Извещение о получении электронного документа (документов) (6 видео)

Содержание

Электронный документооборот в кадровых вопросах
Плюсы и минусы
Ознакомление с изменениями в ЛНА
Как выставлять и получать электронные первичные и исправленные документы в «1С:Бухгалтерия 8»
Формирование электронных первичных документов (ЭПД): нюансы
Несколько слов об исправленных счетах-фактурах
Отправка ЭПД
Отправление исправленных счетов-фактур: что следует знать
Получение подписанного первичного документа от покупателя
Несколько слов о получении исправленных документов
📸 Видео

Видео:Отправка электронных документов в 1С-ЭДОСкачать

Электронный документооборот в кадровых вопросах

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это необходимо дополнительно легитимизировать.

Благодаря этому мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников (что немаловажно в период пандемии и после нее).

Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать.

Плюсы и минусы

Удешевить процесс можно, но придется идти на некоторый риск. Простая электронная подпись для компании бесплатна, но она не всегда признается в судах. А перспектива судебного разбирательства в случае ее применения возрастает.

Ведь к простой ЭП скептически относятся все проверяющие структуры. Не говоря уже о риске появления конфликтного работника, который постарается воспользоваться «особенностями» вашего делопроизводства при обращении в суд или ГИТ.

Страх сотрудников, занимающихся администрированием персонала, понятен. Ведь они лично несут как минимум административную ответственность за каждое свое действие (бездействие), что часто делает их заложниками сложившихся на практике заблуждений (о которых речь пойдет чуть ниже).

Однако существует ряд внутренних документов, которые допустимо подписывать простой электронной подписью уже сейчас. Но вот какие документы вы решите перенести в эту «группу риска» – большой вопрос. Ответ на него будет зависеть от соотношения:

выгод от перевода в электронный формат документирования деятельности и
опасностей от последствий отказа работника от факта подписания именно им в СЭД данной конкретной транзакции (действия с документом).

В любом случае однозначно есть внутренние документы, для которых можно признать достаточным подписание отдельных действий с ними простой электронной подписью:

согласования (проектов почти всех документов);
подписания (например, большинства служебных записок);
ознакомления (с рядом документов, о которых речь пойдет далее) и т.д.

Осталось только определить круг таких документов и действий с ними в вашей организации.

Далее в статье расскажем, как в нашей компании были решены данные вопросы в отношении документов по личному составу – это уже отлаженная технология в ситуации действующего законодательства: еще до окончания эксперимента с электронными кадровыми документами в марте 2021 года, по результатам которого Правительство РФ планирует изменить законодательную базу так, чтобы она позволяла существенно расширить применение электронных кадровых документов. Но кое-что можно сделать уже сейчас, пока ТК РФ сохраняет требования об ознакомлении со многими кадровыми документами работника под личную подпись.

Организовать такую работу лучше всего в системе электронного документооборота или в личном кабинете систем по учету персонала.

Это также может быть и корпоративный интернет-портал, а не специальное программное обеспечение, установленное только на рабочих компьютерах сотрудников.

Хотя и к СЭД можно настроить удаленный доступ, чтобы персонал организации смог работать с документами не только находясь на своем рабочем месте, но и дома, в командировке, в пути. А это сейчас актуально и востребовано как никогда.

Обратимся к нормативным актам.

Что такое простая электронная подпись? Это электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (ч.

2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении одного из следующих условий (ч. 1 ст. 9 Закона № 63-ФЗ):

простая электронная подпись содержится в самом электронном документе (см. Пример 4, где на электронном документе проставлена ЭП);
ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы (в нашем случае – работодателем), с использованием которой осуществляются создание / отправка электронного документа, в котором содержится информация, указывающая от имени кого он создан / отправлен. Здесь традиционно под простой электронной подписью понимается логин и пароль в личном кабинете на корпоративном портале, в СЭД, почте (см. Пример 1, где подтверждением ознакомления работника с электронным документом является его получение на служебную почту).

Теперь перейдем к практике – как электронное ознакомление может быть реализовано, опираясь на опыт нашей компании.

Ознакомление с изменениями в ЛНА

Для начала поговорим о бытующих мифах, которые во многом мешают переходу на электронный кадровый документооборот.

Все мы знаем, как педантично ГИТ и суды проверяют, был ли ознакомлен сотрудник под подпись с теми или иными документами.

Поэтому часто специалисты перестраховываются и стараются письменно ознакомить персонал со всем, чем только можно. Однако требуется это далеко не всегда. Приведем пример.

Про изменения и дополнения в эти документы и требование знакомить с ними персонал под подпись, нет ни слова. Устоявшаяся точка зрения гласит: с изменениями и дополнениями в такие локальные нормативные акты (ЛНА) надо знакомить сотрудников по такой же процедуре, что и при приеме на работу.

https://www.youtube.com/watch?v=fEh9j-suNus

Однако в нашей компании придерживаются следующей позиции: мы можем ознакамливать с изменениями в ЛНА работников так, как нам удобно, в т.ч. и с использованием простой электронной подписи.

Для закрепления этого мы предлагаем внести в Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) следующие положения:

Пример 1. Возможная формулировка в ПВТР об ознакомлении с ЛНА и другими кадровыми документами в электронном виде

7.3. Все изменения в локальных нормативных актах и других документах, касающихся трудовых отношений с работниками, будут направляться на служебную электронную почту работника с адреса nazvanie@nazvanie.ru, а также размещаться на корпоративном Интернет-портале: http://www.nazvanie.ru 2.

7.4.

Начиная с даты рассылки и поступления электронного письма на служебную электронную почту работника считается, что работник надлежащим образом ознакомлен с изменениями, внесенными в локальные нормативные акты. В случае отсутствия работника на рабочем месте в день централизованной рассылки днем получения электронного письма считается первый рабочий день работника после окончания периода отсутствия.

В этом случае отдел кадров будет свободен от рутинных процессов ознакомления, порой с одной изменившейся строчкой, а также бесконечных…

Видео:Получение электронных документов в 1С-ЭДОСкачать

Как выставлять и получать электронные первичные и исправленные документы в «1С:Бухгалтерия 8»

Работа в 1С ЭДО Бухгалтерия 8 — удобный способ обмена электронными документами непосредственно из программы.В данной статье мы расскажем как работать с исправленными и первичными документами в ЭДО.

Российское законодательство в сфере бухгалтерии, документооборота постоянно меняется — появляются новые статьи, вводятся поправки. Программные продукты на платформе «1С» и электронные документы, в том числе, регулярно обновляются — это облегчает работу, но не освобождает от обязанностей отслеживать изменения и учитывать их в своей работе.

Формирование электронных первичных документов (ЭПД): нюансы

Чтобы выставить ЭПД, продавец формирует товарную накладную, ставит подпись, отправляет потребителю. Затем необходимо дождаться накладную обратно — с подписью покупателя. С 1.06.2017 оформление накладной возможно в XML-формате, при этом документ в обязательном порядке должен содержать счет-фактуру.

В параметрах обмена электронными документами «1С» (см. настройки) вы можете выбрать предпочтительный для вас вид ЭПД: найдите закладку «Виды электронных документов» и снимите флажок со строки «Использовать УПД».

Для формирования ЭПД можно использовать разные способы:

Простой вариант — учетная система «Реализация (акт, накладная)». Выберите из перечня команд (выпадающего при нажатии кнопки «ЭДО») «Отправить эл. документ».
Выполнить действия можно и через «Электронные документы»: нажимайте «ЭДО», затем «Открыть эл. документы», «Сформировать».
Через «Администрирование» — «Сервис» — «Реализация (акт, накладная)». В папке «Создать» активируете команду «Создать, подписать, отправить».

Если у отправителя есть право подписывать документы, если на ПК установлен актуальный сертификат электронной подписи документов «1С», программа самостоятельно подготовит документ на отправление. Если нет возможности поставить подпись продавцу, документ сначала будет отправлен тому лицу, у которого есть право подписывать ЭПД, и затем далее по стандартной схеме.

Несколько слов об исправленных счетах-фактурах

От ошибок никто не застрахован. Если в счете-фактуре была найдена серьезная ошибка, продавец должен исправить ее, иначе она может помешать покупателю получить налоговый вычет. С 01.04.2019 для исправления ошибки составляется новый экземпляр электронных счетов-фактур (ЭСФ).

Если ошибку обнаружил покупатель, он должен уведомить о ней продавца, чтобы последний мог внести необходимые исправления. Уведомление поступает в «Архив эл. документов». После поступления уведомления в строке «Состояние ЭД» появится сообщение о том, что от вас требуются определенные действия, при этом статус документа будет изменен — вы увидите, что получатель документ отклонил.

https://www.youtube.com/watch?v=GwAyOJ711a0

Если ошибку нашел продавец, то он исправляет ЭСФ самостоятельно. Соответственно, уведомления от покупателя ждать нет нужды.

Отправка ЭПД

Алгоритм отправки определяется настройками электронного обмена документами «1С»:

документ будет отправлен оператору ЭДО незамедлительно, если не активирована функция отложенного отправления электронных документов. Если опция активна, то отправление будет осуществляться при выполнении определенных команд;
также можете определить расписание отправления документов, обеспечив настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами. Это удобнее.

Благодаря форме «Электронные документы», вы сможете отслеживать движение всех документов — как первичных, так и связанных с ними служебных. Кроме того, через эту форму вы будете получать информацию о планируемых действиях, статусах ЭДО, здесь же вы найдете сопроводительную записку (при ее наличии) и сможете ознакомиться с ее содержимым.

После отправления ЭПД вам нужно будет получить подтверждение от оператора ЭДО и конечного покупателя. Во время ожидания в строке состояния будет активна надпись «Ожидается подтверждение отправки».

Отправление исправленных счетов-фактур: что следует знать

Отправление исправленных счетов-фактур в системе «1С:Бухгалтерия 8» не представляет собой ничего сложного. Создается документ учетной системы «Корректировка реализация» с операцией «Исправление в первичных документах».

Далее на основе созданного документа формируется следующий — в учетной системе «Счет-фактура выданный», куда необходимо внести номер и дату исправления.

Для формирования исправлений используйте команду «ЭД — Сформировать, подписать и отправить».

После отправления отредактированного документа необходимо получить подтверждение от оператора ЭДО. Важно: учитывайте время поступления документа оператору, так как это время будет считаться временем выставления счета-фактуры.

Отправка счетов возможна во время связи с оператором. После получения подтверждения документ будет зарегистрирован в журнале, а в разделе «Счет-фактура выданный» появится соответствующая запись (время выставления) и флажок.

Получение подписанного первичного документа от покупателя

После того, как ЭПД отправлен, получено подтверждение, приходит очередь покупателя — отправлять подписанный документ. Процедура осуществляется также во время связи с оператором ЭДО. Для отправки и получения документов можно настроить удобное расписание обмена документами с контрагентами.

В форме «Электронные документы» вы сможете найти информацию не только об ЭПД, но также обо всех сопровождающих его служебных документах. Два раза щелкнув по активной строке этой формы, вы увидите все актуальные сведения от оператора ЭДО.

Обмен накладными завершается после того, как получено извещение о получении документа.

Содержимое электронного документа будет доступно в форме «Электронные документы» после того, как вы два раза щелкните по соответствующей активной строке.

Убедитесь, что в документе «Реализация (акт, накладная)» появилась надпись о том, что «ЭДО завершен». Не забывайте о возможности сохранить полученные документы в файл или распечатать их.

Все документы, с которыми вы имеете дело, размещаются в соответствующем архиве, доступном по гиперссылке «Архив ЭДО». Здесь вы не просто получаете доступ к документам, но и можете выстроить их, исходя из ваших потребностей, рассортировав по статусу, виду или другим параметрам.

Несколько слов о получении исправленных документов

После того, как покупатель получил счет-фактуру, он обязан известить продавца о получении файла. Когда продавец получает извещение от покупателя, а также подтверждение от оператора ЭДО, счет официально считается выставленным.

С июня 2013 года, чтобы зарегистрировать документ в журнале, извещение от покупателя не требуется, необходимо только подтверждение от оператора.

Но игнорировать необходимость отправления извещения не стоит, так как это извещение остается важным служебным документом и хранится в архиве с другими ЭД.

https://www.youtube.com/watch?v=s3AJp63g8dE

Получение извещения от потребителя также осуществляется во время связи с оператором ЭДО. Обмен считается завершенным сразу после того, как получено извещение, в строке «Состояние ЭД» появится соответствующий статус.

При необходимости продавец имеет возможность просмотреть, сохранить или распечатать исправленный документ и все прилагающиеся к нему служебные документы. Все нужные сведения представлены в форме «Электронные документы». Сохранить или отправить документ «1С» с электронными подписями на печать можно через команду «Все действия».

В программах «1С» обмен электронными документами реализован таким образом, чтобы и продавец, и покупатель могли решать поставленные перед ними задачи максимально быстро и комфортно.

Если у вас остались вопросы по поводу нюансов оформления, отправки, получения первичных и исправленных документов, обращайтесь к нашим специалистам — мы проконсультируем вас, поможем наладить эффективную работу с любыми продуктами «1С».