Примерная инструкция ответственного за делопроизводство в структурном подразделении таможенного органа (6 видео)

Содержание

Инструкция: составляем приказ о назначении ответственного за делопроизводство
Кто готовит
Как его составить
Почему нельзя указывать величину доплаты за совмещение должностей
Где и как хранить
Как вносить изменения
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях. Приказ Росархива от 11.04.2018 N 44
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях
2. документирование управленческой деятельности
📽️ Видео

Видео:Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.Скачать

Инструкция: составляем приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Кадры

Назначение ответственного за делопроизводство — это выбор сотрудника, который возьмет на себя работу с документацией предприятия. Этот факт необходимо зарегистрировать официально: издать приказ по основной деятельности учреждения.

12 августа 2020 Задорожнева Александра

Скачать пустой бланк распоряжения

Скачать образец приказа о назначении ответственного за делопроизводство

Скачать образец приказа об ответственном за архив

Формированием и ведением документооборота обычно занимается секретарь организации.

Но если секретаря в учреждении нет (или есть, но не справляется с текущими объемами), руководитель вправе вменить эти обязанности любому сотруднику.

Иногда директору необходим специальный работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, если предприятие слишком большое и требует разделения документооборота по конкретным отделам.

Если вы привлекаете к работе с документами другого специалиста, обязательно оформите локальный акт. Распоряжение готовят на каждого отдельного сотрудника, которому вменяют новые обязанности.

Кто готовит

Указ пишется от имени руководителя. Оформлением занимается секретарь или иной работник, в чьи должностные обязанности входит подготовка распорядительных актов.

Как его составить

Унифицированной формы не предусмотрено. Подготовьте распорядительный акт о назначении ответственного за ведение делопроизводства в свободной форме, но с соблюдением некоторых обязательных требований:

Пропишите наименование (полное или краткое) вашего предприятия и проставьте основные реквизиты: дату, номер и город.
Дайте документу название. В заглавии всегда прослеживается суть указа — назначение сотрудника, обязанного работать с документацией.
Укажите основание для принятия такого решения — оптимизация с целью повышения эффективности работы конкретных отделов или предприятия в целом, уменьшение нагрузки отдельного сотрудника (секретаря), обеспечение сохранности документов и т. д.
Назначьте работника. Впишите его фамилию, имя, отчество и должность.
Опишите основные обязанности. Если есть должностная инструкция, закрепите в ней новые трудовые функции работника, а в указе о назначении сошлитесь на конкретный пункт этой инструкции.
Определите, кто заменит назначенное должностное лицо в случае его временного отсутствия.
Назначьте того, кто отвечает за исполнение распоряжения.

Документ подписывает руководитель, затем — сотрудник, которому вменили работу с документооборотом. Это означает, что он ознакомился и согласился с новыми обязанностями.

Вот примерный образец распоряжения о назначении ответственных за делопроизводство для всех типов учреждения:

Наименование организацииПРИКАЗ«__»_____ 20__ г. № ___г.___________О назначении ответственного за делопроизводствоВ целях оптимизации делопроизводства ___________ (наименование организации)ПРИКАЗЫВАЮ:

С __ ___________ 20__ г. назначить ответственным за делопроизводство ________ (наименование организации) __________________________ (Ф.И.О., должность сотрудника).
Возложить на ответственного за делопроизводство __________ (наименование организации) следующие обязанности:

2.1. Прием, первичное рассмотрение, регистрация входящих документов.2.2. Регистрация внутренних документов.2.3. Регистрация исходящих документов.2.4. Отправка корреспонденции почтой России, службой экспресс-почты.2.5. Передача документов на рассмотрение, подпись, утверждение руководителю.2.6. Хранение документов.

В периоды временного отсутствия _________________ (болезнь, командировка) обязанности ответственного за делопроизводство временно возлагаются на другого работника по указанию руководителя.
Специалисту по кадрам _________________подготовить приказ об увеличении объема работы _________________с доплатой согласно п. _ Правил внутреннего трудового распорядка (Положения об оплате труда).
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за _________________.

Руководитель Подпись Ф.И.О.С ПРИКАЗОМ ОЗНАКОМЛЕНЫ:__________________________________ ___________________________________________________ _________________

А вот как выглядит образец приказа о назначении сотрудника, который отвечает за архив в организации:

Почему нельзя указывать величину доплаты за совмещение должностей

Размер доплат и надбавок — это персональная информация о сотруднике. Указывать величину вознаграждения в указах по основной деятельности недопустимо.

https://www.youtube.com/watch?v=FjoGDJPS6xk

Все материальные поощрения фиксируются в актах по личному составу учреждения. Если вы планируете доплачивать служащему за ведение делопроизводства, подготовьте отдельное распоряжение «Об увеличении объемов работ _______ (ФИО сотрудника)» или «Об установлении доплаты (надбавки)».

Где и как хранить

Указы по основной деятельности подшиваются в папку к аналогичным распорядительным актам. По завершении отчетного периода они передаются в архив и хранятся в учреждении бессрочно (п.19 Приказа Росархива №236 от 20.12.2019).

Как вносить изменения

Если ответственный работник отказался от исполнения вмененных обязанностей или уволился, и вам необходимо назначить другое должностное лицо, сделайте новый приказ по аналогии с предыдущим документом. Любые изменения в действующие распоряжения оформляются новыми локальными актами.

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Видео:Бесплатное занятие онлайн-курса «Кадровое делопроизводство»Скачать

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях. Приказ Росархива от 11.04.2018 N 44

В соответствии с подпунктом 5 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), приказываю:

Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях.

Руководитель

А.Н.АРТИЗОВ

Утверждена

приказом Федерального

архивного агентства

от 11.04.2018 N 44

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях

1.1.

примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (далее — примерная инструкция) разработана в соответствии с положением о федеральном архивном агентстве, утвержденным указом президента российской федерации от 22 июня 2016 года n 293 (собрание законодательства российской федерации, 2016, n 26, ст. 4034), а также в соответствии с законодательством российской федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

1.2. примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.

1.3. примерная инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций (далее — организация), независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.

1.4. положения примерной инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

1.5. особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

1.6.

организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в подразделениях организации возлагается на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства (далее — служба делопроизводства).

———————————

в организациях с небольшим объемом документооборота функции службы делопроизводства могут выполняться работником (делопроизводителем, секретарем).

служба делопроизводства организации действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем организации и определяющего задачи и функции подразделения, его права и ответственность.

1.7. ответственность за организацию работы с документами в подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений. непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях организации осуществляется делопроизводителем или иным работником подразделения, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства (далее — делопроизводитель подразделения).

1.8. должностные обязанности, права и ответственность работников службы делопроизводства, делопроизводителей подразделений и иных работников, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями.

1.9. на период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.

https://www.youtube.com/watch?v=3VnWsGKXM08

при смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.10. служебных документов не подлежит разглашению. взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

работники организации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством российской федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов .

———————————

статьи 192, 193 трудового кодекса российской федерации; пункты 2; 15.11 статьи 13.25 кодекса российской федерации об административных правонарушениях; статья 7 федерального закона от 6 декабря 2011 г.

n 402-фз «о бухгалтерском учете» (собрание законодательства российской федерации, 2011, n 50, ст. 7344; 2013, n 26, ст. 3207; 2013, n 27, ст. 3477; 2013, n 30 (часть i), ст. 4084; 2013, n 44, ст. 5631; 2013, n 51, ст. 6677; 2013, n 52 (часть i), ст. 6990; 2014, n 45, ст.

6154; 2016, n 22, ст. 3097; 2017, n 30, ст. 4440; 2018, n 1 (часть i), ст. 65).

1.11. при утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и службу делопроизводства организации, после чего организуется розыск документов.

если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

1.12. на основе примерной инструкции в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству, утверждаемая руководителем организации.

1.13. в целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

1.14. правила работы с документами в системе электронного документооборота организации (далее — сэд) и иных информационных системах, в которых осуществляется создание (включение) и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями примерной инструкции.

2. документирование управленческой деятельности

2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами в организации издаются организационно-распорядительные документы.

2.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности организации, должны быть оформлены по правилам, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

2.3. Особенности оформления документов, создаваемых в структурных подразделениях организации и отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами организации.

2.4. Создание документов в организации, использующей СЭД, в целях повышения эффективности использования СЭД, осуществляется с использованием шаблонов бланков документов и шаблонов документов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.

2.5. Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений организации, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.

2.6. Документы организации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата A4.

2.7. Для изготовления документов в организации используются: бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк письма для ведения переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации;

бланк письма с реквизитами на русском и одном из иностранных языков для ведения переписки с зарубежными корреспондентами.

https://www.youtube.com/watch?v=1qPta2HUtuo

По решению руководителя в организации могут использоваться другие бланки: бланк письма руководителя организации или иного уполномоченного им лица, бланк протокола, бланк письма структурного подразделения.

Для оформления резолюций на документе в организации могут использоваться бланки резолюций.

2.8. При издании документов на стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности.