформления этого документа рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте организации.

https://www.youtube.com/watch?v=j4i9nRAf2ao

Стандартная служебная записка содержит следующие реквизиты:

• наименование вида документа (отмечено цифрой 1 в Примерах со 2 по 4),
• дата документа (цифра 2 там же),
• регистрационный номер документа (цифра 3 там же),
• адресат (цифра 4),
• ссылка на номер и дату документа (если записка пишется в ответ на запрос или в целях исполнения нормативного акта, см. пометку с цифрой 5 в Примерах 3 и 5),
• заголовок к тексту (цифра 6),
• текст документа (цифра 7 в Примере 4),
• отметка о наличии приложения (если оно имеется, цифра 8 в Примере 5),
• подпись (цифра 9 в Примере 4),
• отметку об исполнителе, которая не обязательна (цифра 10 в Примере 4).

Из-за того, что служебная записка является внутренним документом, в ней часто не оформляют такие реквизиты, как «место составления документа» и «наименование организации-автора» (указывая только подразделение). Если с первым изъятием можно согласиться, то со вторым – не стоит.

Дополнительно в ходе своего жизненного цикла служебная записка может приобрести:

• резолюцию,
• визы согласования документа,
• отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

ГОСТ Р 6.30-2003 предлагает на рисунке Б.5 бланк конкретного вида документа, а именно – приказа.

Возьмем его за основу, изменим вид документа («ПРИКАЗ» на «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»), уберем место составления (Москва), добавим наименование подразделения (при внутренней переписке это становится принципиальным) и получаем «стандартный» бланк служебной записки. Результаты наших манипуляций показаны в Примере 1.

Пример 1. Бланк служебной записки, сконструированный по ГОСТу Р 6.30-2003

Но нигде нет запрета на разработку собственных бланков служебных записок, с оформлением и расположением реквизитов в соответствии с принятыми в компании традициями (Примеры 2 и 3).

Пример 2. Бланк служебной записки организации – вариант 1 Пример 3. Бланк служебной записки организации – вариант 2

Дальнейшие примеры оформления служебных записок мы будем делать в более традиционном исполнении.

Когда и как пишется служебная записка?

На вопрос, в каких случаях пишется служебная записка, поможет ответить Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах.

Фрагмент документа

П. 3.8.2 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (утв. приказом Федеральной таможенной службы от 18.10.2004 № 160)

Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений … (запросы, уточнение заданий, информации по запросам, разъяснения и др.).

Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения.

Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

Рассмотрим основные ситуации, когда принято создавать служебные записки. Список, разумеется, не будет исчерпывающим.

Запрос информации или документов

Пример 4. Служебная записка для запроса информации

Передача дел в кадровой службе — Все о кадрах

Смена работника, отвечающего за кадровое делопроизводство в учреждении, на практике всегда сопровождается передачей трудовых книжек и иных документов по личному составу — приказов, личных дел и пр. Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена.

Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов. Между тем оформление передачи кадровых документов необходимо в первую очередь для того, чтобы ничего не пропало, ну а во вторую — чтобы своевременно выявить, устранить или исправить ошибки, неточности в документах.

О том, как провести такую процедуру, когда, нужно ли создавать комиссию и как оформить передачу кадровых документов, расскажем в статье.

Перед работодателем часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят в отдел кадров и в дальнейшем отвечать за кадровую документацию.

Конечно, идеальным вариантом был бы прием нового сотрудника до увольнения прежнего кадровика.

Но на практике такое вряд ли возможно — новичок может приступить к работе только после увольнения прежнего работника, иначе может быть нарушена штатно-финансовая дисциплина.

Итак, процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В частности, в данной процедуре можно выделить несколько этапов:

— создание комиссии;

— проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов;

— составление актов приема-передачи дел.

Создаем комиссию

Сразу скажем, что такая комиссия не обязательна, но желательна. Для ее создания издается приказ, которым в том числе утверждается состав комиссии по проведению процедуры приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу).

Состав комиссии формируется из руководителя учреждения или его заместителя, главного бухгалтера либо бухгалтера по заработной плате, инженера по охране труда, специалиста службы документационного обеспечения, юриста и пр.

Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.

https://www.youtube.com/watch?v=pR_iPHhYnRY

В этом же приказе нужно определить полномочия комиссии.

Проверка документации

Цели проверки документации при передаче дел — это выявление существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиск возможностей для ее оптимизации путем анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.).

То есть на данном этапе производится комплексная оценка системы кадрового документооборота, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации.

Кроме этого, осуществляется проверка на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству.

Обратите внимание! Проверке должна подвергнуться не только «бумажная» часть кадрового делопроизводства, но и программное обеспечение, применяемое для создания кадровой документации.

Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы.

Если его нет — ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.

1. Составляем перечень документов кадровой службы. Единого перечня не существует, в каждом конкретном учреждении он будет своим. Тем не менее, некоторые документы должны быть у каждого работодателя:

— штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);

— положение об оплате труда и премировании работников — документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— положение о защите персональных данных работников — документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных (ст. 86 ТК РФ);

— документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ);

— личные карточки по формам Т-2, Т-2ГС (МС) (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»);

— табели учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);

— трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);

— трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек);

Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов

Не виновен, пока не доказано обратное. Если позиция работодателя в итоговом акте служебной проверки окажется недостаточно аргументированной, впоследствии суд может встать на сторону работника. Юридически точное и делопроизводственно грамотное оформление документов на разных этапах расследования поможет вам вынести взвешенное решение и хладнокровно отстоять интересы компании в будущем.

Служебное расследование (служебная проверка) – процедура серьезная. Для доказательства мелких нарушений она не затевается. Часто с нарушителем корпоративного спокойствия достаточно провести профилактическую беседу.

Если же есть подозрения в том, что сотрудник нанес организации значительный материальный ущерб или использовал свои служебные полномочия в корыстных целях, то стоит перейти к строгим мерам.

Факт прогула также подтверждается результатами служебного расследования. 

Кроме того, к дисциплинарным нарушениям, за проверку которых возьмется специальная комиссия, относятся уклонение от медицинского освидетельствования (для работников некоторых профессий) и прохождения в рабочее время специального обучения и сдачи экзаменов по охране труда, технике безопасности и правилам эксплуатации, а также отказ от заключения договора о полной материальной ответственности, если это является основной трудовой функцией работника.

https://www.youtube.com/watch?v=XkFoA5nr1WU

В российском законодательстве отсутствует понятие служебного расследования как таковое.

Его можно считать частью дисциплинарного производства, в котором детально описан порядок привлечения к ответственности за дисциплинарный проступок.

Служебное расследование в отдельно взятой организации регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка и внутренними нормативными актами (инструкциями, положениями).

Важно знать, что проведение служебного расследования – мероприятие внутреннее. Работодатель может вызывать на «допрос» виновного, очевидцев произошедшего и других сотрудников, но только в рамках своей организации, ведомства, учреждения и т.п. Поскольку процедура носит добровольный характер, работники вправе отказаться от участия.

Нельзя заставлять работников проходить проверку полиграфом или без их согласия проводить обыск и личный досмотр. Если для служебного дела требуется заключение эксперта, допускается привлечение третьих лиц (аудиторов, оценщиков, медицинских работников, инженеров и др.) на договорной основе. Закон также разрешает направлять в государственные органы и пр.

организации необходимые для расследования запросы.

С чего начинается служебное расследование

Основная задача работодателя при проведении служебного расследования состоит в том, чтобы доказать факт совершения дисциплинарного проступка, установить вину работника и ее степень, характер и размер причиненного вреда.

Дополнительно определяются причины и мотивы совершения дисциплинарного проступка, смягчающие и/или отягощающие обстоятельства, возможности работодателя устранить и предотвратить такие нарушения трудовой дисциплины, меры по привлечению лиц к ответственности.

Перед началом официальной процедуры необходимо позаботиться о том, чтобы факт проступка был документально зафиксирован. Именно этот документ служит основанием для последующей проверки.

Это может быть служебная записка руководителя подразделения, отдела и/или непосредственного начальника. Как правило, она составляется в бумажном виде (см.

Образец 1), но может быть оформлена и в форме электронного документа. 

Служебная записка должна быть принята к исполнению и зарегистрирована. С того момента, когда на ней ставится входящий номер по журналу внутреннего документооборота и дата принятия, начинается отсчет времени для проведения расследования. Помимо служебной записки, основанием для проверки могут стать:

• заявление самого работника;
• претензия контрагента или жалоба потребителя;
• акт об обнаружении недостачи товара;
• заключение аудитора, акт инвентаризации;
• письменные и устные обращения граждан, представителей организаций, содержащие сведения о совершении работником проступка и др.

Одного из этих документов достаточно для того, чтобы запустить процедуру служебного расследования. Стартовым выстрелом для него является приказ руководителя о проведении проверки или иного уполномоченного лица, ответственного за принятие кадровых решений.

Кто участвует в служебном расследовании

Обычно служебной проверкой занимается служба безопасности и/или подразделение внутреннего аудита. В небольших компаниях эти функции нередко на себя берет кадровая служба.

Как уже говорилось выше, для служебного расследования можно привлекать и сторонних специалистов (юристов, бухгалтеров и т.д.). В расследовании должен участвовать непосредственный начальник работника, в отношении которого оно проводится.

При этом важно знать, что для объективности проводимой проверки непосредственный начальник не может быть членом специальной комиссии. Это требование касается и руководителей организации, принимающих решения по вынесению дисциплинарного взыскания.

Таким образом, в комиссию могут входить сотрудники службы безопасности и персонала, а также профсоюзной организации. Как правило, в ее составе находится не менее трех человек, возглавляемых начальником службы безопасности.

Сроки проведения расследования

Один месяц – столько времени отводится законом на расследование факта нарушений трудовой дисциплины. Он считается со дня принятия решения (издания приказа) о проведении проверки.

В том случае если расследование проводится на основании служебной записки какого-либо работника, то проверка должна быть завершена не позднее одного месяца с момента подачи документа (ст. 193 ТК РФ).

В указанный период не входит время болезни работника, пребывание его в отпуске, а также время, необходимое на учет мнения представительного органа работников, которое в совокупности не может превышать шести месяцев.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В эти сроки не включено время производства по уголовному делу.

Проведение служебного расследования

После того, как приказом руководителя была сформирована комиссия, начинается выяснение обстоятельств нарушения. У работника запрашивается письменное объяснение. По месту жительства работника рекомендуется направить уведомление – заказным письмом с описью вложения или телеграммой (см. Образец 2). 

Со дня получения уведомления отсчитывается два дня, в течение которых работник должен дать письменное объяснение. Отсутствие ответа по прошествии этого времени расценивается как отказ от содействия расследованию. О факте отказа составляется соответствующий акт (см. Образец 3). 

Формы этих документов не установлены, но желательно, чтобы они были подписаны всеми членами комиссии. Работник может составить объяснительную записку в свободной форме с соблюдением общих требований делопроизводства. В объяснительной работник излагает свою версию произошедшего, поясняет обстоятельства и указывает причины проступка (см. Образец 4). 

Объяснительная записка – обязательный, но не всегда единственный документ расследования. Комиссия может потребовать копии или оригиналы иных документов, подтверждающих вину или невиновность работник. Все полученные документы нумеруются и подшиваются в дело. В итоговом документе проверки они оформляются как приложения.

https://www.youtube.com/watch?v=vG6BEE4El3Y

Если работник не вышел на работу, то на каждый день отсутствия составляется акт об отсутствии лица на рабочем месте.

К акту можно приложить косвенные доказательства, как например, факт отсутствия подписи работника в журнале учета прихода и ухода работников, информацию в электронной системе контроля доступа персонала, докладные записки сослуживцев и непосредственного начальника и др.

Требование явиться на работу и представить объяснения прогула направляется заказным письмом с описью вложения или телеграммой по месту жительства работника, если он не появлялся на рабочем месте два дня подряд. Срок ожидания ответа рекомендуется отсчитывать с даты получения письма или телеграммы. Работник может направить свои объяснения в письменной форме.

При наличии подтверждения, что корреспонденция не была получена адресатом, работодатель вправе обратиться в полицию или направить запросы в больницы. Важно помнить, что если причины неявки на работу в суде будут признаны уважительными, работник будет восстановлен в должности и работодатель понесет убытки в виде денежных компенсаций работнику за все время его отсутствия на работе.

Согласно Федеральному закону 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», проведение инвентаризации обязательно при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества. Инвентаризация проводится комиссией на основании приказа руководителя организации.

Установление причин возникновения и размера материального ущерба обязательно до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками.

При этом размер ущерба определяется по фактическим потерям исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день его причинения (ст. 246 ТК РФ). Но он не может быть ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета за минусом амортизационных отчислений.

Как правило, для определения размера работодатели приглашают независимых оценщиков либо берут данные балансовой стоимости имущества.

Злоупотребление полномочиями

Для того чтобы выявить факт злоупотребления полномочиями, проводится аудиторская проверка или привлекаются независимые аудиторы. Их услуги могут понадобиться для установления, например, обоснованности отпуска товаров, передачи в аренду имущества по заниженным ценам и др.

Для акционерного общества и общества с ограниченной ответственностью решение об аудиторской проверке принимается общим собранием участников (акционеров) юридического лица с целью подтверждения правильности бухгалтерской документации, финансовой отчетности и состояния текущих дел организации.

Как оформить результаты служебного расследования

Итогом служебного расследования является письменное заключение или акт (см. Образец 5), составленный на основании собранных материалов. Заключение состоит из трех частей: вводной, описательной и резолютивной:

• Вводная часть содержит факт нарушения дисциплины труда, дату нарушения, период проведения расследования и состав комиссии.
• Описательная часть подробно излагает доказательства расследования.
• Резолютивная часть – это резюме: кто конкретно и в чем именно виновен, имеются ли у данного сотрудника аналогичные неснятые взыскания.

В конце приводится список приложений к итоговому акту комиссии:

• служебные записки об обнаружении факта дисциплинарного проступка, акты об отсутствии работника, иные документы, являющиеся основанием для проведения расследования;
• адресное требование представить объяснения, документы, подтверждающие направление (вручение) данного требования, объяснительную записку работника (либо акт об отказе ее представления);
• докладные, служебные и объяснительные записки должностных лиц и очевидцев происшедшего;
• акт инвентаризации;
• заключение аудитора; заключения независимых экспертов, а также показания специальных технических средств и т. д.

Документ вместе с приложениями должен быть подписан всеми членами комиссии. В делопроизводстве итоговому акту присваивается порядковый номер, указывается дата его составления. Она и является днем окончания расследования. Документ утверждается руководителем организации и заверяется печатью.

Ответственность при дисциплинарном проступке

Решение о привлечении работника к дисциплинарной ответственности принимается на усмотрение работодателя. Оно должно быть принято руководителем организации в течение трех дней с момента окончания расследования.

Некоторые работодатели ограничиваются мягкими мерами воздействия: проведением бесед, выражением порицания и др. В ТК РФ предусмотрено три вида наказания: замечание, выговор и увольнение по соответствующим основаниям.

Другие взыскания к работнику применяться не могут, за исключением работников, в отношении которых действуют специальные уставы и положения о дисциплине труда (ч .5 ст. 189 ТК РФ).

Обязательному привлечению к дисциплинарной ответственности подлежат руководители организации или ее структурного подразделения либо их заместители за нарушение трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, условий коллективного договора, соглашения. Если факт нарушения был подтвержден в ходе проверки, должностное лицо должно быть привлечено к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения (ст. 195 ТК РФ).

Решение о дисциплинарном взыскании оформляется приказом (см. Образец 6), в котором определяются виновные должностные лица, наложенные взыскания и основания вынесенного решения. 

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Для учета служебных расследований и их результатов в бумажном или электронном виде ведется Журнал учета служебных расследований (см. Образец 7). Все материалы расследований целесообразно хранить подшитыми в отдельные дела либо в одно дело и размещать в хронологическом порядке.

https://www.youtube.com/watch?v=_swELBlZ16s

В соответствии со ст. 193 ТК РФ, с приказом о применении дисциплинарного взыскания работник обязательно должен быть ознакомлен в течение трех рабочих дней дня его издания, не считая времени его отсутствия на работе.

В случае отказа работника составляется соответствующий акт. Ст.

248 ТК РФ установлено, что приказ о взыскании с материально ответственного лица суммы причиненного ущерба издается не позднее чем через один месяц с момента окончательного установления работодателем его размера.

ВНИМАНИЕ! Желательно, чтобы работник ознакомился со всем пакетом документов под роспись. В будущем это может предотвратить подачу работником иска, поскольку он заранее знал аргументированную позицию работодателя.

Если в ходе служебного расследования были обнаружены признаки состава преступления (например, работник использовал служебные полномочия в целях извлечения личной выгоды), необходимо их назвать и внести предложения руководителю организации рассмотреть вопрос о возбуждении уголовного дела.

Т.В. Войцехович

Приказ о проведении служебной проверки

В ходе исполнения должностных обязанностей работники несут ответственность за вверенное имущество и оборудование. Если в результате чрезвычайных происшествий была обнаружена потеря или порча имущества компании, руководство инициирует служебную проверку.

Причины для проведения служебной проверки

Приказ о проведении служебной проверки

цель мероприятия – изучение обстоятельств происшедшего и поиск виновных лиц. По результатам определяется степень ответственности сотрудника:

• проступок дисциплинарного характера;
• правонарушение;
• преступление.

От этого будет зависеть применяемая в его отношении мера наказания.

Вам может быть интересно: Как составить приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности

Назначение внутренней проверки регламентировано статьями 192-195 ТК РФ. Инициировать ее можно по таким причинам:

• нанесение ущерба финансовым активам организации;
• потеря или порча материальных и имущественных ценностей в рабочее время;
• халатное исполнение или неисполнение должностных обязательств;
• нарушение трудовой дисциплины и техники безопасности;
• рассекречивание информации, являющейся коммерческой тайной.

Согласно нормам трудового права (ст. 247 ТК), работодатель провинившегося сотрудника обязан провести внутренний аудит в целях установления вины гражданина и определения суммы возмещения причиненного вреда.

Под размером ущерба понимают стоимость поврежденного оборудования, рабочего места и других физических объектов. Потенциальная прибыль, утерянная в результате остановки производства из-за нарушения, не классифицируется как нанесенный ущерб.

Порядок проведения проверки

Работа комиссии по расследованию деталей и обстоятельств произошедшего нарушения оформляется документально:

• Члены комиссии утверждаются распоряжением руководителя. Она может состоять из сотрудников предприятия, но не запрещается привлекать представителей сторонних аудиторских организаций.
• Назначается ответственный за ведение документации о ходе проверки.
• Издается приказ о служебном расследовании. С его содержанием обязательно знакомят всех упомянутых лиц: состав комиссии, работник, ведущий документацию, провинившийся сотрудник, представитель профсоюза (при его наличии на предприятии).
• Директор или ответственное за аудит лицо запрашивает письменное объяснение работника о произошедшем нарушении.

ВАЖНО! Если виновный в нарушении отказался предоставлять докладную записку, составляется соответствующий акт в присутствии двух свидетелей.

После документального оформления экспертная комиссия приступает к работе. По ее результатам собирается заседание, где объявляют:

• причину нарушения;
• размер ущерба в денежном эквиваленте;
• перечень лиц, несущих ответственность за порчу или утрату имущества.

По окончании заседания составляется акт проверки, в котором выносится решение о наказании провинившемуся сотруднику.

ВНИМАНИЕ! Перед утверждением выбранной меры наказания и суммы взыскания ущерба директору необходимо обратиться в профсоюз за одобрением. Без учета мнения этого органа работник сможет обжаловать вынесенное наказание в трудовой инспекции и признать его недействительным.

Если же в организации профсоюза нет, руководитель может сразу издавать акт.

Сроки служебного расследования

Служебная проверка должна быть проведена в течение месяца со дня издания приказа о назначении, когда ее инициирует руководство. Если же расследование было начато на основании поданной сотрудником служебной записки, отсчет идет с момента ее получения.

https://www.youtube.com/watch?v=oyUWlUrmdDU

Из этого срока исключаются дни, когда провинившийся сотрудник был временно нетрудоспособен или находился в отпуске. Также не учитывается период, необходимый комиссии для подготовки и оглашения результатов аудита. В любом из вариантов задержка не может составлять более полугода.

Вам может быть интересно: Способы и порядок разрешения трудовых споров

Правила составления приказа

В Трудовом кодексе нет унифицированной формы приказа о назначении внутренней проверки. Можно составить его в свободной форме или использовать внутренний бланк предприятия.

В содержание включается:

• Полное наименование предприятия с указанием его формы.
• Сведения о произошедшем нарушении: краткое описание, Ф. И. О. и должность работника, дата инцидента.
• Перечень лиц, входящих в состав комиссии, их должности, Ф. И. О., цели и задачи для каждого.
• Ф. И. О. и должность ответственного за контроль исполнения приказа.
• Реквизиты документа, выступившего основанием для издания приказа: регистрационный номер и дата составления.
• Дата написания приказа и его вступления в силу (если они отличаются).
• Подписи всех фигурирующих в распоряжении лиц и руководителя.

ВНИМАНИЕ! Документ может составляться как в письменной, так и в печатной форме, но все подписи ставятся собственноручно.

Образец приказа о проведении служебной проверки

Приказ о проведении служебной проверки

Образец докладной записки: довожу до вашего сведения

Все упомянутые документы составляются согласно правилам деловой переписки. В них не должно быть личного мнения и преувеличений. Не допускается разговорная речь, сленг (за исключением профессионального), угрозы и тп. Важна грамотность формулировки предложений, лаконичность и отсутствие двусмысленных выражений.

Служебные записки, объяснительные, рапорты и письма составляются по определенным шаблонам. Среди основных аспектов:

• указание того, кто составил документ;
• отметка об адресате;
• краткое изложение сути документа;
• подпись и дата.

Далее, идут отличия, в зависимости, от типа документа. Формулировка «Довожу до вашего сведения» касается именно докладных записок, которые мы и рассмотрим детальней.

Что такое докладная записка?

Докладная записка – это важный документ внутренней коммуникации, без него не обходится ни одно влиятельное учреждение. Для нормального функционирования организации образец докладной записки должен находится под рукой почти у всех работников.

Отличие ее от служебной записки в том, что она имеет иерархическую направленность, то есть всегда поступает от подчиненного к вышестоящему руководству.

Записка выступает документом информационного характера, которую пишут с целью вовремя проинформировать начальство вышестоящей инстанции или другого структурного отдела о событиях, влияющих на устойчивость системы менеджмента на предприятии.

Докладная имеет юридическую силу, потому что её цель не только проинформировать руководство организации, но и побудить к выносу определенного решения по озвученной ситуации.

Составляется документ по личной инициативе сотрудника или же по требованию руководителя. Код записки согласно классификатору управленческой документации — 0286041 по ОКУД.

В документе должна быть четко описана возникшая проблема, а так как он имеет юридическую силу, то в нем должны отсутствовать орфографические и юридические ошибки.

В документе не только обстоятельно излагается происшествие, но и пишется вывод с приведением вариантов урегулирования ситуации. После этого руководитель обязан изучить документ и наложить свою резолюцию.

В последующем эта резолюция выступает основанием для утверждения и осуществления различных мер (наложения взыскания, вынесения поощрения и т. п.).

Таким образом, докладная записка — это элемент обратной связи между руководителем и подчиненным.

Однако, прежде чем рассказывать о том, что такое “написать докладную”, следует обратиться к нормам законодательства, которые регулируют взаимоотношения сотрудник-руководитель.

Докладная записка является формной донесения некой информации до руководства компании

Следует сразу сказать, что в Трудовом кодексе и других законодательно-нормативных актах такое понятие как «докладная записка» не выделено.

Все, что имеет отношение к «внутреннему коду» регламентируется исключительно правилами, установленными в самой организации.

Посредством внутренней документации осуществляется передача информации от руководства до сотрудников компании (и наоборот), происходит обмен сведениями между отдельными подразделениями организации и решаются многие другие вопросы, призванные упростить внутренние взаимосвязи.

Несмотря на то, что ТК не дает четких комментариев в отношение ДЗ, документ обладает юридической значимостью. Инициатором составления ДЗ может быть сотрудник компании, также записка может составляться по требованию руководства.

В классификаторе управленческих документов ОКУД докладной записке присвоен собственный код – 0286041.

В бумаге необходимо точно описать существующую проблему, а поскольку ДЗ обладает юридической значимостью, то в ней не должно присутствовать орфографических и юридических ошибок.

На кого распространяется

Составление докладной записки обычно имеет место:

Показатели	Описание
Исполнительным директором	при наличии вышестоящего начальства (например, если необходимо отчитываться перед генеральным или же собранием учредителей)
Начальником	имеющий в своем подчинении работников
Непосредственно простые сотрудники	—

Фактически, даже если на предприятии не принято формировать докладные записки как таковые, простые сотрудники имеют право на подобные решения. В дальнейшем докладная записка может быть оформлена в формате заявления. Это позволит избежать многих сложностей, затруднительных ситуаций. Важно заметить, что процесс составления может отличаться в зависимости и от должности сотрудника.

https://www.youtube.com/watch?v=3XMGroAYf5g

Особенно это касается структур с жесткой иерархической цепочкой. Как пример можно привести военные подразделения, структуры МВД и некоторые другие категории служб.

Лучшее решение при составлении записки – это проставить подпись с расшифровкой.

Попросту указать свою фамилию будет в большинстве случаев попросту недостаточно.

Именно поэтому нужно заранее проработать все нюансы и тонкости процесса оформления.

Особенно это важно будет в дальнейшем, если докладная записка потребуется в суде. Данный момент особенно важно проработать заранее. Это позволит избежать многих сложностей. Так как не будет необходимости доказывать, что документ был составлен именно конкретным гражданином.

В дальнейшем записка может быть предоставлена в следующие органы по необходимости:

• трудовая инспекция;
• судебные;
• любые иные.

Документ позволяет решать целый ряд разнообразных задач. Потому важно отнестись к формированию его максимально ответственно. Так как в противном случае могут возникнуть некоторые сложности, трудности.

В первую очередь это касается как раз неверности отраженных данных. При наличии ложной информации может иметь место достаточно серьезная проблема. Особенно если документ предоставляется в суд.

Кто и кому их пишет

Докладные записки составляются руководителями отделов и подразделений. Затем они отправляются к вышестоящему начальнику. Их может писать и простой сотрудник.

При их подготовке необходимо соблюдать следующие правила:

• сотрудник не может писать докладную записку «сам на себя», то есть в составленном документе, лицо, ее составившее, не может быть тем, о ком докладывают руководству;
• можно написать либо о нижестоящем сотруднике, либо о равном в иерархии предприятия.
• всегда пишется в адрес вышестоящего руководства;
• даже если в титульном листе указана фамилия руководителя предприятия, служебная записка сначала передается непосредственному руководству работника ее написавшего.

Все вышеуказанные принципы не регламентированы законодательством, они сложились в практике делопроизводства.

Назначение докладных записок

Доводя до сведения работодателю или руководителю определенную информацию, предполагают принятия конкретных действенных мер, решений.

Например, начальник отдела, может лишь сделать замечание опаздывающему на работу подчиненному, не имея полномочий привлечь к дисциплинарной ответственности.

Подав первому руководителю докладную записку о нарушении дисциплины труда, он вправе инициировать объявить выговор или, при грубых нарушениях, нахождении в нетрезвом состоянии на рабочем месте – принять более строгие меры наказания, вплоть до увольнения.

В зависимости от желаемого результата доведения информации, касающейся производства, трудовых правоотношений, соблюдения дисциплины, докладные могут иметь разные функции:

• для урегулирования проблем производственного или административно-хозяйственного характера;
• предлагать введение рационализаторских предложений, способствующих улучшению производственной деятельности;
• предоставлять отчетные сведения о выполненных работах;
• информировать о происшествиях, ставших причиной нанесения материального ущерба или несчастных случаях, связанных с производством;
• доводить до сведения руководителя о необходимости принятия конкретных мер для устранения нарушений, выявленных в ходе контрольных мероприятий органами государственного надзора;
• выделять положительные моменты, для поощрения добросовестных сотрудников.

Докладная записка, пример, когда подана после плановой проверки и выданного предписания об устранении нарушений:

Главному врачу
Семейный медицинский центр «Альянс»
Молотягину В.И.
от инженера по охране труда
Тимофеевой И.И.
06.12.2021

Докладная записка

📺 Видео