Приказ о подготовке графика отпусков (образец заполнения) (4 видео)

Содержание

Приказ об утверждении графика отпусков: скачать образец 2018
Когда необходимо утвердить график отпусков
Как составить приказ об утверждении графика отпусков
Необходимо ли вносить изменения в документ
График отпусков на 2021 год: как правильно составить (Шпаргалка для Работодателя)
В чем польза графика
Что учитывать при составлении графика отпусков
Изменение графика отпусков
Отсутствие графика отпусков: ответственность
Приказ об изменении графика отпусков: образец о внесении корректировок по заявлению работника, по инициативе работодателя
Порядок внесения изменений
Как оформить распоряжения по заявлению работника?
Скачать образец
Выводы
Приказ об изменении графика отпусков — образец и пример заполнения
Случаи коррекции графика
Зачем издавать приказ?
Два варианта изменения графика
Как оформить приказ?
Нюансы оформления документа
📽️ Видео

Видео:Составляем график отпусков - Елена А. ПономареваСкачать

Приказ об утверждении графика отпусков: скачать образец 2018

Каждый человек, заключивший трудовой контракт и отработавший установленное время, может воспользоваться своим правом на отдых.

Положения актов определяют, что отпуска в компании должны предоставляться согласно действующему в данном календарном году графику. Его необходимо соблюдать каждой стороне трудовых отношений.

Приказ об утверждении графика отпусков необходим для ввода его в действие.

Когда необходимо утвердить график отпусков

Ежегодный оплачиваемый отпуск возникает у работника из расчета 2,33 календарных дня за каждый рабочий месяц. Впервые его нужно предоставить после того, как сотрудник отработает не менее шести месяцев. Далее, эти периоды ему выделяются по графику.

Законодательство устанавливает, что если у хозяйствующего субъекта существуют наемные сотрудники, то он обязан разрабатывать и утверждать на каждый календарный год график отпусков. Поэтому, он должен быть у каждого работодателя.

Разработка документа поручается отделу кадров. В свою очередь кадровики отправляют в подразделения опросные листы, в которых работники фирмы указывают – в какое время они хотели бы отправиться в отпуск, а их руководитель делает соответствующие пометки, учитывая производственную необходимость.

Обязательно нужно при его составлении учитывать наличие или отсутствие у работника льготного права на выбор времени отдыха в течение года. Кроме этого, в нем должен отражаться и дополнительный оплачиваемый отпуск.

На основании листков составляется проект графика, который согласовывается в дальнейшем со всеми руководителями и сотрудниками. Далее, он подлежит согласованию с органами профсоюза, если такие существуют в компании. После этого можно проводить утверждение графика отпусков.

Это необходимо осуществлять обязательно, так как график отпусков включается в состав локальных нормативов на предприятии. Утверждение производится распоряжением руководителя хозяйствующего субъекта.

При этом обязательно нужно соблюдать правило, согласно которому утвердить график нужно не менее чем за две недели до окончания года, предшествующего планируемому.

Таким образом, на приказе должна стоять дата не позже 17 декабря включительно. Этот срок обязательно необходимо соблюдать, иначе компания может быть привлечена к административной ответственности.

Внимание! Так как график составляется на год, то в него допускается при наличии уважительных причин вносить изменения. Для их утверждения также потребуется приказ о внесении изменений в график отпусков.

Скачать образец приказа об утверждении графика отпусков в формате Word.

Как составить приказ об утверждении графика отпусков

Для данного документа законом не устанавливается отдельной специальной формы. Обычно его составляют в произвольном виде на фирменном бланке.

Оформление приказа нужно начинать с записи полного названия организации либо Ф.И.О. предпринимателя. После этого перечисляются реквизиты субъекта бизнеса — адрес расположения, коды ИНН и КПП, банковские реквизиты. Но если для составления все же взят фирменный бланк, то все указанные сведения уже содержатся на нем.

Дальше нужно указать название документа («Приказ») и рядом поставить его номер по порядку. Под ним распоряжение нужно зафиксировать в журнале учета приказов по предприятию.

Под названием документа можно записать его краткое содержание — например, «Об утверждении графика отпусков на 2018 год».

На следующей строке записываются дата составления приказа и место.

Во вводной части приказа указывается причина, по которой этот документ вводится в действие, ставится ссылка на необходимый нормативный акт.

Затем нужно записать слово «Приказываю», и перечислить указания, которые нужно исполнить:

Утвердить разработанный график отдыха сотрудников фирмы. Здесь обязательно нужно зафиксировать реквизиты акта и время, на которое он утверждается (год).
Обозначить ответственного сотрудника, на которого будет возложена обязанность по осуществлению контрольных функций за исполнением приказа.
Определение должностного лица, который возьмет на себя обязанность по расчету и выплате причитающихся работникам сумм оплаты отпусков.
Установить ответственного человека, на которого будут возложены функции, заключающиеся в проведении ознакомления всех работающих в компании с действующим графиком.

Внимание! Приложением к приказу обязательно должен идти график, на который издается распоряжение руководителя.

https://www.youtube.com/watch?v=cxy8Qw208qg

Приказ необходимо завизировать директору фирмы, при этом нужно отразить в нем занимаемую должность, его личные данные.

Свои визы должны проставить все сотрудники предприятия, которые были обозначены в данном распоряжение руководителя.

Необходимо ли вносить изменения в документ

График отпусков составляется на предприятии еще до начала года, и должен содержать сведения о периодах отдыха всех оформленных сотрудников.

В течение всего календарного года указанные в нем сведения должны соблюдаться в точности. Однако обязательно в процессе деятельности возникнут случаи, когда в данный документ придется внести изменения.

Это может происходить из-за приема новых работников, либо увольнения уже имеющихся, болезней сотрудников во время нахождения на отдыхе, переноса отпуска по причине производственной необходимости, личной просьбы работника.

Если сотрудник желает перенести период отдыха на другой по личной причине, он оформляет заявление на имя руководителя с данной просьбой. Там, кроме обоснования необходимости, необходимо также указать новые даты, когда сотрудник желает отправиться на отдых. К заявлению рекомендуется приколоть копии документов, которые бы подтвердили весомость причины переноса.

Кроме этого, во время осуществления производственного процесса может возникать необходимость, чтобы сотрудник, который запланировал отдых на ближайшие дни, остался на рабочем месте. Это может произойти в случае, когда проводится проверка контролирующими органами, внедряется новое оборудование, возникли экстренные обстоятельства.

Если администрации необходимо, чтобы сотрудник не уходил в отпуск, необходимо получить его письменное согласие на перенос периода отдыха на другое время. На его основании составляется приказ об утверждении графика отпусков.

Внимание! При осуществлении переноса, даже на согласованный с работником новый день, данный факт не снимает с организации обязательство произвести уведомление о предстоящем отпуске не позже двух недель до его наступления.

Видео:График отпусков в ЗУП за 5 минут — как загрузить из файла, как заполнить с авторазбивкой и др.Скачать

График отпусков на 2021 год: как правильно составить (Шпаргалка для Работодателя)

Из статьи вы узнаете, как правильно составить, изменить, дополнить график отпусков. Совет первый: помните про категории работников, которые имеют право на ежегодный отпуск в удобное для них время

В некоторых организациях не составляют графики отпусков или составляют их формально. А ведь этот документ является обязательным для работодателя и для работника (ст. 123 ТК РФ).

Подготовить график отпусков надо к декабрю, утвердить — не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Пример: график отпусков на 2021 год надо было утвердить не позднее 17 декабря 2020 года. Срок на 2022 год — не позднее 17 декабря 2021 года. Утверждают график приказом руководителя организации. Если в организации есть профсоюз, то график утверждают с учетом его мнения.

В чем польза графика

Работодатель сможет выплатить отпускные в определенный трудовым законодательством срок: не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
Работодатель может заранее найти того, кто сможет выполнять должностные обязанности работника на время его отпуска.
Работодатель может отследить количество использованных работниками дней отпуска, видит информацию о переносе неиспользованных дней отпуска.
В графике отпусков отмечают даты ежегодных оплачиваемых отпусков, что позволит работодателю не брать с работников заявление о предоставлении отпуска.

В конце статьи есть шпаргалка

Что учитывать при составлении графика отпусков

Совет № 1. Помните, что есть категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время. Например, работники в возрасте до 18 лет или работники-совместители (лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы). Перечень таких работников скачайте в конце статьи в разделе «Шпаргалка».
Совет № 2. При составлении графика отпусков учитывайте пожелания работников, не забывая при этом о производственном процессе.
Совет № 3. Используйте унифицированную форму № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработайте форму бланка самостоятельно.

В графике отпусков отражают не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но также дополнительные оплачиваемые отпуска и отпуска, не использованные в текущем году, которые были перенесены на другой год.

Совет № 4. Ознакомьте работников под подпись с утвержденным графиком отпусков, несмотря на то что ТК РФ напрямую не обязывает делать это. Ознакомить можно так: внести в форму графика дополнительную графу «Подпись работника и дата ознакомления». В некоторых организациях заводят специальный журнал для ознакомления работников со всеми локальными нормативными актами организации и иными внутренними документами организации.

Изменение графика отпусков

На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок: например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Совет № 5. Информацию, связанную с перенесением отпуска на другой срок, обязательно отразите в графике. Если в организации применяется унифицированная форма № Т-7, то в графе 8 укажите, на основании какого документа переносится отпуск. Основанием может служить заявление работника, в котором он указывает свою просьбу о переносе отпуска. Дата, на которую переносится отпуск, отражается в графе 9 формы № Т-7.
Совет № 6. Если пришлось отозвать работника из отпуска, внесите изменения в график. Основания — согласие на отзыв от работника, а также приказ об отзыве.

Не каждого работника можно отозвать из отпуска, даже если работник не против выйти на работу раньше срока. Например, трудовое законодательство запрещает отзывать из отпуска беременных женщин. В общем случае отзыв возможен только с согласия работника.

Совет № 7. Отразите в графике информацию о разделении отпуска на части, если ранее при составлении такая возможность не была учтена. Основания для внесения изменений в график отпусков: заявление от работника с просьбой предоставить ему только часть отпуска и приказ о предоставлении этой части. Помните, что при делении отпуска на части одна из таких частей не может быть менее 14 календарных дней.
Совет № 8. Внесите изменения в график и в том случае, если работники хотят пойти в отпуск в другое, отличное от графика время. В этом случае основаниями будут заявление работника и приказ на отпуск.
Совет № 9. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальных нормативных актах.
Совет № 10. Для новых работников составьте дополнительный график отпусков либо предоставляйте отпуск только на основании их заявления. Как поступить в этой ситуации — на усмотрение работодателя. Трудовой кодекс не обязывает вносить дополнения в уже утвержденный график отпусков, но и не запрещает дополнить график сведениями об отпусках новых работников.

Отсутствие графика отпусков: ответственность

Если график отпусков не соблюдается и это не ухудшает положение работников, то никакой ответственности для работодателя нет. Например, если работники уходят в отпуск вне графика и их это устраивает.
Если график отпусков не соблюдается и это ухудшает положение работников, то ответственности работодателю не избежать.
Например, если работодатель не соблюдает график и работникам не предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд, то это прямое нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

Онлайн-обучение для кадровика

https://www.youtube.com/watch?v=d3-i5FeDp8Y

Повышение квалификации и профпереподготовка в Контур.Школе

Посмотреть программы

За отсутствие графика отпусков работодателя могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ. В этом случае штраф составляет:

для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
для юридического лица — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

18 советов про график отпусков 606.4 КБ
5 практических ситуаций про график отпусков. Вопрос‑ответ 646 КБ
Кто вправе просить внеочередной отпуск (в законах нет единого перечня, эксперты Контур.Школы подготовили для вас этот список) 560 КБ

Скачать

Видео:Как оформить приказ на ежегодный отпуск (форма Т-6, Т-6а) – Елена А. ПономареваСкачать

Приказ об изменении графика отпусков: образец о внесении корректировок по заявлению работника, по инициативе работодателя

Все организации, кроме микропредприятий, обязаны составлять расписание очередности ухода в ежегодный отпуск. Даты прописываются в специальном документе – графике по форме Т-7.

Составляется документ заранее – в декабре предшествующего года. Если в течение следующего года возникает необходимость изменить документ, то сделать это можно только на основании приказа руководителя.

Порядок внесения изменений

Чтобы внести изменения в график отпусков, нужно документальное основание, в роли которого выступает распоряжение руководителя.

В свою очередь, для составления приказа также нужны документы основания.

Необходимость изменения графика может возникать в следующих случаях:

При получении от работника заявления о переносе отпуска согласно ст.124 ТК РФ (больничный в период отдыха, выход на работу и исполнение гос.обязанностей, нарушение работодателем правила ТК РФ в части предоставления ежегодных отпусков).
При получении от сотрудника просьбы изменить даты в связи с личными семейными обстоятельствами.
Получение от работника согласия на перенос отпускных дат в ответ на предложение работодателя.

Только основания из ст.124 ТК РФ требуют обязательного изменения запланированного отпуска.

Все остальные причины – семейные обстоятельства, производственная необходимость не являются строго обязательными причинами для переноса отпускных дней.

Чтобы кадровый работник мог внести изменения в график, он должен получить приказ руководителя.

В свою очередь, приказ составляется, если есть заявление от работника с просьбой о переносе или согласии на изменение отпускных дат в ответ на предложение работодателя.

Образец приказа об утверждении графика можно найти здесь.

Как оформить распоряжения по заявлению работника?

Если инициатива по изменению графика отпусков идет от работника, то причинами могут быть следующие обстоятельства:

нетрудоспособность в период нахождения в отпуске;
временный вызов на работу во время отдыха для исполнения обязанностей;
несвоевременная выплата или невыплата отпускных работодателем;
неуведомление сотрудника о датах началах отпускного периода — уведомить нужно за 2 недели;
семейные обстоятельства.

Если основание для изменения – это личные обстоятельства работника, то решение о переносе отпускных дней и внесении изменений в график принимается руководителем на свое усмотрение.

Первые четыре причины при указании их в заявлении работника являются основанием для удовлетворения просьбы и составления приказа об изменении отпускных дат.

В приказе о переносе отпуска и изменении графика следует указать:

на основании чего составляется распоряжение;
в связи с чем переносится отпуск;
на какие сроки осуществляется перенос;
отдается распоряжение изменить график и кадровую документацию.

Ниже можно скачать примеры оформления приказов о перенесении отпускных дней и внесении изменений в график.

https://www.youtube.com/watch?v=OSOGYf2N0hE

Изменение графика возможно по инициативе работодателя, но только с согласия работника. Если последний не хочет менять даты своего ежегодного отпуска, то он имеет на это полное право, так как график отпусков является обязательным к исполнению для всех.

Заставить человека пойти в отпуск в другое время работодатель никак не может.

Можно лишь попытаться договориться с сотрудником, указав наиболее важные причины данных изменений.

Обычно причиной является производственная необходимость, под которой может скрываться широкий круг причин. Например, необходимость освоения нового оборудования, проведение обучения по месту работы, болезнь напарника или иное.

Прежде чем оформлять приказ об изменении графика по инициативе работодателя, нужно направить сотруднику письменное предложение.

В ответ работник пишет заявление о согласии или отказе.

Если оформлено согласие, то оно является основанием для составления приказа.

В бланке распоряжения нужно указать:

причину переноса отпуска;
в отношении какого сотрудника проводятся изменения;
в чем суть изменений;
распоряжение кадровику скорректировать график.

Приказ утверждает директор, далее с ним знакомится работник под роспись. Только после этого он поступает к кадровику, который изменяет содержание графика в соответствии с распоряжением руководителя.

Нужно ли изменять график при приеме нового сотрудника?

Скачать образец

Скачать приказ об изменении графика в связи:

с больничным – образец;
по семейным обстоятельствам – образец;
в связи с производственной необходимостью — образец.

Образец приказа в связи с больничным:

Образец приказа в связи с производственной необходимостью:

Можно ли вносить изменения в утвержденный график отпусков и другие вопросы, связанные с отпуском работников — подробно рассмотрены в данном видео:

Выводы

Отпускной график обязателен для исполнения для обеих сторон. Изменить его содержание можно только на основании приказа директора.

В свою очередь, распоряжение можно оформить только в случае, если на то есть веские причины. Перенос возможен либо по ТК РФ, либо по согласованию обеих сторон.

Видео:Основание к приказу и оформление приказа на ежегодный отпуск – Елена А. ПономареваСкачать

Приказ об изменении графика отпусков — образец и пример заполнения

График отпусков (ГО) утверждается за две недели до Нового Года на следующий календарный год.

Его исполнение обязательно как для сотрудников, так и для работодателя, поэтому неактуальная информация в графике содержаться не должна.

Однако может случиться так, что отпуск сотрудника должен быть перенесён, в таком случае график должен быть скорректирован.

Случаи коррекции графика

Трудовым кодексом предусмотрены случаи, когда очередной отпуск сотрудника переносится. Например,в 4‑й части статьи 123 ТК указано, что работнику на время декретного отпуска его жены должен предоставляться отпуск, совпадающий с декретом. Это касается даже работников, проработавших на фирме меньше полугода.

А в статье 124 Трудового кодекса обозначены и другие случаи, когда отпуск должен быть перенесён (по соглашению директора и подчинённого):

период больничного выпал на начало отпуска;
сотрудник призван исполнять государственные обязанности на начало отпуска (например, его вызвали в суд в качестве присяжного);
отпускные не выплачены до начала отпуска (по закону у работодателя есть три дня до начала отпуска, чтобы произвести выплату);
работник не был предупреждён письменно об отпускном периоде (уведомление о начале и продолжительности очередного отпуска должно вручаться сотрудникам минимум за две недели до его начала);
уход в отпуск может негативно повлиять на работу всего предприятия (по согласованию отпуск переносится на следующий год).

На описанных случаях следует заострить внимание, так как именно они будут указаны в приказе, как основание изменения графика отпусков.

Зачем издавать приказ?

Все приказы, издаваемые на предприятиях — это распорядительные акты.

https://www.youtube.com/watch?v=h3-89WLCsL0

Их цель — узаконить те или иные действия администрации.

Приказ о коррекции графика отпусков предоставляет право изменять периоды отдыха сотрудников без наступления негативных последствий, то есть, на вполне законных основаниях.

Не стоит забывать, что за нарушение трудового законодательства, в том числе и за несоответствие графику, директор компании может быть оштрафован на 5 тысяч рублей, а фирма на 50.

Два варианта изменения графика

Скорректировать отпуска можно двумя способами:

утвердить новый график (в котором учесть изменения отпусков, уволенных или вновь трудоустроенных работников);
издать дополнение к существующему графику.

Оба варианта должны быть документально подтверждены, поэтому издание приказа обязательно.

Приказ на утверждение нового графика ничем не отличается от того, которым утверждён основной ГО, только основания изменения будут другими (из тех, что перечислены выше).

А на втором варианте следует остановиться.

Как оформить приказ?

Для таких актов особой формы не установлено, поэтому применяется своя. Само же дополнение к графику можно оформить на унифицированной форме Т-7, приняв её за основу, только с пометкой «Дополнение».

Приказ содержит все части, обязательные для такого вида документов:

шапка;
общая часть;
распорядительная часть.

Как обычно, в шапке указывается название организации, место, число издания приказа и его регистрационный номер (по номенклатурному делу).

Общая часть содержит основания корректировки ГО, например, невозможность предоставления отпуска по графику из‑за риска срыва поставок.

В распорядительную часть (после слова «приказываю») заносятся пункты:

о новой дате отпуска сотрудника (с указанием его ФИО и должности);
о назначении исполнителя и о его действиях (что поручается кадровику);
о лице, обязанном контролировать исполнение приказа.

Далее указываются основания корректировки (служебная записка, заявление или другие документы). В конце проставляется виза директора и строка ознакомления с приказом всех перечисленных в нём лиц.

Важно: в ознакомительных строках обязательно должны стоять живые подписи заинтересованных лиц!

Нюансы оформления документа

Не нужно издавать приказ каждый раз, когда увольняются сотрудники, в строке графика «примечание» лишь делается пометка об увольнении.

График не меняется и в том случае, когда трудоустраивается новый сотрудник, статья 123 Трудового кодекса распространяется на работников, принятых до начала утверждения основного ГО.

В приказе должны указываться только законные основания корректировки, обозначенные в ТК или колдоговоре. Отступлений от этого правила быть не должно.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.